Lorsqu'une personne décède et que le processus de traitement de sa succession commence, la première chose à faire est de déterminer si la succession a besoin d'un numéro d'identification fiscale distinct à des fins fiscales. Ce numéro d'identification fiscale fédéral, appelé numéro d'identification de l'employeur (EIN), identifie la succession à l'Internal Revenue Service ("IRS"). Vous pouvez obtenir un EIN pour une succession en ligne, par téléphone, par courrier ou par fax.

Première partie de trois:
Comprendre quand demander un EIN

  1. 1 Demandez un EIN si vous en avez besoin pour déclarer les revenus de la succession sur le formulaire IRS 1041. C'est la raison la plus courante pour demander un EIN pour une succession. Si le défunt avait des actifs générateurs de revenus, tels que des comptes d'épargne, des actions, des obligations, des fonds communs de placement ou des biens locatifs, vous devrez probablement remplir le formulaire IRS 1041, qui est une déclaration de revenus pour la succession.[1]
    • Ce formulaire doit être rempli si les actifs de la succession génèrent un revenu brut annuel supérieur à 600 $.
  2. 2 Demander un EIN supplémentaire si une fiducie sera créée avec des fonds de la succession. Si, par exemple, le testament du défunt établit une sorte de relation de confiance - une relation juridique par laquelle une personne détient des biens au profit d'une autre personne issue des fonds de la succession, vous devrez demander un EIN distinct pour la fiducie.[2] Cette fiducie est considérée comme une entité juridique différente de la succession et aura donc besoin de son propre EIN.
  3. 3 Demander un EIN supplémentaire si la succession exploitera une entreprise après le décès de son propriétaire. Une autre fois, vous aurez besoin d'un EIN supplémentaire pour toute entreprise que les fonds de la succession seront utilisés pour fonctionner après le décès du défunt.[3][4] Comme toute autre entreprise, cette nouvelle entreprise aura besoin de son propre EIN.

Deuxième partie de trois:
Remplir le formulaire IRS SS-4

  1. 1 Obtenir et lire les instructions pour le formulaire IRS SS-4. Le formulaire SS-4, délivré par l'Internal Revenue Service, doit obligatoirement s'appliquer à l'EIN qui sera utilisé pour remplir le formulaire 1041, qui régit la déclaration de revenus de la succession. Les instructions pour ce formulaire sont disponibles en ligne.[5] Assurez-vous de les lire attentivement, car les exigences de ce formulaire ne sont pas faciles à comprendre au premier abord.
  2. 2 Obtenir une copie du formulaire IRS SS-4. Une fois que vous avez lu les instructions, vous aurez besoin d'une copie réelle du formulaire. Ce formulaire est disponible en ligne sur le site Web de l'IRS en format PDF.[6] Imprimez une copie de ce formulaire et préparez-vous à le remplir.
  3. 3 Remplissez les lignes 1 à 6. Cette information dans cette section sert à identifier la succession. Remplissez les informations comme suit:[7]
    • Dans la ligne 1, entrez le prénom, l'initiale du deuxième prénom et le nom de famille du défunt, suivis du mot "Succession".
    • À la ligne 2, écrivez «N / A», ce qui signifie non applicable.
    • Dans la ligne 3, entrez le nom de l'exécuteur, l'administrateur ou tout autre fiduciaire, le cas échéant.
    • Dans les lignes 4a-b, entrez l'adresse postale de la succession. L'IRS utilisera cette adresse lors de l'envoi de toute correspondance.
    • Remplissez les lignes 5a-b uniquement si l'exécuteur ou l'administrateur a une adresse différente de celle de la succession.
    • À la ligne 6, entrez le comté et indiquez où le testament est homologué.
  4. 4 Écrivez "N / A" dans les lignes 7a-b et 8a-c. Ces informations ne sont utilisées que par certaines entreprises qui remplissent ce formulaire et ne s’appliquent pas à la demande d’un numéro d’identification fiscale.
  5. 5 Cochez la case "Estate" dans la ligne 9a. Cela établit que vous postulez au nom d'une succession. Vous devrez également entrer le numéro de sécurité sociale du défunt dans l'espace prévu.
    • Écrivez "N / A" dans la ligne 9b. Cela ne concerne que les sociétés utilisant ce formulaire.
  6. 6 Cochez la case "Autre" dans la ligne 10. Cette partie du formulaire indique la raison pour laquelle vous demandez un numéro d'identification fiscale. Après avoir coché cette case, vous êtes invité à spécifier une raison. Entrez "Administration de la succession" dans cet espace.
  7. 7 Compléter les lignes 11 et 12. Ces informations porteront sur les dates qui seront utilisées pour déterminer les obligations fiscales de la succession. À la ligne 11, inscrivez la date à laquelle la succession a été financée (habituellement la date du décès du défunt) et, à la ligne 12, entrez le dernier mois de votre année comptable / fiscale.
  8. 8 Remplissez les lignes 13 à 15. Cette information concerne tous les employés travaillant pour la succession. Par exemple, si la succession a engagé des cuisiniers, des femmes de ménage, des jardiniers, etc., vous devrez remplir ces sections comme il convient. Il est fort probable que la succession n’aura pas d’employés. Si tel est le cas, entrez «0» à la ligne 13 et inscrivez «N / A» aux lignes 14 et 15.
  9. 9 Lignes complètes 16 à 18. Ces informations servent à nouveau à identifier que vous remplissez ce formulaire au nom d'une succession. Remplissez les informations comme suit:[8]
    • Dans la ligne 16, cochez la case «Finance & Insurance».
    • À la ligne 17, entrez «Administration des successions».
    • Si le défunt a déjà demandé et obtenu un numéro d’identification de l’emploi, cochez la case «oui» et indiquez le numéro précédent dans l’espace prévu à cet effet. Sinon, cochez la case "non" et écrivez "N / A" dans l'espace prévu à cet effet.
  10. 10 Remplissez la section "Destinataire tiers", le cas échéant. Remplissez cette partie du formulaire si vous souhaitez autoriser la personne nommée dans cette section à recevoir le numéro d’identification de l’employeur et être en mesure de répondre à toute question concernant la façon dont ce formulaire a été rempli. Sinon, écrivez "N / A" ici.
    • Par exemple, si vous remplissez ce formulaire et que vous souhaitez que votre avocat soit la personne qui recevra le numéro d’identification, vous devez indiquer ici les coordonnées de votre avocat.
  11. 11 Signez et datez le formulaire dans l'espace prévu à cet effet. Veillez également à imprimer votre nom et votre titre et à écrire votre numéro de téléphone et / ou de fax dans les espaces prévus à cet effet.
  12. 12 Si nécessaire, demandez à votre correspondant tiers de signer. Si vous avez rempli la section «Destinataire de tiers», vous voudrez vous assurer que vous et ce tiers signez ce formulaire.
  13. 13 Faites une copie du formulaire pour vos dossiers. Ceci est un document juridique important et, comme pour tous ces documents, vous devriez en faire une copie que vous pourrez consulter ultérieurement. Veillez à le conserver dans un endroit sûr car il contient de nombreuses informations sensibles.

Troisième partie de trois:
Demander un EIN

  1. 1 Postuler en ligne. La manière la plus simple d'obtenir un EIN pour la succession est de postuler en ligne sur le site Web de l'IRS.[9] Lisez les instructions simples présentées au début, cliquez sur le bouton pour postuler en ligne, puis, en utilisant les informations que vous avez remplies dans le formulaire SS-4, répondez aux questions pour recevoir votre EIN. Une fois vos informations validées par l'IRS, votre EIN sera émis immédiatement.
    • Après avoir reçu votre EIN, assurez-vous de sauvegarder et d’imprimer votre avis de confirmation EIN pour vos dossiers.
    • Vous pouvez postuler en ligne du lundi au vendredi entre 7h00 et 22h00. Heure de l'Est.
    • Vous n'aurez pas besoin d'envoyer le formulaire SS-4 à l'IRS si vous postulez en ligne.
  2. 2 Appliquer par téléphone Si vous le souhaitez, vous pouvez demander l'EIN de la succession par téléphone. Ayez votre formulaire SS-4 à proximité, car le représentant de l'IRS à qui vous parlerez aura besoin de ces informations pour traiter votre demande. Une fois vos informations validées, vous recevrez immédiatement un EIN. Écrivez-le en haut du formulaire SS-4, signez-le et datez-le.[10]
    • Le numéro de téléphone gratuit à utiliser est le (800) 829-4933 et vous devez appeler entre 7h00 et 22h00. heure locale, du lundi au vendredi (si vous vivez en Alaska et à Hawaii, ceci est considéré comme heure du Pacifique).
    • Vous pouvez être invité à envoyer une copie du formulaire SS-4 après avoir reçu l'EIN par téléphone. Si vous êtes invité à le faire, envoyez-le à l'adresse indiquée dans les 24 heures suivant votre conversation téléphonique. (Assurez-vous de faire une copie pour vous-même en premier.)
  3. 3 Postulez par fax. Vous pouvez également demander l'EIN de la succession par fax. Assurez-vous que votre formulaire SS-4 est complet et précis et contient votre numéro de télécopie pour que l’IRS puisse vous envoyer une réponse. Ensuite, faxez le formulaire au (859) 669-5760[11] et vous recevrez l'EIN par fax dans les quatre jours ouvrables.[12]
  4. 4 Postuler par mail Vous avez également la possibilité de demander l'EIN par courrier. Soyez conscient, cependant, que ce processus est considérablement plus long que les autres, car il faut environ quatre semaines à l'IRS pour recevoir et traiter votre demande.[13] Comme auparavant, assurez-vous que votre formulaire SS-4 est complet et précis et envoyez-le à l'adresse suivante:
    • Internal Revenue Service
    • Attn: Opération EIN
    • Cincinnati, OH 45999
    • Vous recevrez l'EIN par courrier dans environ quatre à cinq semaines.