Comment garder l'inventaire

La gestion des stocks est une tâche importante dans de nombreuses entreprises. L'inventaire comprend la quantité totale de produits finis et de matériaux disponibles et le processus de comptage. De nombreuses entreprises effectuent des contrôles d'inventaire périodiques pour s'assurer qu'elles ne manqueront pas d'articles populaires, tandis que d'autres correspondent au nombre total de marchandises commandées avec le nombre physique. Si ce processus entraîne un dépassement ou une pénurie, il vous avertira d'un problème, tel qu'un suivi incorrect des stocks ou un éventuel vol.

Méthode One of Three:
Configuration des niveaux de stock

1. 1 Connaître les quatre catégories d'inventaire. Votre inventaire comprend tout ce que vous utilisez pour gérer votre entreprise et pour fournir votre service ou produire vos produits. L'inventaire peut être divisé en quatre catégories. Le type de stock détermine combien vous devez garder sous la main.^[1]
   • Les matières premières et les composants sont des articles que vous utilisez pour produire des produits.
   • Les travaux en cours sont votre stock de biens en cours de production. Ils sont inachevés.
   • Les produits finis sont vos produits finis prêts à être vendus.
   • Les consommables sont des matériaux que vous utilisez pour gérer votre entreprise, tels que des fournitures de bureau ou du carburant.
2. 2 Comprendre les avantages et les inconvénients de conserver l’inventaire. Vous pouvez choisir de garder de petites quantités de stocks à portée de main et de les livrer comme vous en avez besoin. Alternativement, vous pouvez choisir de garder beaucoup de stock sous la main et de stocker ce que vous n'utilisez pas actuellement. Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients.^[2]
   • Garder peu ou pas de stock en stock vous permet d'économiser de l'argent sur les coûts de stockage et vous permet de toujours utiliser les composants les plus récents. Cependant, vous devez avoir des fournisseurs fiables et vous risquez également de manquer de matériel en cours de production. Cela signifie également que vos coûts sont liés aux derniers prix, car chaque achat reflète le prix actuel et le stock acheté est rapidement épuisé.
   • Garder beaucoup de stock sous la main signifie que vous pouvez économiser de l'argent en achetant des matériaux en vrac, et vous n'avez jamais à vous soucier de manquer de matériel. Cependant, vous devrez peut-être payer pour le stockage et les articles peuvent expirer ou devenir obsolètes avant de pouvoir les utiliser. Vous assumez également un risque de prix si les achats diminuent par rapport au prix de vos stocks (mais faites des gains si les prix augmentent).
3. 3 Comprendre les coûts de la tenue des stocks. Déterminer le niveau de stock optimal consiste à équilibrer les différents coûts associés au stockage et à l'achat de stock. Les coûts d’inventaire impliquent des coûts d’achat, des coûts de portage et des coûts de rupture de stock.^[3]
   • Les coûts de commande comprennent le paiement du transport, le paiement du personnel pour recevoir, stocker et contrôler la qualité du matériel et payer le personnel de bureau pour préparer les demandes, placer les commandes et gérer le processus de commande.
   • Les frais de port incluent le coût du stockage dans les installations extérieures, les assurances, les taxes, les coûts en capital et le coût du personnel pour manipuler les matériaux.
   • Les coûts de rupture de stock se rapportent à l'interruption de la production si vous êtes à court de matériel.
4. 4 Découvrez comment le type de stock influe sur ce que vous devez stocker. Les niveaux de stock que vous conservez peuvent varier en fonction du type de stock. Pour chaque catégorie, tenez compte de la fiabilité de vos fournisseurs. Le prix est également une considération. Le prix de certains matériaux fluctue et vous pouvez obtenir des rabais pour l'achat de certains matériaux en vrac.^[4]
   • Avec les matières premières, le calendrier et la fiabilité de vos fournisseurs déterminent ce que vous gardez sous la main. C'est une bonne idée d'avoir des sources alternatives de matériaux en cas de problème avec votre fournisseur. En outre, si le prix des matériaux fluctue, vous devrez peut-être effectuer des achats à temps pour profiter des meilleurs prix.
   • Garder un stock de travaux en cours peut être utile s’il ya un problème avec la livraison des matières premières qui interrompt la production.
   • Conservez une réserve de produits finis uniquement si vous produisez des articles en lots ou si vous êtes en train de produire une grosse commande.
   • Le niveau de stock des consommables dépend de la manière dont vous les utilisez, des remises sur les achats en gros et de la fiabilité de vos fournisseurs.
   • Vous devrez également savoir comment stocker correctement vos produits. Par exemple, certains produits doivent être stockés à une température spécifique ou stockés de manière à ce que les employés puissent les choisir, les emballer et les expédier facilement.
5. 5 Définissez un niveau minimum. C'est le niveau en dessous duquel le stock disponible ne devrait jamais tomber. Le délai d'exécution affecte ce niveau. Cela signifie combien de temps il faut pour remplacer le stock que vous avez utilisé. De plus, le taux de consommation détermine le niveau minimum. Sachez avec quelle rapidité vous utilisez les matériaux et combien vous utiliserez pendant les délais.^[5]
   • Le délai est la quantité de temps nécessaire pour reconstituer l'inventaire. C'est le nombre de jours entre le moment où vous passez une commande et le moment où vous la recevez.
   • Le taux de consommation se réfère à la quantité d'un article que vous utilisez dans un délai spécifié.
   • Supposons, par exemple, que vous dirigiez un bureau et que vous deviez déterminer le nombre minimum de rames de papier à conserver.
   • Vous savez que votre fournisseur peut obtenir une commande de papier dans les cinq jours ouvrables. C'est votre délai.
   • De plus, vous savez que le bureau utilise en moyenne trois ramettes de papier par jour. C'est votre taux de consommation.
   • Comme vous savez que votre délai de livraison est de cinq jours, vous ne devez jamais laisser votre stock de papier tomber en dessous de cinq jours de papier. Si votre bureau utilise trois ramettes de papier par jour, un approvisionnement de cinq jours correspond à 15 ramettes de papier.
   • Votre stock minimum est de 15 ramettes de papier.
6. 6 Déterminez un niveau de réorganisation. C'est le niveau auquel il est temps de réorganiser le stock. Il se situe généralement entre les niveaux maximum et minimum.Lorsque le stock atteint ce niveau, un membre du personnel doit initier une demande d'achat. Cela va commencer le processus de réapprovisionnement des stocks avec des matériaux frais.^[6]
   • En utilisant l'exemple ci-dessus, il n'est peut-être pas recommandé de toujours laisser votre stock de papier diminuer au minimum avant de lancer une commande de remplacement. Un nombre quelconque de circonstances pourrait retarder la livraison, et vous seriez laissé sans papier au bureau.
   • Pour déterminer un niveau de réapprovisionnement, vous devez tenir compte de la fiabilité de votre fournisseur. Par exemple, supposons que vous sachiez qu'à quelques reprises pendant les mois d'hiver, le mauvais temps a retardé votre livraison de quelques jours.
   • En vous basant sur votre historique avec ce fournisseur, vous décidez de réapprovisionner lorsque votre stock de papier tombe à 10 jours de papier ou 30 ramettes.
   • Le niveau de réorganisation pour le papier serait de 30 ramettes.
7. 7 Définir un niveau maximum C'est la quantité de matériaux au-dessus de laquelle vous ne devez pas garder de stock. La définition de ce niveau est influencée par de nombreux facteurs. Par exemple, vous devez tenir compte de la quantité d'espace disponible et du coût du stockage. De plus, selon le type de stock que vous possédez, les exigences gouvernementales peuvent limiter le montant que vous pouvez stocker. Cependant, assurez-vous de prendre en compte les chances de dépasser le niveau maximum et de mettre en place un plan pour liquider les stocks excédentaires, par exemple en faisant un don, en vendant à prix réduit ou en le jetant. De plus, les besoins saisonniers peuvent avoir une incidence sur le montant dont vous avez besoin. Enfin, selon votre secteur d'activité, les changements de mode ou de demande peuvent influencer votre niveau maximal de certains matériaux.^[7]
   • Certaines entreprises utilisent le niveau de réorganisation dans une formule pour calculer les niveaux de stock maximum. Cette formule est la suivante: Niveau maximum = Niveau de commande - Taux de consommation * Délai d'exécution + Quantité économique.
   • Quantité d'ordre économique (EOQ) est un calcul utilisé pour déterminer un montant fixe lors de la réorganisation des stocks. Il est discuté plus tard dans cet article. Pour cet exemple, supposons que l'EOQ comporte 30 ramettes de papier.
   • En utilisant les informations ci-dessus, le niveau de stock maximum pourrait être calculé avec la formule $\ displaystyle 30-3 * 5 + 30 = 27 * 35 = 945$.
   • Le niveau maximum pour le papier serait de 945 ramettes.

Méthode deux sur trois:
Contrôle de l'inventaire

1. 1 Comprendre le but de contrôler l'inventaire. Le contrôle des stocks comprend les méthodes que vous utilisez pour maintenir votre niveau de stock optimal. Vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison de méthodes pour votre entreprise. La première étape du contrôle des stocks consiste à hiérarchiser l'inventaire afin de déterminer les éléments les plus importants à gérer.
2. 2 Classer les stocks par ordre de priorité en utilisant la méthode ABC. Il s'agit d'une méthode de contrôle des niveaux de stock en classant l'inventaire en trois catégories. Il est également connu sous le nom de «contrôle des stocks en fonction de la valeur», «approche de la valeur sélective» ou «approche de la valeur des pièces proportionnelle». L'objectif est de définir des priorités en matière de gestion de ces matériaux. L'utilisation de cette méthode aide les entreprises à réduire les coûts de stockage et à préserver les matériaux coûteux.^[8]
   • Le groupe A comprend des articles coûteux. Ces articles représentent généralement 10 à 20% du stock total, mais 50% de la valeur des stocks. Vous investissez la majeure partie de vos efforts dans le contrôle de ces éléments.
   • Le groupe B représente 20 à 30% du stock total et environ 30% de la valeur de votre inventaire. Ces articles nécessitent des mesures de contrôle des stocks modérées.
   • Le groupe C représente 70 à 80% du stock total, mais seulement environ 20% de la valeur. Des procédures de routine peuvent être utilisées pour contrôler cette catégorie.
3. 3 Maintenir l'inventaire avec un système continu. Un système continu signifie que vous commandez un montant fixe à chaque commande. Vous commandez ce montant fixe chaque fois que le stock atteint un niveau prédéterminé. Vous utiliseriez cette méthode avec les éléments que vous avez classés dans votre catégorie «A». Ce sont les articles coûteux que vous souhaitez suivre avec attention. Vous ne voulez pas dépenser beaucoup d'argent dans les coûts de possession, mais vous ne voulez pas en manquer, alors vous surveillez continuellement combien vous avez.^[9]
4. 4 Calculez la quantité d'ordre économique (EOQ) pour définir le montant de la commande de quantité fixe. Cette formule mathématique est utilisée pour déterminer le niveau optimal de stock. C'est une méthode continue de contrôle des stocks. Vous l'utilisez pour déterminer la quantité fixe que vous devez commander chaque fois que vous passez une commande pour ces articles dans votre inventaire. Vous l'utiliseriez avec votre catégorie «A» d'articles d'inventaire.^[10][11][12]
   • La formule pour EOQ est $\ displaystyle Q = \ sqrt 2AS / I$.
   • Dans la formule, Q = la quantité par commande, A = le montant annuel nécessaire de l'article, S = le coût par commande et I = le coût de possession des stocks par unité et par an en dollars.
   • Par exemple, supposons que vous vendiez des ballons de basket. Le coût par commande est de 400 $, le coût de possession est de 10 $ par unité par année et vous avez une demande de 20 000 $ par année.
   • $\ displaystyle Q = \ sqrt 2 * 20 000 * 400/10 = 1 265$
   • La moyenne optimale devrait être de 1 265 ballons de basket. Si la demande annuelle est de 20 000, vous devrez passer 16 commandes par an ($\ displaystyle 20 000/1 265 = 15,8$).
5. 5 Maintenir les niveaux d'inventaire avec un système périodique. Cela signifie que vous réorganisez les articles après une période de temps déterminée. Une commande est placée pour un montant variable après un certain délai. Par exemple, une fois par mois, vous passez une commande pour un article et le montant varie en fonction de la quantité de l'article utilisée le mois précédent. Cette méthode fonctionne bien pour les éléments de vos catégories «B» et «C».Vous n'avez pas à garder le contrôle aussi strictement que vous en avez, et vous pouvez accepter le risque de sur-commande en commandant en vrac.^[13]

Méthode trois sur trois:
Suivre votre stock

1. 1 Effectuer un inventaire régulier. Dans le cadre de votre processus de comptabilité, vous devez effectuer un exercice d'inventaire annuel pour déterminer la valeur de votre inventaire. Cela signifie faire une liste ou un inventaire de votre stock, en notant son emplacement et en enregistrant sa valeur. Des outils tels que les codes-barres ou les étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) vous aident à suivre votre stock. Vous pouvez garder une trace manuelle en demandant au personnel de compter physiquement le stock ou électroniquement avec le logiciel de contrôle des stocks.^[14]
2. 2 Assurez-vous d'inclure le comptage des cycles. Ceci est une partie importante de la gestion des stocks, vous devrez donc développer un calendrier pour le comptage des cycles. De nombreux systèmes logiciels de gestion des stocks facilitent le cycle de comptage par catégorie ou sous-catégorie, alors assurez-vous de préparer ce que vous comptez compter à chaque fois. Chaque fois que vous effectuez un décompte de cycles, vous devrez:
   • Fermez toutes les transactions d'inventaire ouvertes.
   • Réapprovisionnez tous vos surstock, sous-banc ou backstock.
   • Compte pour toutes les commandes d'achat et les transferts entrants reçus dans votre système.
   • Rangez tous les articles.
   • Fermez et facturez toutes les commandes client terminées.
3. 3 Utilisez une méthode manuelle. Les systèmes manuels fonctionnent mieux pour les petites entreprises avec peu d'articles en stock. Vous pouvez choisir parmi deux méthodes pour le contrôle manuel des stocks. Le premier est connu sous le nom de système de contrôle d’inventaire à deux bacs. Le second système consiste à créer un index descriptif et à utiliser des cartes de contrôle des stocks.^[15]
   • Pour le système à deux bacs, déterminez un cycle d'achat pour les articles et la quantité achetée à chaque cycle. Par exemple, les bureaux peuvent acheter des fournitures de bureau chaque semaine ou chaque semaine. Pour commencer, achetez suffisamment d’articles pour deux cycles d’achat. Divisez les articles en deux paquets. Lorsque le premier paquet est épuisé, il est temps de réorganiser suffisamment pour un cycle d'achat de l'article. Les matériaux du deuxième faisceau sont utilisés pendant la réorganisation des matériaux.
   • Pour le deuxième système, créez un index qui répertorie tous les éléments en stock et un fichier de cartes pour chaque élément. Sur chaque carte, enregistrez une description d'article. Lorsqu'un article est acheté ou réorganisé, quelqu'un enregistre le montant reçu, le prix unitaire et d'autres informations telles qu'une description de commande, un numéro de catalogue ou le numéro de série.
4. 4 Utilisez un logiciel informatique. Le logiciel de gestion des stocks suit les niveaux d'inventaire et enregistre les achats, les livraisons et les ventes d'articles en stock. Les usines peuvent également l'utiliser pour produire des documents liés à la production, tels que des bons de travail et des factures ou des matériaux. Il peut effectuer une analyse EOQ de votre inventaire pour vous aider à conserver des niveaux d’inventaire optimaux.^[16]
   • Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks comprennent une réduction des coûts de transport et des coûts de commande, une efficacité accrue de la gestion des stocks, une meilleure organisation et sécurité et des informations sur les tendances d'utilisation des matériaux.
   • Les inconvénients sont que le logiciel peut être coûteux et qu’il peut être complexe à utiliser.