5 façons de traiter les clients qui refusent de payer

En tant qu'entrepreneur indépendant ou propriétaire d'entreprise, le fait qu'un client refuse de vous payer constitue une situation difficile. Heureusement, vous pouvez adopter des stratégies pour aider le client à tenir le coup. Communiquer efficacement est un élément important pour convaincre les clients d'effectuer des paiements. Si cela ne fonctionne pas, vous disposez de quelques options juridiques pour sécuriser le paiement de votre client.

Méthode One of Four:
Communiquer avec le client

1 Appelez ou envoyez un courriel à votre client le lendemain du paiement. Envoyez à votre client un rappel doux et amical. Ils peuvent avoir oublié ou égaré la facture. Votre rappel peut les inciter à agir, ou au moins leur montrer que vous êtes au courant.^[1]
- Par exemple, dites: «Bonjour, voici Charlie avec la chocolaterie Willie Wonka. Je vous appelle pour vous informer que votre facture de 100 USD était due le 29 mai. "
- Être persistant. Si vous ne pouvez pas obtenir un client, contactez-le tous les jours.
2 Contactez le client via son bureau ou ses collègues. Certains clients ignoreront vos appels ou vos emails. Alors que vous devriez continuer à envoyer ces messages, pensez à d’autres façons d’atteindre le client. Si vous pouvez les rencontrer en personne ou les atteindre par l’autre, vous pouvez leur faire passer votre message.
- Par exemple, si le bureau de votre client est situé près de chez vous, arrêtez-vous et parlez-en en personne.
- Si vous avez travaillé pour une entreprise, vous pouvez laisser des messages aux cadres supérieurs.
3 Envoyez plusieurs factures jusqu'à obtenir une réponse. Envoyer la facture immédiatement une fois que la facture est en retard. Ensuite, vous pouvez l'envoyer à des heures programmées, par exemple chaque semaine ou chaque mois. En outre, envoyez la facture via plusieurs méthodes de communication afin de vous assurer que le client le reçoit.^[2]
- Par exemple, envoyez la facture par courrier électronique et par courrier. Ensuite, appelez le client pour laisser un message.
- Certains entrepreneurs oublient d'envoyer leurs factures lorsque le travail est terminé. Comme cela peut entraîner des problèmes de paiement, assurez-vous de l'envoyer immédiatement.
4 Discutez de la raison du non-paiement avec le client. Si vous parvenez à joindre le client, communiquez avec eux. Expliquez la facture, puis demandez-leur pourquoi ils ne l'ont pas encore payée. Parfois, les clients ont des raisons de refuser le paiement, et comprendre leur raisonnement peut vous aider à résoudre le problème.^[3]
- Par exemple, dites au client: «J'ai remarqué que vous avez manqué un paiement. Y a-t-il un problème avec mon travail?
5 Parlez au client sans colère. Prenez le temps de respirer profondément et de vous détendre avant de contacter votre client. Lorsque vous êtes prêt, appelez-les. Soyez simple, en leur donnant les faits sur la facture. Écoutez attentivement le client afin de pouvoir réagir de manière positive. Évitez de crier ou de crier, car cela rendra la situation difficile.^[4]
- Par exemple, dites: «Je suis désolé que vous ayez de la difficulté. Je sais que l'économie est dure. Créons une solution qui fonctionnera pour nous deux.
- Soyez gentil et compatissez avec le client pour éviter de le transformer en ennemi.
6 Répondre calmement aux menaces. Si le raisonnement avec le client ne fonctionne pas, ils peuvent agir avec hostilité pour éviter le paiement. Évitez de vous mettre en colère en vous rappelant que vous avez le droit légal de recevoir un paiement. Continuez à répondre au client avec la logique et la raison.^[5]
- Par exemple, un client peut vous menacer d'une critique négative sur les médias sociaux. Dites: "Je ne peux pas vous arrêter, mais vous êtes toujours légalement obligé de payer votre facture."

Méthode deux sur quatre:
Convaincre un client de payer

1 Établissez un plan de paiement avec le client si les finances posent problème. Parfois, les clients veulent payer, mais n'ont pas l'argent disponible. Dans ce cas, il est avantageux de travailler avec eux au lieu de nuire à votre relation de travail. Vous pouvez transformer un client en client fidèle en lui faisant sentir sa gratitude.^[6]
- Par exemple, vous pourriez dire: «Je peux mettre votre compte en attente ce mois-ci jusqu'à ce que vous soyez prêt à payer.»
- Vous pouvez dire: «Commençons un plan de paiement. Comment sonne 50 $ au début du mois?
- Alors que vous préféreriez avoir tout de suite l'argent, rappelez-vous qu'il est préférable de se faire payer que de ne pas être payé du tout.
2 Discutez des ajustements de service que vous pouvez mettre en œuvre pour rendre les clients heureux. Certains clients peuvent se plaindre de votre travail pour justifier le non-paiement. Écoutez leurs préoccupations et décidez si vous pouvez faire quelque chose pour les résoudre. Vous pourrez peut-être trouver une solution simple pour annuler la plainte du client.^[7]
- Par exemple, demandez: «Quelles parties de mon travail êtes-vous insatisfait?» Vous pourriez leur expliquer pourquoi le travail a été fait de cette manière ou y apporter des modifications mineures.
- Rappelez-vous la portée de votre travail. Si vous avez donné au client ce qu'il demandait, vous n'êtes pas obligé d'en faire plus.
3 Expliquez vos politiques de paiement si le client refuse toujours de se conformer. Si vous couvrez vos bases, votre client a accepté vos politiques d’exploitation lorsqu’elles vous ont embauché. Tous les documents juridiques qu'ils ont signés ou les politiques qu'ils ont acceptées doivent être suivis. Si vous leur rappelez ces politiques, ils peuvent retirer leurs objections et vous payer.^[8]
- Par exemple, vous pourriez dire: «Lorsque vous vous êtes inscrit, vous avez accepté de payer la totalité du montant après la période d'essai de 30 jours.»

Méthode trois sur quatre:
Prendre des mesures juridiques

1 Envoyer au client un avis d'action en justice pour non-paiement. Vous pouvez inclure la menace de poursuites judiciaires lors de vos correspondances régulières avec le client. Il est préférable d'attendre que le paiement soit extrêmement tard, au moins 30 jours, à moins que vous ayez pu établir des plans de paiement avec le client.^[9]
- Par exemple, vous pouvez inclure dans un courrier électronique: «Je me réserve le droit de contacter un avocat en cas de rupture de contrat et de paiement de plus de 90 jours de retard».
- Les lois sur les paiements de recherche dans votre région pour que vous sachiez exactement quelles actions légales vous êtes autorisé à entreprendre.
- Contacter un avocat d’affaires est une bonne idée. Dans la plupart des cas, il ne vous en coûtera qu'environ 100 $ pour qu'un avocat écrive et envoie une lettre de demande à votre client.
2 Choisissez un service d'affacturage si la demande de paiement prend trop de temps. En factoring, vous vendez votre facture à un tiers. Ils vous payent une fraction de ce que vous devez. Une fois que vous vendez la facture, vous ne devez plus vous en soucier. Si vous ne vous attendez pas à être payé ou n'avez pas la capacité de poursuivre un client pour le paiement, l'affacturage est une façon de récupérer de l'argent.^[10]
- Recherchez en ligne des informations sur diverses sociétés d'affacturage, y compris des avis d'autres clients.
- Lisez les détails sur les services d'affacturage. Vous pourrez peut-être obtenir jusqu'à 75% de votre facture totale.
3 Embaucher un agent de recouvrement si vous voulez que quelqu'un demande un paiement pour vous. Contrairement aux services d'affacturage, les agences de recouvrement n'achètent pas de factures de votre part. Ils sont plus comme des gardes du corps que vous embauchez pour faire le travail difficile. Les agents de recouvrement prennent des factures avec plus de 90 jours de retard. Ils entrent en contact avec le client, en envoyant des rappels jusqu'à ce que le paiement soit effectué.^[11]
- Lisez les détails du service avant d'accepter d'utiliser une agence de recouvrement. Les agences facturent des frais pour leurs services.
- Les frais d'agence peuvent atteindre jusqu'à 30% de l'argent récupéré, alors considérez si ce coût en vaut la peine.
- Vous pouvez également essayer d'offrir à votre client un rabais aussi important que les frais d'agence. Avec un peu de chance, vous pouvez les inciter à payer sans recourir à des poursuites judiciaires.
4 Déposez une réclamation judiciaire si vous souhaitez récupérer le paiement intégral. Lorsque la discussion ne fonctionne pas, une action en justice peut forcer les clients obstinés à payer. Le type de tribunal que vous utilisez dépend de combien d'argent vous est dû. Vous avez également le choix de faire appel à un avocat, mais vous devrez couvrir leurs frais même si vous gagnez le procès.^[12]
- La plupart du temps, déposer une plainte devant une cour des petites créances est une bonne idée. Vous pouvez récupérer jusqu'à 10 000 $ dans la plupart des endroits.
- Dans la cour des petites créances, il n'est pas nécessaire d'avoir un avocat. Tant que vous avez la documentation de votre travail et l'accord de votre client, tel qu'un contrat, vous pouvez gagner votre cas.
- Pour les litiges impliquant de grosses sommes d’argent, il est souvent utile d’avoir un avocat.

Méthode quatre sur quatre:
Prévention des problèmes de paiement

1 Rechercher des clients pour rechercher des antécédents de non-paiement. Commencez votre recherche en tapant le nom du client ou de l'entreprise et les litiges de paiement dans un moteur de recherche en ligne. Recherchez des articles d'actualité, des critiques de consommateurs, des listes de sites Web tels que le Bureau d'éthique commerciale et toute autre source pouvant mentionner des relations d'affaires. Par ailleurs, discutez avec d'autres entrepreneurs ou entreprises de leur région pour évaluer la fiabilité du client.^[13]
- Parfois, vous ne pourrez peut-être pas trouver d'informations, surtout si vous traitez avec une personne plutôt qu'avec une entreprise.
- Si vous ne faites pas confiance au client, il est souvent préférable de le refuser et de passer à d’autres clients.
2 Rédiger un contrat avant d'accepter de travailler. Un contrat est très important dans le cas où vous rencontrez des problèmes de paiement. Rencontrez le client avant d'accepter de faire quelque chose. Assurez-vous que tout le monde est sur la même page concernant la portée du travail et combien le client paiera pour cela. Mettez cette information sur papier et faites-la signer par toutes les personnes impliquées.^[14]
- Restez en contact avec le client afin que vous sachiez toujours ce qui les préoccupe et que vous puissiez communiquer tout changement dans l'état du projet.
3 Demandez le paiement à l'avance pour éviter les problèmes. Les problèmes de paiement surviennent le plus souvent lorsque les entrepreneurs attendent de recevoir le paiement lorsque le travail est terminé. Demander à un client de vous payer à l’avance est utile, en particulier pour les grands projets. Si le prix est élevé, vous pouvez diviser le travail en étapes de paiement.^[15]
- Par exemple, un entrepreneur travaillant dans une maison peut demander au client de payer la moitié du coût à l’avance, puis la moitié lorsque le travail est terminé.
- Si un client ne paie pas pour une étape du travail, vous avez la possibilité d'arrêter de travailler sur le projet.
4 Préparez un plan pour les paiements en retard. Proposez une stratégie pour faire face aux non-paiements avant de les affronter. Si un client a déjà refusé de payer, trouvez des moyens de vous protéger contre les paiements manqués. Vous pouvez développer une stratégie pour contacter le client et décider quand impliquer des services juridiques.^[16]
- Par exemple, vous pouvez émettre un rappel de paiement lorsque la facture est en retard de 30 jours et un deuxième avertissement avec une menace juridique implicite après 60 jours.
5 Instituer des frais de retard pour encourager le paiement rapide. Discutez-en avec vos clients et assurez-vous qu'ils l'acceptent en premier. Compromis sur une pénalité pour les paiements manqués. Étant donné que des frais de retard entraînent des coûts supplémentaires pour le client, ils peuvent être plus disposés à payer rapidement. Cependant, vous ne voulez pas que les frais soient trop élevés, car cela peut éloigner les clients.^[17]
- Par exemple, vous pouvez accepter de facturer des frais de 30 $ pour chaque mois où un paiement est en retard.
- Assurez-vous d'inclure dans votre contrat tout accord de paiement tardif à des fins légales.