Être capable de diriger une conférence est une compétence. Il faut beaucoup d'organisation et une planification minutieuse pour que cela en vaille la peine. Ces étapes vous aideront à considérer les aspects essentiels de la conduite d’une conférence.

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  1. 1 Trouvez un lieu
    • Il est important d'avoir une idée générale du nombre de personnes que vous prévoyez d'assister à la conférence avant de réserver une salle. S'il s'agit de la première année d'une conférence ou si le nombre peut varier considérablement, vous voudrez peut-être choisir un hôtel ou un centre de conférence qui vous permettra de vous agrandir ou de réduire en fonction du type de participation.
  2. 2 Planifier un conférencier principal et des présentateurs de session.
    • Un orateur principal est une personne connue dans le domaine qui a quelque chose à offrir à tous les participants et qui ouvrira toute la réunion avec sa présentation. Le discours principal est souvent un sujet plus large que les séances de discussion suivantes.
    • Les présentateurs de session doivent soumettre des propositions à l'avance afin que vous puissiez choisir les sessions qui iront le mieux ensemble. Lors du choix des présentateurs, vous devrez également faire attention à sélectionner ce qui semble être les sessions les mieux planifiées et qui seront les plus susceptibles d’offrir aux participants.
  3. 3 Soyez conscient de l'heure.
    • Programmez les sessions pour une durée raisonnable - 50 minutes au maximum. L'idée est que les sessions seront spécifiques et permettront aux participants de repartir avec quelque chose de concret qui les aidera dans leurs domaines. N'oubliez pas de planifier des pauses entre chaque séance pour donner aux participants et aux présentateurs la possibilité de se ressourcer. Les pauses sont également un bon moment pour organiser des sessions d’affiches dans le hall ou une participation à la tombola pour une participation gratuite à la conférence de l’année prochaine.
  4. 4 Offrez de la nourriture et des boissons.
    • Les conférences durent souvent une journée, voire deux. La nourriture et les boissons peuvent aider les participants à obtenir le coup de pouce dont ils ont besoin pour passer toute la journée. Envisagez d'offrir des collations pendant les pauses et un bon déjeuner assis. Ces opportunités permettent également de créer des réseaux, ce qui se fait souvent plus facilement avec un cookie et une tasse de café.
  5. 5 Faites un suivi avec les participants à la conférence.
    • Vous pouvez soit inclure des cartes de commentaires de conférence dans le paquet de conférence, soit envoyer un e-mail ou une carte postale de suivi après l'événement. Dans tous les cas, n'oubliez pas de garder l'anonymat afin de recevoir les réponses les plus honnêtes possibles. Il est important de savoir ce que les participants à la conférence ont pensé de la planification de votre conférence. Entendre les avantages et les inconvénients de vos choix de conférence vous aidera à planifier en conséquence pour les conférences futures.