Une conférence est un excellent moyen pour les personnes ayant un intérêt commun de se rencontrer et d'échanger les idées les plus avant-gardistes dans leur domaine. Les conférences sont des événements réguliers dans le monde universitaire, dans de nombreux domaines de l'industrie, dans des groupes de marketing à plusieurs niveaux et dans des groupes religieux, pour n'en nommer que quelques-uns. Si vous avez décidé d'organiser une conférence dans votre région, vous commencerez peut-être à vous rendre compte qu'une conférence bien planifiée a une liste de tâches à faire sur un kilomètre et demi. Il y a le lieu de la conférence, la liste des participants, le matériel, la technologie et même des rafraîchissements pour réfléchir et planifier. Si vous commencez à regretter de planifier, de ralentir, de reprendre votre souffle et de savoir que vous avez les compétences pour organiser une conférence. La clé d'une planification de conférence réussie est de prendre chaque tâche une étape à la fois et de garder une liste exhaustive de ce que vous avez fait et de ce que vous devez faire ensuite.

Première partie de quatre:
Planification de la conférence: étapes préliminaires

  1. 1 Commencer de bonne heure. Vous devriez commencer les étapes préliminaires de la planification de la conférence au moins huit mois à l'avance, encore plus longtemps si la conférence aura beaucoup de participants ou si elle aura une grande portée.[1]
    • N'oubliez pas que de nombreux sites et services de restauration doivent être réservés des mois à l'avance et que de nombreux participants devront se déplacer et prendre des dispositions pour être présents.
  2. 2 Former un comité Un comité de conférence prend toutes les décisions pour la conférence et le fait d'avoir plus d'une personne garantit que vous avez suffisamment de perspectives pour prendre des décisions sur des questions importantes et que vous avez suffisamment de personnes pour obtenir les détails.
    • Vous aurez besoin d'un coordinateur de conférence, qui est la personne responsable de toutes les décisions importantes et qui finira par donner le plus de temps possible pour tout rassembler.[2] Vous pouvez également engager un organisateur d'événements si vous avez un budget suffisant et vous épargner les maux de tête.
    • Si cette conférence est une répétition de celle qui a déjà eu lieu, essayez de faire participer le coordinateur de l'année précédente au comité. S'il ne peut pas participer, demandez au moins des documents de l'année précédente pour faciliter la planification.
  3. 3 Notez vos objectifs et votre agenda. Vous devrez définir clairement ce que vous espérez accomplir avec cette conférence, car cela façonnera le reste de vos décisions. En sachant ce que vous voulez transmettre et à qui, avant de commencer, vous organisez une autre conférence, vous évitez d’avancer.
    • Si vous n'avez jamais planifié de conférence, il est conseillé de suivre un plan simple et relativement simple lors de votre première tentative. Concrètement, cela signifie une conférence d'un ou deux jours au maximum, avec un maximum de 250 à 300 personnes.[3]
  4. 4 Choisissez la ville et les dates. Bien que vous ne puissiez pas choisir la date et le lieu spécifiques sans planifier davantage, il est important que vous ayez une bonne idée du temps dont vous disposez pour planifier.
    • Il y a probablement beaucoup de contraintes sur la date que vous choisissez en raison de votre situation particulière, mais en général, les conférences ont généralement lieu à des moments particuliers de l’année et à certains jours de la semaine. En Europe, par exemple, les conférences se tiennent généralement entre mars et juin ou entre septembre et novembre; tout autre moment et les gens sont moins susceptibles de se présenter. De même, les conférences ont lieu du jeudi au vendredi ou du lundi au mardi.[4] Découvrez les normes de l'industrie dans votre région avant de choisir le mois et les jours.
    • La durée d'une conférence dépend du nombre de personnes qui, selon vous, participeront et de tout ce qui doit être accompli lors d'une conférence. Pour une conférence de 250 à 300 personnes, prévoyez environ deux jours complets.[5]
    • En général, vous ne devez tenter d'organiser une conférence que dans votre propre ville et la ville doit avoir accès à un aéroport, à des hôtels et à un choix de lieux acceptables. Il vaut mieux aussi que la ville soit une grande région métropolitaine que les gens voudraient visiter de toute façon. les personnes qui se trouvent sur la barrière pour assister à une conférence sont plus susceptibles d'y aller si elles se trouvent dans une destination touristique.[6]
  5. 5 Nommez la conférence. Cela vous aidera lorsque vous commencerez à faire de la publicité, mais vous aidera également à planifier car vous pourrez garder vos documents cohérents et commencer à créer une présence sur les réseaux sociaux pour la conférence.
    • Choisissez un nom qui fait allusion au but et / ou au public de la conférence. Recherchez des noms de conférences similaires pour obtenir des idées, mais assurez-vous que les vôtres sont originales.[7]

Deuxième partie de quatre:
Organiser la conférence

  1. 1 Développez votre budget. Vous ne pouvez rien faire d’autre sans savoir combien d’argent vous devez dépenser, puis répartir cette somme en allocations telles que le lieu de la conférence, le matériel et les honoraires des orateurs. Respectez votre budget et, si vous déléguez des responsabilités, assurez-vous que vos assistants respectent également leurs limites monétaires.
    • Le budget peut être influencé par le fait que vous souhaitiez ou non essayer de recruter des sponsors pour votre événement. Les sponsors paient des frais pour soutenir la conférence, mais ils ont également leur mot à dire dans le contenu de la conférence, y compris en accueillant des présentations ou des panels avec leurs propres intervenants et en portant des logos avec leurs logos. Sur le plan positif, un sponsor vous paie d'avance, ce qui vous donne plus d'argent pour travailler au fur et à mesure de votre planification. Les sponsors peuvent inclure des leaders locaux de l'industrie ou des philanthropes, selon votre sujet.[8]
  2. 2 Établir le prix du billet et la méthode de vente. Certaines conférences sont gratuites pour les participants et d'autres imposent des frais exorbitants. Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors de la définition du prix du ticket et de la manière de commencer à vendre des tickets:
    • Quels sont les frais associés à la planification de la conférence? S'il s'agit d'une petite conférence locale avec peu ou pas de frais, il pourrait être judicieux de ne pas facturer les gens pour leur participation.Une autre option consiste à permettre aux personnes présentes de participer gratuitement, tandis que d'autres paient une somme modique pour couvrir les frais de conférence.
    • Les conférences de plusieurs jours ou celles qui servent des repas facturent généralement des frais d’enregistrement, qui peuvent varier de 30 à plusieurs centaines de dollars aux États-Unis.[9]
    • De nombreuses conférences utilisent une échelle de rémunération mobile pour les personnes à différents stades de leur carrière. Par exemple, les conférences universitaires facturent généralement des frais moins élevés aux étudiants que pour les membres du corps professoral et imposent également des frais moins élevés pour les membres de l'association de parrainage que pour le grand public.
  3. 3 Choisissez votre lieu de conférence Gardez à l'esprit le nombre de participants, la commodité de l'emplacement, le stationnement et la proximité des transports en commun, des aéroports et des hôtels. Votre objectif en trouvant un endroit pour organiser la conférence devrait être de faciliter au maximum la participation des participants.
    • Vérifiez si votre ville a un centre de congrès ou un hôtel avec des salles de congrès. Pour les petites conférences, vous pouvez souvent louer une église locale ou un centre communautaire.
  4. 4 Demandez l'aide du personnel de la salle. Si vous avez choisi un lieu connu pour la tenue de conférences, profitez de cette ressource inestimable. C'est ce que le personnel fait chaque jour et devrait être capable de répondre à toutes les questions ou préoccupations et de fournir des conseils en cas de besoin.
    • Certains lieux ont même un organisateur d'événements sur le personnel qui peut gérer un grand nombre des détails restants de votre conférence. Même si le planificateur demande des frais, cela peut valoir la peine d'empêcher que cela ne devienne votre propre emploi à temps plein pour les prochaines semaines.
  5. 5 Choisissez un menu. Lorsque vous organisez une conférence, vous devez vous rappeler que les participants ne voudront pas rester assis toute la journée sans manger un repas décent, et beaucoup ne sauront pas ce qui est disponible dans la région. Déterminez si vous embaucherez un service de traiteur pour apporter le petit-déjeuner, le déjeuner et les collations ou si le lieu de la conférence que vous avez choisi fournira un service de restauration.
    • Gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ont des restrictions alimentaires, des allergies et des préférences qui peuvent compliquer la planification des repas. Si vous choisissez un traiteur expérimenté, ils peuvent créer des options pour les préférences végétariennes, sans noix, sans gluten, casher ou autres.
  6. 6 Insistez pour une visite. Une fois que vous avez terminé la majeure partie de l'organisation de votre conférence, ne laissez rien au hasard en rencontrant les autres participants au début de la conférence.
    • Rendez-vous au lieu de la conférence et rencontrez le personnel la veille pour vous assurer que tout est en place et pour vous occuper de tous les détails de dernière minute.

Troisième partie de quatre:
Planification du contenu de la conférence

  1. 1 Planifier l'horaire Vous connaissez déjà le titre de la conférence et avez une idée générale des sujets. Mais maintenant, vous devez décider comment cela va se dérouler. Les conférences se présentent sous de nombreux types et différentes industries adoptent des approches différentes. Si vous ne savez pas comment procéder, envisagez d'utiliser un format de conférence commun:
    • Commencez par une allocution ou une allocution d'ouverture. Il s’agit généralement d’un discours ou d’une présentation prononcé par un grand nom dans l’industrie ou dans le domaine - quiconque se trouve être le conférencier le plus connu que vous pouvez convaincre de venir. La conférence peut avoir lieu le soir et se terminer par un dîner, ou le matin du premier jour de la conférence.
    • Le ou les jours restants de la conférence doivent être divisés en sessions plus courtes. Le contenu réel des sessions est généralement déterminé par les participants (les participants soumettront des propositions), mais vous pouvez également planifier des ateliers, des projections de films ou d’autres formats que vous souhaitez inclure. En fonction du nombre de personnes présentes, vous pouvez organiser une session à la fois (appelée «plénière») ou plusieurs sessions simultanées (appelées «groupes de discussion») afin que les participants aient le choix.[10]
    • Terminez la conférence en beauté, avec un conférencier motivateur ou un défi pour le public.
  2. 2 Décidez du type de sessions à avoir. Celles-ci varient selon les normes de l'industrie, mais vous pouvez envisager des conférences, des présentations de travaux en cours, des ateliers, des mises à jour de politiques ou des adresses de pointe, des sessions interactives ou des présentations d'affiches sur des espaces ouverts.
    • Le type de sessions que vous prévoyez avoir influencera la manière dont vous ferez la publicité de la conférence. Décidez donc rapidement quel type de contenu sera le plus significatif pour votre public cible.
    • Les sessions peuvent durer de 45 minutes à trois heures chacune, en fonction du nombre de présentations et du contenu.[11]
  3. 3 Planifiez si vous devez inclure d'autres activités. Déterminer comment intégrer d'autres événements importants dans votre calendrier de conférence est essentiel pour un événement réussi.
    • Vous pouvez également planifier du temps pour des activités organisationnelles telles que des réunions professionnelles ou des récompenses.
    • Vous pouvez inclure des repas avec traiteur ou demander aux participants d'apporter un repas brun (en général, ne choisissez que la dernière option si vous ne facturez pas de frais de participation; sinon, les frais d'inscription couvriront au moins un repas). Vous pouvez également faire une pause et laisser les participants déjeuner dans les établissements voisins, si votre site est en ville.
    • Décidez si vos participants sont susceptibles de vouloir tout type de divertissement, comme des visites de la région, une soirée dans un club de comédie, ou une représentation cinématographique ou théâtrale. Dans certaines villes et dans certaines industries, elles sont attendues, mais dans d'autres, elles peuvent sembler déplacées.

Partie quatre de quatre:
Publication de la conférence

  1. 1 Déterminez qui participera. Il existe de nombreux types de conférences, y compris académiques, religieuses et industrielles, et chacun de ces types diffère selon le type de participants.Vous devez vous assurer que vous êtes suffisamment intéressé par le segment que vous ciblez avant de procéder à la planification.
    • Si vous ne ciblez qu'un petit groupe, comme les employés de votre entreprise ou les membres de votre église, vous n'avez pas à prendre autant de mesures pour faire connaître la conférence. Un simple email ou deux, accompagné d'une mention dans la newsletter et / ou lors de réunions administratives, devrait suffire à faire connaître la conférence.
  2. 2 Trouvez des leaders de l'industrie à participer. Vous avez besoin d'un grand chef de file ou d'un conférencier principal pour aider à convaincre d'autres personnes de l'industrie.
    • Une fois que vous avez la confirmation de la participation de grands noms sur le terrain, vous pouvez inclure ces informations dans vos documents de conférence, tels que vos appels aux participants.
  3. 3 Créez un site Web de conférence. Ces jours-ci, il est presque obligatoire d'avoir une présence numérique pour une conférence réussie. Recherchez une URL disponible qui inclut le nom de la conférence ou une dérivée logique de celle-ci, de sorte qu'elle soit facile à trouver. Incluez toutes les informations importantes sur la conférence sur le site Web et assurez-vous de répertorier l'URL sur tous les documents imprimés et les publicités liées à la conférence.
    • Sur le site Web, assurez-vous d’inclure la date, l’heure et l’adresse du lieu de la conférence, ainsi que les noms des principaux orateurs. Vous pouvez également inclure des informations sur le transport, l'hébergement, les attractions de la région et, si vous le souhaitez, vous pouvez joindre le calendrier de la conférence lorsqu'il est disponible.
    • Vous pouvez également mettre à jour le site Web avec un lien pour vous inscrire lorsque vous êtes prêt à ouvrir votre inscription.
  4. 4 Afficher. Commencez tôt (jusqu'à un an à l'avance) pour que les présentateurs puissent commencer à soumettre des propositions d'idées de session. Selon la taille de votre conférence et votre public cible, votre approche sera différente. Gardez à l'esprit que les membres de votre public cible obtiennent leurs informations sur ce secteur ou ce groupe. Celles-ci peuvent inclure:[12]
    • Les médias sociaux, tels que la page Facebook de l'organisme parrain et le fil Twitter
    • Listservs et listes de contacts e-mail
    • Blogs commerciaux, magazines, bulletins d'information ou revues
    • Affiches, prospectus ou autres annonces envoyés aux groupes, organisations ou entreprises concernés
  5. 5 Solliciter des propositions. Dans vos supports publicitaires, vous devez également inclure un «Appel à participants» ou un «Appel à propositions» demandant aux individus ou aux groupes de soumettre des propositions de papier, de panel ou d’atelier.
    • Selon votre secteur d'activité, vous pouvez demander une longueur spécifique de la proposition. Dans les universités, les petites conférences demandent généralement un résumé de quelques centaines de mots; les grandes conférences demandent des manuscrits entiers.
  6. 6 Commencez à accepter les inscriptions. C'est une bonne idée d'avoir un moyen pour les participants de s'inscrire avant la conférence, même des mois à l'avance, pour vous donner une idée du nombre de personnes qui se présenteront.
    • Mettre en place un site d’inscription lié au site Web de la conférence. Il existe plusieurs façons de le faire en utilisant les services existants si vous ne disposez pas des compétences techniques pour créer les vôtres. Par exemple, vous pouvez payer des frais pour utiliser les services de RegOnline, une entreprise qui héberge des inscriptions en ligne pour des événements, les compile et vous les envoie de manière conviviale.
    • Vous pouvez également autoriser les participants à appeler ou à télécopier leurs inscriptions si vous pouvez traiter les paiements par carte de crédit.
    • Si vous ne souhaitez pas utiliser une méthode en ligne ou par téléphone, créez un formulaire d'inscription et transférez-le sur votre site Web au format PDF. Demandez ensuite aux participants de l'imprimer et de le remplir et de l'envoyer avec un chèque à votre adresse professionnelle.
    • Pour encourager une inscription anticipée, offrez un tarif réduit pour ceux qui s’inscrivent un mois ou plus à l’avance, des frais légèrement plus élevés pour l’attente d’inscription le mois précédant la conférence et des frais légèrement plus élevés pour les inscriptions à la porte.