Ecrire vos priorités sur papier fonctionne si vous êtes capable de les assommer en après-midi. Avec un torrent de tâches à la maison ou au travail, beaucoup sont reportés au jour suivant (ou à la semaine ou au mois). Cette feuille de calcul Excel surveille les échéances imminentes et modifie les priorités des tâches en conséquence. En 20 minutes, les étapes ci-dessous constituent un moyen plus efficace de gérer vos priorités.

Pas

  1. 1 Créez un onglet "Accueil" ou "Bureau". Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel. Faites un clic droit sur l'onglet "Sheet1" en bas et cliquez sur Rename. Tapez dans "Accueil" ou "Bureau".
  2. 2 Renommez Sheet2 en tant que "Template" et Sheet3 en tant que "Points" en répétant l'étape 1.
  3. 3 Créez la table Importance. Dans l'onglet Points, remplissez les colonnes A, B et C:
  4. 4 Définissez le nom "Importance". Sélectionnez de la cellule A2 à C7. Cliquez sur Insérer un nom pour définir
    • Définissez le nom comme "Importance" et cliquez sur OK.
  5. 5 Créez la table d'effort. Répétez les étapes 3, 4 et 5 pour créer le tableau d'effort dans les colonnes E, F et G. Sélectionnez les cellules E2 à G6 et donnez-leur le nom "Effort".
  6. 6 Créez le tableau d'urgence. Répétez les étapes 3, 4 et 5 pour créer le tableau Urgence dans les colonnes I, J et K. Nommez-les "Urgence".
  7. 7 Entrez les titres sur l'onglet Accueil. Cliquez sur l'onglet Accueil et insérez des titres dans la ligne 1:
    • A - Priorité A, 1 pour la tâche la plus importante, mais pouvant dépasser 100
    • B - Tâche Nom de la tâche.
    • C - Importance A, B, C, D, E ou F du tableau.
    • D - Effort A 1-5, du tableau Effort.
    • E - Urgence Une formule basée sur la date d'échéance.
    • F - Date d'échéance à laquelle la tâche doit être terminée. Les échéances ne sont pas difficiles et rapides. Montée en puissance vous dit à quelle heure vous pouvez commencer la tâche et Extension vous indique combien de jours il pourrait glisser. Obtenir une coupe de cheveux peut avoir une Ramp Up de 5 et une extension de 4 - il n'est pas logique de se faire couper les cheveux 2 semaines plus tôt et les gens pourraient remarquer si c'était plus de 5 jours de retard.
    • G - Ramp Up Days avant la date d'échéance, vous pouvez commencer la tâche.
    • H - Extension Extension automatique de la date d'échéance
    • I - Days Left Formula. Nombre de jours avant la date d'échéance; négatif si l'échéance est passée.
    • J - La tâche de date de fin est terminée.
    • K - Commentaire Tout détail pour la tâche.
  8. 8 Entrez votre liste de tâches. Note Priority, Urgency et Days Left sont laissés en blanc. Ils seront remplis avec des formules. Voici un exemple de tâches domestiques.
  9. 9 Entrez des formules pour les jours restants, urgence et priorité. Les formules ci-dessous correspondent à la ligne 2.
    • I (jours restants) = F2-IF (ISBLANK (J2), AUJOURD'HUI (), J2)
    • E (Urgence) = IF (I2> G2,5, IF (I2> 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2> 0,2,1)))))
    • A (Priorité) = VLOOKUP (C2, Importance, 2, FAUX) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FAUX) + VLOOKUP (E2, Urgence, 2, FAUX)
  10. 10 Changer le format de la cellule I2 en entier en faisant un clic droit sur la cellule, en sélectionnant le format et en faisant un nombre avec 0 décimales.
  11. 11 Copiez les formules pour Priorité, Urgence et Jours restants dans les cellules restantes de chaque colonne. Sélectionnez la cellule E2 et tapez CTRL-C. Sélectionnez les cellules E3 à E10 et cliquez sur CTRL-V. Répétez pour copier la cellule I2 dans les cellules I3 à I10. Enfin, répétez pour copier la cellule A2 dans les cellules A3 à A10. Ignorez les valeurs impaires que vous obtenez pour des tâches non définies.
  12. 12 Trier les lignes par priorité. Sélectionnez parmi les cellules A1 à K, pour autant de lignes que vous avez de données. Cliquez ensuite sur Trier les données.
  13. 13 Enregistrez votre feuille de calcul de priorités, y compris la date de gestion des versions.
  14. 14 Marquer les tâches Terminé. Au fur et à mesure que vous effectuez des tâches, marquez la date dans la colonne Terminé. Rappelles toi CTRL-; (touche de contrôle et point-virgule) entre immédiatement la date actuelle.
  15. 15 Les priorités de surveillance changent chaque jour. Voici les priorités sur plusieurs jours. Le 13 juillet, toutes les tâches sont devant le Montée en puissance période, ont donc de grands nombres. Le 20 juillet, des priorités plus élevées (nombres plus petits) apparaissent pour quatre tâches, y compris: Tondre la pelouse qui a frappé sa Dû rendez-vous amoureux. Le 21, la priorité est plus élevée parce que nous sommes dans le Extension période et le 23 juillet, il est encore plus élevé, car il est au-delà de la Extension période. Payer les factures passe également par une escalade les 23 et 25.