Une communication efficace est essentielle à la gestion d'une entreprise. Une rédaction efficace sous forme de lettres, de brochures, de communiqués de presse, de bulletins d'information, d'entrées de blogs et de rapports commerciaux aide vos clients à comprendre la nature de votre entreprise et les encourage à acheter ce que vous vendez. Une rédaction efficace liée au travail, sous la forme de politiques, de procédures et de mémos, permet à vos employés de savoir quels sont les objectifs de votre entreprise et ce que vous attendez d'eux pour atteindre ces objectifs. Les étapes suivantes sur la façon d'améliorer votre rédaction professionnelle concernent la planification de la rédaction de votre entreprise et le développement d'un style approprié.

Méthode One of Two:
Planification de ce que vous écrivez

  1. 1 Planifiez ce que vous voulez dire. Habituellement, à moins qu'une réponse immédiate à un e-mail ne soit requise, vous avez le temps de réfléchir à ce que vous écrivez et à la meilleure façon de le dire. Prenez ce temps pour déterminer ce que vous avez à dire et le bon ordre pour le dire.
  2. 2 Comprendre la portée et la structure de ce que vous écrivez. Si vous répondez à une demande écrite, vous pouvez déterminer les exigences à rédiger à partir des questions de cette demande. Sinon, vous pouvez demander au demandeur de clarifier ce qu'il demande avant de répondre. Pour les articles plus longs, tels qu'un manuel de règles ou un rapport d'activité, vous pouvez consulter des exemples de documents antérieurs pour déterminer ce qui devrait ou ne devrait pas être inclus et comment le formuler.
    • Si votre service dispose d'un guide de style pour les types d'écriture liés au travail, consultez-le aussi souvent que nécessaire pendant le processus de planification et de rédaction.
  3. 3 Connaissez votre public L'écriture pour les dirigeants d'entreprise est différente de l'écriture pour les clients, et les deux sont différentes de l'écriture pour votre chef immédiat ou vos collègues. Bien que vous ayez besoin d’adopter un ton professionnel à chaque instant, chaque public recherche des informations différentes et chaque public apporte un éventail différent de connaissances et d’attentes à ce qu’il lit.
    • Essayez d’orienter un cours intermédiaire entre trop raide et trop décontracté dans votre façon d’écrire. Vous pouvez être plus décontracté avec les clients et les collègues si le contenu de votre message le permet, mais vous devez être plus formel lorsque vous écrivez pour les dirigeants d'entreprise et les actionnaires.

Méthode deux sur deux:
Écrire pour le travail

  1. 1 Soyez simple. Le but de l'écriture pour un public professionnel, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, est de communiquer clairement votre message. Bien que vous ayez besoin d'adopter un ton professionnel, votre style ne doit pas vous empêcher de transmettre votre message.
  2. 2 Soyez concis En essayant de comprendre ce que vous voulez dire, vous pouvez écrire plus de mots que nécessaire pour arriver à votre point. Trop de ces mots peuvent frustrer votre lecteur, le conduisant à survoler votre message ou à simplement l'ignorer. Pendant que vous essayez de comprendre ce que vous voulez dire à vos lecteurs, allez de l'avant et mettez les mots au fur et à mesure, puis revenez en arrière et supprimez ce dont vous n'avez pas besoin. Voici quelques points à vérifier lors de l'édition:
    • Les clichés. Les phrases surexploitées sont ignorées au bout d'un moment, ce qui conduit à inventer de nouvelles phrases qui, à leur tour, sont surutilisées. Évitez les clichés comme la peste; Choisissez des descriptions claires et précises plutôt que d'essayer d'être intelligent.
    • Qualifications excessives. Il n'y a rien de mal à utiliser des mots comme "plusieurs", "plus", "généralement" ou "très" quand on les appelle, mais les utiliser trop souvent affaiblit l'impact de votre écriture. Certains mots n'ont pas besoin de qualificatifs; en dehors de la copie de marketing, il n'y a aucun appel à "très unique", et même les commerçants peuvent faire sans le dire.
    • Stocker des phrases. Comme pour les qualificatifs, des expressions telles que «le fait que», «la raison d'être», «à la lumière de» et «sur la base de» affaiblissent votre écriture professionnelle lorsque vous les utilisez trop souvent. Vous pouvez remplacer de nombreuses phrases de base par des mots plus simples, par exemple en disant "can" à la place de "a la capacité de" et en utilisant la phrase la plus longue uniquement lorsque vous souhaitez attirer l'attention sur une phrase.
    • Mots redondants Parfois, deux mots qui signifient à peu près la même chose, tels que «espoirs et rêves», sont jumelés pour donner plus de sens au sens. Cela fonctionne quand utilisé avec parcimonie; Cependant, la plupart du temps, vous devriez garder le mot qui correspond le mieux au sens de votre phrase et en retirer l'autre.
  3. 3 Utilisez la voix active. La voix active, dans laquelle le sujet de la phrase passe avant un verbe d'action fort et est suivi par l'objet, est plus puissante qu'une voix passive, où le sujet arrive en dernier et est précédé par une forme de "être" "" sont "," est "," était "," étaient "). Comparer "Les stocks ont augmenté de 42 points après la victoire du Super Bowl des Packers" (voix active) avec "La victoire du Super Bowl des Packers était responsable de la hausse des stocks de 42 points" (voix passive).
    • Certaines phrases vocales passives telles que "Ceci est", "C'est-à-dire", "Il y a" et "Il est" sont nécessaires pour se référer à une phrase précédente.
    • Il est également possible d’abuser des formes d’être et d’avoir sans formuler quelque chose à la voix passive. Contraste "La victoire du Super Bowl des Packers a eu un impact positif sur les cours boursiers" avec "Les cours des actions ont augmenté après que les Packers aient remporté le Super Bowl".
  4. 4 Ne transformez pas les verbes et les adjectifs en noms. Utiliser les noms de mots couramment utilisés comme verbes ou adjectifs rend ce que vous dites plus abstrait et moins concret. Cette forme d'écriture peut être requise dans certains contextes universitaires et gouvernementaux ou lors de la prise de contact avec des dirigeants d'entreprise, mais pas lorsque vous vous adressez à vos collègues de manière claire et sans ambiguïté.
  5. 5 Utilisez des mots que vous connaissez la signification et utilisez-les correctement. Votre objectif est de communiquer clairement et non d’impressionner les gens avec des mots qui peuvent détourner l’attention de ce que vous essayez de communiquer.Ceci est particulièrement important pour informer les actionnaires de l'entreprise ou donner des instructions aux employés de l'entreprise.