Le courrier électronique est une forme courante de communication et savoir comment se présenter à quelqu'un par courrier électronique peut aider votre carrière et vos efforts de réseautage. Rédiger un e-mail d'introduction succinct et clair augmentera les chances que votre destinataire prenne le temps de le lire et de vous contacter. Évitez certaines des erreurs les plus courantes pour vous assurer de vous démarquer de la foule.

Méthode One of Three:
Fort début

  1. 1 Rendez votre ligne de sujet claire. Votre destinataire devrait avoir une bonne idée de ce qu’est le courrier électronique avant même de l’ouvrir. Gardez le court aussi bien; un long sujet peut être encombrant. Pour un e-mail d'introduction, il est généralement parfaitement acceptable d'écrire "Introduction - votre nom".
    • Assurez-vous d'écrire la ligne d'objet en premier! Une erreur courante consiste à enregistrer la ligne d'objet pour la dernière fois, ce qui peut conduire à oublier de l'écrire.
    • Les appareils mobiles ne montrent généralement que 25 à 30 caractères environ du sujet, alors restez court.
  2. 2 Ouvert avec une salutation d'affaires. Ne commencez pas par "Bonjour" ou "Salut". Vous pouvez utiliser les salutations comme ça une fois que vous avez appris à connaître la personne. Commencez avec une salutation professionnelle éprouvée. Évitez d'utiliser le prénom du destinataire dans la salutation.[1]
    • "Chère Mme / M./Mme." - Si vous n'êtes pas du tout sûr de l'état matrimonial de la femme que vous envoyez par courrier électronique, vous devez toujours utiliser par défaut "Ms." comme il est moins présomptueux.
    • "À qui de droit" - Cela ne devrait être utilisé que si vous ne savez pas qui recevra le message.
  3. 3 Présentez-vous. Votre première phrase devrait vous présenter à votre destinataire. Cela leur permet d'associer un nom au reste du message électronique.
    • "Mon nom est… "
    • Donnez votre titre, le cas échéant. Si vous avez plusieurs titres, ne les listez pas tous, juste le plus important ou le plus pertinent.

Méthode deux sur trois:
Le garder concis

  1. 1 Expliquez comment vous avez obtenu l'adresse e-mail du destinataire. Indiquez au destinataire comment vous avez trouvé ses coordonnées. Cela aide à montrer que vous êtes passé par les canaux appropriés pour les atteindre.
    • "Votre responsable de bureau m'a orienté vers cette adresse email"
    • "J'ai trouvé cette adresse email sur votre site"
    • "Untel a dit que je devais te contacter"
  2. 2 Parlez de votre dernière rencontre (le cas échéant). Jogging la mémoire de la personne peut conduire à plus d'engagement.
    • "Nous avons parlé brièvement à la conférence la semaine dernière"
    • "Nous avons parlé au téléphone hier"
    • "J'ai vu votre présentation sur…"
  3. 3 Partagez un intérêt commun. Cela peut vous aider à communiquer avec votre destinataire et éviter que vos e-mails professionnels ne paraissent trop froids. Afin de déterminer les intérêts mutuels, vous devrez peut-être faire quelques recherches sur le destinataire. Les domaines de recherche possibles incluent Facebook, Twitter et LinkedIn.
    • Assurez-vous de laisser savoir à la personne où vous avez trouvé cet intérêt mutuel, sinon vous deviendrez un harceleur.
    • Si possible, essayez de garder l'intérêt mutuel lié aux affaires, comme quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle que vous partagez tous les deux.
  4. 4 Donnez votre raison pour entrer en contact. N'attendez pas trop longtemps pour arriver au point. Personne ne va lire un courriel contenant plusieurs paragraphes avant que rien ne ressemble au point. Expliquez clairement ce que vous voulez et pourquoi vous communiquez avec cette personne. Si vous demandez conseil ou faites une autre demande, assurez-vous qu’elle est gérable, surtout si c’est votre premier contact.
    • "Je suis intéressé à en apprendre plus sur…"
    • "Je voudrais vous rencontrer un jour pour discuter…"
    • "Je voudrais votre avis sur…"
  5. 5 Gardez votre email concentré sur un sujet. Laisser votre e-mail fléchir peut entraîner une perte d'intérêt pour votre destinataire ou l'omission de la raison de votre envoi par courrier électronique. Gardez votre email d'introduction simple et ne demandez qu'une chose au destinataire.

Méthode trois sur trois:
Se déconnecter

  1. 1 Merci au destinataire pour son temps. Personne n'aime parcourir tout son courrier électronique, alors assurez-vous de remercier votre destinataire d'avoir pris le temps de lire le vôtre. Cette simple courtoisie améliorera grandement l'humeur de vos destinataires et augmentera les chances d'obtenir une réponse.
    • "Je vous remercie d'avoir pris le temps de lire cet email."
    • "Merci d'avoir pris le temps de lire ce programme."
  2. 2 Fournir un appel à l'action. Demandez au destinataire de vous écrire, d'appeler, de réfléchir à votre proposition ou à toute autre chose pour les engager. Poser une question est un autre excellent moyen d'accroître l'engagement.[2]
    • "Appelez-moi quand vous avez du temps libre"
    • "On se retrouve bientôt pour déjeuner"
    • "Quelles sont tes pensées sur…?"
    • "J'attends avec impatience votre réponse"
  3. 3 Terminez le courriel. Lorsque vous terminez un email professionnel, assurez-vous que votre fin est reconnaissante mais concise. Une simple salutation finira par garder votre email professionnel tout en exprimant votre gratitude.
    • "Cordialement,"
    • "Je vous remercie,"
    • "Kind / Warm Regards,"
    • "Meilleur,"
    • Évitez "Vraiment Vraiment", "Cordialement," "Acclamations !," "Paix" "Merci pour votre considération."
  4. 4 Incluez votre signature. Si vous n'avez pas configuré votre service de messagerie pour inclure votre signature, assurez-vous de terminer avec votre nom, titre et informations de contact. Ne surchargez pas cette partie avec cinq numéros de téléphone, deux adresses e-mail et trois sites Web. Restez simple pour que le destinataire sache comment vous recontacter. Évitez d'inclure des citations dans votre signature.[3]
  5. 5 Relisez le courrier électronique. Avant de cliquer sur le bouton "Envoyer", prenez le temps de lire votre courrier électronique quelques fois, en corrigeant les erreurs que vous rencontrerez en cours de route. Cet e-mail étant probablement votre premier contact avec le destinataire, vous devez laisser la meilleure impression possible. Les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales rendront votre email beaucoup moins professionnel.