Il est pratique d’enregistrer l’activité de votre compte courant avec un registre de chèques électronique créé à l’aide de Microsoft Excel. Vous pouvez personnaliser votre registre de chèques pour classer les dépenses afin que vous puissiez savoir où va votre argent et créer une formule qui conserve un solde courant de votre compte. Non seulement c'est un projet utile, mais il est aussi assez simple pour que les débutants puissent l'utiliser pour apprendre les bases de l'utilisation d'Excel.

Première partie de cinq:
Créer les colonnes

  1. 1 Familiarisez-vous avec Excel. Excel est un logiciel tableur qui permet aux utilisateurs de gérer les données et d'effectuer des calculs avec des formules. Les feuilles de calcul Excel sont organisées par lignes et colonnes.[1]
    • Vous pouvez installer une version de bureau d'Excel sur votre Mac ou votre PC. Vous pouvez également utiliser une application en ligne gratuite pour votre smartphone, tablette ou ordinateur. Chacune de ces versions fonctionne un peu différemment.[2]
    • Excel existe depuis de nombreuses années et chaque année, Microsoft publie une nouvelle version mise à jour. Chacune de ces versions fonctionne également un peu différemment.[3]
    • Dans Excel, les lignes s'exécutent horizontalement et sont classées par numéro. Les colonnes sont verticales et classées par lettre. Chaque case où une ligne et une colonne se croisent est appelée une cellule. La cellule est nommée en fonction de sa ligne et de sa colonne. Par exemple, une cellule de la cinquième ligne de la colonne D est nommée D5 (colonne D, ligne 5).[4]
    • Comprendre la différence entre une feuille de calcul et un classeur dans Excel. Une feuille de calcul est une feuille de calcul unique. Un classeur est un fichier Excel contenant un ou plusieurs feuilles de calcul. Chaque feuille de calcul dans un classeur Excel est dans un onglet distinct. Par défaut, les nouveaux classeurs Excel comportent trois onglets. Vous pouvez en ajouter si nécessaire.
    • Pour créer un registre de vérification de base, vous utilisez uniquement un onglet.
    • Pour créer une fonction permettant de classer les dépenses dans un registre de chèques, vous utiliserez deux onglets.
  2. 2 Ouvrez une feuille de calcul Excel vierge. La manière dont vous ouvrez la feuille de calcul diffère selon le type d’ordinateur et de système d’exploitation que vous utilisez.
    • Sur un PC avec un système d'exploitation antérieur à Windows 7, commencez par cliquer sur le menu Démarrer dans le coin inférieur gauche de votre bureau. Dans le menu contextuel, cliquez sur Programmes. Dans le menu contextuel suivant, cliquez sur Microsoft Office. Cliquez ensuite sur Microsoft Office Excel. À ce stade, vous aurez une feuille de calcul Excel vierge sur votre bureau.[5]
    • Sur un PC avec Windows 7 ou plus récent, cliquez sur l'icône Windows dans le coin inférieur gauche de votre écran. Cliquez ensuite sur la vignette Microsoft Excel pour ouvrir Excel. Vous verrez une page avec vos fichiers récents répertoriés à gauche et les options de modèle pour les nouveaux documents à droite. Cliquez sur le premier modèle, Blank Workbook, pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel.
    • Pour ouvrir Excel sur un Mac, cliquez sur Excel dans le Dock. Cliquez sur "Fichier" dans la barre de menu. Cliquez sur «Ouvrir», puis cliquez sur «Nouveau». Cela vous amènera à une nouvelle feuille de calcul vierge.
  3. 3 Créez des étiquettes de colonne. Utilisez des étiquettes que vous trouverez dans un registre de chéquier en papier ordinaire. Créez des colonnes pour la date, le numéro de chèque, le bénéficiaire et une description ou un mémo. Après cela, créez des colonnes pour les débits (qui sont des paiements ou des retraits), des crédits (qui sont des dépôts) et le solde à terme.[6]
    • Entrez le mot «DATE» dans la cellule B1 (colonne B, ligne 1). C'est là que vous entrez la date de la transaction.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule C1 (colonne C, ligne 1). Tapez “ITEM #”. Ici, vous entrez le numéro de chèque ou le type de transaction, tel que "ATM" ou "dépôt".
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule D1 (colonne D, ligne 1). Tapez «PAYEE». Il s’agit de la personne à qui un chèque a été payé ou à qui de l’argent a été payé.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule E1 (colonne E, ligne 1). Tapez “DESCRIPTION”. Enregistrez tous les détails dont vous souhaitez vous souvenir de la transaction.
    • Déplacez une cellule vers la droite dans la cellule F1 (colonne F, ligne 1). Tapez "DEBIT". C'est ici que vous enregistrez les fonds qui quittent votre compte, également appelé flux sortant.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule G1 (colonne G, ligne 1). Tapez “CATEGORIE DE FRAIS”. Vous laisserez ce blanc pour l'instant. Les options de cette colonne seront créées ultérieurement.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule H1 (colonne H, ligne 1). Tapez “CREDIT”. C'est ici que vous enregistrez les fonds qui entrent dans votre compte, également appelés flux entrants.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule J1 (colonne J, ligne 1). Tapez «CATÉGORIE DE REVENUS». Comme pour la colonne de catégorie de dépenses, les options de cette colonne seront créées ultérieurement.
    • Déplacez une cellule vers la droite vers la cellule K1 (colonne K, ligne 1). Tapez “BALANCE”. Il s'agit du montant actuel dans votre compte après que toutes les transactions ont été enregistrées.
  4. 4 Format des étiquettes de colonne. Pour faciliter la lecture des libellés de colonne, formatez-les de manière à ce qu'ils soient en caractères gras et attribuez à la ligne d'étiquettes de registre une couleur d'arrière-plan différente. Pour ce faire, commencez par sélectionner la plage de cellules à formater. Ensuite, vous sélectionnez les options de formatage.[7]
    • Recherchez les options de formatage dans l'onglet «HOME» du ruban de la barre d'outils. Lorsque vous ouvrez un nouveau classeur, l'onglet «HOME» est ouvert par défaut.[8]
    • Sélectionnez la cellule B1 (DATE) et faites glisser le curseur sur toutes les étiquettes, via la cellule K1 (BALANCE).
    • Dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils, cliquez sur le «B» pour l'option de mise en forme en gras.
    • Pour changer la couleur de l'arrière-plan, cliquez sur l'icône du pot de peinture pour voir la palette à partir de laquelle vous pouvez sélectionner votre couleur d'arrière-plan.
  5. 5 Redimensionner certaines des colonnes. La taille par défaut de certaines colonnes sera probablement trop petite pour contenir les données que vous y mettrez. Par exemple, les colonnes «PAYEE» et «DESCRIPTION» peuvent contenir des noms longs ou de longs mémos. De plus, la colonne A, qui ne contient pas de données et n’est qu’un espaceur, devrait être très étroite.[9]
    • Cliquez sur l'en-tête de la colonne A pour sélectionner la colonne entière. Dans le coin supérieur droit de la barre d’outils du ruban «HOME», cliquez sur le bouton «FORMAT».Dans le menu déroulant, cliquez sur «Column Width». Entrez le numéro 2 et cliquez sur «OK». Maintenant, la colonne A est très étroite.
    • Elargissez la colonne D, "PAYEE". Sélectionnez la colonne D en cliquant sur l'en-tête. Placez le curseur sur la bordure entre les colonnes D et E. Le curseur passe de la flèche au curseur de redimensionnement. Le curseur de redimensionnement ressemble à une croix avec des flèches. Lorsque vous voyez le curseur de redimensionnement, faites un clic gauche et faites glisser votre souris vers la droite pour rendre la colonne aussi large que vous le souhaitez.
    • Répétez la même procédure pour élargir la colonne E, «DESCRIPTION».
  6. 6 Centrez les étiquettes du registre. Sélectionnez la première ligne entière en cliquant avec le bouton gauche sur le numéro 1 sur le bord gauche de la page. Dans la partie supérieure gauche de la barre d’outils du ruban «HOME», cliquez sur le bouton de formatage «central». Cette action centre toutes les données dans les cellules sélectionnées. Vous remarquerez que les étiquettes de colonne sont maintenant centrées dans leurs cellules.[10]

Deuxième partie de cinq:
Formatage des cellules

  1. 1 Entrez des données de test. Pour voir les modifications de formatage que vous apportez, entrez quatre lignes de données dans les cellules. Commencez par le solde d'ouverture, puis entrez trois autres transactions.
    • Dans la cellule B2, ajoutez une date pour le solde d'ouverture, par exemple le 27/09/15. Dans la cellule D2, qui correspond à la colonne «PAYEE», saisissez «Solde d'ouverture». Dans la cellule K2, qui correspond à «BALANCE», saisissez le montant que vous avez dans votre compte à la date saisie dans la cellule B2.
    • Ajoutez trois transactions supplémentaires. Essayez de combiner les débits (tels que les chèques écrits ou les retraits ATM) et les crédits (tels que les dépôts).
    • Notez la mise en forme incohérente des nombres dans les cellules. La colonne de date peut être formatée comme suit: «9/27/2015» ou «27-sept». Les colonnes dans lesquelles vous avez saisi des montants en dollars peuvent avoir un nombre de virgules décimal incorrect. Le formatage va nettoyer tout cela.[11]
  2. 2 Formatez les dates. Faites en sorte que cette colonne affiche les dates de manière cohérente. Excel fournit différentes options pour formater la date. Sélectionnez celui que vous préférez.[12]
    • Cliquez sur l'en-tête de la colonne B, «DATE». Cela sélectionne la colonne entière.
    • Cliquez avec le bouton droit sur la colonne et sélectionnez “Formater les cellules”. La fenêtre “Formater les cellules” apparaîtra.
    • Sélectionnez l'onglet "Numéro". Sous «Catégorie», choisissez «Date». Sélectionnez le format souhaité pour la date et cliquez sur «OK» dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
    • Alors que cette colonne est toujours en surbrillance, centrez les données dans ces cellules en cliquant sur l'icône «centre» dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils du ruban «HOME».
  3. 3 Formatez la colonne “ITEM #”. Les données de cette colonne doivent être centrées. Mettez en surbrillance toute la colonne C en cliquant sur l'en-tête de la colonne. Cliquez sur l'icône «centre». Notez les données de test que vous avez entrées dans cette colonne. Il devrait être centré dans les cellules.[13]
    • Vérifiez la mise en forme des colonnes D et E, «PAYEE» et «DESCRIPTION». Par défaut, Excel formate les cellules de sorte que les données soient alignées sur la gauche. Cela devrait bien fonctionner pour ces colonnes. Vérifiez le dimensionnement des colonnes. Maintenant que vous avez des données dans ces cellules, ajustez la largeur de la colonne pour élargir ou réduire les colonnes si nécessaire.[14]
  4. 4 Formatez la devise dans les colonnes F, H et K, "DEBIT", "CREDIT" et "BALANCE FORWARD".”La devise devrait avoir 2 décimales. Vous pouvez choisir d'afficher le signe dollar si vous le désirez. Vous pouvez également faire apparaître vos débits en police rouge si vous le souhaitez.
    • Sélectionnez la colonne F. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne et sélectionnez “Formater les cellules”. La fenêtre “Formater les cellules” apparaîtra. Dans l'onglet "Numéro", sélectionnez "Comptabilité". Choisissez "2" dans l'option "Décimales". Sélectionnez le signe dollar dans l'option «Symbole».
    • Répétez pour les colonnes H et K.
    • Pour que vos débits apparaissent en rouge, cliquez sur l'en-tête de la colonne F pour sélectionner la colonne entière. Faites un clic droit sur la colonne et sélectionnez «Formater les cellules». Lorsque la fenêtre «Formater les cellules» apparaît, sélectionnez l'onglet «Police». Dans cet onglet, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l'option «Couleur». Dans la palette, cliquez sur rouge.

Troisième partie de cinq:
Créer des formules

  1. 1 Créez une formule pour calculer un solde courant. Insérez une formule dans la colonne K qui fait le calcul pour calculer le solde courant. Notez que vous n'avez pas besoin d'une formule dans la cellule K2. C'est ici que vous avez entré votre solde d'ouverture.
    • Cliquez sur la cellule K3. Cliquez maintenant sur la barre de formule en haut de la feuille de calcul. C'est là que vous tapez la formule qui indique aux cellules d'effectuer un calcul. Tapez la formule = SUM (K2-F3 + H3). Cela indique au tableur de prendre notre solde d'ouverture (cellule K2), et de soustraire un débit s'il en existe (cellule F3) et d'ajouter un crédit s'il en existe un (cellule H3).[15]
    • Supposons que votre solde d'ouverture était de 200 $ et que votre première entrée était un chèque que vous avez écrit pour 35,00 $. Les 35,00 $ sont enregistrés en tant que débit dans la cellule F3. La formule que vous avez entrée dans la cellule H3 prend le solde d'ouverture et soustrait le débit, vous laissant un solde de 165,00 $.
  2. 2 Copiez la formule. Sélectionnez la cellule K3. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez «Copier». Sélectionnez les cellules K4 et K5. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez «Coller». La formule est maintenant copiée dans ces cellules. Vous devriez voir que le solde courant a été calculé dans la colonne K pour toutes les lignes de données de test que vous avez entrées.
  3. 3 Créez une formule conditionnelle pour nettoyer la colonne d'équilibre en cours d'exécution. Vous pouvez copier la formule ci-dessus dans la cellule K6. Mais comme vous n'avez pas entré de données dans cette ligne, le solde courant de la cellule K5 apparaîtra également dans la cellule K6. Pour nettoyer cela, créez une formule conditionnelle qui laisse la cellule vide si aucune transaction n'a été saisie, mais affiche un solde si elles ont été saisies.
    • Dans la cellule K6, entrez la formule = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Cela indique à Excel que si la cellule B6, dans la colonne «DATE», est vide, la cellule H6 doit être vide. Mais si la cellule B6 n'est pas vide, le solde doit être calculé.[16]
  4. 4 Étendez la formule avec AutoFill. Le remplissage automatique remplit automatiquement les formules dans les cellules adjacentes afin que vous n'ayez pas à entrer la formule «ÉQUILIBRE» encore et encore.[17]
    • Recherchez le descripteur AutoFill dans la cellule active. Observez le petit carré sombre dans le coin inférieur droit de la cellule active. Survolez-le et le curseur se transforme en curseur de saisie automatique, qui ressemble à un signe plus fin.[18]
    • Cliquez sur la cellule K6. Survolez la poignée de saisie automatique et le curseur se transforme en signe plus fin. Cliquez avec le bouton gauche de la souris et maintenez la poignée de saisie automatique. Faites glisser le curseur jusqu'à la cellule K100 (colonne K, ligne 100).
    • La formule a maintenant été copiée dans toutes les cellules des colonnes K à 100. Les numéros de ligne et de colonne de chaque cellule ont été automatiquement ajustés pour que la formule se calcule correctement.[19]

Partie quatre de cinq:
Ajouter des catégories

  1. 1 Catégoriser les transactions. Créez des catégories de transactions pour savoir comment vous dépensez votre argent et les types de revenus. Les catégories pourraient être liées aux impôts sur le revenu, tels que les impôts fonciers ou les dons de bienfaisance. Vous pouvez également utiliser les catégories pour créer des graphiques permettant de visualiser facilement l'activité financière de votre compte.
  2. 2 Créez un onglet "Catégories". C'est là que vous stockerez toutes les catégories de revenus et de dépenses potentielles pour votre registre de chèques. Renommez l'un des onglets de votre classeur «Catégories». Double-cliquez sur le titre actuel de l'onglet pour mettre le nom en surbrillance. Le nom actuel sera quelque chose comme "sheet2" ou "sheet3". Lorsque le nom de la feuille est mis en évidence, vous pouvez saisir le nouveau nom de l'onglet. Tapez "Catégories".[20]
    • Dans la cellule B4, tapez le mot «Catégories». Formatez la cellule pour avoir une police en gras et modifiez l'alignement au centre.
  3. 3 Créer des catégories de revenus. Dans la cellule B5, tapez «*** Income ***». Pensez à toutes les catégories de revenus que vous avez ou pourriez utiliser à l'avenir. Dans la cellule B6 et continue vers le bas, entrez toutes vos catégories de revenus.
    • La catégorie de revenu la plus courante serait «Salaires». Vous pourriez avoir besoin de plusieurs catégories de salaire si vous avez plusieurs emplois.
    • Les autres catégories de revenus que vous pourriez vouloir inclure dépendent de votre situation financière. Si vous possédez des actions, créez une catégorie pour les «dividendes». Si vous recevez une pension alimentaire pour enfants, créez une catégorie pour cela. Parmi les autres catégories à ajouter, citons «Revenu d’intérêt», «Cadeaux» et «Divers».
  4. 4 Créer des catégories de dépenses Laissez une cellule vide sous votre dernière catégorie de revenu. Déplacez une cellule vers le bas et tapez «*** Dépenses ***». Entrez toutes les catégories de dépenses sous cette rubrique.
    • Soyez aussi large ou aussi étroit que vous le souhaitez avec vos catégories de dépenses. Les catégories de dépenses peuvent inclure «hypothèque», «loyer», «assurance», «paiement de voiture», «essence», «électricité», «téléphone» et «divertissement».
  5. 5 Nommez la plage de cellules contenant vos catégories. Sélectionnez la cellule B5. Mettez en surbrillance de la cellule B5 à toutes les catégories de revenus et de dépenses. Recherchez la zone de nom de cellule dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. C'est à gauche de la boîte de formule. Il va dire «B5», qui est le nom de la première cellule dans la plage en surbrillance. Cliquez sur la case à cocher du nom de la cellule et tapez «Catégories». Cette option indique la plage de cellules afin que vous puissiez l’utiliser dans votre registre de chèques.[21]
  6. 6 Utilisez les catégories de dépenses et de revenus dans le registre des chèques. Revenez à l'onglet où vous avez créé le registre de chèques. Vous allez maintenant ajouter des menus déroulants aux colonnes «CATÉGORIE DE FRAIS» et «CATÉGORIE DE REVENUS» que vous avez créées.
    • Dans l'onglet Check check, sélectionnez la cellule G2. Ceci est la première cellule de la colonne «CATÉGORIE DE FRAIS».
    • Dans la barre d'outils, sélectionnez le ruban «DATA». Cliquez sur le bouton "Validation des données". Sélectionnez «Validation des données» dans le menu déroulant. Cela ouvrira la fenêtre «Validation des données».[22]
    • Dans l'onglet "Paramètres" de la fenêtre "Validation des données", recherchez la liste déroulante "Autoriser". Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez «Liste». Sous «Source», entrez «= Catégories». Cliquez sur OK.[23]
    • Vous verrez maintenant une petite flèche à côté de la cellule G2. Cliquez sur la flèche pour voir la liste des catégories. Cliquez sur la catégorie appropriée pour la transaction dans cette ligne.[24]
    • À l'aide de la saisie automatique, copiez la formule de la cellule G2 jusqu'à la cellule G100.
    • Accédez à la cellule J2 pour répéter le processus dans la colonne «CATÉGORIE DE REVENU».

Partie cinq de cinq:
Protéger votre registre de chèque

  1. 1 Verrouillez les cellules avec des formules et protégez la feuille de calcul. Protéger la feuille de calcul signifie que les données des cellules verrouillées ne peuvent pas être écrasées.De cette façon, vous n'avez pas à craindre que le solde soit calculé de manière incorrecte car la formule a été accidentellement modifiée. Vous pouvez également créer un mot de passe pour protéger davantage votre registre de chèques des autres utilisateurs.[25] Assurez-vous simplement que c'est quelque chose dont vous vous souviendrez facilement, ou écrivez-le dans un endroit sûr. Si vous oubliez le mot de passe, vous ne pourrez plus accéder à la feuille de travail.
  2. 2 Débloquer les cellules. Par défaut, une fois qu'une feuille de calcul est protégée, toutes les cellules sont verrouillées. Pour commencer, vous devez déverrouiller les cellules dans lesquelles les données seront entrées même après la protection de la feuille de calcul.[26]
    • Sélectionnez les cellules B2 à J100. Il s'agit de toutes les cellules de toutes les colonnes du registre de vérification, à l'exception de la dernière colonne, K, qui est la colonne «BALANCE». Vous devrez pouvoir entrer des données dans ces cellules même après la protection de la feuille de calcul.
    • Cliquez avec le bouton droit dans la plage de cellules sélectionnée. Sélectionnez "Format de cellule".
    • Dans la fenêtre "Format de cellule", sélectionnez l'onglet "Protection". Décochez la case qui dit "Verrouillé" et cliquez sur OK.
  3. 3 Activez «Protection» pour la feuille de travail. Une fois que «Protection» est activé, cela signifie que toutes les cellules restées verrouillées, y compris les cellules de la colonne K «BALANCE», ne peuvent pas être écrasées.[27]
    • Accédez au ruban "REVIEW" de la barre d'outils. Cliquez sur «Protéger la feuille». La fenêtre «Protéger la feuille» apparaîtra.
    • Si vous souhaitez protéger votre feuille de travail par mot de passe, ajoutez-la ici. Sinon, laissez ce champ vide.
    • Cliquez sur OK. Votre registre de chèque n'est pas protégé.
  4. 4 Déprotégez votre feuille de calcul pour modifier les cellules verrouillées. Si vous décidez de modifier des formules dans des cellules verrouillées, vous pouvez inverser ce processus. Accédez au ruban "REVIEW" de la barre d'outils. Cliquez sur «Déprotéger la feuille». La fenêtre «Déprotéger la feuille» apparaîtra. Cliquez sur OK.[28]