La gestion des événements est une expérience formidable, que ce soit pour votre propre fête, un événement d'entreprise, pour la famille et les amis, ou pour les mariages et autres affaires plus formelles. C'est un travail difficile, mais très satisfaisant aussi. Cela peut faire toute la différence pour les personnes impliquées qui apprécieront grandement votre gentillesse et vos efforts monumentaux pour organiser leur anniversaire, leur anniversaire, leur mariage ou toute autre célébration ou événement. Les étapes ci-dessous vous apprendront comment devenir un excellent gestionnaire d'événements, vous donner des suggestions pour résoudre les problèmes et, avec une planification minutieuse, les éviter tous ensemble.

Première partie de cinq:
Clouer les bases

  1. 1 Déterminez votre but et vos objectifs. Tout cela semble un peu trop logique, mais vous devez les mettre à l’encre afin de savoir quelle est la meilleure taille de lieu, le bon budget, la nature des présentations, la quantité (ou le type) d’invités et les stratégies à suivre. employer pour votre événement spécifique. Alors, quel est votre résultat idéal? Que veux-tu faire?
    • Une fois que vous avez compris ce que vous faites (célébrer, collecter des fonds, éduquer, vendre, proposer, etc.), pensez à Pourquoi tu le fais Connaître vos motivations peut vous aider à vous concentrer et à conduire.
    • Avoir quelques objectifs peut également vous aider à vous orienter dans la bonne direction. Vous ne pouvez pas continuer à essayer d'atteindre un objectif qui n'a pas été défini! Lorsque vous avez 4 000 $ et que vous visez 5 000 $, cet objectif peut vous amener à la ligne d'arrivée.
  2. 2 Choisissez votre date et heure. C'est l'un des facteurs les plus importants dans la planification de votre événement. Choisissez une date et une heure que personne ne peut faire et quel que soit l’événement que vous avez planifié n’a pas d’importance. Et choisissez une date et une heure trop tardives - ou à venir trop tôt - et vos invités les oublieront ou auront déjà des projets. Le syndrome de Goldilocks de gestion d'événements!
    • Idéalement, vous voulez laisser vos invités savoir environ deux semaines. Cela leur donne beaucoup de temps pour ne pas avoir encore de plans et un bon calendrier pour les inviter et leur rappeler une ou deux fois avant l'heure. Donc, votre événement doit durer quelques semaines dans le futur minimum, si vous le pouvez.
  3. 3 Choisissez votre lieu Maintenant que vous avez une idée de ce que vous êtes en train de faire et quand vous le faites, vous pouvez commencer à penser à des lieux et à aborder des rendez-vous potentiels avec une date et des choses dont vous aurez besoin. Quel type de bâtiment souhaitez-vous héberger et comment l'espace sera-t-il géré? Les invités sont-ils assis sur des chaises en rangées, sur des bancs, sur des tables ou sur des tapis de pique-nique à l’extérieur? Le temps posera-t-il un problème? Y aura-t-il une place pour la danse, le podium des orateurs ou une scène? Si oui, prévoyez de vous assurer que l'espace de l'événement est suffisamment grand.
    • Il est toujours préférable de visiter le site à l'avance et de dessiner vous-même une carte de la région. Cette carte peut être utilisée comme un "plan de bataille" et vous permet d’esquisser et d’allouer des espaces de table, des itinéraires de services alimentaires, des accès handicapés si nécessaire et des itinéraires de sortie, ainsi que la mise en place des équipements. Vous devez également indiquer l'emplacement du générateur (si nécessaire), l'équipement externe tel qu'un réfrigérateur, une machine à glaçons, un barbecue ou des cuisinières (etc.), ainsi que l'emplacement des prises de courant et des câbles (pouvant être discrètement recouvert d'un tapis) et d’autres risques pour la sécurité.
    • Les autorisations légales et locales sont-elles requises? Dans la plupart des cas, les approbations sont requises pour un bar, mais aussi pour le bruit excessif, l’accès aux véhicules et le stationnement, la construction de grands espaces tels qu’un pavillon et d’autres besoins.
  4. 4 Choisissez le nombre de personnes à inviter. Combien de personnes votre budget et votre site peuvent-ils gérer? Certains événements sont strictement des entrées de billets ou des invitations uniquement, ce qui facilite la planification, mais de nombreux événements auront des retardataires ou des figurants tels que des enfants, des partenaires ou des amis. Et n'oubliez pas que plus vous avez d'invités, plus vous avez besoin d'équipes.
    • Comme cela peut être le problème logistique le plus important, il est toujours sage de veiller à ce que toutes les personnes puissent se déplacer sur le site.
    • Dans les établissements plus anciens, ils appellent généralement la quantité d'invités "pax", donc si vous travaillez dans un centre fonctionnel et que vous voyez "Pax 150", cela signifie que 150 invités sont attendus.
  5. 5 Installez-vous sur un budget. Nous espérons que vous pourrez compter sur quelques personnes pour évaluer le montant dont vous aurez besoin pour cet événement. Payez-vous du personnel? Louer du matériel et votre lieu de rendez-vous? Fournir de la nourriture et des boissons? Publier des brochures ou des cartes postales? Installez-vous sur un numéro qui semble faisable et répondez à vos besoins. Vous ne voulez pas finir par payer de vos propres poches si vous n’avez pas à le faire.
    • Vous êtes peut-être dans une situation où vous pouvez obtenir des commandites ou des dons, mais la plupart d'entre nous n'ont pas la même chance. Si vous ne prévoyez plus de fonds, il est impératif que vous réduisiez les délais au besoin. Au lieu d’avoir une équipe de restauration, formez une fonction BYO ou une fonction «apporter une assiette» (la restauration est minime, mais vous devrez fournir une table de nourriture, des bains maries et des réfrigérateurs). Au lieu d'engager un photographe, faites le tour et prenez vous-même des photos. Faites preuve de créativité là où vous en avez besoin!
  6. 6 Assemblez une équipe. Organisez votre équipe de service (même s’il s’agit d’amis, de parents ou d’autres bénévoles) pour gérer différentes sections pertinentes, même si vous ne dirigez pas un événement de manière professionnelle, mais si vous organisez une petite activité familiale. Une bonne gestion des événements à grande échelle consiste à organiser les personnes en charge des différents domaines de l’événement et à veiller à ce que tout le monde connaisse le plan.
    • Votre équipe a besoin d'autant d'avancée que les équipes que vous recrutez et vos invités. Attribuez-leur des tâches dès que possible, en leur donnant la préférence si vous le pouvez. Et essayez d'avoir quelques personnes en attente - il y a toujours quelques flocons dans chaque groupe.
  7. 7 Clouez l'ordre du jour. Plus de planification ne peut avoir lieu avant de savoir exactement ce qui va se passer lors de votre événement. Quand les intervenants parlent-ils? Y a-t-il des jeux, des activités ou des présentations qui devraient être programmés? Combien de temps les invités auront-ils besoin de manger? Établissez un calendrier assez détaillé pour les activités de la journée.
    • Laissez toujours une petite marge de manœuvre; aucun événement ne se déroulera exactement comme prévu, jusqu'à la minute. Les gens sont en retard, les discours prennent plus de temps que prévu, la ligne pour le buffet ne traîne pas, vous l'appelez. Donc, même si vous avez besoin d'une bonne idée de ce qui se passe, comprenez que c'est à des fins d'organisation et que rien n'est écrit en pierre.

Deuxième partie de cinq:
Obtenir le roulement à billes

  1. 1 Envoyer des invitations. Parce que comment les gens sauront-ils autrement?! Tu dois leur envoyer des invitations! Et ce n'est pas quelque chose que vous devriez lésiner non plus. Votre invitation est le visage de votre événement. La première impression des gens à quoi s’attendre et s’ils doivent même venir. C'est bon.
    • Considérez vos invitations typiques - cartes postales, prospectus, etc. Mais aussi sans papier: email, newsletters, Facebook, Twitter et des sites comme Eventbrite qui servent d'invitations, de trackers invités et de calendrier.
      • Correction: si vous essayez de faire venir le plus de monde possible, utilisez définitivement Facebook et Twitter. Si vous essayez de ne le garder que pour les VIP, évitez ces plates-formes. C'est juste demander des ennuis.
  2. 2 Gardez une trace de ceux qui ont accepté. Vous aurez besoin d'un effectif pour savoir combien et ce dont vous avez tous besoin, alors gardez une trace! Ce ne sera probablement pas le nombre qui se présente réellement, mais cela devrait vous donner une idée générale. Les sites Web conçus pour la gestion d'événements peuvent vous aider à le faire, mais il en va de même pour Facebook et une feuille de calcul Excel.
  3. 3 Manipulez ce dont vous avez besoin pour embaucher. Aurez-vous besoin de trouver, embaucher, réserver ou déléguer des photographes, constructeurs, concepteurs et décorateurs, conférenciers, sponsors, animateurs ou groupes, officiers ou membres du clergé, partenaires de danse ou démonstrations? Il est sage de les inclure dans les calculs de restauration et de places assises afin qu’un repas et une table leur soient fournis si cela est approprié ou nécessaire.
    • La nourriture et les boissons sont-elles fournies? Si oui, sachez qui sera dans l'équipe pour s'occuper de la cuisson, du service et du nettoyage. De quel type de nourriture avez-vous besoin pour servir? Existe-t-il des personnes allergiques, végétariennes ou végétaliennes, des diabétiques, des besoins religieux tels que halal ou casher, sans gluten, etc.? Et y aura-t-il des nourrissons, des jeunes enfants ou des personnes âgées ou blessées qui ne peuvent pas manger des aliments solides?
    • Le divertissement et la logistique sont-ils organisés? Cette partie pourrait être la livraison de matériel de musique, de pavillons ou de tentes et des effets décoratifs ou de gestion de scène tels qu'un microphone et amplificateurs, éclairage, prises de courant, projecteurs et écrans pour diaporamas, machines à fumée ou autres effets magiques , bannières et signalisation d'entreprise, etc.
      • Si vous sous-traitez une entreprise pour qu’elle soit un artiste, consultez-la pour vous assurer qu’elle est en mesure de fournir et de configurer son propre équipement, ainsi que l’emplacement des sections et des services sur le site. De cette façon, vous pouvez savoir ce que vous devez faire pour les aider.
    • Les traiteurs, les fleuristes, les animateurs et autres personnes importantes apprécient autant de temps que possible pour planifier, car il est généralement plus coûteux d’obtenir des biens et du personnel pour des demandes urgentes. L'autre avantage est que s'ils ne peuvent pas garder votre rendez-vous, vous avez encore du temps pour trouver une alternative.
  4. 4 Trouvez quelqu'un qui sera le maître de cérémonie (MC). Le MC n'organise pas toujours complètement l'événement, mais il accueille l'événement. C'est généralement un membre du parti, qui organisera des discours, annoncera des événements tels que les cours de repas, la danse, des invités notables ou des divertissements. Assurer la liaison avec cette personne souvent et les tenir à jour. S'ils sont bons, ils seront très utiles.
    • Parfois, il se peut que vous deviez être le MC, auquel cas le travail devient beaucoup plus difficile car vous devrez continuer à travailler jusqu'à ce que tout soit fini. Il devient alors important de configurer votre équipe de service avec leurs propres chefs de groupe afin que vous puissiez leur déléguer la plupart des tâches normales.
  5. 5 Rassemblez votre équipement. Lorsque vous embauchez une équipe, vérifiez et vérifiez qu’elle apporte le matériel dont elle a besoin. Dans certains cas, ils peuvent simplement vous fournir des corps ou des biens et en rester là; vous devrez peut-être rechercher l'équipement séparément. Il peut être loué, acheté ou même emprunté à votre vaste réseau social. Parcourez votre liste de vérification, des serviettes aux systèmes de sonorisation en passant par les rallonges.
    • Les décorations représentent une grande partie de tout événement. Le linge de table, les fleurs, les cadeaux, les bougies, les ballons, les bannières ou les toiles de fond pour la photographie, les tapis rouges (etc.) doivent toujours être obtenus à l'avance.
  6. 6 Couvrez vos bases. Une chose que beaucoup de rookies oublient sont les points les plus fins des installations. Y en a-t-il assez? Des exemples sont des toilettes et des salles de bain, des parkings, des rampes d'accès pour fauteuils roulants, des vestiaires, des débarras et des cuisines, des poubelles, des caves à vin, des accès électriques, etc.
    • Pensez également en dehors de votre événement: le transport et l'hébergement seront-ils requis pour les invités ou les délégués internationaux ou à l'extérieur de la ville, ainsi que pour les réservations et les espaces de transport pour se rendre à l'événement?
  7. 7 Sachez avec qui vous avez affaire. Comprendre la hiérarchie sociale de votre événement - si ce n'est pas vraiment le vôtre - est essentiel pour savoir comment gérer n'importe quelle situation. Comme il est essentiel que le client ait confiance en vous, vous devrez découvrir:
    • Qui sont les principaux invités - cela est généralement simple quand il s’agit d’un événement de célébration - par exemple les mariés.Le client n’est pas toujours l’invité principal mais peut faire partie de son groupe ou ne pas être présent du tout.
    • Qui sont les invités-hôtes, ces personnes agissent souvent comme hôtes à leurs propres tables et ont tendance à être de bons amis et motivateurs. Ces personnes sont utiles pour garder une atmosphère de convivialité et engager une conversation si les choses tournent mal, encourager les gens à danser ou à faire découvrir aux autres invités de nouvelles amitiés. Ces personnes doivent être fiables, mais elles sont généralement utiles car elles vous tiendront au courant, interviendront et seront invitées à prendre la parole en cas d’urgence. Ce sont les personnes qui font en sorte que l’événement se déroule en première ligne. .
    • Qui sont les artisans de paix? Vous devez savoir à tout moment qui sont ces personnes clés car vous devez les informer des problèmes et les impliquer dans le traitement des problèmes et des litiges, le cas échéant. Ce sera généralement le chef de famille, un concierge ou chef de la sécurité ou de la sécurité embauché.
    • Qui est le décideur? Dans la plupart des cas, c'est vous-même en tant que responsable, mais lorsque vous devez consulter des invités et qu'il n'est pas approprié d'impliquer les invités clés (car ils seront généralement de bons hôtes), découvrez qui consulter en cas d'urgence. En fin de compte, ce serait la personne qui paie la facture si vous facturez vos services, ou quiconque que vous pourriez considérer comme «le client» comme la personne ayant le dernier mot en la matière.

Troisième partie de cinq:
Près de la ligne d'arrivée

  1. 1 Familiarisez-vous avec le lieu. Bien avant l'événement, c'est une bonne idée d'étudier votre site et de comprendre comment tout sera mis en place. Vous devrez peut-être prendre des dispositions supplémentaires pour accommoder le plan d'étage - rallonges, éclairage, etc. Et si c'est difficile à trouver pour vous, ce sera probablement difficile à trouver pour vos invités, alors assurez-vous d'en tenir compte. , aussi!
    • Si c'est à vous de décider, déterminez où tout ira et quand. S'il n'y a pas de place pour cela, il faut y aller. Discutez avec le responsable de la salle pour savoir quelle aide ils sont prêts et aptes à intervenir et s’il ya des codes de ville à respecter, en particulier en cas d’urgence.
  2. 2 Pensez à faire des kits pour votre équipe. Vos équipages vont travailler dur. Afin de leur montrer votre appréciation et de les garder au top de leur jeu, faites-leur un kit à donner en haut de l’événement. Des bouteilles d'eau, des barres granola, des chocolats, des petites marques de remerciement, peu importe ce que vous voyez. Ça va remonter le moral dès le départ.
    • Pensez à leur donner des insignes ou un petit cadeau pour qu'ils se sentent impliqués dans l'événement et à s'en souvenir. Et assurez-vous qu'ils restent nourris et arrosés! Pensez toujours à votre équipe comme des ressources que vous souhaitez pouvoir utiliser à l'avenir.
  3. 3 Vérifiez avec toutes les équipes et les parties extérieures. Avant l'événement, il est important d'avoir tous vos canards dans une rangée. Assurez-vous de fournir des instructions claires à votre équipe sur la manière de vous rendre sur le site et de leur donner votre numéro ou, de préférence, une carte de visite avec des contacts à appeler si vous avez besoin d’indications. Quelqu'un a-t-il des questions? Non? Et casser!
    • Assurez-vous que tout le monde est à l'aise avec ses tâches. Certaines personnes peuvent ne pas être disposées à le faire, alors lisez-les si possible. Est-ce qu'ils semblent sûrs et confiants? Sinon, rassurez-les, reprenez leurs tâches et posez-leur quelques questions de base. En cas de doute, associez-les à un partenaire plus compétent.
  4. 4 Préparez une liste de contacts et d'autres documents si nécessaire. Votre propre organisation personnelle est tout aussi importante que l'organisation de l'événement. Si vous êtes organisé et que les choses tournent mal, tout peut bien se passer. Mais si vous ne l'êtes pas, l'enfer peut se déchaîner. Voici quelques façons de vous préparer:
    • Créez une feuille de contact avec des numéros de téléphone et des adresses. Le boulanger pensait que vous preniez le gâteau? Aucun problème. Appelez Ashley qui habite à proximité - elle peut passer à côté de la boulangerie pour se rendre à l'événement.
    • Faites une liste de contrôle. Au fur et à mesure que les équipes se présentent, vous saurez quels biens, quels équipements et quels corps manquent.
    • Préparez les factures et la facturation si nécessaire. Plus vous êtes au début de votre jeu, moins vous aurez de problèmes plus tard.
  5. 5 Évitez les changements de dernière minute. Est-il probable qu'il y aura des changements artistiques fréquents? Les mariages sont tristement célèbres pour les clients effectuant des modifications de conception de dernière minute. Il est donc sage de recommander à vos clients une date limite pour les changements. Habituellement, une semaine avant l'événement le laisse très proche, mais cela donne au client une certaine flexibilité et évite les changements de dernière minute qui arrivent trop tard pour être pratiques ou rentables à mettre en œuvre.
    • S'il s'agit de modifications simples, subtiles ou élémentaires utilisant des décorations déjà fournies, il n'est pas déraisonnable d'accéder aux demandes de modification. Soyez aussi accommodant que possible dans ce qui est généralement un événement très attendu sur le plan émotionnel.

Partie quatre de cinq:
Gestion de l'événement réel

  1. 1 Mettre tout en place Soyez le premier à arriver sur le site pour superviser les préparatifs. Assurez-vous que tout le monde se connecte en conséquence et commencez à téléphoner, sinon. Aidez ceux qui ont besoin d'aide, dirigez ceux qui en ont besoin et sortez de la route quand vous en avez besoin. Pas de blessure avant l'événement, s'il vous plaît.
    • Vous vous sentirez un peu plus calme si vous faites une liste de contrôle. Ayez une portion pour votre équipage, une portion pour les équipages loués, une portion pour les décorations et la configuration de base, et une portion pour l'équipement. Lorsque tout est coché, vous avez le temps de respirer.
  2. 2 Déléguer. N'ayez pas peur de déléguer. Le facteur de stress principal en ce qui concerne un événement est le temps. Pour le sauvegarder, toutes les mains doivent être sur le pont - ou sur des ponts différents. Si quelqu'un n'est pas aussi utile qu'il pourrait l'être, donnez-lui quelque chose de mieux à faire. C'est ton boulot Ce n'est pas vous qui êtes autoritaire ou qui dépasse vos limites; c'est toi qui fais ce que tu es censé faire.
    • Lorsque vous déléguez, soyez ferme mais poli.Dis: "Juan, j'ai besoin de toi ici pour aider les traiteurs. Merci." Votre équipage doit jonger ensemble autant que l'événement. Gardez tout en mouvement en étant le leader que vous devez être.
  3. 3 Être flexible. Cela signifie qu'il faut s'assurer que les choses sont planifiées et aider ou avoir des plans de sauvegarde en cas de retard - et être d'accord avec elle. Si vous commencez à stresser, vous allez perdre la tête. Rien de bon ne viendra de ça. Donc, lorsque ce discours se termine dix minutes et que le locuteur ignore vos signaux de détresse flagrants ou votre tentative de simuler un coup pour créer une diversion, détendez-vous. Vous ajusterez juste l'apéritif et personne ne le remarquera. Événement intact
    • Des choses arrivent. Ils font. Ils ont une mauvaise habitude de se produire. Il n'y a aucun moyen de tout prévoir, et plus vite vous l'acceptez, mieux c'est. Un manager d'événement calme et rassemblé peut faire des merveilles pour n'importe quel événement; une tension tendue, on ne peut pas. Alors détendez-vous et allez avec le courant - tout sera fini bientôt!
  4. 4 Gardez tout le monde à jour. Vérifiez que le nombre et les besoins des invités sont toujours corrects le jour de l'événement et informez l'équipe de service de tout changement le plus tôt possible. Vous devriez être le premier à voir si quelque chose ne va pas.
    • Consultez vos clients pour voir comment ils se sentent; ils peuvent être excités, nerveux, inquiets, ennuyés ou mentalement épuisés ou avoir des problèmes dans leur assiette qui, dans certains cas, peuvent apaiser la compréhension, des paroles aimables et une aide pratique. Il est sage d'utiliser ce temps pour rajeunir l'enthousiasme des invités et de l'équipe, le cas échéant.
  5. 5 Faire votre truc. Faites confiance à votre équipe de service et respectez-la pour vous occuper d'elle-même - si vous leur avez donné une bonne base, cela devrait aller. Offrir de l'aide si nécessaire, mais ils devraient être suffisamment expérimentés pour ne pas avoir besoin d'aide du tout. Voici quelques points à garder à l'esprit:
    • Agissez comme concierge ou réceptionniste au début, rencontrez et saluez chaque invité (le cas échéant) au fur et à mesure de leur arrivée. Remettez les rênes au MC lorsque l'événement commence. Le rôle de gestion consistera à résoudre plus activement les problèmes et à prévoir tout le travail ménager tel que la préparation des aliments et les parcours de service.
    • Gardez un œil sur les invités et gardez le contact avec le MC souvent et discrètement au cas où ils voudraient (ou auraient besoin) de changer de plan.
    • Gardez une distance respectueuse avec les invités clés - après tout, l'événement est tout à leur sujet - mais soyez facilement accessible en vérifiant à des moments appropriés comment ils sentent l'événement, ainsi que tout problème, demande ou suggestion qu'ils pourraient avoir.
  6. 6 Pour les événements marketing, offrez un plat à emporter. Vous voulez que tous vos invités se rappellent combien ils étaient géniaux. En fait, vous voulez probablement plus que ça. Une visite sur un site Web, les dons futurs, le bouche à oreille, etc. Pour faire en sorte que votre événement soit la légende qu'il mérite d'être, faites un plat à emporter. Qu'il s'agisse d'une photo, d'un dépliant ou d'un stylo, avoir quelque chose à rappeler à vos invités est un bon moyen de vous assurer qu'ils restent dans leur esprit.
  7. 7 Félicitez-vous après l'événement. La plupart des événements ont tendance à se dérouler quand ils commencent, mais tout le travail est la préparation que personne ne voit. Alors, tapotez-vous parce que vous le méritez! Ok, revenons à le déchirer. Le travail n'est pas encore fini!
    • Après l'événement, organisez un rendez-vous et remerciez votre client. Il est toujours recommandé d'offrir un cadeau approprié et réfléchi pour se souvenir de leur temps avec vous, car ce sont ces petites touches qui rendent l'expérience plus riche et peuvent leur faire recommander vos services à l'avenir. Si vous avez fait un cadeau pendant l’événement, par exemple dans un registre de cadeaux avec les autres invités, un cadeau attentionné tel que des fleurs, une photographie encadrée de votre moment préféré lors de l’événement (comme couper le ruban ou le point culminant de l’événement). le spectacle, ou la cérémonie de remise des prix, ou le baiser de mariage, ou souffler les bougies sur un gâteau, etc.), ou un autre cadeau peut être approprié.
  8. 8 Nettoyez et sortez! Tout comme maman a dit: «Laissez-le dans le même état que vous l'avez trouvé», il en va de même pour votre site. Tout doit être comme avant votre arrivée - c'est une entreprise où vous ne voulez pas brûler de ponts. Alors, faites savoir à vos équipes qu'il est temps de démolir et de ne pas les laisser partir avant que tout soit réglé. Et vous devez aussi intervenir!
    • C'est bien sûr, mais cela vous empêche également d'être facturé plus que vous ne devriez l'être. De nombreux endroits exigeront des frais de nettoyage supplémentaires s'ils en ont la possibilité. Donc, rendez-le aussi épuré que possible pour éviter les coûts cachés.
  9. 9 Prenez soin des retours, des paiements et remerciez toutes les parties. Vous devrez peut-être organiser le retour du matériel loué ou emprunté et, plus tard, consulter le client au sujet de son expérience. Même s'ils ne sont pas payés après l'événement, remerciez-les de l'opportunité de vivre une expérience formidable avec eux. Pouvez-vous obtenir une carte de visite des leurs?
    • Merci aussi à votre équipe! Assurez-vous que toutes les parties sont payées (et que toutes les parties ont payé), déposez des reçus et faites en sorte que tout le monde soit pris en charge. Vous devriez être l'un des derniers à sortir - et assurez-vous qu'il est verrouillé derrière vous.

Partie cinq de cinq:
Dépannage

  1. 1 Savoir comment gérer les clients en retard et les autres problèmes des invités. Celui-ci est un problème commun, il est donc préférable d'être préparé. En règle générale, les retards sont difficiles à éviter (tels que les problèmes de circulation imprévus) et sont pardonnés par les invités qui sont venus à temps. Cela étant dit, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour faire de votre mieux pour empêcher que cela se produise:
    • Assurez-vous que les invitations sont claires quant à l'heure de l'événement et, si vous demandez un RSVP, assurez-vous que l'heure est confirmée.Communiquez avec (via votre feuille de contact) le MC, les invités concernés (souvent les dirigeants des membres du groupe), les animateurs et le personnel de la cuisine dès que vous êtes au courant d'un problème que vous ne pouvez pas résoudre facilement. Si les invités retardés sont au centre des préoccupations (comme les futurs mariés), les méthodes habituelles sont les suivantes:
    • Contactez directement le ou les invités retardés pour vérifier une estimation. Informer immédiatement la cuisine de tous les développements afin qu'ils puissent ralentir ou accélérer pour garder le temps.
    • S'abstenir de faire savoir publiquement que l'événement est retardé en raison de certains invités (parce que la partie travaillera par lui-même), mais informez les hôtes principaux ou les membres du parti que vous en avez été informé. Faites-leur savoir ce que vous avez l'intention de faire, mais permettez aux hôtes de faire une suggestion car ils connaissent les membres de leur parti et ce qui serait approprié dans le contexte.
    • Surveiller attentivement l'heure par rapport aux discours. Si les invités clés sont en retard, offrez un apéritif supplémentaire (premier plat) et / ou une boisson tôt car cela empêchera les invités qui sont arrivés à l'heure de s'ennuyer et de les garder occupés.
    • Pour les invités qui seront retardés pour plus que ce qui est raisonnable ou possible (par exemple pour servir des aliments qui ne peuvent tout simplement pas attendre, comme les soufflés), commencez l’événement comme prévu et lorsque les invités arrivent, démarrez-les au prochain cours. un repas (même si c'est un dessert).
    • Organisez une danse, un jeu, un discours ou une autre forme de divertissement (en particulier la musique) et veillez à ce que des distractions supplémentaires, telles que des photographies de groupe ou de fête, soient effectuées jusqu'à leur arrivée.
    • Pour les clients arrivant délibérément en retard, cela devrait être considéré comme le choix de l'invité, pas comme votre faute, en tant que responsable, votre devoir est donc prioritaire pour les clients déjà présents et pour s'assurer qu'ils sont pris en charge. En un mot, agissez comme s'il n'y avait pas de problème et continuez malgré tout.
  2. 2 Savoir gérer les problèmes alimentaires. Celui-ci est rare si vous avez planifié les choses avec soin, mais des accidents se produisent (comme un invité ou un jeune enfant qui fait un désordre d'une table de nourriture ou un accident dans la cuisine). Dès le début, vous devez connaître le type d'invités afin que vous puissiez prendre en compte le moment et l'endroit où la nourriture est affichée (comme pour un buffet) et où sont assis ces invités.
    • Tout déversement pour des raisons de sécurité doit être nettoyé immédiatement, même si cela implique de retirer un tapis rouge ou le décor et les meubles souhaités. S'il est impossible de cacher une tache sans affecter l'apparence ou l'intégrité de l'objet (comme une antiquité), le retrait est judicieux. Si vous avez une pièce de rechange, utilisez-la. Si ce n'est pas le cas, déplacez le mobilier ou le décor existant de manière subtile pour qu'il ne manque pas.
    • Une barrière de corde souple, un rideau ou un écran est recommandé chaque fois que vous avez besoin de cacher la zone de nourriture (comme un buffet avec des plats de frottement ou lorsque vous organisez une «révélation» du prochain cours). la salle à manger, c'est gratuit, quand on veut - ce qui n'est pas toujours le cas.
    • Mélangez le menu. Si une partie d'un plat ne peut pas être incluse (comme un plat d'accompagnement brûlé), excluez-la complètement, trouvez une alternative, réduisez la taille des portions pour étirer les aliments, mais augmentez la proportion des autres aliments. Conseiller les hôtes de table selon les besoins.
    • Les végétariens inattendus, les consommateurs réguliers, les personnes souffrant d'allergies alimentaires, les régimes religieux ou spéciaux - aucune surprise ne devrait se produire avec une planification appropriée - mais les invités emmènent parfois des membres de la famille, des partenaires ou des amis proches sans vous en aviser seul événement. Cela est généralement facile à résoudre. Gardez un effectif à l'arrivée des invités et lorsqu'ils arrivent à la porte, demandez s'il y a des besoins alimentaires et informez immédiatement le personnel de la cuisine et du service.
    • Pour les grands groupes inattendus qui ne sont pas des enthousiastes, envoyez un membre de l'équipe à la cuisine pour faire le point et, si nécessaire, conduisez pour collecter plus de fournitures. Les cuisines sont généralement trop grandes pour couvrir les accidents et, plus souvent, les annulations sont plus nombreuses que les invités inattendus. Des portions limitées peuvent être étirées lorsque vous fournissez des charges supplémentaires, telles que des petits pains, des salades ou des légumes, dont les ingrédients peuvent être obtenus rapidement dans les supermarchés locaux.
  3. 3 Savoir traiter avec les enfants. Il est sage de se rappeler que de nombreux gestionnaires ont commis de graves erreurs en sous-estimant l’intelligence ou en oubliant les besoins et les désirs des enfants lors des événements, car ils ont les mêmes besoins et les mêmes attentes que les adultes. Rappelez-vous que leurs parents sont souvent offensés si l'événement ne s'adresse pas à leurs enfants. En pratique, il est préférable de demander un RSVP pour chaque enfant qui pourrait venir.
    • Les jeunes enfants (moins de 10 ans) sont mieux nourris, car de nombreux repas ont lieu à 20 heures, soit beaucoup plus tard que la plupart des enfants. La nourriture fournie doit être amusante et saine, mais aussi spéciale que le menu pour adultes, car les parents apprécient les petites attentions pour leurs enfants. Cela leur facilite la tâche et les amuse eux-mêmes.
    • Les aliments pour adultes et les portions sont généralement servis aux enfants de plus de 10 ans, même s'ils n'en mangent pas tous, mais offrez-leur le menu pour enfants (avec la permission de leurs parents) s'ils ne semblent pas vouloir les options. On sait également que les jeunes adultes de 13 à 18 ans demandent souvent la même nourriture que les jeunes, comme un hamburger et des frites, par opposition à une nourriture de restaurant plus formelle. "Alternative Menu" pour cette tranche d'âge. Il est très sage de jouer en toute sécurité et de discuter avec vos invités clés de votre intention de garder les jeunes et les vieux engagés, bien avant la date.
    • Une zone distincte devrait être prévue pour les mères ayant de jeunes enfants pour leurs besoins tels que les pauses pour les toilettes et les toilettes, l'allaitement (etc.) et un endroit où les très jeunes enfants peuvent dormir s'ils sont fatigués.
  4. 4 Sachez comment faire face à des invités turbulents ou en état d'ébriété, à des briseurs de porte et à d'autres problèmes d'invités. Idéalement, cela n’arriverait jamais, mais c’est le cas - les événements familiaux ou d’entreprise à la fois. La politique et le drame se manifestent souvent lors d'événements que vous ne connaissez pas toujours. Prépare toi.
    • Demandez au client ou aux invités clés, avant l'événement, la probabilité de tels problèmes, ou avec des invités sélectionnés, s'il n'est pas approprié de discuter de ces problèmes avec les invités clés, afin de vous assurer que les personnes cause problème. Faites appel à du personnel de service ou à des invités clés pour agir comme des moniteurs non officiels, afin de surveiller les problèmes et d'intervenir en cas de besoin. À proprement parler, votre devoir est de faire en sorte que l’événement se déroule sans heurts, mais uniquement lorsque cela est approprié, et de rester en dehors des problèmes qui sont des problèmes privés. Par conséquent, vous devriez être conscient de qui au sein du parti sont les "artisans de la paix" du groupe.
    • Comme il peut être difficile de refuser de consommer de l'alcool à un invité en état d'ébriété ou de traiter avec un invité en état d'ivresse qui tend à la colère ou à la violence, il est sage de faire appel à un agent de paix. . Même dans les petits événements ou les événements dans la cour où l'alcool est souvent stocké dans une glacière pour que les invités puissent se servir, il est tout aussi important d'être au courant.
    • Les Gatecrashers sont difficiles. Si cela se produit, évitez-les discrètement si nécessaire - consultez vos invités clés pour vérifier qu'ils ne sont pas les bienvenus. Pour les grands encombrants et les tapotiers ou les briseurs de courrier abusifs, votre devoir est de protéger les invités existants, le cas échéant, et d'appeler la sécurité ou la police s'ils ne vous quittent pas après avoir été poliment invités à le faire.
    • Les invités mélangent souvent les cartes de visite au début où ils sont assis, de sorte qu'ils se retrouvent à côté des personnes qu'ils veulent ou à une table de leur choix. Il est sage de vérifier avec les invités clés dans quelle mesure cela est permis selon eux. En règle générale, vous devriez avoir organisé des plans de table à l'avance et avoir reçu l'approbation des principaux invités. Si les gens doivent être à certaines tables, il est sage de garder les gens hors de la salle à manger jusqu’à ce que le temps passe. Souvent, le hall, le foyer ou le bar sert à cette fin et si cela est très important en raison de problèmes familiaux, il est sage de regrouper les personnes et de les déplacer. en masse à chaque table d'hôtes par chaque hôte-invité et personnel de service pour les placer dans l'ordre approprié.
  5. 5 Savoir gérer les intempéries. Une pluie ou une neige soudaine et inattendue peut être courante dans certaines parties du monde. de même, une canicule ou un front froid peuvent également poser problème. Bien que les événements météorologiques ne soient généralement pas un problème si vous êtes à l'intérieur, être à l'extérieur rend les choses difficiles. En cas de mauvais temps, envisagez de déplacer le lieu de l'événement. Si l'événement ne peut pas être déplacé ou reporté, louez une grande tente ou un pavillon (cela peut être onéreux dans un court délai). Garder un œil sur l'évolution de la météo au fur et à mesure que vous progressez est important. on peut très peu faire pour sauver un événement affecté par la météo, alors profitez au maximum de ce que vous avez.
    • De nombreuses régions du monde disposent désormais de polices d’assurance en cas de conditions météorologiques extrêmes ou d’autres problèmes. Si vous vous trouvez dans une région connue pour des conditions météorologiques changeantes inattendues, il est recommandé de demander un devis si l’événement doit être reprogrammé car il couvrira au moins le coût de la location de équipement, site et personnel de service.