Organiser un événement peut sembler une tâche incroyablement écrasante. Et sans organisation et anticipation, cela peut être. Eh bien, essayons d'éviter cela - des mois de préparation à l'avance pour maintenir votre calme le jour de congé.

Première partie de quatre:
Mois de planification à venir

  1. 1 Définir le but de l'événement. Avoir une phrase ou deux dans votre tête vous aidera à mener l'événement dans la bonne direction. Planifiez-vous pour éduquer votre communauté? Persuader les donateurs potentiels pour obtenir des fonds? Pour célébrer un individu ou un groupe d'individus spécifique? Soyez aussi étroit que possible. Quoi que vous fassiez (que ce soit pour éduquer, persuader, célébrer, etc.), Pourquoi tu le fais?
    • Pensez-y comme votre énoncé de mission. Votre cadre de réussite Lorsque vous savez exactement ce que vous voulez faire, il est beaucoup plus facile de le faire!
  2. 2 Fixer des objectifs. Quelle exactement voulez-vous accomplir? Pas combien de personnes voulez-vous montrer, pas le fait même que l'événement se produise - que voulez-vous en tirer? 5 personnes pour quitter une nouvelle partie de votre organisation? 1 000 $ recueillis? Les esprits ont changé? Des gens excités?
    • Pensez aux trois principales choses que vous souhaiteriez voir se produire à la suite de cet événement et concentrez-vous sur leur réalisation. Peut-être un objectif est financier, l’un est social et l’autre est personnel. C'est à vous!
  3. 3 Rassemblez des volontaires. Une bonne équipe avec des compétences différentes est une nécessité. Ils peuvent aider dans tous les domaines, de la préparation des horaires et des budgets, à la réalisation d'invitations et d'affiches, à l'accueil des invités et au sale travail de nettoyage par la suite. En d'autres termes, ils peuvent vous aider à faire avancer les choses. Et si vous le pouvez, faites appel à des bénévoles en qui vous avez confiance!
    • Assurez-vous de garder les membres de l'équipe et les superviseurs au courant de vos projets. La collaboration peut faciliter votre travail. Lorsque vous leur demandez d’aider, soyez aussi complet que possible dès le départ sur les attentes à leur égard et leur niveau d’implication.
    • Si vous n'êtes pas dans une situation où il est possible de trouver des bénévoles, engagez une équipe! Tout dépend du type d'événement que vous organisez. Le lieu peut être en mesure de vous en fournir un ou vous pouvez passer par une agence de recrutement tierce.
  4. 4 Préparez un budget. Toutes les dépenses possibles, les revenus, les sponsors et les dépenses éventuelles doivent être inclus. Si vous n'avez pas de budget, vous vous retrouverez avec une liasse de reçus, un portefeuille vide et aucune idée de ce qui s'est passé. Soyez réaliste dès le premier jour, donc pas de surprises le jour même!
    • Trouvez des moyens de réduire les coûts. Pouvez-vous obtenir des volontaires pour travailler gratuitement? Envisagez des lieux moins chers (comme chez quelqu'un)? Rappelez-vous: un petit rassemblement simple qui se passe bien est toujours plus impressionnant qu'une fête lancée aux quatre vents, un flop.
  5. 5 Décidez d'une heure et d'un lieu. C'est le le plus important chose quand il s'agit de votre événement. À quelle heure et à quelle place les gens diront-ils: "Ouais, je vais y aller!" Vous voulez un moment où tout le monde sera libre et un endroit qui est un endroit pratique. Et quelque chose que vous pouvez vous permettre de réserver!
    • Consultez le calendrier de votre communauté et considérez votre public. Si vous travaillez avec un tas de mères au foyer, pendant la journée et dans le voisinage est votre meilleur pari (peut-être avec un peu de baby-sitting offert?) Si vous canalisez les étudiants, faites une semaine au centre-ville. Si vous le pouvez, allez où ils sont déjà.
    • Bien sûr, certains sites nécessitent une réservation. Contactez le lieu que vous envisagez d'utiliser dès que possible. Ils peuvent être plus occupés que vous êtes!
  6. 6 Pensez à la logistique. Logistique pour tout. À quoi ressemblera le stationnement? Qu'en est-il de l'accessibilité aux handicaps? Que pouvez-vous faire avec la taille de votre espace? De quel équipement aurez-vous besoin? De quels articles supplémentaires (eau potable pour haut-parleurs, badges, brochures) aurez-vous besoin pour des dépenses supplémentaires? Combien de personnes sont nécessaires pour le faire fonctionner correctement?
    • Il est important de s'asseoir une minute avec vous-même (et avec votre équipe) et d'examiner tous les aspects de l'histoire. Y a-t-il un obstacle qui peut être prévu et empêché? Des invités spéciaux qui doivent être logés? Des exceptions à faire?
  7. 7 Pensez au marketing et à la publicité. Pendant que vous êtes sur le coup, préparez une affiche préliminaire. Il doit inclure la date, l’heure, le lieu, l’invité en chef, le nom de l’événement et un thème ou une balise pour l’événement. Comme il est si tôt, vous pouvez prendre votre temps à ce sujet - mais il est préférable de préparer une version préliminaire maintenant pour voir comment tout se passe bien!
    • Pensez également à d'autres moyens de faire passer le mot. Explosion d'emails? Courrier postal? Facebook, Twitter, les deux autres douzaines de sites Web d’événements (plus à ce sujet)? De quoi avez-vous besoin avant l'événement pour amener les gens là-bas et ce dont vous avez besoin à l'événement pour les garder?
  8. 8 Organisez-vous Il est très possible que vous vous sentiez comme un furet avec sa tête coupée à peu près maintenant. Respirez et ouvrez Excel. Préparez un calendrier provisoire des activités de l'événement. Faites quelques feuilles de calcul pour organiser vos pensées. Cela peut sembler une paperasse inutile maintenant, mais dans deux mois, vous remercierez abondamment votre passé pour avoir veillé sur vous.
    • Préparez un échéancier (avec des échéances) pour chaque activité. Notez les noms de tous et où ils sont nécessaires quand. De cette façon, vous pouvez vous organiser et répondre aux questions futures des autres.

Deuxième partie de quatre:
Organisation 2 semaines à l'avance

  1. 1 Assurez-vous que tout est bon. Fixez la date, le lieu, (invité principal), le personnel, le nom de l'événement et la balise. Y a-t-il n'importe quoi cela pourrait aller mal? Des changements de dernière minute qui pourraient se présenter? À ce stade, tout devrait être écrit à l’encre permanente.
  2. 2 Rencontrez votre équipe. Obtenez l'approbation de votre budget, de votre emploi du temps, etc., des membres de l'équipe et des superviseurs. C'est le bon moment pour que toutes les questions soient résolues. Est-ce que tout le monde connaît ses obligations? Sont-ils à l'aise avec tous les problèmes?
    • Encore une fois, rencontrez les membres de l'équipe et les bénévoles pour réfléchir aux problèmes qui pourraient survenir. C'est aussi le moment idéal pour créer un plan d'action.
    • Assurez-vous que l'équipe n'a pas de problèmes internes. Restez en contact avec tous les chefs d'équipe ainsi qu'avec les membres de l'équipe et les bénévoles.
  3. 3 Déléguez le travail à différentes personnes et laissez une personne expérimentée coordonner toutes les activités. Si l'événement est un méga-événement, laissez différentes personnes coordonner différentes activités, sous la supervision d'une seule personne. Les membres de l'équipe doivent faire confiance au chef d'équipe.
    • C'est une bonne idée d'avoir une ou deux personnes qui consacrent leur temps à la réunion et à l'accueil et à la discussion de l'événement, au fur et à mesure que les gens filtrent et que l'événement commence. Fondamentalement, ils forment un comité d’accueil, renforçant le moral et faisant savoir aux gens qu’ils sont entre bonnes mains.
  4. 4 Assurez-vous de mettre à jour tous les sites Web connectés à l'événement. Vous êtes probablement sur Facebook et Twitter, mais vous pouvez également utiliser une tonne d'autres sites Web pour vous aider à faire passer le message. Eventbrite, Evite et Meetup Si vous n'en avez pas entendu parler, faites du surf maintenant! Et si vous cherchez à vendre des billets en ligne, Ticketbud[1] c'est plutôt bien.
    • Et, bien sûr, votre page Web / blog / Facebook, si vous en avez une. Vous pouvez envoyer des rappels, configurer des images et surveiller les RSVP. Plus vous êtes actif, plus votre présence sera connue. Si vous faites un événement autour du jardinage, de la décoration intérieure ou de toute autre création, vous pouvez également utiliser Pinterest.
  5. 5 Recueillez des sponsors et d'autres sources d'argent auprès des délégués. Il y aura beaucoup de dépenses encourues dans les semaines à venir et vous ne voulez pas qu'elles sortent de votre poche! Recueillez au moins une partie de l'argent pour couvrir les frais initiaux - le lieu, l'équipement, les traiteurs, peut-être? Certaines de ces personnes / lieux / choses peuvent nécessiter un paiement avant même que l’événement ne commence à se propager.
    • Assurez-vous d'avoir un système pour les reçus, les confirmations, les factures et les documents généraux. Vous devrez tout garder et vous y référer plus tard, donc plus vous êtes organisé dès le début, mieux c'est. Surtout si une entreprise avec laquelle vous travaillez vous donne la guff.
  6. 6 Commercialiser l'événement Préparez des brochures, publiez des publicités, informez les médias, envoyez des mailings, passez des appels téléphoniques, envoyez des messages aux groupes électroniques et visitez des participants ou des sponsors potentiels. Comment les gens sauront-ils autrement venir? Assurez-vous que les informations que vous mettez à disposition sont complètes et ne leur posez que quelques questions. Après tout, elles ont besoin d’être intriguées!
    • Pensez à votre audience cible. Si vous essayez d'atteindre les personnes âgées, vous ne passerez pas votre temps à envoyer des Snapchats au bon moment. Allez dans les lieux et utilisez les outils que votre public utilise.
  7. 7 Rassemblez les éléments nécessaires à l'événement. Ces articles peuvent inclure des médailles, des jeux, des souvenirs, des prix ou des certificats. Il y a beaucoup de petits morceaux et de doodads qui pourraient passer inaperçus pour un œil non averti, mais vous connaissez tous les recoins, les recoins et tout ce qui les remplit. Et n'oubliez pas les tables, les chaises, l'équipement audio, les enseignes, les nappes et tout ce qui est important!
    • C'est une autre chose à laquelle vous devez vous asseoir et réfléchir. N'arrêtez pas d'y penser jusqu'à ce que vous ayez trouvé 5 choses que vous avez oubliées: des stylos, une trousse de premiers soins, des piles, de la glace et des rallonges. Vous voulez savoir que quoi qu'il arrive, vous l'avez couvert.
  8. 8 Prendre des dispositions pour tout. Prenez des dispositions pour les photos et les vidéos. Prenez les dispositions pour le transport des invités. Prendre des dispositions pour la nourriture de l'équipe de nettoyage. La liste pourrait s'allonger encore et encore, mais vous n'arriverez jamais à organiser votre événement!
    • Prenez des dispositions pour la nourriture et les rafraîchissements. C'est également un bon moment pour se préparer à un logement spécial, par exemple pour les personnes handicapées, etc. Vérifiez si des participants sont végétariens ou ont d'autres besoins alimentaires spécifiques. De nombreux sites de billetterie d'événements tels que ceux énumérés ont des options pour les «questions personnalisées» qui vous aideront à mieux évaluer vos besoins particuliers.
    • Prenez des dispositions pour les chaises, les tables, les toiles de fond, les microphones, les haut-parleurs, les ordinateurs, les projecteurs LCD, les podiums - tout ce qui doit être installé sur le site.
  9. 9 Préparez une liste de contacts. Vous aurez besoin de tous les numéros de téléphone, adresses et e-mails pertinents des membres de l'équipe. Créez également une liste de contacts similaire pour les VIP et les fournisseurs de tous produits ou services. Lorsque quelqu'un ne se présente pas ou est en retard, ce sera ce à quoi vous vous référez.
    • Disons que les traiteurs ne sont pas là à temps. Que faire? Vous sortez votre feuille de dandy et appelez-les. Oh, ils pensaient que tu allais ramasser 200 livres de porc effiloché? Bien, peu importe. Vous remettez la feuille à Stu et il attrape son camion et se rend à l'adresse indiquée sur le papier. Crise évitée. Et maintenant, vous savez soit ne jamais réserver avec eux ou être plus explicite dans vos directions!
  10. 10 Visitez le lieu avec les membres de votre équipe. Regardez autour de vous et évaluez le stationnement, les toilettes, les espaces verts, les arrangements, les différentes entrées et sorties. Recherchez les endroits à proximité où vous pouvez prendre des photocopies, passer des appels téléphoniques et acheter des articles en cas d'urgence. Fondamentalement, apprenez à connaître votre terrain comme le dos de votre main.
    • Parlez à la personne-ressource également. Ils devraient avoir une connaissance du lieu mieux que quiconque.Y a-t-il des problèmes à connaître? Des contraintes de temps? Les portes étant verrouillées à certains moments? Je vous en prie, alarmes programmées?

Troisième partie de quatre:
Travailler 24 heures avant l'événement

  1. 1 Reste calme. Tu as ça. Il est extrêmement important de garder la tête froide et de ne pas se laisser entraîner dans une transpiration mentale. Vous vous préparez depuis des mois! Tout ira bien. Plus vous êtes calme, plus votre équipe sera calme et plus l'événement se déroulera sans heurts. D'ailleurs, tout sera fini bientôt!
    • Sérieusement. Tu as ça. Vous avez couvert toutes vos bases, vous avez pensé à tous les problèmes possibles - si quelque chose ne va pas, vous savez comment le gérer. Et souvenez-vous: personne ne va vous en vouloir. Un invité tapageur, la mauvaise nourriture - les gens savent que vous n'avez aucun contrôle sur quoi que ce soit. Alors détendez-vous. Ça va aller.
  2. 2 Faites un dernier check-in avec votre équipe. Assurez-vous de communiquer avec tout le monde sur la façon d'atteindre le lieu et l'heure. La dernière chose que vous voulez, c'est que toute votre équipe vous appelle immédiatement le jour de l'événement en vous demandant où est la porte arrière.
    • Même si personne ne vous pose de questions, faites de votre mieux pour évaluer leur comportement. Est-ce que tout le monde semble d'accord avec leur description de travail? Est-ce que les gens s'entendent bien? Sinon, parlez-leur et voyez si vous pouvez résoudre les problèmes. Peut-être que quelqu'un serait mieux adapté à un autre département ou à travailler avec d'autres personnes.
  3. 3 Vérifiez toutes les invitations et réponses. Créez une liste d'invités dans un tableur et faites le point sur les têtes. Pour la plupart des événements, le nombre de personnes qui RSVP sera ne pas représente le nombre de personnes qui montrent réellement. Vous pourriez avoir 50 personnes qui ont dit qu'elles allaient être là, mais se retrouver avec 5 ou 500. Donc, alors que vous devriez connaître ce nombre, soyez également prêt à gérer les deux extrémités du spectre!
    • Rappelez aux VIP les événements pendant que vous y êtes. Vous seriez surpris du nombre de personnes qui diront: "Oh, c'est vrai. C'est demain, n'est-ce pas?" Avec un simple appel téléphonique ou du texte, cela peut être évité.
  4. 4 Allez au lieu et vérifiez si tout est prêt. La pièce est-elle propre et disponible? Est-ce que tout l'équipement électronique est installé et semble fonctionner? Pouvez-vous pré-charger un équipement, le cas échéant? Le personnel semble-t-il raisonnablement préparé?
    • Vérifiez si suffisamment de personnes sont présentes pour organiser l'événement. Il est toujours préférable d'avoir plus que ce dont vous avez besoin, bien sûr. Vous pourriez avoir besoin de quelqu'un pour faire une course d'urgence ou prendre soin d'un invité ou d'un problème que vous n'avez pas vu venir. Ou, vous savez, vous chercher du café.
  5. 5 Faire des kits de participants. Ce kit peut inclure une bouteille d'eau, un snack, du papier, un stylo, une brochure et toute information dont ils pourraient avoir besoin. C'est aussi une bonne idée d'inclure des petits souvenirs. Ceci est une belle touche qui convainc vraiment que cet événement est bien pensé et organisé. Et cela les fait se sentir appréciés!
    • Cela peut être pour les invités ou pour votre équipe ou les deux! Qui n'aime pas une barre de céréales et un stylo gratuits?
  6. 6 Faire une feuille de course. Ceci est une liste de toutes les informations nécessaires triées par heure et / ou salle. Préparez un agenda à la minute pour les activités importantes. Le format pour cela est à vous. Essayez simplement de limiter la quantité d'informations à son sujet pour en faciliter la lecture.
    • Si vous êtes vraiment du type A et super diligent, vous trouverez peut-être utile de faire les types de feuilles de course. Les orateurs peuvent vouloir une liste des autres orateurs et où ils se trouvent et à quelle heure. Votre équipage peut simplement vouloir une liste de matériel, de temps et de protocole de nettoyage. Si vous avez le temps, cela peut être utile.
  7. 7 Faites une liste de contrôle des choses à emporter sur le site. À quel point serait-ce terrible si vous y arriviez, tout est là, tous lesun est là, et vous vous rendez compte que la seule chose qui ne soit pas les 12 000 tasses que vous avez oubliées chez vous? Dommage. Maintenant, vous venez de tout gâcher. Alors, faites votre liste de vérification, vérifiez-la deux fois et apportez tout ce qui doit être apporté!
    • Si les choses sont une demi-douzaine de places, assignez des personnes à chaque devoir spécifique. De cette façon, le jour même, vous ne passerez pas 8 heures à collecter et à paniquer. Répartir le travail permet d'avoir des mains plus légères… ou bien le dicton dit.

Partie quatre de quatre:
Gérer le jour de l'événement

  1. 1 Arrivez tôt au site avec les membres de votre équipe et les bénévoles. Vérifiez que tout le monde est là et que tout l'équipement électronique est en état de marche. Des questions de dernière minute? S'il reste du temps, évacuez la rosée, faites une conversation et faites une pause! Tu as ça. Vous êtes tellement préparé.
    • Assurez-vous que les organisateurs portent un badge distinct ou un autre outil visible afin que les participants puissent trouver de l'aide si nécessaire. Parfois, les khaks ne suffisent pas.
  2. 2 Mettre tout en place À l'intérieur et à l'extérieur. Avez-vous besoin de ballons dans la boîte aux lettres? Un carton au coin? Qu'en est-il des portes et du couloir? Si vos invités doivent parcourir un véritable labyrinthe, plus il y a de signes, mieux c'est.
    • Les bannières de bienvenue et autres informations en face du bâtiment seront particulièrement utiles. Vous voulez que les gens puissent voir de la rue que c'est l'endroit où ils devraient être. Pas de questions à ce sujet!
    • Faites un comptoir de réception et d'inscription. Lorsque les clients entrent dans la porte, ils doivent voir exactement ce qu’ils doivent faire. Autrement, ils resteront dans le flou et seront mal à l'aise. Et rappelez-vous ce comité de réception dont nous avons parlé? Demandez à quelqu'un à la porte de les accueillir et de répondre à leurs questions.
    • Mettez de la musique! Il peut tuer toute gêne qui pourrait autrement se produire.
  3. 3 Assurez-vous que les personnes qui comptent savent ce qui se passe. Si un orateur est en retard, il doit y avoir un blocage.Si manger prend plus de temps que prévu, ils doivent être informés des changements d'horaire. Il est très rare que les événements se déroulent complètement comme prévu - pour vous écarter de votre parcours, assurez-vous que les lignes de communication sont ouvertes.
  4. 4 Prendre des photos! Vous voudrez peut-être quelque chose dont vous vous souviendrez. Et voir quelqu'un se promener avec une caméra peut exciter les gens. Prenez note des bannières des sponsors, de votre bannière, de l'entrée, des réceptions, etc. Peut-être pourrez-vous l'utiliser pour l'année prochaine!
    • Demandez à un ami ou à un photographe professionnel de s'en occuper, si possible. Vous en avez assez dans votre assiette! Vous aurez besoin de faire des recherches et de boozer vos invités, alors demandez à quelqu'un d'autre de s'occuper des photos.
  5. 5 Donner un plat à emporter. Vous avez probablement planté quelque chose dans la tête de vos invités et vous voulez qu'ils partent en pensant à quelque chose, en se demandant quelque chose ou en cherchant à agir. Ayez donc une brochure ou quelque chose qu'ils peuvent emporter avec eux et qu'ils peuvent faire personnellement. après l'événement.
    • Une partie de cela pourrait être un forum de commentaires. Offrez-leur un moyen de faire un suivi et de dire ce qu'ils ont pensé, comment ils pourraient apporter des améliorations et ce qu'ils aimeraient voir la prochaine fois. Et, bien sûr, comment ils peuvent s'impliquer!
  6. 6 Nettoyez l'endroit! Vérifiez le compteur électrique, enlevez les bannières, les tables, etc. Vous voulez quitter l'endroit aussi bien que lorsque vous l'avez trouvé, surtout si vous avez payé pour le lieu et que vous voulez revenir un jour. Ils peuvent facturer des frais qui pourraient autrement être évités. Divisez les tâches pour que tout se passe aussi vite et sans douleur que possible.
    • Vérifiez pour vous assurer qu'aucun objet de valeur n'a été laissé pour compte et, le cas échéant, formez un objet perdu et retrouvé.
    • Si vous avez endommagé quelque chose, informez la personne de contact du lieu. Il vaut mieux être honnête et franc.
    • Prenez soin de la poubelle au mieux de vos capacités. La maintenance prendra soin de tout à partir de là.
  7. 7 Prenez soin de toutes les tâches post-événement. Selon votre événement, cela peut aller de rien à une longue liste de remerciements et de reçus. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:
    • Remerciez tous les membres de l'équipe, en particulier les sponsors et les bénévoles. Vous n'auriez pas pu le faire sans eux!
    • Finaliser et régler les comptes. Cela devrait être fait aussi rapidement que possible. Moins il y a de cordes lâches, mieux c'est.
    • Ayez une fête de remerciement pour ceux qui ont aidé. Vous voulez que votre équipe se sente appréciée et que les donateurs aient le sentiment de faire une différence pour une bonne cause.
    • Distribuez tous les souvenirs ou autres publications aux personnes concernées.
    • Livrer les reçus aux sponsors et autres.
    • Publiez les photos sur le site Web de votre événement.
  8. 8 Organiser une réunion après examen pour améliorer la performance la prochaine fois. Après tout, qu'est-ce que vous auriez fait différemment? Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné? Voulez-vous choisir d'organiser un tel événement à nouveau? Qu'as-tu appris?
    • Si vous recevez des commentaires, allez-y. Et si vous ne l'obtenez pas de vos invités, demandez à votre équipe! Qu'ont-ils pensé? Ont-ils au moins s'amuser? C'était la barre de granola et le stylo gratuits, n'est-ce pas?