Organiser une collecte de fonds réussie peut être une tâche colossale, en particulier pour un planificateur inexpérimenté. Vous devrez planifier chaque détail de votre événement, constituer une équipe pour vous aider à le réaliser, déterminer vos finances et planifier chaque partie de votre logistique et de votre publicité. Cependant, si vous prenez le temps de suivre chacune de ces étapes à l'avance et que vous apportez une aide précieuse, vous constaterez que mener une activité de financement à terme peut être un processus gérable. Bien que chaque activité de collecte de fonds soit différente, utilisez les étapes suivantes comme guide général pour la vôtre.

Première partie de cinq:
Planification de votre événement

  1. 1 Poser des objectifs. Vos objectifs sont ce que vous espérez réaliser avec votre collecte de fonds. Cela peut sembler évident, mais votre première étape devrait être de savoir exactement pourquoi vous faites la collecte de fonds. Diffusez-vous la conscience pour une cause? Essayez-vous de collecter des fonds pour un certain type de recherche ou de projet? Est-ce une combinaison d'objectifs? Définissez dans les termes les plus clairs exactement ce que vous espérez réaliser avec votre collecte de fonds.
    • Par exemple, imaginez que vous souhaitiez organiser une collecte de fonds pour recueillir des fonds pour la recherche sur le cancer. Il est préférable d'identifier un type spécifique de cancer, un centre de recherche ou un organisme de bienfaisance auquel vous donnerez de l'argent. Cela peut aider à cibler vos efforts à partir de maintenant.
  2. 2 Identifiez votre public. Décidez qui sera au centre de vos efforts de marketing. C'est-à-dire, quel groupe de personnes est susceptible de vouloir faire un don à votre cause? Vous pouvez définir votre démographie par âge, sexe, intérêts ou tout autre critère que vous pouvez imaginer. L'important est de définir clairement qui est ce groupe. Cela vous permettra d'adapter le reste de votre planification et de votre organisation pour répondre à leurs besoins.[1]
    • Votre public cible peut également être des groupes, comme des familles, ou simplement inclure tout le monde.
  3. 3 Choisissez un type de collecte de fonds. Tout d'abord, vous devez décider dans quelle catégorie générale de collecte de fonds vous appartenez. Recueillez-vous simplement des fonds pour une cause en sollicitant des dons? Ou y aura-t-il un événement avec votre collecte de fonds? Un événement peut être n'importe quoi, d’un dîner à un concert ou à une course. Il existe des options pratiquement illimitées pour le type de collecte de fonds que vous pouvez organiser.
    • Choisir une collecte de fonds créative et différente permettra d'améliorer le montant que vous collectez. Les ventes de gâteaux et les lave-autos fonctionnent, mais ne sont pas si originaux. Des collectes de fonds complètement originales attireront plus de monde.
    • Un autre type de collecte de fonds à prendre en compte est le financement participatif en ligne via une plate-forme comme Kickstarter ou Indiegogo. Les campagnes sur ces sites Web sont relativement faciles à mettre en place et peuvent vous permettre d’offrir facilement des récompenses pour différents niveaux de dons. En outre, des sites tels que Causes et Crowdrise se concentrent spécifiquement sur les campagnes de financement participatif à but non lucratif.[2]
    • Votre événement doit être spécifique à votre public. Cela peut également refléter votre propre expérience en tant que collecteur de fonds et la cause que vous soutenez.[3]
    • Par exemple, vous pouvez choisir d'organiser une course de 5 km pour votre collecte de fonds pour la recherche sur le cancer. À partir de là, vous pouvez ajouter des éléments créatifs comme en faire un donut ou une course de peinture.
  4. 4 Identifier une date limite Si vous organisez une activité de collecte de fonds, vous aurez une date limite évidente à la date de l'événement. Cependant, si vous organisez une collecte de fonds en ligne ou sollicitez des dons d'une autre manière, vous devrez fixer une date limite. Cela motivera votre équipe et vos donateurs à obtenir rapidement des dons. Cela informera également d'autres efforts, comme obtenir des récompenses pour les donateurs (le cas échéant).[4]
    • Envisagez de créer plusieurs délais correspondant aux différentes étapes du processus organisationnel. Cela créera un sentiment d'urgence qui aidera votre équipe à se motiver pour atteindre chaque objectif à temps.
  5. 5 Étudiez d'autres collectes de fonds réussies d'un type similaire. Regardez les autres collectes de fonds dans votre région. Pensez à l'endroit où ils ont réussi et à ce qu'ils auraient pu faire différemment. Essayez de demander aux autres de réfléchir à cette question. Faites une liste de ce que vous proposez et utilisez-la pour améliorer votre propre conception de collecte de fonds.

Deuxième partie de cinq:
Construire une équipe

  1. 1 Rechercher des volontaires. Travaillez dans votre église, lieu de travail ou autre groupe communautaire pour trouver des volontaires pour votre cause. Demandez aux gens que vous amenez à passer le mot à vos amis ou à votre famille qui pourraient être intéressés à aider. Si vous avez besoin de certaines compétences, comme un comptable ou un annonceur, envisagez de demander aux personnes connues de posséder ces compétences.[5]
  2. 2 Autorité de déléguation. Pour les collectes de fonds plus importantes ou plus complexes, il peut être presque impossible de prendre toutes les décisions vous-même. Pour cette raison, vous devez répartir vos responsabilités parmi un groupe de membres de l'équipe de confiance. Par exemple, pensez à demander à quelqu'un qui a de l'argent de prendre en charge les finances de la collecte de fonds. Une autre personne pourrait être responsable des efforts de promotion. Pour de nombreux segments de la collecte de fonds, vous aurez peut-être besoin de quelqu'un pour coordonner la collecte de fonds dans son ensemble sans vous concentrer sur les moindres détails.[6]
  3. 3 Diviser les tâches. Répartissez les tâches entre différents volontaires ou groupes de volontaires. Cela augmentera non seulement les chances de réussite de votre collecte de fonds, mais vous soulagera également lorsque vous déléguerez des tâches complexes à des volontaires qualifiés. Assurez-vous simplement que vous avez une structure en place pour que ces différents groupes puissent se coordonner. Pour ce faire, vous pouvez organiser des réunions régulières de toute l'équipe de collecte de fonds.[7]
    • Formez un comité pour vous assurer que toute la planification et la collecte des documents sont accomplies.
    • Par exemple, pour votre 5k caritatif, vous pouvez avoir un groupe chargé des rafraîchissements post-course et un autre pour la mise en place du cours. Ces deux groupes devraient communiquer pour s’assurer qu’il ya suffisamment de place à la ligne d’arrivée pour les rafraîchissements.
  4. 4 Pensez aux autres professionnels que vous devrez avoir sur place. Pour certains types d'événements de collecte de fonds, vous aurez besoin d'autres professionnels présents pour vous assurer que vos événements se déroulent bien. Par exemple, un concert nécessiterait des techniciens du son et de l’éclairage. Par ailleurs, une course de 5 km nécessiterait la présence de professionnels de la santé au cas où l'un des coureurs serait blessé. Pensez à vos besoins pour ces personnes et intégrez le coût de leur intégration dans votre budget.[8]

Troisième partie de cinq:
Déterminer vos finances

  1. 1 Définissez votre objectif de collecte de fonds. Votre objectif de collecte de fonds peut être très subjectif. Après tout, il est facile de penser: «Je veux faire autant que possible.» Cependant, vous devez définir un objectif élevé mais réalisable. Pensez à des événements similaires dans votre région et analysez combien ils ont soulevé. Ensuite, fixez un peu plus votre objectif.[9]
    • Dans certains cas, un objectif clair peut être défini. Par exemple, si vous collectez des fonds pour construire une école, vous devriez avoir une estimation des coûts pour y parvenir et construire votre objectif à partir de là.
  2. 2 Pensez au coût. Si vous décidez d'en faire un événement de collecte de fonds public, pensez aux coûts, au parrainage et à la participation. Un exemple serait un lave-auto, qui est une collecte de fonds très courante pour les groupes de jeunes et les clubs. Le coût comprendrait du savon, des gants de toilette et l'utilisation d'un équipement pour organiser l'événement.
    • Si vous organisez un événement coûteux, vous aurez besoin de billets tout aussi coûteux pour couvrir le coût.
    • Vous pouvez aller sur vos dons, mais pas sur vos dépenses. Soyez frugal dans votre planification.[10]
  3. 3 Solliciter des sponsors. Les sponsors peuvent fournir des lieux, des rafraîchissements, des produits, des services gratuits ou de l'argent pour aider votre collecte de fonds. Cependant, pour obtenir ces sponsors, vous devrez les convaincre que votre collecte de fonds sera couronnée de succès et que votre cause mérite leurs efforts. Pensez aux entreprises locales qui partagent vos valeurs et qui pourraient être disposées à soutenir votre collecte de fonds. Ensuite, contactez-les par téléphone ou en personne et présentez-vous.
    • Vous pouvez également profiter des contacts au sein de votre équipe pour obtenir le soutien des entreprises. Organisez une réunion de réflexion avec eux pour trouver des sponsors potentiels.
    • Pensez à avoir des niveaux de sponsor (or, argent, etc.) qui reflètent la quantité d’implication des sponsors. Ils peuvent être disposés à payer plus pour avoir de meilleurs placements de leur logo autour de l'événement.[11]
    • Par exemple, votre organisme de bienfaisance 5k pourrait essayer de contracter des organismes de bienfaisance, des hôpitaux et des magasins d’athlétisme de la région. Ces organisations partagent un intérêt commun avec votre cause et les personnes qui assisteront à votre événement.
  4. 4 Découvrez comment vous accepterez de l'argent. Lorsque vous commencez à accepter des dons, vous aurez besoin d'un moyen ou de l'organisation et du stockage de cet argent. Pour les transactions physiques (en espèces ou par chèque), vous aurez besoin d'un compte bancaire caritatif pour stocker l'argent pendant qu'il s'accumule. De plus, vous pouvez utiliser le compte bancaire pour accepter les virements bancaires des donateurs.
    • Pour les dons en ligne, vous devrez mettre en place un moyen d'accepter de l'argent par voie électronique. Cela peut se faire via PayPal ou via un site de crowdfunding comme Kickstarter ou Indiegogo.[12]

Partie quatre de cinq:
Planification logistique

  1. 1 Choisissez une heure et une date pour l'événement. Les lave-autos, les cuisinières et les ventes de jardin sont plus rentables et agréables par beau temps, mais ils peuvent ne pas convenir au milieu de l'hiver ou au milieu de l'été dans les endroits très chauds. La fréquentation sera plus élevée le samedi, mais regardez le calendrier communautaire pour vous assurer qu'aucun autre événement n'est prévu pour la journée que vous aurez choisie et que d'autres personnes seront occupées pendant que vous organisez votre collecte de fonds.
  2. 2 Trouvez un bon emplacement. De nombreuses entreprises de vente au détail permettent à différents groupes d'utiliser leurs locaux pour des lave-autos, des ventes de pâtisseries et d'autres activités de collecte de fonds s'ils sont compatibles avec leurs valeurs et qu'ils soutiennent ce pour quoi vous travaillez. Pour d'autres types d'événements, tels que des concerts ou des carnavals, assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace pour organiser votre événement.
  3. 3 Créer des horaires Créez un horaire pour le jour de la collecte de fonds, chaque événement individuel ayant son propre début et fin bien définis. En outre, vous devez également créer un calendrier pour que les tâches soient effectuées jusqu’à la date de l’événement. Par exemple, choisissez un jour où vous souhaitez inviter vos sponsors et une date ultérieure pour imprimer des bannières de sponsoring.[13]
  4. 4 Plan pour suivre. La suite de la référence dépendra de la nature de votre collecte de fonds. Pour une collecte de fonds purement basée sur les dons, votre suivi serait de contacter personnellement les donateurs pour les remercier. Pour un événement, par contre, vous devez spécifier qui restera après pour vous aider à nettoyer.[14]

Partie cinq de cinq:
Sortir le mot

  1. 1 Utilisez l'internet. Internet est la meilleure ressource pour atteindre de grands groupes de personnes à faible coût. Pour les débutants, chaque collecte de fonds devrait avoir une page Facebook remplie d'informations pertinentes et régulièrement mise à jour. Ensuite, vous pouvez utiliser Twitter ou Instagram pour diffuser le message et communiquer avec des donateurs potentiels. Pour des collectes de fonds plus avancées, envisagez de créer un site Web comprenant un lien de don.
    • Vous pouvez être en mesure d'obtenir de l'aide d'un concepteur de site Web local à un prix inférieur s'ils croient en votre cause. Cela vous permettra d'avoir un site Web professionnel sans le coût.[15]
  2. 2 Afficher. Cela peut signifier de placer des affiches dans la ville et sur les babillards de la communauté, de diffuser des informations par le bouche à oreille ou de parler aux médias audiovisuels pour voir quel type de publicité ils proposent. Beaucoup de stations de radio et de chaînes de télévision locales ont des tableaux d'affichage communautaires et des annonces de service public pour les groupes à but non lucratif.
  3. 3 Obtenez de l'aide auprès des entreprises et des organisations locales. Demandez aux commanditaires et aux autres entreprises locales de vous aider à passer le mot en achetant certains de vos billets ou en affichant une affiche pour votre événement dans leur magasin. D'autres entreprises peuvent être en mesure de vous aider par d'autres moyens. vous ne saurez pas comment vous le demandez.[16]
  4. 4 Demandez l'aide de votre équipe. Votre équipe peut être une excellente ressource pour faire passer le message. Dites-leur de parler de la collecte de fonds chaque fois que possible et faites un effort pour informer leurs amis de l’événement. En outre, ils peuvent envoyer des courriels à des connaissances éloignées qui pourraient être intéressées et publier des articles sur la collecte de fonds sur les médias sociaux. N'importe quelle manière de faire passer le mot ne fera qu’aider votre cause.[17]