Pour payer des taxes aux États-Unis, l'Internal Revenue Service («IRS») exige que chaque personne ou entité qui soumet une déclaration de revenus utilise un numéro d'identification de contribuable («TIN») lors du dépôt.[1] Le type spécifique de NIF que vous devez utiliser dépend de votre situation. La plupart des individus utilisent un numéro de sécurité sociale ("SSN") délivré par l'Administration de la sécurité sociale pour le fichier. Les entités commerciales et certaines personnes qui ne peuvent pas obtenir de numéro de sécurité sociale doivent utiliser des numéros d’identification différents, appelés respectivement numéro d’identification de l’employeur (EIN) et numéro d’identification du contribuable individuel («ITIN»).

Méthode One of Three:
Obtenir un numéro de sécurité sociale ("SSN")

  1. 1 Déterminez si vous êtes éligible pour un SSN. Les citoyens américains et les non-citoyens autorisés à travailler aux États-Unis peuvent recevoir un numéro de sécurité sociale ou une carte de remplacement s’ils perdent le premier.[2] Il s’agit du numéro d’identification le plus courant utilisé pour produire des déclarations de revenus individuelles.
    • Sur le formulaire 1040 - le formulaire utilisé par la plupart des personnes pour produire leurs déclarations de revenus - le NIF par défaut est le numéro SSN du déclarant et il existe un espace désigné pour ce numéro dans le coin supérieur droit de la première page du formulaire.[3][4]
    • Ainsi, si vous produisez en tant qu'individu et que vous avez déjà un SSN, vous n'aurez pas besoin d'un TIN distinct et vous devrez simplement utiliser votre SSN lors du dépôt des taxes.
  2. 2 Rassemblez les documents. Dans la plupart des cas, vous aurez besoin d'au moins deux documents prouvant votre identité, tels qu'un permis de conduire ou une carte d'identité délivrée par l'État. Si vous présentez une demande en tant que citoyen américain, l'un d'entre eux doit être un certificat de naissance américain ou un passeport américain.[5] Pour vérifier vos exigences exactes, visitez la page Exigences de la sécurité sociale et sélectionnez les boutons de gauche qui décrivent votre situation individuelle. La page sera mise à jour pour afficher exactement les documents dont vous aurez besoin pour obtenir un nouveau numéro de sécurité ou un numéro de remplacement. Tous les documents doivent être des originaux ou des copies officielles certifiées par l'organisme émetteur.
    • Sélectionner Enfant si vous présentez une demande au nom d’une personne de moins de 18 ans. Sinon, sélectionnez Adulte.
    • Sélectionner Original si vous n'avez jamais eu de SSN, ou Remplacement si vous avez déjà eu une carte mais que vous ne l'avez plus. Si vous avez au moins 12 ans et que vous n'avez jamais eu de numéro de sécurité sociale, vous aurez besoin de preuves que vous n'avez jamais eu de numéro de sécurité sociale, comme un ancien formulaire fiscal ou des documents indiquant que vous avez vécu en dehors des États-Unis.[6]
    • Sélectionner US Citizen Born, Citoyen né à l'étranger, ou Non citoyen selon le cas.
    • Les photocopies ou même des copies notariées des documents officiels requis ne sont pas acceptées par l'IRS. De plus, les documents doivent être actuels et non expirés. Un reçu indiquant que vous avez postulé pour un document particulier n'est pas acceptable au lieu du document réel.[7]
  3. 3 Remplissez le formulaire de demande. Imprimez le formulaire SS-5 et remplissez le formulaire à la dernière page. Si vous n'avez pas accès à une imprimante, visitez le localisateur du bureau de la Sécurité sociale pour trouver un bureau près de chez vous. Le localisateur de bureau affichera les coordonnées et les heures d'ouverture du bureau IRS le plus proche de votre code postal.[8] Appelez ou visitez ce bureau pour demander le formulaire SS-5, qui vous sera fourni gratuitement.
    • Assurez-vous de lire les quatre premières pages du formulaire SS-5 avant de remplir la dernière page, car elles fournissent des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire.[9]
  4. 4 Soumettez le formulaire et les documents d'accompagnement. Utilisez le localisateur de bureau en ligne pour trouver un bureau de la sécurité sociale près de chez vous. Envoyez le formulaire dûment rempli et les documents à ce bureau et votre carte de sécurité sociale vous sera envoyée avec les documents que vous avez soumis pour soutenir votre demande.[10]
    • Vous pouvez choisir de vous rendre au bureau IRS le plus proche de vous pour demander un nouveau numéro de sécurité sociale ou un numéro de sécurité sociale de remplacement. Il est recommandé de le faire si vous êtes tenu de poster des documents importants et d’être privés de certains documents importants que vous utilisez dans la vie quotidienne, comme un permis de conduire ou un passeport. Si vous avez 12 ans ou plus et que vous n'avez jamais reçu de numéro de sécurité sociale, vous devez en faire la demande en personne.[11]
  5. 5 Dites à votre employeur que vous avez postulé. Si vous êtes employé par une organisation américaine, votre SSN devra déclarer votre salaire à l’IRS. Si votre employeur ne sait pas quoi faire pendant que vous attendez un SSN, référez-les à ce site Web pour obtenir des instructions.

Méthode deux sur trois:
Obtenir un numéro d'identification d'employeur ("EIN")

  1. 1 Déterminez si vous êtes éligible pour un EIN. La plupart des entités commerciales ont besoin d'un EIN. L'IRS fournit une liste de contrôle détaillée pour déterminer si vous en avez besoin sur son site Web. Vous avez probablement besoin d'un EIN si l'une des conditions suivantes est remplie:
    • votre organisation a des employés
    • vous opérez en tant que société ou partenariat
    • vous produisez des déclarations de revenus d'emploi, d'accise ou de taxes sur l'alcool, le tabac et les armes à feu
    • vous retenez les impôts sur les revenus payés à un étranger non résident
    • vous avez un plan Keogh, ou
    • vous êtes impliqué avec des organisations à but non lucratif, des fiducies et des successions ou des coopératives d'agriculteurs.
  2. 2 Remplissez le formulaire en ligne. Du lundi au vendredi de 7h00 à 22h00 EST, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne officiel de l'IRS pour demander un EIN.[12] Ceci est une application assez courte qui demande des informations de base telles que le nom de votre organisation, son adresse et le nombre d'employés. Le site Web doit vous délivrer un EIN immédiatement, à condition que vous ayez fourni ces informations et que vous remplissiez les critères suivants:[13]
    • Vous devez être une partie responsable de l'organisation (généralement un propriétaire ou un partenaire) et avoir un NIF valide (par exemple, SSN, ITIN, EIN).[14]
    • L’entreprise doit être située aux États-Unis ou dans les territoires américains.
    • Si l'entreprise (1) a déjà un EIN et (2) a reçu cet EIN en ligne, elle doit utiliser l'une des autres méthodes ci-dessous pour modifier son EIN.
  3. 3 Appel à l'aide Si vous avez des questions sur le processus de candidature, ou si vous pensez que votre entreprise peut déjà avoir un EIN mais que vous ne savez pas ce que c'est, appelez l'IRS au (800) 829-4933.[15] Si vous appelez de l'extérieur des États-Unis, appelez plutôt le 267-941-1099.[16]
  4. 4 Envoyez par courrier ou par fax le formulaire de demande. Si vous préférez remplir une demande papier, imprimez une copie du formulaire SS-4 ici ou visitez un bureau IRS local et demandez une copie de ce formulaire (entrez votre code postal ici pour trouver le bureau IRS le plus proche de chez vous). Assurez-vous de lire les instructions officielles pour remplir le formulaire SS-4.[17], car ils vous diront exactement comment remplir le formulaire en fonction de votre situation personnelle. Remplissez le formulaire conformément aux instructions puis envoyez-le à l'une des adresses suivantes:[18][19]
    • Courrier, demandeurs situés dans un État américain ou un district de Columbia:
      • Internal Revenue Service
      • Attn: Opération EIN
      • Cincinnati, OH 45999
    • Fax, candidats américains: (859) 669-5760
    • Mail, demandeurs internationaux:
      • Internal Revenue Service
      • Attn: Opération EIN International
      • Cincinnati, OH 45999
    • Fax, demandeurs internationaux: (859) 669-5987
    • La réponse par courrier peut prendre jusqu'à cinq semaines. La réponse par fax prend généralement une semaine si vous fournissez un numéro de fax de retour.
  5. 5 Savoir comment déposer des taxes sans EIN. Si vous ne pouvez pas obtenir un EIN avant la date limite pour l'envoi de vos déclarations de revenus, envoyez vos déclarations de toute façon avec cette notation:[20]
    • Dans la case Numéro d'identification de l'employeur, inscrivez «Demande appliquée».
    • Si vous n'avez pas encore envoyé de candidature, imprimez et remplissez le formulaire SS-4 et joignez-le à la déclaration.

Méthode trois sur trois:
Obtenir un numéro d'identification fiscale individuel ("ITIN")

  1. 1 Déterminez si vous êtes admissible à un ITIN. Les ITIN sont réservés aux personnes qui doivent déposer des taxes aux États-Unis, mais ne sont pas admissibles à un SSN.[21] Ces personnes comprennent:[22]
    • Un étranger non résident est tenu de produire une déclaration de revenus aux États-Unis.
    • Un résident américain doit déposer une déclaration de revenus aux États-Unis.
    • Une personne à charge ou le conjoint d'un citoyen américain / résident étranger ou détenteur d'un visa étranger non résident.
    • Si vous avez soumis une candidature pour un SSN, mais ne l'avez pas encore reçue, ne postulez pas pour un ITIN. Ne demandez une ITIN que si l'Administration de la sécurité sociale vous dit qu'elle ne peut pas vous délivrer un SSN.[23]
    • Si vous êtes éligible pour un SSN, demandez et utilisez ce numéro. Un ITIN - délivré aux personnes non éligibles à un SSN - n'autorise pas le travail aux États-Unis et ne donne pas droit à des prestations de sécurité sociale.[24] Vous ne serez pas non plus admissible au crédit de revenu gagné si vous utilisez un ITIN pour déposer des taxes.
  2. 2 Remplissez le formulaire W-7. Imprimez le formulaire W-7 à partir du site Web de l’IRS et remplissez le formulaire. Assurez-vous de lire les instructions complètes avant de remplir le formulaire, car elles fournissent des informations détaillées sur la façon de remplir le formulaire.
    • Vous devrez soumettre, avec le formulaire W-7, ce qui suit: une déclaration de revenus fédérale valide, des documents originaux prouvant votre identité (ou des copies certifiées conformes de l'agence émettrice), ainsi que des documents établissant votre statut étranger.[25]
    • En espagnol (en español): la forme et les instructions.
  3. 3 Obtenez de l'aide avec votre application si nécessaire. Vous pourriez avoir besoin de formulaires ou de documents supplémentaires pour prouver votre identité et votre statut étranger. Si vous avez des questions, voici comment contacter quelqu'un qui peut vous aider:[26]
    • Si vous êtes aux États-Unis, appelez l’IRS à son numéro sans frais: 1-800-829-1040.
    • Si vous êtes en dehors des États-Unis, appelez le 267-941-1000. (Ce n'est pas gratuit.)
    • L'IRS offre des services d'examen de documents en personne à certains endroits dans tout le pays.[27] Vous pouvez visiter l'un de ces centres d'assistance aux contribuables pour obtenir de l'aide pour remplir les formulaires requis, soit par rendez-vous ou par rendez-vous.
    • Visitez ce site Web pour trouver un agent d'acceptation qui vous aidera en personne ou par téléphone. Ceux-ci sont disponibles même dans certains pays en dehors des États-Unis.
  4. 4 Mail dans l'application. Une fois que vous avez rempli le formulaire W-7 et recueilli tous les documents requis, envoyez-les à l'adresse ci-dessous. Si vous produisez une déclaration de revenus, joignez également la déclaration de revenus dûment remplie, avec «Applied For» écrit à l'endroit où votre TIN serait normalement expédié. Vous devriez recevoir votre ITIN dans les sept semaines.[28]
    • Internal Revenue Service
    • Austin Service Center
    • Opération ITIN
    • P.O. Case 149342
    • Austin, TX 78714-9342