Chaque homme d'affaires redoute la nouvelle que les auditeurs ou les régulateurs arrivent. Vous pouvez gérer le processus de manière proactive pour réduire les surprises et rendre le processus plus efficace. Ces étapes gèrent leurs attentes tout comme vous géreriez toute autre relation de consultant ou de fournisseur. L'objectif est de comprendre les limites de leur travail, de mettre en place des processus efficaces et efficaces et de rester en contact avec eux tout au long de leur mission.

Pas

  1. 1 Soyez honnête. Écoutez toute la question et n'interrompez pas. Répondez à la question posée (et pas plus). Si vous ne connaissez pas la réponse, ne devinez pas.
  2. 2 Ne répondez pas aux questions pour les autres gestionnaires. Au lieu de cela, dites-leur qui est le bon gestionnaire. Répondez rapidement aux demandes d'informations - définissez les attentes concernant votre livraison.
  3. 3 Gardez des copies de tout ce qui leur est donné. Organisez les réponses pour minimiser leur besoin de trouver.
  4. 4 Donnez-leur un accès temporaire à votre immeuble pour les dates et heures qu'ils demandent. N'oubliez pas de désactiver les droits d'accès à la fin de leur travail. Le responsable approprié devrait les accompagner lors des visites de zones de travail sécurisées telles que les salles de serveurs, les zones de stockage, les armoires de téléphone, les entrepôts, etc. (Remarque: certains examinateurs paient pour leurs propres installations téléphoniques). Fournissez-leur également des armoires de fermeture qu'ils peuvent utiliser pendant leur travail.
  5. 5 Rencontrez votre personnel avant que l'examen commence à expliquer les règles de la route. Ces règles sont les suivantes:
    • La plupart de leurs questions répondront à vos gestionnaires.
    • Si votre responsable a besoin de votre aide, vous serez invité à une réunion avec votre responsable et l'auditeur.
    • Si les auditeurs «passent» votre cube avec une question, rappelez-leur qu'ils sont censés planifier des réunions via votre responsable.
    • Si l'auditeur ignore cette demande et vous pose des questions, expliquez-lui poliment qu'il doit d'abord parler au responsable et le diriger vers le responsable.