Comment organiser et exécuter un stand

Que ce soit lors d'un congrès, d'un festival ou d'un salon, la gestion d'un stand est un excellent moyen de promouvoir votre produit, votre organisation ou votre cause. La planification et la préparation sont essentielles pour connaître professionnellement et attirer l'attention que vous méritez.

Méthode One of Two:
Avant l'événement

1. 1 Recherchez l'événement approprié pour votre stand. Si vous pouvez assister à un événement similaire en tant que membre du public, faites-le. Notez ce que font les autres présentateurs. Apportez un bloc-notes et du papier, prenez des notes sur ce que vous avez apprécié dans certains stands et ce que vous pensiez que d'autres stands auraient pu faire de mieux. Comme vous le faites, gardez votre public à l'esprit. Les activités, les expositions et les cadeaux pour les aînés sont très différents de ceux des baby-boomers, des X-ers et des autres groupes.
2. 2 Inscrivez-vous tôt. Découvrez bien à l'avance ce qui est nécessaire pour tenir un stand lors de l'événement auquel vous souhaitez participer. Appliquez et payez les frais à l'avance également.
   • Il est maintenant temps de contacter les organisateurs d'événements pour toute demande particulière. Si vous avez besoin d’éclairage ou d’électricité dans votre stand, par exemple, assurez-vous de le demander bien à l’avance. Si vous avez besoin d'un système audio, de la réfrigération, de l'accès à un véhicule ou de tout autre élément que votre espace désigné, demandez-le dès maintenant!
   • Si vous avez le choix entre différents emplacements, choisissez celui qui aura le plus de trafic. À défaut, essayez d’être près d’autres stands ou concessions qui attireront le trafic que vous souhaitez.
3. 3 Gardez une trace de tous les coûts associés à l'événement, y compris la location de stand, les voyages, l'hôtel, les cadeaux, la nourriture, les frais, etc. Lorsque l'événement est terminé, vous voudrez comparer son coût et ses résultats avec d'autres événements pour décider si vous souhaitez revenir.
4. 4 Faire des reservations. Si vous devez voyager pour vous rendre à cet événement, réservez votre hébergement, réservez un vol et sécurisez une voiture de location. Les événements à grande échelle peuvent remplir complètement les installations à proximité du site, alors sécurisez ces hébergements dès que vous êtes certain de votre présence.
   
5. 5 Rassemblez ou produisez vos fournitures. Vos fournitures dépendront de la nature exacte de l'événement et de ce que vous faites la promotion, mais tenez compte des éléments suivants:
   • Montrez votre identité clairement. Affiche et signes. Au minimum, avoir au moins une grande bannière indiquant clairement qui ou quoi vous faites la promotion. Des affichages supplémentaires peuvent également aider votre public. Ne vous attendez pas à ce que quelqu'un lise de grandes quantités de texte en errant dans un kiosque. Utilisez plutôt de gros graphiques attrayants et enregistrez les détails de vos circulaires. Un aspect cohérent entre vos différents écrans aidera à donner à votre stand une sensation unifiée et complète.
     
   • Autocollants colorés. Freebies. Une façon classique d'attirer les gens sur votre stand est de donner quelque chose. Des échantillons de quelque chose lié à votre message sont idéaux. Les objets utilisables (stylos, t-shirts, sacs) avec votre nom et vos insignes imprimés peuvent servir de rappels à long terme et même de publicité à pied. Même quelques dollars de bonbons ou une assiette de friandises peuvent inciter les gens à s’approcher.
     
   • Littérature. Si vous souhaitez que les gens vous contactent et se souviennent de vous après l’événement, prévoyez de distribuer des cartes de visite, des dépliants ou des brochures relatifs à votre message. Apportez plus que vous pensez avoir besoin.
   • Démonstrations. Si vous pouvez démontrer quelque chose lié à votre organisation (tel qu'un produit ou un service) ou afficher les résultats d'un projet ou d'une activité réussi, apportez-le pour le montrer et le raconter. Mieux encore, permettez à vos visiteurs de participer d’une manière ou d’une autre, peut-être en essayant ce que vous faites la promotion.
   • A votre tour ensuite. Activités. Apportez-les pour attirer les gens sur votre stand. Tenir un tirage pour un plus grand prix peut vous rapporter un bol plein d'informations de contact. Même si l'activité est un lancer de pouf ou un putting green portable, cela peut amener les gens à parler avec eux et leur faire savoir pourquoi vous êtes là.
     
   • Un espace hors de la pluie. Une canopée Si votre événement est en plein air, un auvent, une tente ou un belvédère portatif est indispensable pour garder le soleil (ou la pluie) hors tension. Cela vous aidera également à paraître plus officiel et professionnel. Si elle peut correspondre aux couleurs de votre entreprise ou simplement être colorée, cela contribuera à rendre votre présence encore plus visible. Assurez-vous d’apprendre à l’avance combien de place l’événement vous permettra d’occuper.
     
   • Une table et des chaises. Encore une fois, les organisateurs de l'événement peuvent fournir ces informations ou non. Si vous n'êtes pas sûr, demandez.
   • Imperméabilisation Si le stand est à l'extérieur, vous aurez peut-être besoin de poids pour contenir des papiers, des clips ou des pinces à linge pour empêcher les nappes et les panneaux de souffler, etc. Bien sûr, habillez-vous pour le temps que vous attendez.
   • Venez préparé. Attaches et outils. Si vous savez que vous allez assembler votre propre stand, table ou présentoir, apportez les outils dont vous avez besoin. Des tournevis, des pinces et une clé à molette pourraient être utiles. Les ciseaux, le ruban d'emballage, les épingles de sûreté et la corde sont également de bonnes idées. Si vous ne savez pas exactement ce dont vous avez besoin pour assembler votre kiosque, faites un essai à l’avance à la maison ou au bureau. Remarque: Avec les restrictions actuelles en matière d’aviation, assurez-vous d’emballer les outils de montage dans vos bagages enregistrés, et non dans votre bagage à main, pour éviter les tracas. Rien de pire que de disposer d’outils utiles au salon pour les confiscations de produits en raison de restrictions de sécurité.
     
   • La roue a été inventée pour une raison. Un chariot ou un chariot. Surtout si c'est un grand événement, ne supposez pas que vous pourrez vous garer n'importe où près de votre stand. Un chariot à main ou un chariot aidera à combler le fossé.
   • Lumières. Si vous pensez avoir besoin de lumières, assurez-vous d’avoir une source d’électricité pour les alimenter.
     
   • Eau. Vous allez beaucoup parler, et il peut être coûteux ou peu pratique de visiter les concessions de l'événement.
   • S'y rendre Un véhicule suffisamment grand pour transporter tout ce dont vous aurez besoin.Si vous devez louer une camionnette ou un camion, prenez les dispositions nécessaires à l'avance.
     
6. 6 Obtenir de l'aide. Si votre stand fait son travail, vous aurez beaucoup de gens à qui parler au cours de l'événement. N'essayez pas d'en faire une émission individuelle. Même une autre personne peut vous aider à rester composé et votre voix intacte. Si votre stand est assez populaire, vous voudrez de l'aide pour vous assurer que tous ceux qui sont intéressés ont quelqu'un à qui parler sans attendre. Dans la mesure du possible, organisez les horaires de manière à ce que les personnes travaillent en équipes plus courtes. C'est fatiguant de rester debout pendant de longues périodes et de répéter les mêmes choses.
7. 7 Préparez votre aide. Dites-leur ce qu'ils offrent au public, à qui ils s'adressent et comment, où se trouvent les diverses installations à proximité, et à quel moment arriver. Ils parleront au nom de votre organisation en tant qu'experts, et ils se présenteront plus professionnellement s'ils sont informés, même s'ils sont des bénévoles.
8. 8 S'habiller pour réussir! Essayez de doter votre kiosque de personnes attrayantes qui sont bien habillées, tout en attirant l'attention. Cela mettra votre stand et votre organisation à part du labyrinthe des autres stands et vous fera participer au spectacle.
   
   • Si votre organisation a un uniforme ou même un t-shirt, portez-le et encouragez vos collègues à faire de même. Les t-shirts personnalisés sont relativement peu coûteux à produire même à faible volume.
   • S'habiller comme Même si vous acceptez simplement de porter des jeans et un t-shirt aux couleurs de votre organisation, vous aurez plus l'air d'être censé être là.
   • Habillez professionnellement. Un costume d’affaires vous prouvera que vous êtes sérieux et que votre message a plus de poids.
   • Portez des costumes ou habillez-vous thématiquement. Si l'ambiance est festive ou si votre groupe est théâtral, porter des costumes de clown, des robes de bal ou de grands chapeaux stupides pourrait attirer beaucoup d'attention.
   • Utilisez des modèles de rayons professionnels, le cas échéant. Les personnes attrayantes qui savent «travailler» une foule peuvent être une force puissante pour attirer l'attention sur votre stand et votre organisation. Assurez-vous d'utiliser des professionnels qui comprennent comment se comporter correctement.

Méthode deux sur deux:
Pendant l'événement

1. 1 Présentez-vous tôt. Accordez-vous suffisamment de temps pour installer le stand et explorer les installations avant que les foules ne descendent. Être complètement mis en place dès que les portes sont ouvertes signifie que vous ne perdrez pas votre temps avec des affichages ou des boîtes au lieu de communiquer votre message.
2. 2 Regardez votre stand de l'extérieur. Une fois que vous vous êtes installé, sortez et observez votre stand du point de vue de vos visiteurs. Vos signes sont-ils clairement visibles depuis les différentes directions où les gens vont s’approcher? Votre stand est-il invitant? Avez-vous des détails distrayants à montrer?
3. 3 Considérez vos schémas de trafic. Voulez-vous être devant une table avec votre public ou voulez-vous que la table située à l’arrière de votre stand vous permette d’approcher les gens et de les inviter?
   
4. 4 Être amical. Parlez à vos clients. Quand ils se dirigent vers votre stand, donnez-leur quelques secondes, puis dites: «Bonjour». Ils vont probablement dire bonjour aussi. Alors souriez et parlez-leur de votre stand. Parfois, si vous commencez à parler de quelque chose d'autre, comme le fait que la journée soit agréable ou à quel point l'enfant qu'ils ont avec eux les détourne de votre travail. Lorsque vous sonnez tout, vous pouvez parler de ces choses. N'oubliez pas de sourire et de dire "Merci, revenez!" Donnez-leur également une carte de visite si vous en avez une et informez-les de l'endroit où vous serez le prochain.
5. 5 Transmettez votre message. Quoi qu’il en soit, assurez-vous qu’ils quittent votre stand avec une compréhension de base de la raison de votre présence.
6. 6 Interrogez les gens sur leurs intérêts. Cela les implique dans la conversation et vous indique la direction à suivre pour votre présentation, qu’elle soit informative, commerciale ou intermédiaire.
7. 7 Distribuez votre prospectus, brochure ou autre document. Ces éléments rappelleront aux gens de votre organisation, vos informations de contact et votre message après la fin de l'activité et de l'excitation d'un événement.
   
8. 8 Échanger des informations de contact. Dites aux visiteurs intéressés comment ils peuvent suivre et comment vous allez suivre. Ensuite, assurez-vous que quelqu'un dans votre organisation effectue un suivi rapide. Gardez une trace de la source des leads afin de pouvoir comparer l'efficacité relative d'un événement avec un autre.
9. 9 Nettoyez votre propre espace. Mettez-vous à la place du personnel pour un événement ou un lieu de grande envergure. Ensuite, démontez votre propre stand à la fin de l’événement et assurez-vous que tous les déchets ou débris restants les atteignent. Ce sont de bonnes manières et cela aidera à garder les organisateurs de l'événement et le personnel de la salle à vos côtés pour la prochaine fois.
   
10. 10 Notez vos expériences. Si vous avez de nouveau un stand, prenez quelques notes sur vos expériences cette fois-ci. Notez ce que vous avez apporté, ce que vous devriez apporter la prochaine fois, ce que vous auriez pu faire sans. Notez ce qui était efficace et ce qui ne l'était pas et tout ce que vous avez appris de cet événement. La prochaine fois, vous pouvez utiliser vos notes pour vous aider à mieux gérer les choses. Si quelqu'un d'autre gère le stand suivant, vous pouvez facilement le conseiller sur ce que vous avez appris.