Un hackathon est généralement un week-end au cours duquel les programmeurs informatiques et les rédacteurs de code se réunissent pour résoudre un problème de codage ou de programmation. Les hackathons peuvent également se produire en dehors de l'industrie de la programmation. Le mot a récemment pris un sens plus large et comprend désormais tout groupe de professionnels qui se réunissent pour aborder un problème commun dans leur domaine.[1] Pour organiser un hackathon, commencez par établir des objectifs clairs et réalisables, puis commencez à inviter les participants, à trouver des sponsors et à organiser un lieu, de la nourriture et des moyens de transport.

Première partie de trois:
Détermination du focus et des détails majeurs

  1. 1 Articuler un objectif clair pour le hackathon. Pour que votre hackathon soit un succès, vous et tous les participants devez avoir un objectif clair quant à ce qui est réellement accompli. Les hackathons sont une ressource de réseau précieuse, mais la plupart tentent de résoudre un problème spécifique ou de créer une nouvelle technologie. Par exemple, le but de votre hackathon pourrait être:[2]
    • Résoudre un problème médical lié aux décès liés à la respiration chez les nourrissons.
    • Répondre au besoin de plus de start-up alimentaires.
  2. 2 Trouvez un lieu pour votre hackathon. Un mois ou deux à l'avance, commencez à prendre des dispositions pour un lieu physique pour l'événement. Assurez-vous qu'il y aura suffisamment de place pour les participants au hackathon, ainsi qu'un projecteur, un microphone et une salle de bains. Si vous ne disposez pas de sponsors et de moyens financiers limités, vous devrez peut-être trouver un lieu local bon marché. En fonction du temps et des ressources dont votre entreprise dispose, envisagez des lieux tels que:[3]
    • 2 ou 3 salles de conférence dans un hôtel local.
    • Espace sur un campus universitaire.
    • Une bibliothèque publique à proximité.
  3. 3 Planifiez le hackathon pour un week-end généralement lent. Vous aurez un meilleur taux de participation à votre événement s'il est prévu un week-end où la plupart des participants seront libres. Cela signifie que vous devez éviter de programmer l’événement pendant les vacances d’été et d’hiver ou à proximité des fêtes nationales. Assurez-vous également que votre hackathon ne coïncide pas avec les principales conférences dans votre domaine.[4]
    • Par exemple, les week-ends immédiatement avant et après le Memorial Day (ou tout autre jour férié important) seraient des choix médiocres pour organiser un hackathon.
  4. 4 Recrutez un ou plusieurs sponsors pour votre événement. Demandez dans votre secteur de trouver au moins un sponsor commercial. Les sponsors peuvent aider à couvrir les coûts des grands hackathons de différentes manières: en fournissant un espace pour accueillir l'événement, en fournissant de la nourriture ou en fournissant simplement de l'argent. En contrepartie, les sociétés de parrainage attendent quelque chose en retour: peut-être le temps de s'adresser aux participants au hackathon ou à un stand pour vendre leurs produits.[5]
    • Si le hackathon est un succès, vos sponsors reviendront probablement année après année. Si le hackathon continue à prendre de l'ampleur, vous pouvez recruter des sponsors supplémentaires.
  5. 5 Contactez les participants potentiels quelques mois à l'avance. Les organisateurs d'Hackathon recrutent souvent des professionnels de diverses industries pour votre hackathon ou s'adressent à des personnes qu'ils ne connaissent pas déjà. Dans ce scénario, contactez les professionnels sur le terrain bien à l’avance afin qu’ils aient le temps de réorganiser leurs horaires et de planifier leur voyage afin de participer au hackathon.[6]
    • D'un autre côté, si le hackathon est un événement nécessaire au sein de votre entreprise ou de votre entreprise, vous n'avez pas besoin de donner un préavis aussi long. Informez les employés du prochain hackathon une semaine ou deux à l'avance.
  6. 6 Limitez le nombre de participants. Les hackathons populaires peuvent rapidement devenir des affaires massives. Pour éviter un énorme événement, limitez le nombre de participants à l'avance. Si vous plafonnez le nombre à 300 ou 400, vous aurez suffisamment de participants pour remplir les différentes sessions de piratage et de formation, mais pas trop pour que l'événement soit hors de contrôle.[7]
    • Une règle utile est que tous les participants au hackathon doivent être placés dans une seule grande salle de réunion ou un gymnase.
    • Gardez à l'esprit que, puisque la participation est purement volontaire pour la plupart des hackathons, seuls environ 60% des invités seront présents.

Deuxième partie de trois:
Planification pour le confort et la commodité

  1. 1 Organiser le transport des participants au hackathon. Une méthode populaire pour amener les participants au hackathon est de louer un autobus nolisé. Le bus peut circuler dans un état ou 2 et prendre les participants à 6 ou 7 endroits différents avant de les amener à l'emplacement du hackathon.[8]
    • Une fois que les participants sont à l'emplacement du hackathon, tenez compte de leurs besoins de transport locaux. Par exemple, si le hackathon a lieu dans un hôtel, informez-vous auprès du concierge de l’hôtel et vérifiez si l’hôtel dispose d’une navette capable de transporter les participants au hackathon autour de la ville si nécessaire.
  2. 2 Commandez plus que suffisamment de nourriture pour le hackathon. Afin de garder les participants heureux et productifs, ils devront être bien nourris. Prévoyez un petit-déjeuner léger lorsque les participants arrivent chaque matin et fournissez un déjeuner complet vers 13 ou 14 heures. Demandez aux participants à l’avance quelles restrictions alimentaires vous devrez prendre en charge.[9]
    • Le type de nourriture que vous fournissez dépend du budget du hackathon. Si vous êtes à court d'argent, beaucoup de pizzas et de boissons gazeuses suffiront.
    • Si vous avez un budget plus important, pensez à embaucher une entreprise de restauration locale ou un restaurant pour offrir 2 repas sains par jour.
  3. 3 Assurez-vous que la connexion Internet et électrique est stable. Parlez avec le responsable du site ou le propriétaire et confirmez que leur connexion Wi-Fi peut prendre en charge plus de 400 périphériques accédant à Internet simultanément. Confirmez également que le site dispose de nombreux points de vente pour brancher des ordinateurs portables, des téléphones et des tablettes.[10]
    • Gardez à l'esprit que de nombreux participants apporteront 2 articles électroniques ou plus.
    • Idéalement, le site devrait disposer de suffisamment de points de vente (ou de multiprises) auxquels chaque participant au hackathon a accès en moyenne 1,5 point de vente.
  4. 4 Organisez des animations en soirée si le budget de l'événement le permet. Si les principaux événements de hackathon se terminent chaque jour à 17h ou 18h, programmez un type de divertissement pour aider les participants à se détendre. Invitez un groupe de couverture local à jouer un soir ou louez une machine à karaoké et installez-la dans la salle de conférence principale pour les invités.
    • Même un budget minimal devrait couvrir un peu de divertissement. Appelez un bar local et demandez s'ils ont une chambre privée que quelques douzaines de participants au hackathon pourraient louer pour la soirée.

Troisième partie de trois:
Faciliter le Hackathon

  1. 1 Divisez les participants en groupes efficaces. La plupart des hackathons ont de nombreux groupes de 4 à 6 personnes travaillant ensemble pour résoudre le problème posé par le hackathon. Les groupes retenus réuniront des experts en la matière (par exemple, des professionnels de la santé, des codeurs professionnels ou des gestionnaires de restaurants) et des nouveaux arrivants (par exemple des lycéens ou des étudiants et des amateurs intéressés).[11]
    • Évitez de permettre à des groupes composés uniquement d'experts et de nouveaux arrivants, les nouveaux venus s'affrontant et luttant pour trouver des moyens de rivaliser avec les experts.
  2. 2 Établissez des règles claires pour le hackathon. Les hackathons encouragent souvent différents groupes de programmeurs (ou d'autres types de professionnels) à se faire concurrence. L’équipe la plus performante reçoit souvent une récompense monétaire ou un article technique comme un nouvel ordinateur ou une nouvelle caméra. Les règles incluent souvent des limites de temps: par exemple, les participants peuvent travailler à plusieurs intervalles de 60 minutes. Indiquez également aux participants quels types de technologie ils sont autorisés ou non à utiliser.[12]
    • D'un autre côté, si votre événement se veut collaboratif plutôt que concurrentiel, une structure complexe de règles peut ne pas être nécessaire.
  3. 3 Présentez quelques petites compétitions plutôt qu'un grand concours. En multipliant le nombre de compétitions présentées lors du hackathon, vous multipliez également le nombre de prix offerts et le nombre de chances de gagner. Cela motivera les participants au hackathon et attirera des participants qui ne seraient peut-être pas intéressés.[13]
    • Par exemple, offrez un petit prix pour la meilleure innovation en utilisant un certain type de technologie.
    • Bien sûr, les prix pour chaque concours seront plus petits et moins chers que si le hackathon ne devait avoir qu'un seul prix.
  4. 4 Annoncez les prix à l'avance. Si votre hackathon comporte un concours ou une compétition, informez les différents groupes au début de l'événement du ou des objets pour lesquels ils sont en compétition. Cela augmentera la motivation des participants, car ils savent ce qu'ils vont faire.
    • Par exemple, si votre hackathon est sponsorisé par Dell, ils peuvent être disposés à donner un ordinateur portable haut de gamme en guise de prix.
    • Ou, si vous organisez un hackathon lié à l'éducation, l'un des prix pourrait être un abonnement de deux ans à un magazine lié à l'éducation.
  5. 5 Consacrer du temps à des ateliers de formation pour les nouveaux arrivants. Certains hackathons se concentrent exclusivement sur le développement de nouvelles technologies, tandis que d'autres incluent des sessions de formation pour les novices sur le terrain. Des ateliers de formation réunissent 1 ou 2 experts avec un groupe de 10 à 12 novices. Les ateliers doivent porter sur des sujets spécifiques, par exemple, développer la maîtrise d’un langage de codage spécifique.[14]
    • Les séances d'entraînement sont particulièrement courantes dans les hackathons du domaine technique. Ils permettent aux nouveaux programmeurs, développeurs et codeurs d’apprendre des professionnels performants.