Vous pouvez faire la plupart de vos communications professionnelles par courrier électronique, mais vous devez parfois envoyer une lettre commerciale officielle. Si vous avez des documents supplémentaires à inclure avec la lettre, vous devez les noter dans le corps de la lettre et avec une notation à la fin. De cette façon, votre destinataire peut s’assurer qu’il a bien reçu tout ce que vous avez envoyé.[1]

Méthode One of Three:
Faire une notation d'enceinte

  1. 1 Fermez votre lettre. La notation de la clôture intervient après la clôture et la signature de votre lettre. Utilisez une fermeture gratuite telle que "Sincerely" ou "Yours Truly", laissez un espace pour votre signature, puis tapez votre nom.[2]
    • En règle générale, votre fermeture pourrait être plus familière si vous êtes en termes plus personnels avec le destinataire. Par exemple, si vous écrivez au père de votre meilleur ami, vous pouvez utiliser une conclusion plus informelle telle que "Cordialement" ou "Meilleurs voeux".
  2. 2 Tapez "Enclosure" sous votre nom. Si vous avez inclus un document autre que la lettre avec la lettre, doublez l’espace après avoir tapé votre nom pour votre signature et tapez votre notation.[3]
    • Si vous avez inclus plusieurs documents, utilisez le "Enclosures" pluriel et indiquez le nombre de pièces jointes par la suite. Le nombre doit suivre un deux-points ou être mis entre parenthèses. Par exemple, si vous avez trois boîtiers, vous pouvez taper "Boîtiers: 3" ou "Boîtiers (3)".
  3. 3 Utilisez une abréviation. Vous n'avez pas nécessairement besoin de taper le mot entier "enclosure" pour créer une note de clôture sur une lettre commerciale officielle. Les deux "Enc." et "Encl." sont acceptables pour noter les boîtiers.[4]
    • Techniquement, "enc." est une abréviation pour le verbe "inclus", tandis que "encl." peut signifier soit "fermé" ou "enceinte".
    • Si vous incluez plusieurs documents, vous pouvez noter le nombre de pièces jointes après l'abréviation, mais ne pas ajouter de "s" à l'abréviation.
  4. 4 Liste des titres de document. Parfois, si vous avez plusieurs pièces jointes, le simple fait de noter le nombre de documents joints ne fournit pas suffisamment d'informations. Si vous pensez que cela est nécessaire, vous pouvez également inclure les titres des documents après le mot «pièces jointes».[5].
    • Assurez-vous que tous les documents ont un titre facilement reconnaissable si vous souhaitez les répertorier de cette manière. Vous ne voulez pas que votre destinataire tente de déterminer si les bons documents sont présents.
    • Si vous répertoriez les titres, n'incluez pas non plus le nombre de pièces jointes.
  5. 5 Inclure toute description pertinente. Dans certains cas, il peut également être important d'informer votre destinataire du type de document que vous avez joint. Généralement, vous en aurez besoin si vous incluez à la fois des documents originaux et des copies.[6]
    • Énumérez simplement le titre du document et incluez la description entre parenthèses. Par exemple, vous pourriez écrire "Boîtiers: certificat de naissance (original et deux copies)".
    • Si vous avez joint les documents originaux dont vous avez besoin, retournez-les dans le corps de la lettre.

Méthode deux sur trois:
Formatage de votre lettre

  1. 1 Choisissez la meilleure police et marge. La police d'une lettre commerciale officielle doit être une police standard facile à lire, telle que Times New Roman ou Helvetica. Ce sera généralement la police par défaut sur votre application de traitement de texte.[7]
    • Les marges par défaut devraient également convenir. Ils devraient être d'au moins un pouce de tous les côtés. Si vous avez une lettre plus courte que vous souhaitez remplir la page, vous pouvez envisager d'augmenter légèrement les marges et voir si cela aide à équilibrer la page.
    • Pour les lettres particulièrement courtes, vous pouvez également essayer une police légèrement plus grande et plus étendue, telle que Verdana. Mais faites attention à ce que la police ne distrait pas trop. Si vous avez un doute, imprimez la lettre et remettez le papier à un ami. Demandez-leur de le regarder pendant quelques secondes, puis de le retirer et de leur demander de vous en parler. Si la police distrait, ils pourront vous le dire.
  2. 2 Inclure votre adresse. Sauf si vous écrivez sur du papier à en-tête, votre adresse sera généralement la première chose en haut de la page dans une lettre commerciale officielle. Il n'est pas nécessaire d'inclure votre nom, puisque vous signerez la lettre.[8]
    • En règle générale, votre adresse est à simple interligne et justifiée à droite. Votre application de traitement de texte peut avoir un modèle de lettre commerciale que vous pouvez utiliser afin de ne pas avoir à effectuer tout le formatage manuellement.
    • En plus de votre adresse postale, vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou les deux.
  3. 3 Tapez la date à laquelle la lettre a été complétée. Si vous formatez votre lettre manuellement, double-cliquez sur la dernière ligne de votre adresse pour revenir au texte justifié à gauche. Tapez la version complète de la date, formatée dans le style que votre destinataire utilise.[9]
    • Par exemple, si vous écrivez votre lettre à quelqu'un en Europe, vous voudrez mettre le jour en premier, puis le mois, puis l'année: "16 juillet 2017". Si vous écrivez votre lettre à un Américain, par contre, vous écrivez "16 juillet 2017".
    • N'essayez pas de deviner la date à venir sur une lettre commerciale officielle. Si le destinataire reçoit votre lettre avant la date, cela vous fera mal paraître. Essayez d'envoyer la lettre par courrier aussitôt que possible après l'avoir imprimée et signée.
  4. 4 Identifier le destinataire Faites un double espace à partir de la date et tapez le nom de la personne à qui vous écrivez, ainsi que son adresse postale. Selon votre raison d’écrire, vous pouvez également inclure le titre ou le nom de l’entreprise.[10]
    • Après l'adresse, passez deux autres lignes et tapez votre message d'accueil. "Cher" est approprié, suivi du titre et du nom de la personne.
    • Utilisez votre discrétion pour inclure le prénom de la personne.Si la personne est en position d'autorité, vous avez généralement intérêt à utiliser "M." ou "Mme" suivi de leur nom de famille.
  5. 5 Tapez le corps dans le style de bloc. Il existe plusieurs styles de paragraphe pour les lettres commerciales formelles, mais le style de bloc est le plus simple et le plus couramment utilisé. Pour ce style, vous pouvez espacer votre texte, sauf pour espacer les paragraphes.[11]
    • Les paragraphes ne sont pas en retrait dans le style de bloc. Votre texte est généralement justifié à gauche, bien que vous puissiez choisir un alignement "justifié". Le texte sera espacé de sorte qu'il soit même des deux côtés de la page. Le texte justifié peut être plus difficile à lire dans certains contextes, mais pour une lettre courte, cela peut rendre votre texte plus net. C'est surtout une question de choix personnel.
  6. 6 Utilisez le bon papier pour imprimer votre lettre. Une fois que vous avez pris la peine de rédiger et de mettre en forme une lettre commerciale officielle, vous voulez vous assurer que le papier que vous avez choisi reflète la dignité de la lettre elle-même.[12]
    • Le papier que vous choisissez peut déterminer si votre lettre est prise au sérieux par le destinataire. Cela est particulièrement important si vous écrivez une lettre commerciale officielle parce que vous postulez pour un emploi ou que vous tentez d'accéder à une école.
    • Généralement, vous voulez du papier légèrement plus lourd et blanc ou blanc cassé. Le papier coloré peut convenir aux lettres personnelles, mais pour les lettres commerciales, cela vous rendra moins sérieux.

Méthode trois sur trois:
Discuter des boîtiers dans le corps

  1. 1 Indiquez votre raison d'écrire. Une lettre commerciale doit être brève et pertinente. Après vous être présenté, expliquez immédiatement pourquoi vous écrivez la lettre et ce que vous espérez accomplir en conséquence.[13]
    • Par exemple, si vous écrivez pour postuler à un emploi, vous pourriez écrire «Je m'appelle Sally Sunshine et je suis récemment diplômée de l’Académie Cupcake. mes compétences seraient un bon match pour vous. "
  2. 2 Mentionnez les pièces jointes dans leur contexte. Vous souhaitez mentionner toutes les pièces jointes dans le corps de la lettre en plus d'inclure une notation après la clôture. Cela prépare le destinataire pour les documents et comment ils se rapportent à votre raison d'écrire.[14]
    • Par exemple, vous pourriez écrire "Comme vous pouvez le voir sur mon CV (ci-joint), je suis diplômé de l’Académie Cupcake avec les meilleures notes de ma classe et une mention élogieuse du Doyen".
    • Cette méthode pour noter les pièces jointes dans le corps de votre lettre est la plus appropriée lorsque vous n'avez pas beaucoup de boîtiers.
  3. 3 Décrivez les documents que vous avez joints. Si vous joignez plusieurs documents, il peut être plus efficace de les énumérer simplement dans votre lettre, avec une brève explication de ces documents.[15]
    • Par exemple, supposons que vous écrivez une entreprise pour demander un remboursement pour un produit défectueux. Vous pourriez écrire "J'ai joint mon reçu pour la marchandise avec deux photos montrant le défaut qui était apparent lorsque je l'ai retiré de la boîte."
    • Dans votre notation au-dessous de la fermeture de votre lettre, ceci serait exprimé soit comme "pièces jointes (3)" ou "pièces jointes: reçu daté du 11 juillet 2017; photos (2)."
  4. 4 Expliquez comment les pièces jointes sont pertinentes. Si vous avez listé vos pièces jointes dans le corps de votre lettre, vous devrez peut-être inclure une phrase ou deux qui montre au destinataire pourquoi et comment ces documents se rapportent à la raison initiale de votre écriture.[16]
    • Par exemple, si vous joignez un reçu et des photos pour demander un remboursement pour un produit défectueux, vous pourriez écrire "Les photos indiquent le problème avec cet article. Si vous comparez la date sur les photos avec la date du reçu, vous" Je verrai qu'ils ont été pris le jour où j'ai acheté le produit. Ce produit a été endommagé lorsque je l'ai acheté. "