Les procès-verbaux des réunions d'entreprise sont utilisés pour documenter les sujets, les actions, les tâches et les décisions dans un format formel et distribués aux personnes impliquées et à celles qui doivent être informées. Bien qu'il existe de nombreux formats différents pour l'enregistrement des minutes, cette instruction affichera un format simple et convivial.

Pas

  1. 1 Choisissez un style de modèle
    • Comme ces minutes sont destinées à une entreprise, votre entreprise peut avoir des modèles de logo pré-créés dans MS Word ou un autre programme. Demandez à votre service des ressources humaines ou marketing si ceux-ci existent
    • En second lieu, il vous suffit de rechercher dans Google les «modèles de procès-verbaux de réunion» et vous trouverez de nombreuses options téléchargeables gratuitement.
  2. 2 Entrez le lieu, la date et l'heure
    • Localisation - utilisez simplement la ville, l'État (l'ajout de pays est une excellente idée pour les entreprises mondiales)
    • Date - mois, jour, année semble le plus professionnel. Le format peut changer en fonction du standard de votre entreprise. Si la réunion dure plus d'un jour, affichez la durée totale. c'est-à-dire le 28 septembre 2015 - 30 septembre 2015
    • Temps - utilisez la mise en forme appropriée utilisée pour votre entreprise
  3. 3 Liste de tous les participants
    • En personne et en ligne / téléphone
    • Utiliser le nom et le prénom
    • Inclure la société représentée
  4. 4 Liste des destinataires
    • Cela devrait énumérer toute personne qui devrait recevoir une copie du procès-verbal.
    • Utiliser des personnes individuelles ou
    • S'il y a plusieurs destinataires dans un même service, vous pouvez utiliser «Département des ressources humaines, Société ABC ou
    • Pour la distribution à toute l'entreprise, «Tous les employés, ABC Company»
  5. 5 Entrer le sujet de la réunion
    • Utiliser le titre de la réunion à l'ordre du jour ou à la demande de réunion du calendrier
  6. 6 Ecrire objectif / résumé
    • Commencez par un bref résumé / objectifs de la réunion ou insérez une pièce jointe de l'ordre du jour
    • Pour insérer un document d'agenda dans MS word (2010): INSERT - OBJECT - CREATE FROM FILE - BROWSE - CHOOSE FILE - INSERT - DISPLAY AS ICON - OK
  7. 7 Créer des rubriques de sujet
    • Utilisez des sous-actions pour identifier à quel point les éléments ont été discutés. Cela aidera les participants à se souvenir de la conversation pour les réunions d'une journée où de nombreux sujets sont abordés.
  8. 8 Liste des actions, tâches, sujets ou décisions
    • Les sujets doivent être courts, mais instructifs. Essayez de rester loin des paragraphes
    • Utilisez des puces pour une lisibilité facile
  9. 9Liste des personnes responsables
  10. 10Date d'échéance de la liste
  11. 11 Entrez des notes supplémentaires (facultatif)
    • Par exemple, vous pouvez identifier ici la date de la prochaine réunion pour examiner les progrès
  12. 12 Revoir les résultats
    • Avec un collègue ou un organisateur de réunion avant de distribuer
  13. 13 Distribuer des minutes
    • Utiliser le format.pdf pour éviter les changements par les destinataires
    • Utilisez le lien pour obtenir de l'aide Comment convertir un document Microsoft Word au format PDF