Les informations de contact sont fondamentales pour la mise en réseau et les communications professionnelles. En organisant vos cartes de visite, vous pourrez trouver des personnes plus rapidement, ce qui peut mener à davantage de ventes et de relations à long terme. En écrivant des informations importantes, en gardant vos cartes en sécurité au même endroit et en téléchargeant rapidement leurs informations sur vos contacts, vous pourrez créer vos réseaux et vous connecter à de nombreuses personnes de votre secteur.

Méthode One of Three:
Mettre votre collection en ordre

  1. 1 Cull votre collection existante. Si vous êtes déjà en affaires depuis longtemps, il se peut que vous disposiez d'une importante réserve de cartes de visite à organiser. Avant de commencer à organiser celles que vous pouvez toujours trouver utiles, gagnez du temps en parcourant vos cartes et en vous débarrassant de toutes celles qui pourraient ne plus être utiles.[1]
    • Débarrassez-vous des cartes de visite que vous ne reconnaissez pas. Ils ne vous feront aucun bien.
    • Débarrassez-vous des cartes de visite qui annoncent des services ou des entreprises disparus.
    • Enregistrez des cartes vraiment nostalgiques (par exemple, la carte du restaurant où vous vous êtes fiancés), mais mettez-les de côté.
  2. 2 Décidez comment vous souhaitez que les cartes soient organisées. Vous pouvez simplement mettre les cartes en ordre alphabétique par nom ou par société, si cela vous semble le plus utile. Vous pouvez également envisager de les regrouper par événement ou par secteur, puis de les classer par ordre alphabétique dans ces paramètres.[2] Expérimentez jusqu'à ce que vous trouviez un système qui vous convienne, puis respectez-le.
  3. 3 Recopiez une petite collection. Si vous ne possédez que quelques cartes de visite et que vous ne souhaitez pas les numériser, il est possible d'éviter d'utiliser une application pour les organiser. Obtenez toutes leurs informations dans un seul endroit en écrivant leurs informations dans un lieu de référence que vous utiliserez.[3]
    • Si vous aimez utiliser un carnet d’adresses papier, vous pouvez y transférer les informations de vos cartes.
    • Vous pouvez également saisir les informations directement dans la fonction Contacts de votre ordinateur.
  4. 4 Stockez les cartes utiles. Une fois que vous vous êtes assuré que leurs informations sont facilement accessibles, il est temps de déterminer quoi faire avec les cartes de visite. L'habitude de conserver les cartes utiles, même si vous utilisez simplement un élastique dans votre tiroir de bureau, constitue une bonne solution de sauvegarde pour les informations informatisées.[4]
    • Un Rolodex est facile à ajouter et à soustraire, et son mouvement de rotation facilite le balayage des cartes. Cependant, il est volumineux et volumineux et peut ajouter un aspect rétro involontairement à votre bureau.
    • Un porte-carte de visite est attrayant et compact, avec des manchons clairs individuels pour contenir chaque carte de visite. Évitez de réorganiser le tout chaque fois que vous ajoutez une nouvelle carte en laissant plusieurs cases vides dans chaque section alphabétique.

Méthode deux sur trois:
Aller au numérique

  1. 1 Assurez-vous que vos contacts numériques sont sur le point. Si vous décidez d'importer vos cartes de visite afin qu'elles s'intègrent parfaitement à vos contacts numériques, vous devez vous assurer que les deux pools sont fraîchement organisés et mis à jour. Avant de télécharger vos cartes de visite, profitez-en pour examiner votre liste de contacts existante et supprimer les cartes obsolètes.
    • Si vous n'avez pas encore de moyen d'organiser vos contacts numériques, Google Contacts est souvent recommandé, car il est gratuit, fiable et compatible avec de nombreux systèmes d'exploitation.
  2. 2 Choisissez une application. Il existe de nombreuses applications disponibles pour les tablettes et les smartphones qui numériseront une carte de visite et téléchargeront automatiquement ses informations sur vos contacts.[5] Il est évident que vous ne pouvez pas utiliser l'application pendant un événement, mais vous pouvez l'utiliser dans votre chambre d'hôtel une fois la mise en réseau terminée. Voici quelques options populaires - elles sont gratuites ou quelques dollars au maximum:
    • Camcard scanne les cartes physiques et vous permet d'échanger des «cartes électroniques» avec d'autres utilisateurs.[6]
    • Worldcard trie automatiquement les cartes et est également disponible en versions japonaise, chinoise et coréenne.[7]
    • ScanBizCards vous permet de conserver une version claire de l'image après avoir noté ses informations.[8]
  3. 3 Considérons un scanner de carte. Si vous vous retrouvez à trier des dizaines de cartes de visite après chaque événement, un scanner de carte de visite acheté séparément peut vous rendre la vie un peu plus rapide. Le scan de carte est une option populaire.[9] Cependant, les applications pour smartphones peuvent faire le même travail, donc si vous ne travaillez pas avec un volume de cartes intimidant, cet achat séparé peut ne pas être nécessaire.
  4. 4 Téléchargez les cartes et les contacts rapidement. Lorsque vous revenez d'un déjeuner d'affaires, d'une foire commerciale ou d'une réunion, mettez immédiatement les cartes de visite que vous avez reçues dans un endroit sûr et inoubliable. Lorsque vous avez le temps, prenez les cartes de visite empilées dans votre tiroir de bureau et importez-les. Essayez de le faire selon un horaire régulier, par exemple une fois par jour ou par semaine.
  5. 5 Prenez des notes numériques. Tout comme vous écrivez sur une carte de visite physique, vous devriez pouvoir ajouter des notes supplémentaires dans une application de carte de visite. Tapez toutes les informations qui n'étaient pas sur la carte: ce que fait le propriétaire de la carte, quelles informations ou perspectives ils ont offertes, quand vous les avez rencontrées, etc. Soyez précis: vous ne le faites pas sur place, vous pouvez donc prendre votre temps.
    • Copiez vos notes écrites.
    • Si vous avez recherché la personne depuis que vous les avez rencontrées, vous pouvez également développer d'autres recherches.[10]
  6. 6 Créez un système de notation. Organisez vos contacts en réfléchissant à la fréquence à laquelle vous comptez écrire ou travailler avec eux. Répartissez-les en groupes: des contacts professionnels fiables, des contacts commerciaux potentiels et ceux auxquels vous ne repondrez probablement plus.[11] Utilisez un système que vous n'oublierez pas pour pouvoir classer vos contacts.
    • Certaines applications incluent une fonctionnalité permettant de prendre des notes comme celle-ci.
    • Vous pouvez utiliser un système de numérotation ou un système de feu stop vert, jaune et rouge, selon votre application.
  7. 7 Disposez les contacts de manière appropriée. En fonction de votre carte ou de votre application de contacts, vous aurez beaucoup de choix quant à la manière d'organiser les contacts. (Vous serez probablement également en mesure de marquer les contacts pour les classer en différents groupes, ce qui signifie que vous pouvez organiser leurs informations de différentes manières.) Voici quelques idées pour mettre des contacts dans l'ordre:
    • Alphabetize par nom de famille.
    • Classer par ordre alphabétique de nom ou de société.
    • Ville où vous avez rencontré.
    • Catégorie d'industrie.

Méthode trois sur trois:
Recevoir des cartes de visite

  1. 1 Ayez vos propres cartes à portée de main. Dans la plupart des cas, les gens ne se donnent pas simplement des cartes de visite - ils les échangent. Facilitez un échange de carte de visite en conservant vos propres cartes avec vous dans des contextes professionnels tels que des réunions et des salons professionnels, mais aussi dans votre vie quotidienne. [12] Vous ne savez jamais quand vous allez rencontrer un nouveau contact.
    • Si vous ne parvenez pas à garder vos cartes propres, essayez de leur désigner une poche ou un dossier spécial. Un élastique fonctionne également, à la rigueur.
    • Ne remettez jamais simplement votre carte sans demander - cela peut être perçu comme insistant.[13] Au lieu de cela, dites quelque chose comme: «J'aimerais vraiment vous parler davantage de ce que vous faites. Voulez-vous échanger des cartes?
  2. 2 Lisez la carte lorsque vous la recevez. Examiner la carte de visite pendant une seconde ou deux est un bon moyen de noter des informations importantes sur un nouveau contact. Si vous avez du mal à vous souvenir des noms, utilisez les cartes comme outil pour connecter les noms aux visages. Le titre de la personne est généralement imprimé sur une carte de visite. Ceci est un autre indice sur qui ils sont et ce qu'ils font.
  3. 3 Avoir un endroit pour mettre de nouvelles cartes de visite. Si vous portez un cahier ou un sac avec vous à des réunions, indiquez une place pour les cartes de visite des nouveaux contacts. Ou bien, utilisez la deuxième poche de votre propre porte-cartes de visite pour collecter les cartes que vous recevez.
    • Ne collez pas de cartes dans vos notes ou ne les mettez pas dans une poche. Ils pourraient facilement disparaître, ou même passer par le lavage.
    • Si vous voyagez et que vous vous attendez à recevoir beaucoup de cartes de visite, vous pouvez les ranger dans un sac Ziploc dans votre hôtel ou une mallette pour les garder propres et secs.[14]
    • Assurez-vous que l'endroit où vous mettez de nouvelles cartes de visite n'est pas l'endroit où vous gardez vos propres cartes. Vous ne voulez pas les mélanger.
    • Où que vous placiez les cartes en ce moment, ce n'est pas un endroit permanent - rappelez-vous que vous les retirerez et les organiserez plus tard.
  4. 4 Notes manuscrites. Chaque fois que vous obtenez une nouvelle carte de visite, notez le nom de l'endroit où vous vous êtes rencontrés dans les quelques jours suivant la réunion. De cette façon, vous n'oublierez pas. En outre, notez une brève note sur ce dont vous avez parlé. Ensuite, lorsque vous contactez la personne plus tard, vous pouvez lui rappeler les détails de votre conversation.
    • Si la carte est brillante et que vous ne pouvez pas l'écrire avec un stylet normal, essayez plutôt de coller un post-it sur la carte.