En tant qu'employeur, il vous incombe de maintenir un lieu de travail sûr et non discriminatoire où les employés sont traités de manière juste et uniforme. Il est important d'établir des politiques et des procédures expliquant clairement les obligations des employeurs et des employés et de procéder régulièrement à des évaluations du rendement permettant aux employés de savoir où ils en sont et où ils doivent être améliorés. En respectant vos obligations légales, en documentant systématiquement le rendement d'un employé, en réglant rapidement les plaintes et en maintenant des lignes de communication ouvertes avec vos employés, vous devriez être en mesure d'éviter la plupart des poursuites intentées par les employés.

Première partie de six:
Adoption de politiques et de procédures claires et concises

  1. 1 Rédiger des politiques et procédures claires. L'une des raisons pour lesquelles les employés peuvent se sentir traités injustement ou licenciés de manière injustifiée est qu'ils ne comprenaient pas clairement les politiques et procédures de l'entreprise. Il est important que votre entreprise rédige un manuel de l’employé qui explique clairement les règles de la société en ce qui concerne les révisions, les exigences professionnelles, les promotions, les congés maladie et maladie, les procédures disciplinaires et tout autre sujet lié à l’emploi.
    • Le manuel doit être rédigé d’une manière facile à comprendre pour un employé et à suivre. [1]
    • L'employé doit confirmer par écrit (daté et signé) qu'il a lu et compris le contenu du manuel.
  2. 2 Évitez la subjectivité. Bien qu'un employeur ait le droit de créer des normes pour l'évaluation des employés, il est très important que chaque employé soit évalué en fonction des normes énoncées dans le manuel. Les obligations et les exigences de performance des employés doivent être liées à chaque poste et avoir des objectifs mesurables définis dans le manuel. Cela donne aux employeurs un guide clair pour évaluer les employés et des détails pour les employés sur ce qu'ils doivent faire pour répondre aux exigences du poste.[2]
  3. 3 Faites examiner votre manuel par un avocat spécialisé en emploi. Une fois que vous avez défini les règles et règlements de votre entreprise dans un manuel de l'employé, vous devez faire examiner le manuel par un avocat spécialisé dans l'emploi. Un avocat spécialisé dans l'emploi examinera votre manuel et s'assurera qu'il est conforme au droit du travail, à la loi sur les Américains handicapés (ADA) et à toute autre loi pertinente. Un avocat sera également en mesure de s'assurer que votre manuel n'est pas trompeur et ne crée aucune promesse involontaire aux employés.[3]
  4. 4 Révisez et mettez à jour vos politiques. Vous devriez régulièrement faire examiner vos politiques et procédures par un avocat spécialisé en droit du travail pour vous assurer qu'elles sont conformes aux lois en constante évolution. Si vous mettez à jour vos politiques et procédures, assurez-vous de fournir à tous les employés une copie du nouveau document ou au moins de leur fournir un avis sur le nouveau document et un lien permettant d'accéder au manuel révisé.
    • Si possible, demandez à vos employés de signer un accusé de réception indiquant qu'ils ont reçu le document ou le courrier électronique. Si vous êtes dans une grande entreprise ou si vous ne souhaitez pas imprimer le document, assurez-vous que le document est envoyé par courrier électronique à tous les employés.[4]

Deuxième partie de six:
Procédures d'embauche efficaces

  1. 1 Recherchez les antécédents des employés potentiels. Lorsque vous évaluez des employés potentiels, il est important que vous évaluiez attentivement les antécédents professionnels de la personne pour déterminer si elle a été un employé problématique pour des employeurs antérieurs. Une façon d'évaluer les performances passées d'un employé consiste à vérifier ses références. Certains employeurs précédents fourniront seulement une vérification de l'emploi, mais d'autres fourniront des recommandations positives pour les bons employés. Vous devriez également interroger tous les employés potentiels et leur demander pourquoi ils ont quitté leurs postes précédents. La raison offerte peut vous donner un aperçu des antécédents professionnels de la personne et de sa capacité à réussir dans votre entreprise.[5]
  2. 2 Poser des questions sur un CV. Un drapeau rouge potentiel lors de l'interview d'un employé potentiel est des lacunes dans le curriculum vitae de la personne ou de nombreux postes ne sont détenus que pendant une courte période. Si la personne n'a pas travaillé pendant de longues périodes ou change souvent d'emploi, il est important que vous en discutiez lors de l'entretien d'embauche. Si l'employé potentiel ne vous fournit pas de justifications suffisantes pour combler les lacunes dans l'emploi ou pour changer fréquemment d'emploi, vous voudrez peut-être embaucher quelqu'un d'autre.[6]
  3. 3 Expliquez le manuel de l'employé. Lors de votre entretien initial avec un employé éventuel, vous devez clairement définir les attentes pour le poste, telles qu’elles sont définies dans le manuel de votre employé. Pendant le premier jour de l'employé, l'employé devrait recevoir une copie du manuel de l'employé et il devrait signer un accusé de réception indiquant que le manuel a été reçu. Votre responsable des ressources humaines ou le superviseur de l'employé doit expliquer les politiques et procédures et demander à l'employé de lui indiquer s'il a des questions après avoir examiné le matériel.[7]
  4. 4 Évitez de faire des promesses quant à l'avenir de l'employé avec l'entreprise. Une erreur commise par l'employeur et pour laquelle ils sont ensuite poursuivis consiste à faire des promesses que l'employeur n'a pas l'intention de conserver ou qu'il ne peut garder. Par exemple, si vous proposez un poste à un employé et indiquez qu'il s'agit d'un poste à long terme afin que l'employé quitte son emploi actuel pour votre entreprise, vous créez peut-être un contrat implicite. Si, par la suite, vous licenciez cet employé après une courte période, l'employé pourrait avoir un cas de violation d'un contrat implicite.
    • Un employeur peut être optimiste quant à l'avenir d'une personne avec l'entreprise. Cependant, un employeur doit faire attention à ne pas faire d’affirmations qui impliquent un engagement définitif en faveur d’un emploi à long terme, tel que «Nous voulons que vous preniez votre retraite avec cette société».
    • Évitez les promesses concernant l’avenir, y compris les promesses de rémunération et d’emploi potentiels.[8]

Troisième partie de six:
Former des gestionnaires et des superviseurs efficaces

  1. 1 Informer les gestionnaires et les superviseurs sur les responsabilités juridiques et les meilleures pratiques. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devriez faire participer tous vos managers à une formation anti-discrimination. Cela garantit que vos gestionnaires sont conscients de leurs responsabilités légales, peuvent reconnaître les comportements discriminatoires et vous permettent de tenir vos gestionnaires et vos superviseurs responsables de leur conduite.[9] De plus, pour que votre lieu de travail soit productif, il peut être avantageux pour votre entreprise que vos responsables soient formés à des relations efficaces avec les employés.
    • La formation des employés aux meilleures pratiques peut inclure la manière de documenter les performances, de donner des commentaires efficaces et efficients, de vérifier les performances des employés plutôt que leurs caractéristiques individuelles et d’autres techniques de gestion.
    • La formation à la gestion devrait également inclure un aperçu du droit du travail, de la loi antidiscrimination et du droit relatif aux personnes handicapées. En informant les gestionnaires de leurs responsabilités juridiques, vous réduisez la probabilité d'une poursuite en justice des employés.[10]
  2. 2 Instaurer des politiques anti-discrimination. Il est important que les responsables soient non seulement informés de leurs responsabilités légales, mais également que votre entreprise adopte des politiques et procédures liées à la discrimination et au harcèlement. L'employé devrait avoir une voie claire pour signaler le harcèlement ou la discrimination d'un autre employé ou d'un gestionnaire. Assurez-vous que votre politique définit les procédures à suivre par un employé pour signaler son superviseur en cas de conduite inappropriée ou illégale.[11]
  3. 3 Indiquez aux gestionnaires comment documenter les performances des employés. Il est important que les gestionnaires et les superviseurs documentent les performances des employés et les mesures disciplinaires de manière cohérente et uniforme pour tous les employés. Dans le cadre de la formation des responsables, ils doivent être informés de la manière de mener à bien les évaluations des employés et toute mauvaise performance doit être documentée. Les gestionnaires doivent comprendre que s'ils vont écrire une personne pour une conduite spécifique, ils doivent écrire toutes les personnes qui se livrent à cette conduite. Si la société a l'habitude de donner un avertissement verbal avant un avertissement écrit, les responsables doivent suivre systématiquement les politiques de l'entreprise.[12]
  4. 4 Responsables et superviseurs de sujets aux examens annuels. Les propriétaires d’entreprise ou autres devraient examiner les performances du manager et évaluer les évaluations de performance que le manager a données pour assurer la cohérence, l’équité et la légalité. Si de nombreux employés refusent de signer leurs évaluations du rendement ou de contester l'évaluation de leur travail par un gestionnaire, il est important que vous déterminiez si le gestionnaire s'acquitte correctement de ses tâches et suit de manière appropriée les politiques et procédures de l'entreprise.[13]
  5. 5 Reconnaître les erreurs Si vos stratégies sont imprécises ou si vos responsables ne respectent pas les règles de manière appropriée, il est important que l'entreprise reconnaisse et corrige les erreurs éventuelles. Cela peut inclure la réécriture des politiques et des procédures ou la discipline d'un gestionnaire inefficace ou inapproprié. Il est important de gérer les conséquences des erreurs de manière équitable et de traiter vos employés avec respect.[14]

Partie quatre de six:
Communiquer clairement et traiter équitablement les employés

  1. 1 Fournir des commentaires directs et honnêtes. Toutes les entreprises devraient avoir un processus de révision régulier pour leurs employés. Au cours de ce processus, il est très important que les responsables donnent des informations honnêtes sur la manière dont l'employé effectue son travail. Si vous donnez à un employé une mauvaise évaluation des performances, vous devriez parler en termes spécifiques, en expliquant de quelle manière la personne ne répondait pas aux exigences du poste. Vous devez également fournir à l'employé des exemples concrets sur la manière dont il peut améliorer ses performances.[15]
    • Vous ne jugez pas une personne sur sa personnalité mais sur la manière dont l'employé exécute les tâches essentielles du travail.
    • De même, en faisant l'éloge d'un travail bien fait, cet éloge devrait être basé sur la performance, et non sur des caractéristiques non liées au travail, telles que l'âge.[16]
    • Si vous fournissez constamment des commentaires honnêtes sur la performance de votre employé, un employé ne devrait pas être surpris si, après de nombreuses évaluations de performance, vous décidez de mettre fin à votre relation de travail.[17]
  2. 2 Traitez vos employés de manière cohérente. Si vous récompensez un employé pour une bonne performance avec une prime en espèces ou une prime de temps, ne donnez pas les mêmes avantages aux employés peu performants. Bien que certains propriétaires d'entreprise puissent se sentir réticents à retenir des bonus ou à effectuer des augmentations moins importantes, un employé peu performant peut utiliser vos primes comme preuve pour contrer une résiliation basée sur une mauvaise performance.[18]
  3. 3 Traitez vos employés avec respect. Il est important de respecter le fait que vos employés ont une vie privée et qu'un employé a droit à sa vie privée. Vous devez être aussi accommodant que possible aux urgences familiales ou aux obligations personnelles. Cela peut réduire la probabilité qu'un employé intente une action en justice contre votre entreprise.[19]
    • Bien que cela puisse vous surprendre, cette simple étape peut souvent éliminer ou réduire considérablement vos chances d’être poursuivi. La plupart des poursuites en matière d'emploi ne sont pas intentées uniquement en raison de discrimination ou d'une autre revendication légale, mais parce que le patron a maltraité un employé. Les gestionnaires qui ne respectent pas leurs employés seront poursuivis plus souvent. Même si un gestionnaire ne fait rien de mal et que le procès est rejeté, ces affaires font grimper les coûts juridiques d'une organisation. Les gens ne veulent pas poursuivre en justice les personnes qu'ils aiment et respecter.
  4. 4 Être juste. Bien qu'il soit possible que vous ayez à licencier un certain nombre d'employés en raison de la réduction des effectifs, si vous avez maintenu un milieu de travail positif et équitable, les employés peuvent être moins susceptibles de déposer une plainte.Afin de traiter les employés de manière équitable, vous devez suivre les règles et procédures de l'entreprise, traiter les employés de manière cohérente, être honnêtes lors des évaluations de performance et répondre aux questions des employés avec franchise. En ce qui concerne les procédures disciplinaires, il est très important que vous traitiez les affaires de manière cohérente, de sorte qu’un employé ne se sente pas isolé.[20]

Cinquième partie de six:
Traiter rapidement les plaintes

  1. 1 Établir un processus de réclamation. Il est important que vous établissiez une méthode claire pour porter plainte afin que les employés ne craignent pas les représailles des superviseurs ou de leurs collègues. Vous devriez également avoir un moyen pour les employés de contester leurs évaluations de performance ou les mesures disciplinaires, s'ils estiment que les actions étaient injustes.
    • Vous pouvez avoir à la fois un processus informel et un processus formel de règlement des griefs. Un processus informel peut consister en ce que l'employé signale verbalement son grief à un superviseur et qu'un processus officiel peut inclure une déclaration écrite ou une autre documentation sur le grief.[21]
  2. 2 Communiquez avec vos employés. Les employeurs devraient à la fois écouter les plaintes et les idées de leurs employés et tenir les employés informés des problèmes susceptibles d’affecter leur travail. En faisant preuve de transparence et en instaurant un dialogue ouvert entre les employeurs et les employés, vous réduisez au minimum le risque de malentendus pouvant mener à un procès.
  3. 3 Traiter les plaintes lorsqu'elles surviennent. Si un employé soulève une plainte, vous devez enquêter rapidement sur la plainte et dire à un employé clé, par exemple, qu'il est absent du bureau, expliquer à l'employé responsable des rapports pourquoi il y a un délai et à quel moment l'enquête se déroulera.[22]
  4. 4 Suivez la loi En tant qu'employeur, il est important que vous vous formiez et informiez vos gestionnaires sur le droit du travail, la discrimination et le harcèlement. En recevant une formation sur la loi, en rédigeant un manuel de l'employé efficace, en créant une atmosphère d'inclusivité et en répondant à toute plainte de harcèlement ou de discrimination, vous pouvez vous protéger contre les poursuites.[23]
    • Vous devrez peut-être fournir des aménagements aux personnes handicapées.
    • Vous ne pouvez pas licencier des employés pour des actions liées à la politique publique, telles que faire partie d'un jury, refuser de s'engager dans la fixation des prix ou en représailles pour une demande d'indemnisation des travailleurs.
    • Ne pas discriminer les employés en fonction de la race, du sexe, de l'âge, de l'orientation sexuelle ou de l'origine nationale.
    • Ne vous engagez ni ne permettez aucun type de harcèlement dans votre entreprise.[24]

Partie six de six:
Résilier correctement les employés

  1. 1 Problèmes de performance des documents à mesure qu'ils surviennent. Comme indiqué ci-dessus, vous devriez évaluer régulièrement toutes les performances de vos employés. Si vous avez un employé constamment sous-performant, vous devez documenter ses performances, discuter de la performance avec l'employé, fournir des moyens concrets pour améliorer et expliquer les conséquences de l'incapacité de l'employé à répondre aux attentes. En documentant la mauvaise performance de l'employé au fur et à mesure, vous avez informé l'employé des attentes de l'entreprise et de l'opportunité d'améliorer son travail.[25]
  2. 2 Mettre fin à la relation de travail avec soin. Si vous décidez de licencier un employé pour mauvaise performance, vous souhaitez le faire personnellement et avec soin. Vous devriez les appeler dans votre bureau et indiquer clairement qu'ils sont licenciés et leur expliquer pourquoi. Un employé qui semble surpris par le fait d'être licencié est plus susceptible de poursuivre en justice.[26]
    • Si vous licenciez un employé pour des performances médiocres et que ses performances ont toujours été positives, l'employé peut intenter une action en justice en déclarant que vous avez licencié l'employé pour une raison discriminatoire car il n'y a aucune preuve de mauvaise performance.[27]
  3. 3 Envisagez d'offrir une indemnité de départ ou une autre aide. Afin de maintenir une relation positive avec votre employé, vous pouvez envisager de proposer à l'employé licencié une petite indemnité de licenciement. Certains employeurs offrent à leurs employés une indemnité de départ à condition qu'ils acceptent de signer une renonciation indiquant qu'ils ne vont pas intenter une action en justice.[28]
    • Avant de faire ce type d'offre, vous devriez consulter un avocat pour vous assurer de ne pas enfreindre les lois sur l'emploi.