La planification d'un voyage lié au travail peut être une entreprise stressante. En plus de vos préoccupations de voyage habituelles, vous devez également vous concentrer sur l'aspect commercial de votre voyage. Les voyages d'affaires ne doivent cependant pas être stressants. Avec un peu de planification et de préparation, vous pouvez vous assurer que votre voyage se déroule le mieux possible afin que vous puissiez rester concentré sur votre travail.

Première partie de trois:
Faire des arrangements de voyage

  1. 1 Découvrez si vous avez besoin d'aménagements spéciaux. Selon l'endroit où vous voyagez, vous devrez peut-être faire certains aménagements pour vous-même. Ceci est généralement plus important pour les voyages internationaux, mais peut également être utile pour les voyages intérieurs.[1]
    • Si vous voyagez à l'étranger, vous devrez peut-être obtenir un visa avant de partir. Vous pourriez aussi avoir besoin de certains vaccins, y compris des médicaments antipaludiques.
    • Si vous voyagez dans une ville à une altitude supérieure à 1.500 mètres (4 900 pieds), vous pourriez être exposé à la maladie d'altitude. Essayez de vous donner quelques jours pour vous habituer avant de vous affranchir et commencez à boire deux à trois litres d'eau chaque jour pour rester hydraté.[2]
    • Si vous voyagez en dehors du pays, découvrez si vous pouvez boire l'eau du robinet en toute sécurité là où vous serez. Sinon, vous devrez vous en tenir à de l'eau purifiée en bouteille pour rester en bonne santé.
  2. 2 Construire un itinéraire. Avoir un itinéraire est le moyen le plus simple de vous assurer que vous restez dans les temps et n'oubliez pas les tâches importantes de votre voyage. En sachant où aller et quoi faire, ainsi que l'heure à laquelle tout doit se passer, vous simplifierez vos projets de voyage du début à la fin.[3]
    • Commencez par la date et l'heure de votre arrivée et de votre départ de votre hôtel, puis parcourez tout ce que vous ferez pendant que vous êtes en voyage d'affaires.
    • N'oubliez pas de garder une trace des heures d'embarquement et de départ de votre vol afin de savoir quand vous devez arriver à l'aéroport.
    • Mettez en surbrillance tous les événements liés au travail sur votre calendrier. De cette façon, vos priorités les plus importantes ne seront pas perdues dans le mélange.
  3. 3 Effectuez des réservations pour les hôtels, les vols et tout ce qui nécessite une réservation. Rechercher en ligne pour trouver les meilleures offres pour les vols et les hôtels. Certains sites Web, tels que Expedia, vous permettront de réserver des vols, des hôtels et des voitures de location au même endroit.
    • Lors de la réservation de votre vol, assurez-vous d'utiliser votre compte Sky Miles pour obtenir des points et des récompenses. Vous pourriez même avoir assez de miles de ciel pour couvrir le coût de votre vol!
    • Lors de la réservation de votre hôtel, vérifiez si vous pouvez utiliser des miles ou obtenir des points pour un programme de récompenses. Vous devez également prendre note des conditions de votre hôtel en matière d'enregistrement, de départ, de stationnement et du nombre de personnes par chambre.
    • Si vous avez besoin d'une voiture de location, assurez-vous que toutes les routes que vous conduirez seront en sécurité avec votre voiture de location. Recherchez si vous avez besoin de deux roues motrices ou de quatre roues motrices. Regardez autour de vous avec différentes compagnies de location de voitures pour voir qui a le meilleur taux.
    • Certaines cartes de crédit ont également des plans de récompenses et des avantages pour voyager. Voir si votre carte de crédit est livré avec l'un de ces avantages.

Deuxième partie de trois:
Préparer votre voyage

  1. 1 Vérifiez que votre ID / passeport est à jour. Vous n'avez peut-être pas besoin d'un passeport si vous voyagez pour affaires, mais vous en aurez besoin pour les vols internationaux. Même sur les vols domestiques, vous aurez besoin d'une pièce d'identité valide émise par l'État. L'absence d'identification appropriée peut retarder ou même empêcher votre voyage.[4]
    • Assurez-vous que toutes vos pièces d'identité sont valides et à jour bien à l'avance, car la préparation de nouveaux documents peut prendre plusieurs semaines.
  2. 2 Déterminez comment vous recevrez votre billet. Si vous recevez votre ticket sous forme numérique (comme sur votre smartphone, par exemple), vous n'aurez plus à vous soucier de l'impression ou de la perte d'un ticket. Sinon, vous devrez vous rendre à l'aéroport un peu plus tôt pour imprimer votre billet. Même avec les bornes libre-service, les lignes d'impression des tickets sont sauvegardées de temps en temps.[5]
    • Accordez-vous au moins 15 à 20 minutes supplémentaires si vous devez imprimer votre billet à votre arrivée à l'aéroport.
    • Si vous avez un billet papier, conservez-le à un endroit où vous ne le perdrez pas. Vous voudrez peut-être le stocker avec votre identifiant ou votre passeport pour vous assurer de ne pas égarer aucun de ces documents.
    • Si vous utilisez un billet numérique, assurez-vous d'avoir une réception où que vous partiez pour le voyage de retour. Si vous ne pouvez pas le télécharger sur votre téléphone, vous devrez probablement imprimer une copie papier à l'aéroport.
  3. 3 Essayez d'éviter de vérifier les sacs. Les bagages enregistrés peuvent être perdus ou égarés. Que vous soyez sur un calendrier serré ou que vous ne souhaitiez tout simplement pas vous soucier de trouver un magasin de costume avant votre grande réunion, il est préférable de ne conserver que les articles de cabine.[6]
    • Essayez d'emballer aussi léger que possible. Apportez suffisamment de vêtements de ville pour le voyage et une ou deux paires de vêtements décontractés pour explorer la ville.
    • Confirmez que votre sac tiendra dans le compartiment supérieur ou sous votre siège en vérifiant les restrictions de taille de bagage à main avec la compagnie aérienne choisie.
    • Consultez le site Web de Transportation Security Administration (TSA) pour obtenir des mises à jour sur les articles interdits et des suggestions d'emballage afin de vous assurer que votre contrôle de sécurité est aussi rapide que possible.
  4. 4 En savoir plus sur les coutumes et la culture pertinentes. Que vous voyagiez à l'étranger ou que vous rencontriez des représentants d'un autre pays, il est important de vous rappeler que les différentes cultures ont des valeurs et des coutumes différentes. Dire ou faire certaines choses que vous trouvez acceptables ou ne pas dire / faire certaines choses peut être un signe de manque de respect dans certaines cultures.[7]
    • Renseignez-vous sur la culture et les coutumes des personnes avec lesquelles vous allez faire affaire.
    • Parlez à d'autres collègues ou amis qui ont voyagé dans le pays où vous faites affaire. Cela peut vous aider à mieux comprendre ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas.
    • Soyez respectueux en tout temps. Rappelez-vous que vous représentez votre entreprise et peut-être même votre culture. Vous devez donc toujours avoir le meilleur comportement possible.
  5. 5 Sauvegardez toutes vos informations importantes. Grâce à la technologie actuelle, la plupart d'entre nous dépendons beaucoup de nos smartphones et appareils numériques. Toutefois, selon l'endroit où vous voyagez, vous ne disposerez peut-être pas d'une réception téléphonique ou Internet. Si vous comptez sur vos appareils numériques pour votre itinéraire, votre billet d'avion, votre présentation ou vos documents, vous risquez de ne pas avoir de chance si vous vous trouvez dans une zone morte.[8]
    • Conservez une copie de sauvegarde de toutes vos informations importantes sur votre ordinateur portable ou sur un lecteur flash USB.
    • Si vous voulez vraiment couvrir toutes vos bases, vous pouvez également imprimer des copies papier de tous les documents importants et les conserver dans un fichier avec vos documents de voyage.
  6. 6 Commencez à dormir à l'heure locale avant votre voyage. Le décalage horaire est un obstacle que la plupart des voyageurs d'affaires ont dû surmonter à un moment ou à un autre. Cela peut prendre plusieurs jours pour s'adapter à tout changement de temps, même au pays. Si vous voyagez à travers des fuseaux horaires, vous voudrez peut-être vous acclimater avant votre voyage.[9]
    • Si possible, donnez-vous quelques jours avant votre départ et commencez à vous endormir et à vous réveiller aux moments où vous vous réveillez / dormez une fois que vous avez atteint votre destination.
    • Être conscient de la différence de temps a également des implications professionnelles. Vous devrez vous assurer de ne manquer aucune réunion ou échéance importante lors de votre voyage.
  7. 7 Anticiper les mesures de sécurité à l'aéroport. Parfois, les lignes de sécurité des aéroports peuvent prendre beaucoup de temps. Arrivée à l'aéroport tôt: les compagnies aériennes recommandent généralement deux heures avant votre vol pour les vols intérieurs et trois heures avant pour les vols internationaux. Cherchez à obtenir des programmes de sécurité pré-approuvés TSA Pre-Check ou CLEAR, qui peuvent vous aider à franchir les lignes plus rapidement.

Troisième partie de trois:
Prendre des précautions pour éviter le décalage horaire

  1. 1 Restez hydraté. La déshydratation est une cause majeure de fatigue. Lorsque vous voyagez en avion, vous êtes généralement exposé à de l'air sec et recyclé, et vous risquez également d'être trop caféiné. Essayez de boire autant d'eau que possible avant, pendant et après votre vol pour minimiser le risque de déshydratation.[10]
    • Limitez votre consommation de caféine et d'alcool, car ces deux produits peuvent vous déshydrater légèrement.
    • Essayez de boire deux à trois litres d'eau chaque jour, mais n'oubliez pas que vous aurez besoin de plus d'eau si vous êtes très actif ou dans un environnement chaud.[11]
  2. 2 Planifiez votre première soirée à bon escient. La façon dont vous passez votre première nuit à votre destination peut affecter tout votre voyage. Plus vite vous vous habituerez à l'heure locale et passerez une bonne nuit de sommeil, plus vos plans se dérouleront sans heurts.[12]
    • Essayez d'arriver à l'heure du dîner, puis prévoyez de rester jusqu'à environ 22h00 heure locale.
    • Lorsque vous arrivez à destination, évitez les repas lourds. Choisissez plutôt des collations saines ou un repas léger qui ne vous alourdira pas.[13]
    • Vous serez probablement fatigué après avoir voyagé, donc en entrant à l'heure du dîner et en mangeant un repas léger, vous commencerez à vous endormir à temps pour une nuit de repos normale.
  3. 3 Essayez de vous reposer une bonne nuit. Rester dans un horaire de sommeil normal peut être difficile lorsque vous voyagez, surtout si vous traversez des fuseaux horaires. Si vous pouvez dormir régulièrement la première nuit, il y a de fortes chances que vous vous adaptiez rapidement.
    • Limitez votre exposition aux écrans lumineux, tels que les ordinateurs portables et les téléphones portables, pendant au moins une demi-heure avant le coucher. Des lumières vives peuvent réinitialiser votre rythme circadien, rendant le sommeil plus difficile.[14]
    • Obtenez autant de soleil que possible le matin et en début d'après-midi. Cela vous aidera à rester éveillé et énergique pendant la journée.
    • Essayez de faire la lumière sur des exercices vigoureux chaque jour, mais soyez conscient du moment où vous vous entraînez. Certaines personnes trouvent que l'exercice trop près du coucher affecte leur capacité à dormir.[15]
    • Apportez des bouchons d'oreille et un masque de sommeil pour vous assurer de dormir chaque soir, peu importe les distractions qui se présentent à votre hôtel.