L'analyse des coûts est l'un des quatre types d'évaluation économique (les trois autres étant l'analyse coûts-avantages, l'analyse coût-efficacité et l'analyse coût-utilité). Une analyse des coûts, comme son nom l’indique, se concentre sur les coûts de mise en œuvre d’un programme sans tenir compte du résultat final. Une analyse des coûts est une première étape importante avant de vous lancer dans d’autres types d’évaluation économique afin de déterminer si un projet potentiel est approprié ou réalisable.[1]

Première partie de trois:
Définir votre objectif et portée

  1. 1 Déterminez pourquoi vous avez besoin d'une analyse des coûts. L'étendue de votre analyse des coûts dépendra de sa finalité. Avant de pouvoir évaluer la portée de votre analyse, vous devez savoir ce que vous voulez que les questions finales répondent à l'analyse.[2]
    • Si vous effectuez une analyse des coûts simplement pour définir un budget ou un plan stratégique pour l'avenir, vous effectuerez généralement une analyse des coûts qui s'étend à toute l'organisation.
    • D'un autre côté, un objectif plus étroit ou plus spécifique, tel que déterminer s'il faut facturer un service particulier (et combien), peut nécessiter une analyse des coûts plus étroite qui ne prend en compte que les coûts de ce service particulier.
  2. 2 Identifiez la perspective de votre analyse des coûts. En plus de déterminer pourquoi vous avez besoin d’une analyse des coûts, vous devez également savoir dont coût que vous allez analyser. Cela déterminera les données que vous collectez et comment vous les classifiez.[3]
    • Par exemple, vous pourriez être intéressé par le coût pour vos clients d’offrir un service particulier. Vous examineriez les coûts de leur point de vue, en tenant compte du montant que vous facturez (ou prévoyez de facturer) pour le service, du transport vers votre emplacement et des autres coûts.
    • Si vous examinez simplement le coût du programme pour votre organisation, vous examinerez généralement vos dépenses d’organisation. Vous pouvez également examiner les coûts d’opportunité, par exemple si l’offre d’un programme signifie que vous ne pourrez pas offrir d’autres programmes.
  3. 3 Différenciez les programmes que vous proposez. La manière dont vous définissez vos programmes déterminera la manière dont vous répartissez les coûts aux fins de l’analyse des coûts. Si votre organisation exécute des programmes très distincts, les divisions peuvent être évidentes. Pour les programmes qui se chevauchent ou les programmes partageant des ressources, déterminez comment les séparer.[4]
    • Les programmes qui se chevauchent dans une large mesure peuvent être regroupés plutôt qu'évalués séparément. Aller avec ce qui est le plus logique pour les opérations de votre organisation, en évitant la duplication des efforts dans la mesure du possible.
    • Pour déterminer si les programmes doivent être séparés, examinez les services offerts par chaque programme, les ressources nécessaires pour les fournir et à qui ces services sont fournis. Si deux programmes sont identiques dans deux de ces dimensions sur trois, ils devraient probablement être traités comme un seul aux fins de l’analyse des coûts.
  4. 4 Définissez la période que vous souhaitez évaluer. La manière dont vous catégorisez et calculez les coûts dépend de l’analyse de ces coûts à long terme (par exemple, mois ou années) ou à court terme (quelques semaines, voire une seule application).[5]
    • Par exemple, si vous essayez de décider de facturer un service spécifique, vous devez d'abord déterminer le coût de ce service. Vous feriez alors une analyse des coûts à plus long terme pour déterminer si votre entreprise peut subir une perte pour fournir ce service.
    • Il est généralement préférable de choisir une période pour laquelle vous pouvez obtenir des données de revenus précises, plutôt que des estimations. Cela vous aidera si vous prévoyez d'utiliser votre analyse des coûts comme base pour une évaluation économique ultérieure.[6]

Deuxième partie de trois:
Classement des coûts

  1. 1 Examinez les rapports d'analyse de coûts antérieurs, si disponibles. Si votre organisation a déjà effectué des analyses de coûts, utilisez des méthodes identiques ou similaires pour classer les coûts. Maintenir la continuité de cette manière signifie que les rapports peuvent être comparés, ce qui les rend plus utiles au fil du temps.[7]
    • Vous pourriez également examiner les analyses de coûts effectuées par des organisations similaires mettant en œuvre des programmes similaires ou fournissant des services similaires.
  2. 2 Énumérez tous les coûts directs du programme que vous évaluez. Les coûts directs comprennent les salaires et les avantages pour les membres de l'équipe, les fournitures et le matériel, ainsi que tout mobilier ou équipement nécessaire. Selon le type de programme ou de service offert, vous pouvez également avoir des coûts de contrat, de licence ou d’assurance.[8]
    • Les coûts directs sont spécifiques au programme ou service que vous évaluez dans votre analyse des coûts - ils ne sont partagés avec aucun autre programme.
    • Les frais généraux, tels que les services publics ou la location, peuvent représenter un coût direct si le programme ou le service a son propre emplacement.
  3. 3 Inclure les coûts indirects. Les coûts indirects comprennent les salaires et avantages sociaux, les installations, l’équipement et tout ce qui est partagé entre plusieurs programmes ou services. Ce que vous qualifiez de coût indirect dépendra de la manière dont vous avez séparé les programmes ou services offerts par votre organisation.[9]
    • En fin de compte, lorsque vous calculez les coûts d’un programme ou d’un service individuel, vous devrez affecter ces coûts indirects.
  4. 4 Organisez les coûts pour refléter l'objectif de votre analyse. En fin de compte, vous souhaitez que votre rapport d’analyse des coûts soit utile à votre organisation. Plutôt que de compter sur des catégories financières larges, utilisez des catégories qui reflètent avec précision la manière dont votre analyse sera utilisée.[10]
    • Les catégories standard peuvent inclure les coûts de personnel, les coûts opérationnels et les coûts de démarrage. Dans chaque catégorie, identifiez les coûts directs et indirects.

Troisième partie de trois:
Calcul des coûts

  1. 1 Rassembler des dossiers financiers et des informations. Pour chaque type de coût que vous prévoyez d'inclure dans votre analyse des coûts, notez où vous souhaitez obtenir les chiffres pour calculer ce type de coût.Si vous devez estimer un coût, indiquez où vous obtiendrez les informations pour faire une estimation fiable.[11]
    • Utilisez les informations sur les coûts réels autant que possible. Cela augmentera l'utilité et la fiabilité de votre analyse des coûts ultimes. [12]
    • Pour les estimations, recherchez des sources fiables pouvant être appliquées aussi étroitement que possible. Par exemple, si vous devez estimer le salaire, utilisez les taux moyens pour les employés localement et non à l'échelle nationale.
  2. 2 Total des coûts directs du programme. En utilisant les informations contenues dans les enregistrements que vous avez collectés, additionnez les salaires, les fournitures, le matériel et les autres coûts qui s'appliquent uniquement au programme que vous évaluez. Étendez ces coûts sur la période de temps pour votre analyse des coûts.[13]
    • Si vous effectuez une analyse des coûts à plus long terme, calculez d'abord les coûts directs sur une base hebdomadaire ou mensuelle, puis étendez-les.
    • Lors du calcul des coûts de personnel, veillez à inclure le coût (ou la valeur) des avantages offerts aux employés travaillant sur le programme.
  3. 3 Allouez les coûts indirects au programme que vous analysez. Pour répartir les coûts indirects, déterminez comment chaque coût peut être réparti entre les différents programmes. Calculez ensuite la proportion de ce coût que le programme utilise.[14]
    • Par exemple, supposons que vous affectiez le salaire du directeur des ressources humaines. Comme ils sont responsables du personnel, il est logique de diviser leur salaire par le nombre de membres du personnel. Si vous avez un total de 10 employés, dont 2 sont dédiés au programme ou service que vous évaluez, vous pouvez affecter 20% du salaire du directeur au programme aux fins de votre analyse des coûts.
  4. 4 Calculer l'amortissement des actifs. Si les immobilisations de votre organisation, y compris le mobilier, l'équipement ou les accessoires, doivent être utilisées pour mettre en œuvre le programme ou fournir le service que vous évaluez, l'amortissement de ces actifs devrait être inclus dans le coût total du programme ou du service.[15]
    • Le calcul de l'amortissement peut être une tâche compliquée. Si vous n'avez pas d'expérience, envisagez d'embaucher un comptable.[16]
  5. 5 Facteur de coûts cachés. Selon votre organisation et le programme que vous évaluez, il peut y avoir des coûts supplémentaires qui ne figureraient sur aucun budget ou dossier financier. Inclure des estimations de ces coûts dans votre analyse donnera plus de crédibilité à votre évaluation.[17]
    • Par exemple, si vous effectuez l'analyse des coûts d'un programme pour un organisme sans but lucratif, les coûts cachés peuvent inclure la valeur estimée des heures de bénévolat, du matériel offert ou de l'espace donné.
    • Les coûts cachés peuvent également inclure les coûts d'opportunité. Par exemple, le lancement d'un programme peut affecter la capacité de votre organisation à proposer d'autres programmes.
  6. 6 Tirez des conclusions basées sur vos conclusions. Revenez à votre objectif pour effectuer l'analyse des coûts et déterminez les mesures à prendre. Vous pourriez également inclure des projections ou des estimations des coûts futurs du programme ou du service.[18]
    • Au minimum, votre analyse des coûts devrait fournir à votre organisation le coût réel de l’exécution d’un programme ou de la fourniture d’un service particulier.
    • Votre analyse des coûts peut également soulever des questions supplémentaires, indiquant qu'une analyse plus approfondie est nécessaire avant qu'une décision finale puisse être prise.