Besoin de créer une facture mais vous ne savez pas comment le faire? Envoyer de bonnes factures peut signifier que votre entreprise est payée par plus de clients. La facturation est donc très importante pour les petites entreprises ou les personnes qui proposent des services. Créez une facture professionnelle pour améliorer les créances.

Première partie de trois:
Création d'un formulaire de facturation détaillé

  1. 1 Faites en sorte que ce soit professionnel. Lorsque vous envoyez une facture à un client, il est important d'inclure des informations clés plutôt que de simplement noter le montant dû sur une feuille de papier.
    • Utilisez le mot «facture». Ne supposez pas que le client saura que la facture est une facture si vous n'utilisez pas ce mot.[1]
    • Donnez un numéro à la facture. Vous voudrez garder une trace de la facture. Pour faire cela plus facilement, vous devez inclure un numéro d'identification unique sur la facture.[2]
    • Certaines entreprises ajoutent habituellement un numéro d'identification fiscale (appelé TIN) sur les factures. Vérifiez auprès d’un comptable si vous en avez un ou si vous devez le faire. Par exemple, les organisations à but non lucratif et les agences de garde d'enfants sont des organisations qui incluent généralement des numéros d'identification fiscale sur les factures.
  2. 2 Numérotez la facture. La numérotation des factures que vous envoyez devrait vous permettre de mieux les suivre, surtout si vous devez conserver une copie de chaque facture.
    • De cette manière, les factures doivent être en ordre de numéros en fonction de la date d'envoi. Vous pouvez soit acheter des factures déjà numérotées, utiliser un logiciel qui les crée pour vous, soit créer les vôtres et les numéroter.
    • Indiquez le numéro d'achat auquel la facture correspond s'il y en a un. Cela vous aidera à utiliser de meilleures méthodes comptables dans votre entreprise.
    • Personnalisez la facture en demandant sur le frontal si les clients ont besoin d'informations spécifiques, telles qu'un numéro d'identification d'employeur ou un bon de commande. Demandez à qui la facture doit être adressée si vous faites affaire avec un client.
  3. 3 Date la facture. Si vous souhaitez être payé rapidement, vous devez dater la facture mais également les conditions de paiement que vous attendez du client. Ces termes doivent également être précisés au moment de l'achat.
    • Par exemple, la facture doit porter la date à laquelle la facture a été émise, ainsi que la date d'achat des biens ou des services.
    • Lorsque vous indiquez les conditions de paiement, indiquez clairement au consommateur combien de temps le client est censé payer. Par exemple, le paiement est peut-être dû dans les 30 jours.
    • Certaines entreprises choisissent d'offrir des rabais. Si vous le faites, précisez-les également clairement sur la facture. Par exemple, vous pouvez offrir une remise de 1% si le client paie la facture dans les 30 jours.
  4. 4 Conservez une copie de toutes les factures. Les petites entreprises doivent conserver des enregistrements de toutes les factures envoyées pendant au moins six ans. Ceci est important à des fins fiscales et juste une bonne comptabilité d'entreprise.
    • Un comptable peut vous aider à comprendre les règles et réglementations relatives à la tenue de registres.
    • Il est possible de conserver des dossiers électroniques. Cependant, si vous le faites, conservez une copie de sauvegarde. Déposez les encaissements rapidement afin que vous puissiez suivre les comptes qui restent en suspens, que les clients ont envoyé de l'argent et qui n'en envoient aucun.
    • Les paiements facturés consistent essentiellement à accorder un crédit à un client et la loi considère qu’il s’agit d’un prêt non garanti, c’est-à-dire qu’il n’est pas garanti par des garanties, ce qui rend[3]
  5. 5 Conservez les factures au minimum. Au début, il peut y avoir moins de marge d'erreur pour une petite entreprise en termes de revenus, de sorte que chaque paiement peut avoir son importance.
    • Essayez de réduire au minimum la facturation lorsque vous démarrez et obtenez un paiement en espèces si possible.
    • Pour de nombreuses petites entreprises, il n'est pas rare qu'un tiers de vos créances soient en souffrance.[4]
    • Déterminez si cela vaut la peine d'offrir des services à un taux forfaitaire initial plutôt qu'un taux horaire plus coûteux, car vous pourriez ne pas récupérer ce que vous devez à ce dernier.
  6. 6 Utilisez un service de facturation électronique. Ces services, bien qu'ils coûtent cher, peuvent vous aider à suivre et à organiser vos factures et à les rendre plus professionnels.[5]
    • Certains services vous permettent par exemple de créer et d'envoyer des factures par courrier électronique. Vous pouvez voir quelles factures ont été payées et envoyer des rappels à ceux qui ne l’ont pas. Il existe également des applications qui envoient des factures par téléphone.[6]
    • Certains des services incluent un historique complet du compte du client. Cela peut vous aider à suivre les clients, ainsi que les paiements.
    • Certains services vous permettent d'ajouter le logo de votre entreprise à la facture et vous obligent simplement à remplir des cases en ligne pour mettre à jour le montant. Beaucoup de ces services sont offerts sur Internet.

Deuxième partie de trois:
Inclure le bon contenu

  1. 1 Décrivez clairement le service. Vous devez indiquer clairement quel service a été fourni pour l’argent demandé sur la facture elle-même. Soyez précis, pas vague.
    • Une bonne facture devrait indiquer très clairement ce que le client a commandé. Détaillez tous les coûts supplémentaires, tels que les taxes, les frais de manutention ou autres compléments. Au bas de la facture, indiquez le montant total dû.
    • En plus de décrire en détail les frais facturés au client, vous devez inclure la quantité de biens ou de services achetés. Dans certains cas, cela pourrait être des heures facturées.
    • Inclure le prix unitaire, en plus du prix global. Parfois, les clients doivent payer un tarif fixe pour plusieurs heures ou unités, et parfois ils achètent seulement une unité.
  2. 2 Inclure vos informations de contact. L'une des informations les plus importantes que vous devez inclure sur une facture est la manière dont votre entreprise peut être contactée et où le client doit envoyer l'argent.
    • Ne supposez pas que le client sait à quoi sert la facture.Assurez-vous que le nom de votre entreprise est clair, ainsi que votre adresse et votre numéro de téléphone. Le client voudra peut-être appeler la société pour lui poser des questions sur la facture. Si possible, indiquez également un numéro de service client.
    • Inclure les informations du client. Il est très important de préciser clairement qui a acheté les biens et les services et qui est invité à payer. Donc, assurez-vous d'inclure également les informations du client et obtenez de bonnes informations du client sur le front-end afin de ne pas avoir à les rechercher.
    • Il peut également être judicieux de légitimer la commande en incluant le nom du contact individuel qui l’a réellement placé ou en autorisant l’achat si vous faites affaire avec une entreprise. Vous pouvez également ajouter le nom de la personne de contact de votre entreprise qui a pris la commande.
  3. 3 Pensez à ajouter une note personnelle. En fin de compte, vous souhaitez que le client revienne pour acheter plus de biens et de services, vous pouvez donc envisager de personnaliser la facture.
    • Certaines entreprises ajoutent des boîtes de message sur leurs factures où elles peuvent remercier les clients pour leur patronage. Une étude a montré que l'ajout de «s'il vous plaît» ou «merci» à une facture augmente les chances de paiement de 5%.[7]
    • Un simple merci pour votre entreprise ou nous vous remercions de l’occasion de vous aider à construire des liens solides avec vos clients.
    • Parfois, les entreprises utilisent une boîte de message de facturation pour noter des informations importantes sur le compte d'un client ou pour inclure des détails promotionnels.
  4. 4 Placez le délai de paiement sur la facture. De préférence, incluez-le en caractères gras ou en lettres décalées, de sorte qu'il est difficile de le rater. Les fenêtres de paiement sont généralement de 30, 60 ou 90 jours.
    • Indiquez clairement comment le client doit effectuer le paiement, où l'envoyer et à qui le client doit l'envoyer. Vous voulez inclure tous les détails qu'un client utiliserait comme excuse pour ne pas payer.
    • Essayez d'éviter d'utiliser les mots «dès réception» lorsque vous demandez un paiement dans un certain délai. Certains clients peuvent prétendre ne pas avoir reçu la facture. Indiquez la date à laquelle les biens ou le service ont été fournis. Datez la facture avec la date d'envoi.
    • Incluez quelque chose comme «paiement dû dans les 30 jours». Acceptez les conditions de paiement en amont avant de livrer le produit ou le service.

Troisième partie de trois:
Augmenter les chances que les clients paient la facture

  1. 1 Envisager la livraison électronique. Il est possible aujourd'hui de livrer des factures par voie électronique ainsi qu'une copie papier. Certains clients le préfèrent et cela peut conduire à plus de paiements.
    • Certaines études ont montré que les entreprises reçoivent un paiement plus rapide si elles envoient des factures en ligne. Les paiements électroniques peuvent également vous faire économiser de l'argent en réduisant les coûts de papier et contribuer à éliminer les fraudes pouvant être associées aux chèques papier.
    • Certaines entreprises permettent aux clients de choisir. Les paiements électroniques ne fonctionneront pas pour certains clients, tels que ceux qui ont une mauvaise vue ou qui ne savent pas utiliser les ordinateurs, alors offrez des options aux clients.
    • Les paiements électroniques sont également pratiques pour certains clients, qui peuvent ne pas avoir le temps d'acheter des timbres, de se rendre au bureau de poste ou de traiter des factures papier. Il leur est également plus difficile d’affirmer qu’ils n’ont jamais reçu la facture.
  2. 2 Envisagez de facturer des frais de retard ou des intérêts. Si vous ne le faites pas déjà, vous pouvez contraindre les clients à payer en imposant des intérêts sur les paiements en retard ou en facturant des frais de retard.
    • Les clients peuvent hiérarchiser les factures facturant des intérêts et des frais de retard par rapport à ceux qui ne le font pas, en envoyant votre facture en haut de leur liste de paiement.
    • Soyez extrêmement clair sur la facture (et sur le front-end au moment de l'achat) combien vous facturerez en intérêts ou en retard et quand.
    • Par exemple, vous pouvez informer le client qu'il devra payer 2% d’intérêt par mois pour les paiements en retard. Vérifiez les lois et règlements de votre région en matière de facturation des intérêts.
  3. 3 Offrir des incitations. Il est possible de motiver les clients à payer leurs factures en utilisant un renforcement négatif (comme des frais d’intérêt ou des frais de retard), mais il est également possible de les encourager à le faire en utilisant un renforcement positif.
    • Par exemple, la facture peut inclure une remise de 1 ou 2% sur le paiement global si le client paie plus tôt (spécifiez très clairement le délai). Offrez des choses telles que des chèques-cadeaux, des marchandises, des crédits ou des remises futures sur les produits si le client paie par un certain délai.
    • Les incitations positives contribuent à fidéliser la clientèle et à créer des sentiments positifs chez les clients. N'oubliez pas que personne n'aime recevoir une facture par la poste et que, en fin de compte, vous souhaitez que le client l'achète à nouveau.
    • Parfois, les entreprises offrent aux clients des règlements rapides pour prendre en charge le montant car cela peut être mieux que de ne rien obtenir. Assurez-vous que le client a bien reçu la facture en vérifiant l'adresse du client.
  4. 4 Déterminez le risque de non-paiement du client. Avant de fournir des biens et des services à un client à l'avance, déterminez si le client est susceptible de payer.
    • Demander de l'argent comptant à des personnes risquant de ne pas payer. Certains facteurs à prendre en compte sont de savoir si le client a un modèle de longue date de paiement des factures en temps opportun.
    • Quelle est la taille du client? Cela peut fonctionner dans les deux sens. Si la société avec laquelle vous traitez est très importante, il est possible qu’elle soit plus susceptible de payer ses factures. Cependant, le risque de perte pour vous est plus grand si l'entreprise ne paie pas.
    • Déterminez le risque que vous pouvez vous permettre de prendre et si vous êtes en mesure de jouer avec un client plus risqué. Demandez-vous si vous cultivez le client à long terme ou si vous prévoyez une vente unique.

Échantillons de factures

Exemple de facture rendue par services Exemple de facture d'entretien des pelouses Exemple de facture d'impression