Comment organiser une conférence professionnelle réussie

Organiser une conférence professionnelle importante peut être une expérience stressante! Mais cela peut aussi être énergisant et un excellent moyen de faire progresser votre carrière. La bonne nouvelle est que la plupart des gens peuvent apprendre à organiser une conférence réussie. Bien qu'il y ait une longue liste de détails à parcourir et à préparer, la planification de la conférence est le facteur le plus important pour déterminer son succès ou son échec.

Première partie de quatre:
Faire les préparations initiales

1. 1 Identifier le public. Vous devez avoir une idée claire de qui vous voulez assister à votre conférence avant de la planifier. Si l'audience est trop étroite, vous ne trouverez pas de marché pour la conférence. Si c'est trop large, vous courez le risque d'un thème insipide qui ne tiendra pas l'intérêt de vos participants. Réfléchissez aux qualités démographiques de vos participants, notamment leur âge, leur niveau de revenu et leur emplacement. Les participants seront-ils issus de la même organisation ou de la même industrie? Seront-ils des cadres, des cadres intermédiaires, des employés ou un mélange? Vous ne pouvez pas planifier correctement si vous ne savez pas à qui vous vous adressez ou si vous espérez attirer.
2. 2 Déterminez le format de votre conférence. Une fois que vous savez pour qui vous planifiez votre conférence, vous devez déterminer comment la conférence sera configurée. Sera-t-il principalement des présentations, des panels, des présentations interactives ou un mélange de ceux-ci? Pensez au nombre de conférenciers ou de présentateurs que vous aurez et à la durée des présentations. Ces décisions doivent être adaptées au sujet et à votre public.
3. 3 Considérez le thème. Le thème influencera tout le reste, vous voulez donc d'abord décider de ce problème.^[1][2] Votre thème devrait refléter le but de la conférence. Cela permet aux participants de savoir exactement ce qu'ils vont entendre, voir et faire là-bas. Demande toi:
   • Pourquoi voudraient-ils venir? Les conférences sont longues et coûteuses pour les participants et les hôtes. Vous devez offrir quelque chose à votre conférence que personne ne peut obtenir ailleurs.
   • Rendez votre thème aussi précis que possible. Le thème peut être orienté sujet ou cibler une cible démographique. Par exemple, la «Conférence des responsables de l'application des lois en Asie et en Amérique» est une cible démographique, tandis que «Les manuscrits en marketing destinés aux éditeurs indépendants» sont un thème orienté vers les matières.
   • Pour un autre exemple, le thème "Awakening the Autism Entrepreneur Workshop" raconte à un participant potentiel tout ce qu'il doit savoir sur la conférence.
4. 4 Définir la portée de la conférence. La portée de votre conférence déterminera toutes vos préoccupations logistiques, votre choix de conférenciers et même le lieu. Soyez réaliste quant à la portée. Vous voulez que ce soit aussi étroit que possible tout en ayant un marché robuste.
   • Pensez à l'emplacement du public cible. Si vous avez un marché possible de 1 000, mais qu'elles sont réparties sur trois continents, vous aurez du mal à trouver des participants.
   • Combien aimeriez-vous y assister? S'il s'agit de votre première conférence, n'essayez pas de planifier une conférence de plus de 300 à 400 personnes. La courbe d'apprentissage est trop raide.
   • Considérez l'emplacement géographique des participants probables. Sont-ils locaux, régionaux ou nationaux? Considérez et planifiez les types de transport possibles utilisés par les participants.
   • La conférence sera-t-elle en session unique, en plusieurs sessions en une seule journée ou en plusieurs jours avec des nuitées?
5. 5 Créez une équipe de projet. À moins que l'événement soit local et limité à quelques participants, la personne en changement aura besoin d'aide. Créez une équipe de projet avec au moins un membre affecté à chaque domaine de planification de la conférence. Les domaines à considérer sont l'ordre du jour, les conférenciers, la logistique, les budgets, l'hébergement, les rafraîchissements, le marketing et les relations publiques. Il peut y avoir d'autres domaines spécifiques à votre conférence.
   • Bien que certains éléments puissent être combinés, une équipe de planification se compose généralement de trois à cinq personnes avec du personnel supplémentaire, conformément à la portée de la conférence.
6. 6 Développer un budget. Développez un budget et respectez-le. Décidez si le but est d'atteindre un seuil de rentabilité ou de générer un profit, et s'il existe un objectif de revenu spécifique. Inclure des éléments de coûts et de revenus (ventes de présence, garanties de souscription, etc.) avec une personne spécifique de votre équipe de projet responsable des achats et des contrats afin d'éviter toute confusion. Vous devrez tenir compte de plusieurs facteurs, notamment:
   • Les fournisseurs, tels que les fournisseurs audiovisuels, les hôtels / centres de congrès, les traiteurs, les bureaux de congrès, les prestataires de transport et les agences de voyages. Obtenez des devis de fournisseurs par écrit.^[3]
   • Coûts des intervenants, y compris les frais et dépenses.
   • Coûts de marketing et de développement de sites Web.^[4]
   • Frais pour les organisateurs d'événements.^[5]

Deuxième partie de quatre:
Préparer pour l'événement

1. 1 Confirmer la responsabilité et l'autorité des membres de l'équipe. Les membres de votre équipe de projet doivent être responsables de domaines spécifiques de la préparation de votre conférence. Se réunir pour clarifier exactement ce dont chaque membre est responsable et les pouvoirs dont ils disposent (dépenses, prise de décision, etc.). Assurez-vous de prendre en compte tous les chevauchements de responsabilités afin que vous puissiez laisser votre équipe de projet se préparer. Donnez-leur un moyen facile de vous contacter pour obtenir des éclaircissements sur les autres problèmes auxquels ils sont confrontés.
2. 2 Élaborer un plan de projet. Votre plan de projet décrit les préparatifs, l'exécution et le suivi de la conférence. Inclure des calendriers pour les réunions et des directives pour la communication entre les membres de l'équipe de projet, à la fois pendant les préparatifs et après. Ensuite, définissez des délais pour la préparation de la conférence, par exemple quand verrouiller des sponsors ou des conférenciers. Enfin, définissez un calendrier préliminaire pour l'événement lui-même avec les dates et les événements programmés.
   • L'étendue de votre plan dépendra de la portée de votre conférence.Un petit événement de société et un événement commercial de plusieurs jours et de plusieurs jours nécessiteront une planification différente.
3. 3 Préparez un agenda de conférence. La dernière partie de votre plan de projet est l'agenda de la conférence. C'est effectivement le menu de l'événement, y compris le qui, quoi et où pour chaque aspect de la conférence. Lors de sa création, vous devrez prendre en compte chaque segment de conférence, la durée des discours, les périodes de repos entre les sessions, les sessions de groupe et la possibilité de plusieurs sessions simultanées. Cela devrait également inclure des rafraîchissements ou des repas servis aux participants et quand ils seront servis.
4. 4 Solliciter les sponsors de l'événement. Si vous pouvez trouver un sponsor pour votre conférence, vous pouvez vous permettre de fixer le prix des tickets à un niveau qui vous permet d’atteindre le seuil de rentabilité. De cette façon, vous pouvez tirer profit du parrainage.^[6][7]
   • Recherchez des sponsors pertinents pour votre conférence. Recherchez dans le même secteur ou pour une entreprise qui sert le public qui assistera à votre conférence.
   • Approcher plusieurs sponsors. De nombreux sponsors sont prêts à payer pour faire passer leur message devant un public ciblé et toutes les conférences ciblent des segments spécifiques de la population.
   • Rédigez un prospectus de parrainage contenant des informations sur les présences prévues et les ventes de billets, les caractéristiques démographiques des participants et les références de votre entreprise. Emballez ces détails de manière attrayante avec des graphiques, des graphiques et des photographies à code couleur.
   • Veillez également à définir les termes de ce que le sponsor fournira, ce qui pourrait inclure le financement, la souscription ou la sollicitation des participants à la conférence.
5. 5 Déterminez les frais d'inscription. Vous voulez que le prix de votre billet soit suffisamment élevé pour gagner de l’argent (ou du moins pour l’équilibre), mais suffisamment bas pour que cela continue à attirer les gens. Tenez compte des coûts de rafraîchissement lors de la définition des frais de participation. Vous devriez également penser à fixer les tarifs pour les lèves-tôt et les arrivées tardives.
   • Les frais doivent correspondre aux objectifs et aux participants potentiels. Une conférence interne ne comporte généralement pas de frais, les dépenses étant payées par l'entreprise.
   • Un événement de bienfaisance peut avoir des frais importants pour les déductions fiscales ou peu pour améliorer la participation et diffuser le message.
   • Si vous ne faites que commencer une petite conférence, vous ne pouvez pas compter sur les employeurs pour payer les coûts, alors prenez en compte.
   • Rechercher les normes de l'industrie pour connaître le coût de conférences similaires.
   • Élaborer une politique d’annulation juste mais rigoureuse peut garantir que les clients qui se sont engagés à se présenter suivent le processus.^[8]
   • Rendre une partie du prix du billet non remboursable. Que vous appeliez cela un dépôt ou des frais d'annulation, cela aide les gens qui disent qu'ils y assisteront à participer. Assurez-vous de donner un avis très clair - vous ne voulez pas qu'un annuleur furieux vous mette le bouche à oreille.
6. 6 Trouvez des haut-parleurs. Les conférenciers lors d'une conférence sont, avec le lieu, le plus grand tirage. En termes de fréquentation, ils peuvent faire ou défaire le succès de la conférence. Après tout, les gens ne viennent pas pour la restauration. Lorsque vous choisissez des haut-parleurs, prenez en compte le nombre de haut-parleurs, de membres du panel ou d'hôtes requis pour la conférence. Pensez à quel type de justificatifs vous recherchez et indiquez si vous souhaitez qu'ils soient internes ou externes à votre entreprise ou à votre secteur d'activité.
   • Il y a des dizaines, voire des centaines de services qui trouveront des conférenciers payants, et même quelques-uns qui trouveront des conférenciers sans frais pour le titulaire de la conférence. Speakermatch est l'un des services gratuits et fonctionne comme un croisement entre un service de jumelage et cars.com. Vous pouvez rechercher par prix, localité ou sujet. Les conférenciers fixent leurs propres frais, et certains vont même jusqu'à parler gratuitement.
   • Il existe plusieurs autres façons de trouver des haut-parleurs. Consultez les vidéos youtube.com ou les sites de questions et réponses comme Quora dans le sujet que vous recherchez, organisez des auditions, créez un conseil consultatif ou consultez simplement les conférenciers lors d'événements dans votre secteur.^[9]
   • Établissez un contrat avec le conférencier, rien de ce qui est exigé pour le paiement des frais (le cas échéant), le dépôt, les conditions d'annulation et une limite sur les frais remboursés.
   • Si vous ne pouvez pas vous permettre de payer des conférenciers (mais que vous voulez un conférencier qui demande un paiement), suggérez alors un accord de partage des revenus. Si vous faites un profit, ils en reçoivent une partie.^[10]
   • Pensez à la logistique pour les conférenciers, y compris le transport, l’hôtel, les repas, les arrangements audiovisuels et la participation à des événements en plus de leur discours, ainsi que leur participation potentielle à la promotion de l’événement.
7. 7 Trouvez un lieu À côté de l'orateur, c'est l'aspect le plus important du dessin des participants. Beaucoup de gens essaient d’aller à des conférences simplement parce qu’ils sont dans un endroit amusant ou intéressant. Pensez d'abord aux ressources de l'entreprise, en particulier pour les événements spécifiques à l'entreprise. L'emplacement choisi devrait convenir à la plupart des participants en fonction du mode de déplacement probable.
   • Découvrez la ville dès le départ. Prenez en compte votre public cible et la portée de la conférence. Une conférence avec un tirage national ou avec un public plus riche peut se permettre des endroits plus exotiques. Les conférences régionales devraient choisir des endroits plus modestes.
   • Clouez un lieu spécifique après avoir élaboré un budget et trouvé de bons orateurs. Les installations elles-mêmes sont probablement le facteur le plus important dans le choix d'un lieu. Vous allez vouloir quelque chose d'assez grand pour contenir l'auditoire, avec suffisamment de salles pour gérer les groupes de discussion. Les hôtels, les centres de congrès, les installations universitaires et les salles de réception sont les suspects les plus probables. Une salle de réception indépendante située à un endroit distinct peut vraiment vous différencier.^[11]
   • Gardez la commodité et le temps de voyage à l'esprit lorsque vous choisissez un lieu.Vous ne voulez pas que le lieu soit trop éloigné de l'aéroport ou dans une partie de la ville difficile à parcourir à pied, car de nombreux participants ne voudront pas louer une voiture.^[12]
   • Considérez le stationnement et les événements annexes, en particulier si les participants voyagent pendant la nuit hors de la ville.
   • En plus du lieu de l'événement, vous devez trouver un bon bar (ou trois) proche où les gens peuvent se défouler, de bons restaurants où vous pourrez divertir des invités importants et un hébergement où vous pourrez installer les haut-parleurs.^[13]
8. 8 Développer un plan marketing. Cela devrait inclure tous les efforts pour attirer les participants, y compris les invitations officielles et en ligne, les pages Web, la publicité dans les journaux et à la radio, et les entrevues avec les invités. Inclure un plan de médias sociaux couvrant les publications Facebook, LinkedIn et Twitter, ainsi que les blogs d'invités.^[14][15]
   • Essayez de faire appel à des fournisseurs au moins un mois avant la conférence.
   • S'il s'agit de votre première conférence, commencez votre campagne de marketing au plus tôt. Une campagne de marketing passionnante peut créer un véritable engouement autour de la conférence, ce qui accroît la fréquentation.
   • Marché à des groupes similaires lors de conférences similaires. Tout comme les sponsors paient pour faire passer leur message devant un public ciblé, envisagez de consacrer une partie de votre budget à la publicité lors d’autres conférences.
   • Pour plus d'informations, voir comment promouvoir une conférence.
9. 9 Établir des procédures d'enregistrement. Vos procédures d'inscription doivent clairement indiquer comment et quand les participants potentiels peuvent s'inscrire et payer pour assister à la conférence. Si vous proposez une inscription en ligne, configurez un site Web pour recevoir les inscrits et leurs jetons de présence. Si l'enregistrement est effectué par d'autres moyens, assurez-vous de décrire le processus pour les recevoir et les traiter.
   • Vous pouvez également autoriser la perception des frais lors de la conférence.
   • Créez un plan pour envoyer des rappels de présence aux participants, par courrier ou par courrier électronique.
   • Demandez aux inscrits comment ils ont appris la conférence. La réponse à cette question vous aidera à déterminer où dépenser votre budget marketing à l'avenir.
10. 10 Créer des supports Les supports sont les détails apparemment mineurs qui sont, en réalité, indispensables au bon fonctionnement de votre conférence.^[16] Ceux-ci inclus:
    • Formulaires d'inscription et de commentaires, facilement créés dans un programme de traitement de texte.
    • Des longes et des étiquettes d'identification, qui peuvent être achetées dans les magasins de fournitures de bureau, les imprimeries et les imprimantes sérigraphiques.
    • Toutes les exigences de haut-parleur telles que décrites dans vos contrats avec eux.
    • Sièges graphiques pour les sièges réservés.
    • Des documents, des cartes et des guides du visiteur, qui peuvent être créés à l'interne ou par l'intermédiaire d'un graphiste, et imprimés dans un magasin de fournitures de bureau ou une imprimerie locale.
    • La signalétique, qui peut être conçue en interne ou par l'intermédiaire d'un graphiste, peut être imprimée chez des imprimeurs d'enseignes.
    • Les articles du sponsor, qui peuvent être obtenus auprès des sponsors.

Troisième partie de quatre:
Exécuter l'événement

1. 1 Développer un staff. Un bon personnel est essentiel à la réussite de la conférence.^[17] Vous aurez besoin de personnes pour remplir plusieurs rôles, y compris:
   • Un chef de salle^[18] C'est votre main droite, la personne qui s'assure que tous les événements sont exécutés à temps. Lorsque des imprévus surviennent, vous devez avoir confiance en votre responsable afin de prendre de bonnes décisions sans supervision.^[19]
   • Un gestionnaire Wi-Fi.^[20] C'est exactement ce que cela ressemble. Peu de choses vont mettre en colère les participants à la conférence et les conférenciers plus rapidement qu'une situation instable de Wi-Fi. À moins que votre conférence compte moins de 100 personnes, le gestionnaire Wi-Fi ne doit rien faire d'autre.
   • Un média social qui conserve un flux de tweets, de mises à jour de statut et de publications pendant toute la durée de la conférence.^[21]
   • Un porte-parole.^[22] Cela peut être la même personne qui effectue l'inscription à une conférence plus petite. Lors d'une plus grande conférence, il faudrait probablement désigner une personne chargée de superviser les bureaux d'enregistrement.
   • Coureurs et MCs. Une règle de base est un coureur par 100 sièges et un MC par chambre.^[23]
   • Soit le jour de la conférence, soit la veille de la conférence, nommez un bénévole en chef doté de bonnes compétences organisationnelles et humaines pour vous aider à résoudre tout problème imprévu.^[24]
2. 2 Confirmez la responsabilité et les communications des membres de l'équipe. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même page et préparés pour la conférence. Passez en revue les responsabilités individuelles des membres de l'équipe. Vérifiez que les canaux de communication sont prêts et fonctionnent. Cette réunion doit avoir lieu lors d'une réunion le soir avant ou le matin avant l'événement.
   • Attendez-vous à rester occupé. Assurez-vous de garder votre téléphone portable allumé et chargé, car vous êtes susceptible de recevoir des appels fréquents, des SMS et des e-mails. Au minimum, vous travaillerez 10-12 heures par jour pendant toute la durée de la conférence.
3. 3 Mettre en place des salles et des sièges. Envisager la disposition des sièges appropriés pour le type d'événement. Par exemple, vous pouvez avoir des sièges de style public, un plan d’assise en forme de U ou une foule debout, en fonction du type d’événement. Mettre en place des salles de pause et des salles à manger à leurs fins prévues. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de place dans et entre les pièces pour que votre groupe de participants se déplace.
4. 4 Testez votre équipement audiovisuel. Assurez-vous que tout fonctionne en vérifiant les présentations sur l’équipement. Résolvez tous les problèmes que vous rencontrez ou demandez à quelqu'un de plus expert en technologie de le faire pour vous. Lorsque cela est fait, créez un plan de secours en cas de défaillance de l'équipement.
5. 5 Coordonner les activités du traiteur. Travaillez avec votre traiteur pour organiser leur horaire et leurs responsabilités. Celles-ci peuvent inclure la mise en place de lieux de restauration et de restauration, ainsi que le nettoyage, en particulier si un orateur est présent lors du repas.
6. 6 Organiser la sécurité. Travaillez avec votre équipe de sécurité pour vous assurer que votre espace est adéquatement protégé et préparé pour les urgences.Assurez-vous que la protection est en place pour la propriété, les participants et l'argent comptant (si les frais sont pris à la porte). Envisager des manifestants ou des manifestations potentiels et faire des plans pour assurer la sécurité des participants. Faire appel à du personnel médical en cas d'urgence médicale.
7. 7 Marchez sur le lieu Juste avant le début de la conférence, effectuez une visite du site, en vous assurant que tous les accessoires et équipements promis sont en état de marche.^[25]
   • Emmenez votre personnel à la revue. Ils vont jouer un rôle essentiel dans l’exécution du plan.
8. 8 Rendez vos orateurs heureux. Des présentateurs heureux et bien dressés font de bonnes présentations qui donnent à vos invités le sentiment d'avoir gagné leur argent. Ils sont les stars de ce spectacle. Faites-les sentir spécial, car ils le sont.^[26]
   • Sortez les conférenciers pour des repas séparés, engagez-les à un niveau personnel. Par exemple, vous pourriez dire: «J'ai vraiment apprécié votre discussion de cet après-midi. Comment trouvez-vous ces activités interactives géniales que vous avez incluses?
   • Assurez-vous que vos conférenciers sont entièrement satisfaits de leur hébergement.
   • Vous et votre responsable devez être le point de contact des orateurs. S'ils ont des problèmes pendant leur séjour, veillez à ce que ces problèmes soient résolus.

Partie quatre de quatre:
Suivi de la conférence

1. 1 Obtenez des commentaires des participants. Collectez les fiches de commentaires et passez en revue les réactions et les impressions des invités.^[27] Faites particulièrement attention à leurs opinions sur le contenu de la conférence, notamment:
   • Ont-ils appris des informations précieuses? En fin de compte, c'est ainsi que les participants justifieront les dépenses de la conférence et joueront un grand rôle pour déterminer s'ils reviendront.
   • Ont-ils apprécié les haut-parleurs? Les orateurs peuvent être une grosse dépense. Vous voulez savoir ce que les invités ont ressenti à propos des conférenciers, car vous devez déterminer s'ils doivent les inviter.
   • At-il répondu aux attentes? Cela leur donne une impression globale de la conférence et leur permet de suggérer des améliorations.
   • Les logements étaient-ils satisfaisants? Il vous aide à apprendre comment mettre en valeur, dans un lieu, la prochaine fois, les commodités, l'emplacement, la commodité, ce qui vous aide à faire des ajustements pour l'avenir.
2. 2 Obtenez les commentaires des conférenciers et des commanditaires. Ce type de feedback peut être moins structuré, car vous avez, espérons-le, développé de bonnes relations de travail et développé des relations avec les intervenants.^[28]
   • Commencez avec une carte de remerciement. J'espère que vous avez déjà eu une idée de leurs sentiments à propos de l'hébergement, mais obtenez leurs commentaires sur le public. s'ils pensaient qu'ils étaient bien assortis, ce qu'ils aimaient et ce qu'ils n'aimaient pas, comment ils pourraient changer leurs présentations et lancer des discussions, et ce que vous pouvez faire pour les rendre plus efficaces.^[29]
   • Assurez-vous de faire un suivi verbal si un problème survient lors de la présentation ou de l'événement de l'orateur.
3. 3 Obtenez les commentaires du personnel. Votre personnel peut vous fournir certains des commentaires les plus précieux concernant les fonctions exécutives. Portez une attention particulière à l'avis du personnel sur l'adéquation des plans et l'efficacité avec laquelle ils ont été réalisés.^[30]
   • Demandez au personnel de vous informer sur les domaines à planifier de manière plus détaillée. Cela peut inclure des plans logistiques et des plans de formation.
   • Quels aspects de la planification étaient satisfaisants?
   • Dans quelle mesure la chronologie a-t-elle été suivie? Votre chronologie aide à donner à chacun une idée non seulement de ce qui doit se passer et à quel moment, mais aussi des éléments requis pour les éléments ultérieurs. Le respect de la chronologie est un bon indicateur de la bonne organisation de la conférence dans son ensemble.
   • Quels changements faut-il apporter à l'avenir? Cela concerne la planification, l'exécution et l'infrastructure physique.
4. 4 Analysez les commentaires. Une fois que vous avez la contribution de toutes les parties prenantes impliquées dans la conférence, vous pouvez synthétiser les informations. Utilisez la synthèse pour améliorer votre prochaine conférence. Combinez ces informations avec vos propres documents et commentaires sur le processus de planification et d'exécution de la conférence.