L'une des plus grandes différences entre une société et une LLC réside dans les exigences formelles de tenue de registres pour les sociétés. Aux États-Unis, ces exigences sont incorporées dans la loi de l’État, de sorte que les spécificités peuvent varier selon l’incorporation de votre société. Cependant, certains dossiers doivent être conservés conformément aux meilleures pratiques commerciales, qu'ils soient ou non mandatés par la loi d'un État particulier. [1]

Méthode One of Three:
Conservation des documents organisationnels

  1. 1 Vérifiez la loi de votre état. Chaque État a ses propres règlements qui régissent les dossiers que ses sociétés doivent conserver et combien de temps ils doivent les conserver. [2]
    • Le bureau du secrétaire d'État s'occupe de la constitution en société dans la plupart des États et dispose généralement d'une liste des exigences en matière de tenue de registres sur son site Web.
    • En plus d'avoir des règles concernant les documents qui doivent être conservés et où, la plupart des États exigent que ces dossiers puissent être consultés par les administrateurs de sociétés ou les représentants de l'État à tout moment.
    • Même si votre état d’incorporation n’exige pas certains documents, il se peut que d’autres États où vous travaillez En outre, certains documents peuvent ne pas être requis par l'État, mais peuvent être exigés par les banques ou par les autorités fiscales ou de délivrance de licences.
    • Si vous avez engagé un avocat pour vous aider à organiser votre société, demandez-lui une ventilation détaillée des documents que vous devez conserver dans vos registres d'entreprise et combien de temps vous devez les conserver.
  2. 2 Organisez vos documents constitutionnels avec tous les amendements. En plus de déposer vos documents organisationnels auprès de l'État, vous devez en conserver une copie dans votre principal établissement et auprès de l'agent enregistré de votre société. [3]
    • Vos statuts constitutifs et vos statuts sont considérés comme des documents constitutionnels de votre société. Celles-ci doivent généralement être déposées auprès du secrétaire d'État dans l'État où la société a été constituée.
    • Si votre société est constituée dans un État autre que celui où elle exerce ses activités, vous devez conserver des copies de ces documents auprès de l'agent enregistré dans chaque État.
    • Par exemple, si votre société a été constituée au Massachusetts mais exerce également des activités au Connecticut et au New Hampshire, vous devez conserver des copies de ces documents dans votre bureau principal au Massachusetts et auprès de vos agents enregistrés au Connecticut et au New Hampshire.
    • Vous devez également inclure des copies de tous les rapports annuels ou autres documents exigés par votre état d'incorporation ou tout autre État dans lequel vous exercez vos activités.
  3. 3 Tenir une liste des administrateurs et dirigeants actuels et anciens. Cette liste devrait être mise à jour chaque année ou au besoin pour tenir compte de tout changement. [4]
    • Votre liste doit inclure les noms légaux complets de chaque administrateur et dirigeant, ainsi que leurs dernières adresses connues et toute autre information de contact pertinente.
  4. 4 Conservez des copies de toutes les communications avec les actionnaires. Vos registres d'entreprise doivent inclure des copies de toutes les lettres ou de toute autre communication officielle entre l'entreprise et tous les actionnaires ou tous les actionnaires.[5]
    • De nombreuses opérations d’entreprise, y compris des ventes importantes d’actions ou un reclassement d’actions, nécessitent un avis aux actionnaires. Ces copies fournissent une preuve de votre conformité aux exigences de notification.
    • Toutes les communications doivent être conservées pendant au moins trois ans ou aussi longtemps que le problème décrit dans le document est actif et présente une pertinence constante pour l'entreprise.

Méthode deux sur trois:
Gestion des dossiers fiscaux et financiers

  1. 1 Inclure un registre des transferts d'actions et des registres de tous les actionnaires. Vous devez généralement tenir des registres précis et à jour sur la propriété de l'entreprise. [6]
    • Votre liste d’actionnaires doit inclure le nom de chaque actionnaire ainsi que le nombre et les catégories de titres qu’ils possèdent.
    • Si vous avez un accord d'actionnaire, conservez-en une copie avec vos autres documents de propriété.
    • Vous devez également inclure toute résolution prise par le conseil d’administration depuis au moins trois ans et fixant les droits, les préférences ou les limitations d’une ou plusieurs classes d’actions.
  2. 2 Tenir des registres de tous les rapports et transactions financiers. Un fichier ordonné des finances de la société facilite la compilation des rapports annuels et des autres états financiers. [7][8]
    • Généralement, ces enregistrements doivent être conservés pendant au moins trois ans.
    • Les comptes fournisseurs et comptes clients doivent être conservés pendant au moins sept ans, de même que les relevés bancaires et les rapprochements. [9]
    • Les meilleures pratiques exigent que certains enregistrements - tels que les bilans, les grands livres, les décaissements et les encaissements de trésorerie et les chèques de dividendes annulés - soient conservés indéfiniment.
    • Si vous avez des questions sur la durée de conservation d'un enregistrement, soyez prudent et conservez-le.
    • Avant de purger des enregistrements, vous pouvez envisager de consulter un avocat ou un CPA pour savoir si les dossiers financiers doivent être conservés.
  3. 3 Conservez des copies de toutes les déclarations de revenus fédérales, étatiques et locales. À moins que votre loi ne prévoie un délai plus long, vous devez généralement conserver vos déclarations d’impôt sur les sociétés pendant au moins trois ans. [10][11]
    • L'IRS recommande de conserver les déclarations de revenus et les documents connexes au moins aussi longtemps que la période de prescription, qui est la période pendant laquelle vous pouvez modifier une déclaration de revenus ou l'IRS peut évaluer des taxes supplémentaires. Cette période est de trois ans pour la plupart des documents. [12]
    • Les dossiers relatifs à l'impôt sur l'emploi doivent être conservés pendant quatre ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe ou la date à laquelle la taxe est due, selon la dernière éventualité.
    • Les enregistrements de tous les objets réclamés pour dépréciation doivent être conservés tant que cet article continue à se déprécier. Par exemple, si la société réclame un amortissement de ses actifs sur une période de sept ans, les registres relatifs à l’achat de ces actifs devraient être conservés pendant sept ans.[13]

Méthode trois sur trois:
Garder les minutes de l'entreprise

  1. 1 Enregistrez les activités clés de l'entreprise. Toute décision prise par le conseil concernant l'organisation ou le fonctionnement de l'entreprise devrait être incluse. [14][15]
    • Une fois votre société constituée, votre entreprise ne peut agir que par l’intermédiaire de son conseil d’administration. Vous devrez souvent fournir des preuves de l'approbation par le conseil de certaines actions telles que l'ouverture d'une nouvelle ligne de crédit ou la vente d'actions aux investisseurs.
    • Les procès-verbaux d'entreprise deviennent une partie importante de la diligence raisonnable nécessaire lorsqu'une autre entreprise est intéressée à vous prendre en charge ou à acquérir d'autres investisseurs importants.
    • Si une décision nécessite l'approbation des actionnaires, cette approbation doit être notée dans votre compte rendu d'entreprise.
    • Vous devez généralement prévoir de conserver les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et les décisions du conseil pendant au moins trois ans à compter de la date de la réunion ou de la décision.
  2. 2 Inclure les détails pertinents pour chaque entrée. Vous devriez être capable de regarder l'entrée et de déterminer rapidement l'action qui a été prise, qui l'a prise et quand. [16]
    • Désigner un secrétaire à chaque réunion du conseil. Il ou elle sera responsable de prendre des notes écrites de toutes les décisions prises et des résolutions officielles adoptées lors de la réunion.
    • Prenez l'habitude de créer des procès-verbaux immédiatement après chaque réunion du conseil, plutôt que de créer des procès-verbaux pour plusieurs réunions, une fois par mois. Cela garantit que les entrées sont exactes et que les détails importants ne sont pas ignorés.
  3. 3 Utilisez un format standard pour toutes les entrées. Cela permet à chaque entrée d'être facilement organisée et lue. [17][18]
    • Recherchez en ligne des modèles de base pouvant être utilisés pour vos comptes rendus d'entreprise.
    • Vous pouvez également envisager d'acheter ou de vous abonner à un service logiciel pour gérer et formater vos minutes.
    • Joignez une copie estampillée du certificat de constitution de l'entreprise et des règlements administratifs au début de votre registre des procès-verbaux afin de vous y référer facilement, ainsi que votre liste de dirigeants et d'administrateurs.