Si vous avez décidé de passer de Dropbox à Box en tant que solution de gestion de fichiers dans le cloud, cela peut s'avérer fastidieux et fastidieux. Il y a beaucoup de facteurs clés à prendre en compte pour que la transition se déroule le mieux possible. Pour en savoir plus, faites défiler jusqu'à la partie 1.

Première partie de quatre:
Configuration de la structure des dossiers dans la boîte

  1. 1 Accédez à la page Tous les fichiers. Notez le menu d'en-tête en haut de la page principale de Box. Localisez la troisième icône à gauche avec l'icône du dossier. Cliquez dessus pour accéder à la page Tous les fichiers. Ceci est votre page principale pour tous vos dossiers et fichiers Box.
  2. 2 Allez au niveau du dossier. Si vous avez déjà des dossiers existants, parcourez tous vos dossiers et sous-dossiers jusqu'à ce que vous atteigniez le niveau où vous souhaitez créer le nouveau dossier.
    • La navigation peut être effectuée en cliquant sur les noms de dossier.
  3. 3 Créer un nouveau dossier. Une fois que vous êtes au bon endroit, créez un nouveau dossier. Cliquez sur le bouton «Nouveau» du menu en-tête de la page Tous les fichiers, puis sélectionnez «Nouveau dossier» dans la fenêtre contextuelle.
  4. 4 Nommez le nouveau dossier. Dans la fenêtre Créer un nouveau dossier, tapez le nom du dossier dans le champ approprié.
  5. 5 Définissez le type de collaboration. Sous les boutons radio Collaboration, déterminez si le dossier sera destiné à votre usage personnel ou à la collaboration et au partage.
    • Si c'est pour un usage personnel, cochez «Rester privé pour le moment».
    • Si c'est pour la collaboration, cochez «Inviter des personnes à télécharger ou télécharger des fichiers», puis répertoriez les noms ou les adresses électroniques de tous les collaborateurs.
    • Cliquez sur «OK» une fois que vous avez terminé.
  6. 6 Créez plus de dossiers et de sous-dossiers. Répétez les étapes 2 à 5 pour compléter la structure de votre répertoire Box.
    • Comme vous êtes techniquement en train de recommencer, ce serait le bon moment pour organiser votre répertoire de fichiers et de dossiers. Visualisez comment vous souhaitez que votre boîte ressemble et créez les dossiers nécessaires pour suivre cette vision.

Deuxième partie de quatre:
Révision des paramètres de sécurité des dossiers

  1. 1 Parcourir tous les dossiers. Si vous avez parcouru rapidement la partie 1 et que vous n'avez pas vraiment eu le temps de valider les paramètres de collaboration de vos dossiers, faites-le maintenant. À l'étape 5 de la partie 1, le type de collaboration a été défini pour chaque dossier. Cela doit être vérifié pour garantir que tous les dossiers nécessitant une collaboration sont correctement définis et partagés.
  2. 2 Afficher les propriétés du dossier Cliquez sur un nom de dossier pour l'entrer. Une fois à l'intérieur, localisez le menu d'en-tête et cliquez sur «Plus». Sélectionnez «Propriétés», puis «Sécurité». Les propriétés du dossier avec l'onglet Sécurité sont lancées.
  3. 3 Définir des restrictions. Le premier paramètre de sécurité vous permet de définir qui peut inviter des collaborateurs et qui peut consulter les collaborateurs.
    • Cochez la première option si vous autorisez uniquement les propriétaires de dossiers à étendre les invitations à partager.
    • Cochez la deuxième option si vous souhaitez que tous les collaborateurs restent anonymes les uns des autres.
  4. 4 Définir l'adhésion. Le deuxième paramètre de sécurité définit le niveau d'accès ou l'appartenance des personnes ayant le lien de partage. Si cette option est activée, toute personne disposant du lien de partage peut accéder au dossier, même si ce ne sont pas des collaborateurs ou même des utilisateurs de Box.
  5. 5 Définir des liens partagés. Le troisième et dernier paramètre de sécurité définit la manière dont l'accès via les liens partagés fonctionnera. Si la «restriction au sein des collaborateurs uniquement» est définie, seuls ceux définis comme collaborateurs pour le dossier peuvent accéder au dossier. Quiconque n'est pas un collaborateur ne peut pas y accéder, même s'il possède les liens partagés.
  6. 6 Enregistrez les paramètres de sécurité du dossier. Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer".
    • Répétez la partie 2 pour tous les dossiers, en particulier ceux qui nécessiteront un accès partagé.

Troisième partie de quatre:
Téléchargement de fichiers et de dossiers

  1. 1 Téléchargez les fichiers et dossiers Dropbox. Si vous ne disposez pas de Dropbox localement sur votre ordinateur, vous devrez tout télécharger individuellement depuis Dropbox. Stockez-les localement dans leur structure de dossiers organisée et appropriée pour faciliter la consultation et la récupération.
  2. 2 Télécharger en lots. Accédez à chacun des dossiers et sous-dossiers que vous avez créés dans la partie 1. Téléchargez tous les fichiers appropriés dans le dossier approprié. Le téléchargement peut être effectué en sélectionnant les fichiers et en les faisant glisser vers le navigateur avec l'emplacement du dossier Box approprié déjà ouvert.
    • Chaque téléchargement aura sa barre de progression ou de statut respective pour votre référence.
    • Une fois que vous avez terminé avec un dossier, passez à la suivante jusqu'à ce que vous ayez tout chargé.
  3. 3 Télécharger tout à la fois. Si vous n'aimez pas l'idée de travailler et de télécharger par lots, vous pouvez tout télécharger simultanément dans un dossier Box temporaire. Accédez à la page principale Tous les fichiers dans Box et créez un nouveau dossier temporaire.
    • Ouvrez le dossier temporaire.
    • Sélectionnez tous les fichiers que vous téléchargez et faites-les glisser dans le navigateur avec le dossier temporaire ouvert.
    • Attendez que le téléchargement se termine. Comme il y a beaucoup de fichiers, le téléchargement peut prendre un certain temps.
    • Ignorez cette étape si vous avez déjà tout chargé à partir de l'étape 2.
  4. 4 Déplacez les fichiers dans les dossiers appropriés. Ignorez cette étape si vous avez déjà tout chargé à partir de l'étape 2 dans leur emplacement approprié; Sinon, continuez à réorganiser vos fichiers dans leurs dossiers appropriés.
    • À partir de l'étape 3, puisque vous venez de tout placer au même endroit, vous devez parcourir tous les fichiers un par un et les déplacer dans leurs dossiers appropriés.
    • Sélectionnez un fichier et cliquez sur l'icône du papier dans le menu Action. La fenêtre Déplacer / Copier l'élément sélectionné apparaîtra.
    • Tapez le nom du dossier ou naviguez dans vos dossiers jusqu'à ce que vous trouviez le dossier de destination approprié.
    • Sélectionnez le dossier et cliquez sur le bouton «Déplacer».
    • Répétez cette étape pour tous vos fichiers.

Partie quatre de quatre:
Accorder l'accès aux dossiers partagés

  1. 1 Accédez à la page Tous les fichiers. À partir de la page principale, notez le menu d'en-tête en haut. Localisez la troisième icône à gauche avec l'icône du dossier. Cliquez dessus pour accéder à la page Tous les fichiers. Ceci est votre page principale pour tous vos dossiers et fichiers Box.
  2. 2 Allez au niveau du dossier. Naviguez dans tous vos dossiers et sous-dossiers jusqu'à atteindre le dossier que vous souhaitez partager.
    • La navigation peut être effectuée en cliquant sur les noms de dossier.
  3. 3 Définir les collaborateurs. Dans le menu d'en-tête, trouvez le bouton «Plus» et cliquez dessus. Sélectionnez «Partager», puis «Inviter des collaborateurs». La fenêtre Inviter apparaîtra. Dans la section Inviter, tapez les noms ou les adresses de messagerie des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager ce dossier.
    • Notez que les personnes que vous invitez auront besoin de comptes Box pour être des collaborateurs.
  4. 4 Définir les autorisations Une fois que vous avez répertorié les collaborateurs, définissez le niveau d'autorisation ou le type d'accès pour ces personnes dans le dossier. Les niveaux d'accès peuvent être en tant que copropriétaire, éditeur, visionneur Uploader, Previewer Uploader, Viewer, Previewer ou Uploader.
  5. 5 Ajouter un message. Vous pouvez inclure un message aux destinataires pour les informer de leurs rôles de collaborateurs et d'autres notes pertinentes que vous souhaitez inclure.
  6. 6 Accorder des accès. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Envoyer» pour accorder aux collaborateurs les accès appropriés. Veillez à inclure tout le monde de vos collaborateurs Dropbox afin que la transition se fasse en douceur.