Ce wikiHow vous apprend à utiliser la fonctionnalité "Fusion et publipostage" de Microsoft Word. Le publipostage vous permet d'utiliser une feuille de calcul contenant des informations de contact pour attribuer automatiquement une adresse, un nom ou un autre élément d'information différent à chaque copie d'un document. Ceci est utile lorsque vous personnalisez des bulletins d'information ou des relevés, car vous n'avez pas à écrire à la main le nom ou l'adresse de chaque personne en haut de chaque document.

Première partie de trois:
Création d'une feuille de contact

  1. 1 Ouvrez Microsoft Excel. L'icône de l'application Microsoft Excel ressemble à un «X» blanc sur un fond vert foncé. La page Excel "Nouveau" s'ouvrira.
    • Si vous avez déjà une feuille de contact dans Excel, passez directement à l'importation des contacts Excel.
  2. 2 Cliquez sur Classeur vide. C'est dans la partie supérieure gauche de la page "Nouveau". Cela ouvrira un nouveau document Excel vierge.
  3. 3 Ajoutez vos en-têtes de contact. En cellule A1 et en partant de là, entrez les en-têtes suivants:[1]
    • Prénom - Les prénoms de vos contacts iront dans cette colonne (cellule A1).
    • Nom de famille - Les noms de vos contacts iront dans cette colonne (cellule B1).
    • Tel - Les numéros de téléphone de vos contacts iront dans cette colonne (cellule C1).
    • Adresse de rue - Les adresses de vos contacts iront dans cette colonne (cellule D1).
    • Ville - Les villes de résidence de vos contacts iront dans cette colonne (cellule E1).
    • Etat - L'état de résidence de vos contacts ira dans cette colonne (cellule F1).
    • ZIP *: FRANÇAIS - Les codes postaux de vos contacts iront dans cette colonne (cellule G1).
    • Email - Les adresses email de vos contacts iront dans cette colonne (cellule H1).
  4. 4 Entrez les informations de vos contacts. À partir de la colonne A, cellule 2, commencez à saisir les informations de contact pour chacune des personnes pour lesquelles vous souhaitez générer un publipostage.
    • Assurez-vous que ces informations sont exactes avant de continuer.
  5. 5 Enregistrez votre document. Faire cela:
    • les fenêtres - Cliquez sur Fichier, Cliquez sur Enregistrer sous, double-cliquez Ce pcCliquez sur un emplacement de sauvegarde sur le côté gauche de la fenêtre, tapez le nom du document dans la zone de texte "Nom de fichier", puis cliquez sur sauvegarder.
    • Mac - Cliquez sur Fichier, Cliquez sur Enregistrer sous… , entrez le nom du document dans le champ "Enregistrer sous", sélectionnez un emplacement de sauvegarde en cliquant sur "Où" et en cliquant sur un dossier, puis cliquez sur sauvegarder.
    • Gardez à l'esprit l'emplacement de sauvegarde que vous avez sélectionné. Vous devrez ensuite trouver la feuille de calcul Excel.
  6. 6 Fermez Excel. Clique le X dans le coin supérieur droit d'Excel (Windows) ou le cercle rouge dans le coin supérieur gauche (Mac). Vous pouvez maintenant procéder à la création du publipostage dans Microsoft Word.

Deuxième partie de trois:
Importer des contacts dans Word

  1. 1 Ouvrez Microsoft Word. L'icône de l'application Word ressemble à un "W" blanc sur fond bleu foncé. Comme avec Excel, la page "Nouveau" s'ouvre.
    • Si vous souhaitez importer les contacts Excel dans un document Microsoft Word existant, double-cliquez dessus pour l'ouvrir et ignorer l'étape suivante.
  2. 2 Cliquez sur Document vierge. C'est une boîte blanche dans le coin supérieur gauche de la page. Un document Microsoft Word vierge s'ouvrira.
  3. 3 Clique le Envois postaux languette. Cet onglet est en haut de la fenêtre Microsoft Word. Une barre d'outils apparaîtra juste en dessous de la rangée d'onglets ici.
  4. 4 Cliquez sur Sélectionnez les destinataires. C'est dans la section "Démarrer le publipostage" de la Envois postaux barre d'outils. Cela vous amène à un menu déroulant.
  5. 5 Cliquez sur Utiliser une liste existante… . Vous trouverez cette option dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
    • Si vous souhaitez utiliser des contacts Outlook à la place, vous pouvez sélectionner le Choisissez parmi les contacts Outlook option dans le menu déroulant.
    • Vous pouvez également taper une liste temporaire des informations de contact dans Word en sélectionnant Tapez une nouvelle liste option. Ceci est utile lorsque vous devez uniquement créer une poignée d'informations sur les contacts.
  6. 6 Sélectionnez votre feuille de contact Microsoft Excel. Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré la feuille Excel, puis cliquez sur la feuille Excel pour la sélectionner.
  7. 7 Cliquez sur Ouvrir. C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
  8. 8 Confirmez la décision. Cliquez sur le nom de la feuille Excel dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur D'accord en bas de la fenêtre. Votre feuille Excel sera sélectionnée comme emplacement à partir duquel vos contacts se chargeront.
    • Assurez-vous que la case "Première ligne de données contenant les en-têtes de colonne" au bas de cette fenêtre est cochée.

Troisième partie de trois:
Utiliser le publipostage

  1. 1 Accédez à l'endroit où vous souhaitez insérer des informations de contact. Recherchez l'endroit où vous souhaitez insérer des informations de contact (par exemple, le haut du document) et cliquez dessus pour y placer le curseur.
  2. 2 Cliquez sur Insérer un champ de fusion. C'est une option dans la section "Ecrire et insérer des champs" du Envois postaux languette. Un menu déroulant apparaîtra.
    • Vous devrez peut-être cliquer sur le Envois postaux Cliquez à nouveau sur l'onglet avant de le faire.
  3. 3 Sélectionnez un type d'information. Dans le menu déroulant, cliquez sur le nom d'un des en-têtes de votre document Excel pour l'insérer.
    • Par exemple, vous cliquez sur Prénom Dans le menu déroulant, si vous souhaitez insérer une balise pour les prénoms des contacts.
  4. 4 Ajoutez d'autres informations si nécessaire. Cela peut inclure les adresses des contacts, les noms de famille, les numéros de téléphone, etc.
  5. 5 Cliquez sur Terminer et fusionner. C'est à l'extrême droite de la Envois postaux barre d'outils de l'onglet. Cela invite un menu déroulant.
  6. 6 Sélectionnez une option de fusion. Cliquez sur l'un des éléments suivants:
    • Modifier des documents individuels - Ouvre le document de chaque destinataire, vous permettant de personnaliser davantage les documents.
    • Imprimer des documents… - Vous permet d'imprimer une copie de votre document pour chaque individu répertorié dans votre feuille de contact.
    • Envoyer des messages électroniques… - Vous permet d'envoyer les documents sous forme d'e-mails. Les adresses e-mail des contacts seront sélectionnées comme adresses e-mail de destination.
  7. 7 Suivez les instructions à l'écran. Selon votre option sélectionnée, vous aurez un formulaire supplémentaire à vérifier (par exemple, si vous avez sélectionné Email, vous devrez entrer un sujet puis cliquez sur D'accord). Cela complétera le processus de fusion et publipostage.