La planification d'un regroupement universitaire réussi nécessite une communication et une coordination à grande échelle. Il faut aussi faire preuve de créativité pour créer un programme bien équilibré que tout le monde appréciera. En organisant une équipe de bénévoles passionnés et dévoués et en déléguant le travail de planification et d’organisation des événements bien à l’avance, vous pouvez être sûr de planifier des événements qui rendront votre réunion au collège amusante et mémorable.

Première partie de trois:
S'organiser

  1. 1 Contactez l'association des anciens de votre collège. Vous pouvez accéder à leurs coordonnées sur le site Web de votre collège. L'Association des anciens aura de nombreuses ressources utiles pour faciliter votre processus de planification, y compris des listes de classes, des archives en ligne et une assistance sur le campus. Entrez en contact avec l'Association dès que possible pour tirer le meilleur parti de ce qu'ils ont à offrir.
  2. 2 Former un comité Demandez l'aide de vos camarades de classe pour répartir le travail de planification des événements. Travaillez avec l’Association des anciens pour trouver d’autres personnes passionnées par la planification des retrouvailles. Vous voudrez recruter au moins 10 à 15 personnes pour votre comité et vous voudrez commencer votre processus de planification de 9 à 12 mois à l'avance.
    • Nommer un directeur pour superviser la logistique globale.
    • Déléguer des postes auxiliaires pour les autres membres du comité, y compris un trésorier, un agent de liaison de l’Association des anciens, un promoteur d’événements et des coordonnateurs des lieux, des spectacles et des décorations.
    • Si votre comité ne peut pas se rencontrer en personne, les conférences téléphoniques ou les conférences téléphoniques Skype fonctionneront également.[1]
  3. 3 Choisissez la date ou les dates. Communiquez avec votre collège pour vous assurer que ces dates ne se marient pas avec d'autres événements affiliés à l'école. Plus vous obtiendrez un rendez-vous tôt, plus les gens seront en mesure de vider leurs horaires et de prendre des dispositions pour y assister.
    • Tirez parti des sites d’enquête en ligne, tels que Survey Monkey ou Google Forms, pour évaluer l’intérêt et la disponibilité de vos camarades de classe.
    • Pensez à organiser vos retrouvailles pendant la saison de football ou la semaine du retour, alors que de nombreux anciens élèves choisissent de revenir.
    • Vous pourriez également envisager de choisir une date pour les vacances d'été ou d'hiver, lorsque le campus sera relativement ouvert et disponible pour accueillir une grande partie des visiteurs.[2]
  4. 4 Déterminez un budget réaliste. Votre budget devrait inclure les coûts de réservation des salles, les services de restauration et de nettoyage, les divertissements et les décorations. Envisager de subventionner les coûts de transport et d'hébergement pour encourager une plus grande participation. Assurez-vous de prendre en compte les taxes et les pourboires locaux.[3]
  5. 5 Décidez comment vous allez collecter de l'argent pour les événements de la réunion. Les approches populaires comprennent la demande de dons, la tenue de collectes de fonds, la vente de billets pour des événements spéciaux ou l'établissement d'un tarif fixe pour tous les participants. Vous pouvez utiliser plusieurs tactiques, comme mener une campagne de collecte de fonds et vendre des billets pour les dîners, afin de collecter des fonds pour votre budget prévisionnel. Pensez à ouvrir un compte bancaire de classe pour centraliser le processus de collecte de fonds et de gros paiements.[4]

Deuxième partie de trois:
Venir avec des événements

  1. 1 Créez un programme équilibré. Vous voudrez équilibrer les fonctions sociales avec des événements basés sur le divertissement, ainsi que des fonctions conviviales pour les familles avec des événements de fin de soirée et «adultes seulement». En outre, assurez-vous d’offrir une gamme d’événements le jour et la nuit. Ce faisant, vous serez sûr de faire appel aux besoins et préférences du plus grand nombre possible de participants.
  2. 2 Planifier des événements centrés sur la restauration. Centrer votre événement autour d'un déjeuner ou d'un dîner est un excellent moyen d'encourager une large participation. Considérez l'ambiance de chaque événement et planifiez les dîners, les déjeuners ou les cocktails en conséquence.
    • Si vos retrouvailles ont lieu au printemps ou en été, les déjeuners en plein air sont un excellent moyen de profiter du temps, mais assurez-vous d'avoir un plan de secours en cas de pluie!
    • Les repas assis sont plus appropriés pour les dîners officiels, tandis que les buffets sont meilleurs pour les lieux plus décontractés.
    • Des heures de cocktail avec des bouchées peuvent aider à combler le temps entre le déjeuner et le dîner.
    • Organisez un brunch du dimanche pour répondre aux besoins des voyageurs.[5]
  3. 3 Créez des paramètres conviviaux. Les événements antérieurs dans le programme doivent se concentrer sur la création d'espaces permettant aux anciens amis de se reconnecter. Concentrez-vous sur la création d'une ambiance qui encouragera les gens à se souvenir de leurs journées collégiales. Avoir des étiquettes de nom à la porte pour aider les vieux amis à se reconnaître et mener des activités de brise-glace lors d'événements antérieurs du programme.
  4. 4 Montrez un diaporama de moments mémorables de vos dernières années. Le diaporama peut inclure des photos de vos camarades de classe et de vos professeurs, ainsi que la documentation de points de repère significatifs de votre expérience au collège, y compris le retour à la maison, les événements sportifs, la vie en dortoir et le début. Facebook et d'autres formes de médias sociaux peuvent constituer une excellente ressource pour la collecte d'images.
  5. 5 Jouer le groupe de danger qui comporte des questions spécifiques à votre expérience de collège. Affectez des équipes au hasard pour encourager le mélange entre vos camarades de classe et offrez un prix (tel que des vêtements d’esprit d’école ou des tickets de boissons pour des événements ultérieurs) afin de stimuler une saine compétition. Des exemples de questions pourraient inclure "Le nom de la salle à manger qui a accueilli la soirée de jeudi et de Fries" ou "L’équipe rivale que nous avons finalement battue lors du match retour de 1991".
  6. 6 Créez une playlist de musique populaire de vos années d'études. Créez une enquête en ligne avant votre réunion pour que les participants puissent soumettre leurs morceaux préférés et compiler leurs réponses dans une liste de lecture. Pensez à organiser une soirée karaoké!
  7. 7 Profitez des activités sur le campus. Réservez un certain nombre de billets pour des matchs de football ou de football si vos retrouvailles se produisent pendant une saison sportive.Examinez les spectacles sur le campus, tels que les concerts, les pièces de théâtre et les vitrines d'étudiants, et assurez-vous de faire connaître leurs heures et lieux dans votre programme.
  8. 8 Diriger des visites de votre campus ou de votre ville. Surtout si votre ville universitaire a beaucoup changé depuis l'obtention de votre diplôme, une visite de la région est une excellente activité de jour pour attirer l'attention sur ces changements. Quoi qu’il en soit, une visite suscitera probablement plus de nostalgie et de conversation parmi les participants.[6]
  9. 9 Organisez une activité de collecte de fonds. Surtout si votre réunion est affiliée à l'Association des anciens, les grandes réunions sont un moment privilégié pour organiser des événements afin de collecter des fonds pour votre collège. Travaillez avec l’Association pour planifier un repas ou un événement spécial afin d’encourager votre classe à donner de l’argent pour un cadeau à votre alma mater.[7]
  10. 10 Montrez un film classique de vos années universitaires. Louez un théâtre en ville et effectuez un sondage avant l'événement pour déterminer quel film apportera le plus grand nombre de participants. Une projection de film est un excellent événement après le dîner pour aider les gens à se détendre pour la soirée.[8]

Troisième partie de trois:
Organisation d'événements

  1. 1 Trouvez sur les campus. Les espaces affiliés à un collège sont probablement moins chers que les espaces privés. Choisissez un espace qui conviendra à votre nombre prévu de participants à la réunion. Lors de la sécurisation du lieu, veillez à vous renseigner sur les possibilités de stationnement, les services de restauration, les ressources audiovisuelles et les procédures de nettoyage.[9]
  2. 2 Réserver des groupes de performance pour les étudiants. Créer un programme équilibré en organisant une gamme d'activités sociales et d'événements culturels. Faites des recherches sur les réunions passées dans votre université pour trouver de l'inspiration et communiquez avec différentes organisations sur le campus pour impliquer les groupes artistiques et musicaux étudiants. Réserver des artistes interprètes est une stratégie rentable pour fournir des divertissements tout en présentant les talents actuels de votre alma mater.[10]
  3. 3 Présentez les spécialités culinaires locales. Contactez les restaurants locaux et les favoris sur le campus pour trouver des traiteurs qui répondent aux besoins de vos événements. Si possible, envisagez de rencontrer les traiteurs en personne et de prélever leurs offres avant de verrouiller les menus. Si nécessaire, prenez des dispositions pour embaucher un barman ou achetez du vin et de la bière en vrac.[11]
  4. 4 Réservez un logement pour les participants hors de la ville. Déterminez le nombre maximum de participants et confirmez que les hôtels locaux pourront accueillir tout le monde. Si vos retrouvailles auront lieu pendant les vacances d'été, déterminez si votre collège vous permettra ou non de louer des dortoirs sur le campus pour un hébergement économique.[12]
  5. 5 Organisez des décorations qui renforceront la nostalgie. Les décorations géniales inspireront la conversation ou les commentaires parmi vos pairs; certains peuvent même être réutilisés comme souvenirs lorsque les retrouvailles se terminent. Contactez l’Association des anciens pour obtenir des informations sur les réunions précédentes afin de trouver des offres potentielles pour des décorations sur le thème du commerce de gros, et envisagez une combinaison de décorations achetées et faites maison pour économiser de l’argent.
    • Mettre en place des tables avec des annuaires de votre classe. Cette décoration a un double objectif: une activité de brise-glace.
    • Créez un tableau d’impression «d’avance» qui présente des photos passées et présentes des participants à la réunion.
    • Faites des collages de coupures de journaux sur les campus et les nouvelles nationales de vos années de collège.
    • Utilisez des vêtements de sport universitaires, tels que des t-shirts, des maillots de sport et des drapeaux, comme pièces maîtresses.[13]