Une gestion efficace et efficiente des finances est essentielle à la croissance et au succès de toute petite entreprise. La façon la plus simple de procéder consiste à embaucher immédiatement un comptable ou un comptable spécialisé. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour embaucher un professionnel, profitez de la comptabilité et d'autres logiciels financiers pour suivre vos flux de trésorerie et générer des rapports. De cette façon, vous pouvez rester au fait de vos profits et agir rapidement pour minimiser les pertes.[1]

Méthode One of Four:
Prendre des paiements et payer des dépenses

  1. 1 Créez un budget et révisez-le régulièrement. Un budget est essentiel si vous voulez que votre entreprise soit rentable. Classez les dépenses régulières de votre entreprise pour déterminer le montant des revenus que votre entreprise doit générer.[2]
    • La création de plusieurs budgets peut être utile. Par exemple, vous voudrez peut-être en créer un avec un minimum de ventes, afin de savoir comment allouer l'argent quand il n'y a pas grand-chose à faire.
    • Utilisez votre budget pour planifier la croissance de votre entreprise, par exemple en embauchant un nouvel employé ou en développant votre publicité et votre marketing.
  2. 2 Ouvrez un compte bancaire d'entreprise distinct. Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu’entreprise à propriétaire unique, vous souhaitez tout de même que vos finances soient séparées de vos finances personnelles. Le mélange de vos actifs peut causer des problèmes si vous êtes audité ou poursuivi par un créancier commercial.[3]
    • Ne prenez pas l'argent de votre compte bancaire professionnel pour payer vos dépenses personnelles. Si vous avez besoin d’argent de l’entreprise, étiquetez-le de manière appropriée dessiner de l'entreprise et transférer l'argent sur votre compte bancaire personnel d'abord.
  3. 3 Décidez quels types de paiement vous accepterez. Avoir une variété d'options de paiement est une commodité pour vos clients. Chaque mode de paiement comporte ses propres coûts et risques que vous souhaitez prendre en compte.[4]
    • L'argent est la méthode de paiement la plus simple, mais présente des risques de sécurité. Si vous prévoyez prendre de l'argent, ayez un coffre-fort sécurisé et prévoyez de faire des dépôts bancaires réguliers.
    • Si vous voulez prendre des cartes de crédit ou de débit, examinez les différents services pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget global. Vous devez généralement payer des frais d'abonnement pour le service, plus des frais par transaction. Vous voudrez peut-être exiger un montant d'achat minimum pour les cartes de crédit ou de débit.
  4. 4 Standardiser les conditions de paiement Vous devriez avoir une politique en place qui établit des règles pour le paiement de vos produits ou services. Appliquez ces règles à tous les clients, plutôt que de créer des conditions de paiement individuelles pour chaque client.[5]
    • Les conditions de paiement universelles faciliteront votre comptabilité et faciliteront votre processus de recouvrement. Si vous appliquez les mêmes conditions à tous les niveaux, vous n'avez pas non plus à vous soucier des arrangements que vous avez pris avec chaque client.

Méthode deux sur quatre:
Suivi du flux de trésorerie global

  1. 1 Choisissez votre méthode de comptabilité. Pour gérer vos finances d'entreprise, vous devez choisir la méthode de la comptabilité de caisse ou de la comptabilité d'exercice et l'utiliser de manière cohérente. Avec la méthode de la trésorerie, vous enregistrez les ventes et les dépenses lorsque l’argent change de mains. Pour la méthode de la comptabilité d'exercice, en revanche, vous enregistrez les ventes et les dépenses lorsqu'elles ont lieu, plutôt que lorsque l'argent change de mains.[6]
    • Par exemple, supposons que vous soyez un entrepreneur en construction et que vous recevez une facture. Si vous utilisiez la méthode de paiement en espèces, vous enregistriez la dépense dans vos livres lorsque vous avez payé la facture. Cependant, si vous utilisiez la méthode de la comptabilité d'exercice, vous l'enregistriez le jour où vous l'avez reçue, même si vous ne l'avez pas payée pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines.
    • La comptabilité de caisse fonctionne mieux si vous avez une petite entreprise qui traite principalement des transactions au point de vente. Si vous traitez des contrats plus importants qui ne sont pas payés en une fois, la méthode de la comptabilité d'exercice peut être une meilleure option pour vous.
  2. 2 Enregistrer toutes les ventes et les dépenses. Configurez un système pour que toutes les ventes et les dépenses soient inscrites dans les livres le jour où elles se produisent, en suivant la méthode comptable que vous avez choisie. Seules des publications mensuelles ou trimestrielles peuvent entraîner des erreurs.[7]
    • Si vous avez un magasin, vous pouvez utiliser un système de point de vente pour suivre les ventes et produire des rapports que vous pouvez facilement utiliser pour rapprocher vos livres chaque jour.
    • Lorsque vous avez des employés ou d’autres partenaires qui achètent des produits pour l’entreprise, assurez-vous d’obtenir ces reçus le plus rapidement possible pour que vous puissiez garder vos livres à jour.
  3. 3 Acheter un logiciel de comptabilité. Il existe un certain nombre de programmes de tenue de livres, tels que QuickBooks, que vous pouvez acheter et utiliser pour gérer les finances de votre entreprise. La plupart de ces programmes sont organisés de telle sorte que vous payez un abonnement mensuel pour utiliser le service.[8]
    • Lorsque vous utilisez un abonnement, une plate-forme logicielle en tant que service, vos données sont stockées dans le cloud afin que vous n'ayez plus à vous soucier de la sécurité ou de la perte de données.
    • Ces programmes peuvent être connectés à vos comptes bancaires professionnels, à vos cartes de crédit et à d’autres systèmes afin que la plupart des informations soient entrées automatiquement dans vos livres.
  4. 4 Engagez un comptable si vous avez besoin d'aide. Si vous n'avez pas de formation et d'expérience en comptabilité et en tenue de livres, vous voudrez peut-être embaucher quelqu'un qui le fait. En particulier si vous avez emprunté de l'argent pour démarrer votre entreprise, un professionnel peut vous aider à éviter des erreurs potentiellement coûteuses.[9]
    • Vérifiez auprès des autorités de réglementation ou des autorités de réglementation locales pour vous assurer que tous les professionnels financiers que vous souhaitez embaucher disposent de toutes les formations et certifications nécessaires et que leurs licences sont actives et exemptes de toute mesure disciplinaire.
    • Si vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir une personne travaillant pour votre entreprise à temps plein, vous pourrez peut-être consulter un comptable périodiquement ou utiliser un comptable de temps en temps pour consulter vos livres et corriger les erreurs éventuelles.

Méthode trois sur quatre:
Génération de rapports financiers

  1. 1 Téléchargez un logiciel de comptabilité pour simplifier la création de rapports. Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous avez également la possibilité de générer les rapports financiers dont vous avez besoin en un seul clic. Cependant, les rapports créés ne sont que des informations que vous avez insérées dans le logiciel.[10]
    • Passez en revue vos ventes et vos dépenses avant de générer vos rapports finaux. Conciliez vos livres avec vos reçus et relevés de compte bancaire pour vous assurer que les informations sont correctes.
    • Une fois que vous êtes satisfait des informations, cliquez pour créer vos rapports. Vous êtes généralement invité à saisir les dates que vous souhaitez que le rapport couvre, ainsi que les informations spécifiques que vous souhaitez inclure.
  2. 2 Créez des rapports trimestriels sur les profits et les pertes. Vos rapports P & L sont parmi les outils les plus importants pour évaluer et développer votre activité. De nombreux programmes de comptabilité généreront ces rapports pour vous si vous entrez les paramètres du rapport que vous souhaitez.[11]
    • Votre compte de profits et pertes commence avec vos ventes totales. Vous soustrayez ensuite de ces ventes le coût des produits ou services vendus pour obtenir votre bénéfice brut.
    • Prenez votre profit brut et soustrayez les autres dépenses, telles que le loyer ou les services publics, de ce nombre. Vous serez laissé avec votre bénéfice net pour la période.
    • Les rapports P & L sont particulièrement importants si vous prévoyez avoir besoin de prêts aux petites entreprises ou d'autres financements extérieurs.
  3. 3 Préparer des états financiers trimestriels. Outre vos comptes de résultat, il existe plusieurs autres déclarations, telles que votre état des flux de trésorerie et votre bilan, qui vous aident à déterminer où l’argent entre et sort de votre entreprise.[12]
    • Votre état des flux de trésorerie indique l’augmentation ou la diminution de l’argent entrant dans votre entreprise. Vous pouvez rapidement voir le montant des fonds disponibles et ce que vous en avez fait, ainsi que la provenance de cet argent (que ce soit des ventes ou d’autres sources, comme un prêt).
    • Le bilan résume les actifs et les passifs de votre entreprise. Ce sera particulièrement utile si vous avez une carte de crédit professionnelle ou si vous avez contracté un prêt aux petites entreprises pour financer le démarrage de votre entreprise.
  4. 4 Mettez à jour vos projections en fonction de votre flux de trésorerie réel. Votre plan d’affaires comprend probablement des projections de flux de trésorerie et de bénéfices sur plusieurs années. Au fur et à mesure que vous exploitez votre entreprise, vous devez vérifier régulièrement et vous assurer que ces prévisions sont toujours exactes, compte tenu des performances réelles de votre entreprise.[13]
    • Examinez votre plan d'affaires et mettez-le à jour deux fois par an. Vous souhaitez également le mettre à jour chaque fois que vous faites une demande de prêt pour une petite entreprise ou que vous courtisez des investisseurs, afin qu'ils disposent des informations les plus récentes pour prendre leur décision.
    • En fonction de la manière dont vos performances réelles se comparent à vos attentes initiales, vous pouvez également ajuster certains de vos objectifs et plans de croissance ou d’expansion.

Méthode quatre sur quatre:
Dépôt des taxes d'affaires

  1. 1 Obtenez un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise. Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise vous aidera à garder vos affaires et vos finances personnelles séparées.[14]
    • Si vous avez une entreprise aux États-Unis, vous pouvez obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) facilement en ligne sur le site Web de l'IRS. Allez simplement sur https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp et commencez votre application.
    • Dans d’autres pays, consultez un fiscaliste ou un avocat d’affaires pour savoir ce que vous devez faire pour documenter correctement votre entreprise à des fins fiscales.
  2. 2 Choisissez votre année d'imposition. Pour des raisons fiscales, vous pouvez utiliser l'année civile ou toute période de 12 mois commençant à une date spécifique. Dans la plupart des cas, il est plus facile d'utiliser l'année civile. Lorsque vous choisissez votre année d'imposition, vous devez l'utiliser systématiquement tant que vous restez en affaires. En règle générale, vous ne pouvez pas le modifier plus tard.[15]
    • La plupart des entreprises utilisent l'année civile comme année d'imposition. Si vous envisagez d'utiliser une période différente de 12 mois, vous voudrez peut-être consulter d'abord un avocat ou un fiscaliste.
  3. 3 Tenir des registres des dépenses déductibles. Lorsque vous exploitez votre propre entreprise, vous avez la possibilité de déduire un grand nombre de vos dépenses liées à votre entreprise. Ces déductions réduisent vos bénéfices et réduisent les obligations fiscales de votre entreprise.[16]
    • En général, tout ce que vous achetez pour faire des affaires sera au moins partiellement déductible. La dépense doit être raisonnable. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, sauvegardez les reçus et discutez-en avec un professionnel de la fiscalité qualifié.
    • Les dépenses telles que le loyer et les services publics pour les locaux commerciaux, les ordinateurs et les fournitures de bureau sont des exemples de dépenses commerciales généralement déductibles.
  4. 4 Utilisez l'amortissement pour les actifs et les agencements plus coûteux. Si vous achetez quelque chose à utiliser dans votre entreprise que vous prévoyez d'utiliser pendant de nombreuses années, vous ne pouvez généralement pas déduire la totalité du coût en une fois. Au contraire, vous en déduisez une partie pendant plusieurs années.[17]
    • Le montant et la durée pendant lesquels vous pouvez demander un amortissement dépendent de la classification de la dépense et de la durée de sa vie utile. Ceux-ci sont définis par le gouvernement.
    • Si vous avez une quantité importante d’achats soumis à la dépréciation, il est bon d’avoir un fiscaliste qui fera vos impôts pour vous assurer de les amortir en utilisant la bonne méthode et en obtenant la déduction maximale possible.
  5. 5 Vérifiez les obligations fiscales et de licence auprès de votre gouvernement national ou local. Les gouvernements des États et les administrations locales peuvent également taxer les entreprises ou exiger que vous conserviez des certifications ou des licences si vous souhaitez exploiter votre entreprise.[18]
    • Votre association locale de petites entreprises ou votre chambre de commerce aura généralement des informations sur les licences requises pour exploiter une petite entreprise dans votre région.
    • Rendez-vous sur le site Web de l’administration fiscale de votre État ou de votre administration locale pour savoir quelles taxes vous devez payer en tant que propriétaire d’une entreprise.Par exemple, si vous avez des employés, vous devez généralement payer une assurance contre les accidents du travail.
  6. 6 Configurez la retenue correcte pour tous les employés. Si vous embauchez des employés réguliers et que vous leur versez un salaire ou un salaire horaire, vous devez retenir les impôts fédéraux et la sécurité sociale de leurs chèques de paie. Vous devrez peut-être également retenir des taxes d'État.[19]
    • De nombreuses petites entreprises passent un contrat avec un service de paie pour prendre en charge leur retenue et la délivrance de chèques de paie pour elles. Discutez avec les propriétaires d'entreprise de votre région pour savoir comment ils gèrent la paie.
  7. 7 Payez les impôts trimestriels estimés. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez généralement payer des impôts sur une base trimestrielle, puis effectuer un rapprochement sur la déclaration de revenus des entreprises à la fin de l'année. Votre état peut également avoir des exigences de déclaration de taxes.[20]
    • Selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être également percevoir une taxe de vente nationale ou locale pour tous les achats.
  8. 8 Utilisez un service de préparation de déclarations de revenus pour simplifier le processus. De nombreuses entreprises proposant des services de tenue de livres disposent également de services de préparation de déclarations de revenus. Connecter les comptes ensemble peut vous épargner beaucoup de tracas, car ils classeront automatiquement vos déductions et évalueront les paiements d'impôts trimestriels pour vous.[21]
    • Comme dans le cas des services de tenue de livres, les services de préparation de déclarations ne valent que les informations que vous y mettez. Si vous ne savez pas si quelque chose est admissible en tant que déduction, consultez un professionnel de la fiscalité qualifié.