Comment pratiquer l'étiquette de bureau (avec des exemples de courriels)

De bonnes manières sur le lieu de travail sont le ciment des entreprises les plus heureuses. Avec une bonne étiquette de bureau, vous vous sentirez à l'aise avec vos collègues et ferez bonne impression à votre superviseur. Votre lieu de travail sera comme une seconde maison en un rien de temps!

Méthode One of Four:
Pratiquer les habitudes de travail personnelles

1 Être habillé correctement. Chaque lieu de travail a un code vestimentaire légèrement différent, mais en général, évitez de porter des vêtements révélateurs, trop décontractés ou trop amples ou trop lâches. Si vous n'êtes pas sûr du code vestimentaire de votre bureau, demandez à un collègue ou à votre patron et observez ce que les autres portent. Il peut être acceptable de porter de beaux jeans, ou vous pouvez vous en tenir aux pantalons, aux chemises et aux chemises boutonnées et aux jupes. Déterminez votre code vestimentaire et respectez-le!^[1]
- Vous pouvez toujours acheter des vêtements de travail agréables si vous avez un budget limité en mélangeant et en assortissant les styles de coordination et en achetant dans des magasins hors du marché.
2 Évitez de maîtriser un parfum ou une eau de Cologne. Vous et vos collègues de travail êtes probablement dans des quartiers proches, alors gardez votre bureau subtilement parfumé. Vous ne voulez pas que cela irrite le nez de quiconque ou même leur donner une réaction allergique. Si vous choisissez de porter un parfum, tamponnez seulement de petites quantités sur vos points de pouls, comme vos poignets, et non sur vos vêtements.^[2]
3 Restez à la maison quand vous êtes malade. Utilisez ces jours de maladie quand vous en avez! Vous pouvez vous sentir coupable de perdre une journée de travail, mais prendre une journée de congé vous aidera à vous rétablir plus rapidement et à ne pas exposer le reste de votre bureau à votre maladie.^[3]
- Même si vous n'êtes pas contagieux, votre toux constante ou vos bouffées de nez peuvent distraire vos collègues, ce qui signifie que tout le bureau est improductif et ennuyé. Sauvez tout le monde le problème, prenez des médicaments et prenez la journée de congé.
4 Soyez poli sur le courrier électronique. Gardez vos courriels polis, concis et précis. Évitez de discuter de questions privées, comme les informations financières d'un client, et de parler mal de vos collègues. D'un simple clic sur le bouton «Transférer», votre courrier électronique peut être partagé avec l'ensemble de l'entreprise. Assurez-vous donc que tout est poli et professionnel.^[4]
- Gardez votre langue de travail appropriée. Enregistrez les emojis et les points d'exclamation pour les textes avec des amis!
5 Gardez vos médias sociaux appropriés. Même si vos réseaux sociaux sont privés, vos collègues et même votre patron trouveront un moyen de le voir s'ils le souhaitent. Avant de poster, demandez-vous: «Est-ce que c'est quelque chose qui ne me dérange pas de voir mon patron? Publier cela vaut-il la peine de sacrifier le respect de mon employeur ou de perdre mon emploi? »Évitez les publications ou les photos trop torrides avec de la drogue ou de l’alcool, surtout si vous êtes en âge de boire.^[5]
6 Manger dans la salle à manger ou à l'extérieur. Ceci est particulièrement important si vous mangez des aliments à forte odeur. Il est bon de chauffer vos restes de poisson au micro-ondes, mais trouvez un endroit où le manger où il ne dérangera pas vos collègues. Si c'est une belle journée, asseyez-vous dehors. Sinon, dirigez-vous vers la salle à manger ou une salle de conférence vide.^[6]
- Même les bruits de mastication, de crunch ou de siphonage peuvent gêner certains collègues sensibles au bruit. Respectez leurs préférences et profitez de votre repas à l'extérieur du bureau.
7 Ne prenez pas la nourriture des autres personnes de la zone de repas commune. Il peut être difficile de dire quand la nourriture est commune ou personnelle, surtout si elle est dans un récipient ouvert ou si elle est assise au milieu du réfrigérateur. Eu égard aux précautions; Si ce n'est pas clairement indiqué comme quelque chose de gratuit pour la prise, laissez-le tranquille. Il n'y a pas de moyen plus rapide de gâcher la journée d'un collègue qu'en mangeant son déjeuner!
- Préparez votre propre repas dans un sac ou un contenant et attachez-y une note autocollante avec votre nom pour éviter toute confusion.
- Si vous prenez accidentellement la nourriture de quelqu'un d'autre, soyez honnête et respectueux. Dites: «Je suis désolé d'avoir mangé votre salade. Je pensais que c'était les restes de quelqu'un qu'ils donnaient. Laisse-moi t'en acheter un autre.^[7]
8 Évitez les potins de bureau. Les murs de la cabine sont minces et si vous parlez mal d'un collègue, il y a de fortes chances qu'ils y retournent, peu importe la taille de votre bureau. Si vous êtes frustré par votre patron et avez besoin de vous évader, faites-le en dehors du travail.^[8]
- Si vos collègues vous invitent à bavarder, dites: «Je dois retourner à mon bureau, je suis tellement submergé maintenant!»
- Même si vous n'aimez pas votre patron ou votre collègue, ce sera pire si vous leur dites que vous en parliez dans leur dos.

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Méthode 1 Quiz

Quelle est une habitude de travail appropriée?

Méthode deux sur quatre:
Respect de l'espace de la cabine

1 Prenez des conversations téléphoniques dans une salle privée. Cela montre que vous respectez l'environnement de travail de vos collègues et que vous ne voulez pas les distraire avec vos conversations, qu'elles soient personnelles ou professionnelles. Les murs de la cabine sont plutôt fins, donc si vous pensez que votre conversation durera plus d’une minute ou deux, il est préférable de la sortir à l’extérieur.
2 Décorez votre cabine simplement et avec goût. Une cabine ordonnée montre à votre patron et à vos collègues que vous respectez votre travail et votre environnement de travail. Garder votre espace propre, organisé et décoré le rendra accueillant et amical. Accrochez des photos de votre famille ou de vos bons amis. ^[9]
- Évitez tout ce qui est politique, offensant des images, des affiches ou des slogans.
- Si vous ne savez pas si quelque chose est approprié ou non, demandez-vous si le président de la compagnie le verrait dans votre cabine. Si la réponse est non, prenez-la et utilisez-la pour décorer votre maison à la place.
3 "Knock" avant de parler. Soyez respectueux du temps de vos collègues.Si vous avez besoin de parler avec eux et de ne pas avoir de rendez-vous, frappez sur le côté de la cabine avant de commencer à parler, car ils peuvent être très concentrés ou même au téléphone. Lorsqu'ils lèvent la tête, dites: «Avez-vous une seconde pour discuter?» S'ils sont occupés, prévoyez de parler plus tard ou demandez-leur de venir dans votre cabine lorsqu'ils sont libres.^[10]
- Évitez de rester trop longtemps sur le bureau d'un collègue, surtout s'il semble occupé. Ils aimeraient entendre parler de vos projets de week-end au déjeuner, mais pas au moment où ils reçoivent un courrier électronique important.
4 Laissez une note si un collègue est occupé ou absent de son bureau. Notez ce que vous voulez parler sur un pense-bête et placez-le sur le bureau où votre collègue le verra, mais pas juste devant son nez s'il est assis là. Demandez-leur de se balancer près de votre cabine quand ils ont une seconde.
- Si le collaborateur est clairement en communication, ne le distrayez pas en chuchotant ou en utilisant vos mains pour communiquer. Soyez patient et laissez une note ou revenez plus tard quand ils sont en dehors de l'appel.
5 Demandez avant d'emprunter des objets. La plupart des bureaux disposent d'un pool commun des fournitures de bureau habituelles, telles que des agrafes, des post-it, des stylos et des blocs-notes. Si vous avez besoin d'un outil dont seul votre collègue dispose, assurez-vous de le demander avant de le ramener à votre bureau.^[11]
- Si vous avez besoin d'un article immédiatement, laissez une note sur leur bureau en disant: «J'ai emprunté le trou pendant quelques minutes. Je reviendrai dès que j'aurai fini! »Signez votre nom afin qu'ils sachent qui trouver si leur perforatrice ne revient jamais.
6 Utilisez votre cabine pour travailler, pas du temps personnel. Il semble peu professionnel si vous utilisez votre cabine comme dressing ou comme lieu de toilettage personnel, comme le maquillage ou la soie dentaire. Apportez votre brosse à dents et votre coupe-ongles à la salle de bain et retouchez votre maquillage sans que vos camarades de cabine vous donnent un look étrange - ce sera de toute façon plus confortable de toute façon!^[12]

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Méthode 2 Quiz

Vrai ou faux: Les photos de la famille et des amis sont une décoration appropriée pour votre cabine.

Méthode trois sur quatre:
Utiliser la bonne étiquette dans un bureau ouvert

1 Respectez l'espace de vos collègues. Ceci est encore plus important dans un environnement de bureau ouvert où il n'y a pas grand chose qui vous sépare de vos collègues. Ne laissez pas votre papier ou vos objets de travail se répandre dans l'espace de quelqu'un d'autre et assurez-vous de demander avant d'utiliser quelque chose sur le bureau de quelqu'un d'autre, même s'il ne s'agit que d'une agrafeuse ou d'un morceau de papier.
2 Soyez soigné et limitez vos objets personnels à votre espace. Lorsque votre bureau est ouvert ou même partagé avec d'autres collègues, il est encore plus important de le garder en ordre, car cela pourrait affecter la capacité de vos collègues à se concentrer. Limitez-vous à une ou deux images ou éléments non liés au travail. Gardez vos documents dans des piles ordonnées ou organisés dans des dossiers.^[13]
3 Soyez tolérant envers les autres personnalités. Un espace de bureau ouvert vous amènera en contact étroit avec de nombreuses autres personnalités, ce qui est idéal pour encourager de nouvelles idées et apprendre à connaître beaucoup de personnes. À l'inverse, il peut être stressant d'être au même bureau toute la journée avec un collègue que vous n'aimez pas. Gardez l'esprit ouvert et concentrez-vous sur l'apprentissage des points de vue des autres, même si vous n'êtes pas toujours d'accord avec eux.
4 Gardez le bruit au minimum. Prenez des appels téléphoniques à l'extérieur ou dans une salle de conférence, en particulier des conversations personnelles ou des conversations qui pourraient durer un certain temps. Écoutez de la musique avec des écouteurs, jamais à haute voix et évitez de crier à travers la pièce ou de parler fort. Travailler dans une grande salle avec tous vos collègues peut être amusant, mais vous ne voulez pas créer un environnement aussi bruyant que personne ne peut se concentrer et faire son travail.^[14]
5 Demandez à vos collègues s'ils ont une seconde avant de commencer à parler. Il est trop facile de perturber le flux de travail des collègues lorsque vous êtes assis juste en face d'eux. Pour éviter de harceler quelqu'un qui est profondément concentré, dites-lui calmement: «Avez-vous une seconde pour parler de ce projet?» Ainsi, ils peuvent terminer leur travail avant de vous rencontrer.^[15]
- Si votre bureau utilise un service de messagerie en ligne, vous pouvez également leur envoyer un ping ou laisser un post-it sur leur bureau s'ils semblent particulièrement occupés.
6 Gardez les conversations occasionnelles ou personnelles au minimum. L'avantage d'un espace de travail de bureau ouvert est d'être capable d'engager des conversations occasionnelles avec les collègues autour de vous. Si vous discutez trop longtemps, d'autres personnes seront distraites et probablement un peu agacées! Économisez des conversations plus longues pour le déjeuner ou après le travail.

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Méthode 3 Quiz

Quelle est la bonne façon de commencer une conversation avec un collègue quand ils travaillent?

Méthode quatre sur quatre:
Être poli pendant les réunions

1 Présentez-vous à l'heure. Vos collègues et vos superviseurs ne seront pas contents s'ils doivent tenir une réunion entière parce que vous vous êtes perdu en allant à la salle de conférence ou que vous avez eu besoin de boire de l'eau! Organisez vos réunions sur un calendrier et arrêtez de travailler dix minutes avant afin que vous puissiez rassembler tout le matériel dont vous aurez besoin. Confirmez que vous savez où se trouve la réunion et faites une pause rapide dans la salle de bain avant de vous rendre.^[16]
2 Faites taire votre téléphone portable ou désactivez-le. Un téléphone cellulaire qui sonne au milieu d'une réunion est encore pire que celui qui sort dans une salle de cinéma! Assurez-vous que le vôtre est silencieux ou éteint avant le début de la réunion, ou laissez-le dans un tiroir verrouillé à votre bureau pour éviter toute distraction.^[17]
3 Accordez toute votre attention à l'intervenant. Fermez votre ordinateur portable et mettez de côté votre téléphone - pas de multi-tâches ici! Écoutez attentivement et prenez des notes sur un bloc-notes si cela vous aide à faire attention. L'écoute active et la participation à une réunion sont polies et montrent que vous vous souciez de l'information.À votre tour de présenter ou de diriger une réunion, les gens vous rendront la pareille.^[18]
4 Tenez des réunions dans une salle de conférence et non votre bureau. Si vous rencontrez deux personnes ou plus, dirigez-vous vers une salle de conférence ou une aire de repos pour ne pas distraire ceux qui travaillent autour de vous. Vous pourriez même aller à l'extérieur pour une réunion de marche ou pour parler pendant le déjeuner.^[19]
5 Terminez les réunions à l'heure. Garder vos réunions efficaces et productives montrera que vous respectez le temps de vos collègues, les sortez à temps et libérez la salle de conférence pour que le groupe suivant commence. Rappelez-vous que vos collègues sont aussi occupés que vous!