Un audit comptable consiste à examiner l'intégralité de la situation financière d'une entreprise en mettant l'accent sur la conformité aux normes de reporting applicables et en promouvant des politiques adéquates de gestion des liquidités et des contrôles internes. Dans la plupart des pays, des audits réguliers effectués par des sociétés extérieures sont nécessaires pour les sociétés cotées en bourse. En revanche, les petites entreprises ne sont généralement pas soumises à un ensemble de normes et de contrôles de déclaration aussi rigoureux et ne sont donc souvent pas soumises à des audits obligatoires. Apprendre à effectuer un audit de comptabilité interne de base sur votre propre petite entreprise peut vous permettre de mieux comprendre les forces et les faiblesses financières de votre entreprise.

Méthode One of Three:
Se préparer à effectuer un audit financier de base

  1. 1 Comprendre les audits financiers. En termes simples, les audits financiers permettent de s'assurer que les informations financières de votre entreprise sont «vraies et équitables». Pour les petites entreprises, la principale préoccupation est que toutes les dépenses et tous les revenus sont exacts afin que l’IRS connaisse exactement la situation financière de l’entreprise et puisse confirmer que toutes les déductions sont valables. [1][2]
    • Un audit formel implique un examen des états financiers par un tiers qualifié (généralement un expert-comptable agréé). En ce qui concerne les petites entreprises, les audits sont généralement effectués par l'IRS en raison de préoccupations liées aux rapports, tandis que les grandes entreprises publiques engagent généralement des auditeurs externes (et des auditeurs internes) pour confirmer que les informations financières sont valables pour les actionnaires.[3].
    • Malgré cela, vous pouvez toujours "auto-vérifier" votre entreprise (ou vous assurer que vos informations et procédures financières sont exactes et équitables), afin d'améliorer votre entreprise et de vous protéger contre un audit de l'IRS.
  2. 2 Découvrez les raisons d'un audit financier. Il y a plusieurs raisons et avantages à auditer régulièrement vos finances. Bien qu'un audit de base puisse être effectué par le propriétaire de l'entreprise (qui devrait s'assurer régulièrement que les informations financières sont exactes et que les procédures sont efficaces), il est sage d'engager un CPA pour effectuer un aperçu systématique de vos finances.[4][5]
    • Les audits financiers peuvent garantir que les informations sont valides et conformes aux normes comptables (telles que les principes comptables généralement reconnus ou PCGR).
    • Les audits financiers garantissent le respect de toutes les règles légales et fiscales, ce qui peut empêcher un audit de l'IRS, ou différents problèmes juridiques pouvant survenir lorsque des informations frauduleuses ou incorrectes sont présentées au public ou aux investisseurs.
    • Ils peuvent également informer le propriétaire de l'entreprise sur la manière dont son entreprise fonctionne et sur les moyens de l'améliorer.
  3. 3 Empêchez votre petite entreprise de déclencher un audit IRS. Un audit comptable de base de votre entreprise peut être un moyen efficace de vous empêcher de recevoir un audit IRS, ce qui peut être stressant et fastidieux. Avant d'approfondir vos finances, il existe plusieurs astuces initiales qui peuvent être utilisées pour améliorer votre situation financière et empêcher un audit de l'IRS.[6]
    • Assurez-vous que vos déductions sont réalistes et non excessives (en particulier pour les repas d'affaires, les voyages et les divertissements). Par exemple, le trajet quotidien pour aller travailler à un emploi régulier n’est pas une déduction valable, et ne demande aucune dépense personnelle en tant que déduction pour entreprise. Une bonne règle est que si les dépenses sont nécessaires pour gagner de l'argent, elles peuvent être déduites.
    • Assurez-vous d'avoir les reçus et les dossiers appropriés pour toutes les déductions.
    • Avoir des explications et une documentation appropriée pour toute divergence majeure entre les années. Si vous contribuez beaucoup plus à un organisme de bienfaisance qu'un an, incluez une explication de la raison pour laquelle vous produisez votre déclaration et incluez tout reçu ou autre document associé.

Méthode deux sur trois:
Création d'un journal d'audit comptable

  1. 1 Déterminez si votre entreprise dispose d'une piste d'audit comptable suffisante. Une piste d'audit comptable se compose des sources papier et électroniques qui documentent l'historique des transactions d'une entreprise. Les pistes d'audit permettent de tracer les données financières d'une entreprise à partir du grand livre général jusqu'à la source de la transaction / des fonds. Une piste d'audit solide fournit une liste chronologique complète décrivant les mesures prises pour commencer et effectuer les transactions.
    • Déterminez si vos pratiques comptables existantes vous permettent de suivre le processus complet d'une transaction financière avec la documentation. Sinon, vos processus comptables doivent être renforcés afin de créer une piste d'audit comptable suffisante. Par exemple, si vous achetez des marchandises chez un fournisseur, recherchez la documentation associée à la transaction (comme une facture), localisez la transaction dans le compte approprié (comme le compte de dépenses ou de comptes fournisseurs) et identifiez le type de transaction (acheter des biens auprès d'un fournisseur).
    • Utilisez un logiciel de comptabilité pour créer une piste d'audit électronique pour votre entreprise. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité pour enregistrer les activités financières de votre entreprise vous permettra de stocker et d'analyser facilement les données comptables.
  2. 2 Passez en revue les politiques de tenue de dossiers de votre petite entreprise. Toutes les informations financières doivent être stockées de manière fiable, sécurisée et organisée. Toutes les informations pertinentes, telles que les relevés bancaires, les chèques annulés et les bandes de caisse doivent être stockées au moins jusqu'à la fin de chaque période de déclaration. Avoir cette information stockée et facilement accessible vous aidera à résoudre tous les problèmes ou divergences qui surviennent.
    • Il devrait y avoir une documentation associée pour chaque transaction, avec des explications pertinentes pour les transactions qui seront utilisées pour les déductions.Par exemple, si vous avez dépensé 100 $ en essence pour rencontrer un client potentiel, il devrait y avoir non seulement des reçus (ou des relevés bancaires) pour la transaction, mais il faudrait également noter que la dépense de 100 $ était pour recruter un nouveau client. est donc une dépense d'entreprise déductible.[7]
  3. 3 Examiner comment les documents financiers sont transmis au personnel comptable. La première étape de l'audit comptable de votre petite entreprise consiste à rassembler des documents financiers, tels que des factures, des reçus et des relevés bancaires, et à les remettre au comptable ou au service comptable pour traitement. Si ce processus est lent ou peu fiable, les documents comptables en souffriront et deviendront peu fiables.
    • Si vous êtes travailleur autonome, cette étape est simplifiée et votre tâche consiste plutôt à vous assurer de prendre vos propres enregistrements de transactions financières et de les traiter rapidement et régulièrement pour vous assurer que vos dossiers sont à jour.
  4. 4 Créez un système de surveillance des contrôles internes de votre entreprise. Les contrôles internes sont les dispositions qui aident à se protéger contre la fraude, le vol et autres problèmes de comptabilité interne. Ce sont les procédures que votre entreprise utilise pour assurer la protection de vos actifs et la précision de vos informations.[8]
    • Séparer les tâches comptables autant qu'il est raisonnable. Par exemple, il est préférable de ne pas permettre à la même personne de gérer à la fois des espèces et de faire la comptabilité, car cela facilite l'explication des fonds manquants.[9]
    • Les coffres-forts doivent être verrouillés lorsqu'ils ne sont pas utilisés et les logiciels et ordinateurs de l'entreprise doivent être protégés par mot de passe.
    • Les systèmes de caméras permettent de surveiller l'exécution des contrôles internes dans les commerces de détail.
    • Un rapprochement des comptes, tel que le rapprochement des relevés bancaires avec le carnet de chèques, devrait être effectué régulièrement pour valider les informations financières.
    • Des techniques telles que la numérotation de documents tels que les contrôles pour éviter les doublons constituent également un contrôle interne utile.
  5. 5 Examinez les lois comptables et fiscales que votre entreprise doit suivre. Aux fins de l'impôt, vous êtes généralement tenu par la loi de tenir des registres comptables complets pour votre entreprise. La préparation de vos documents comptables afin qu'ils soient conformes à la loi rendra possible un audit potentiel des recettes fédérales.[10]
    • Faites en sorte que les procédures IRS, telles que la conservation des enregistrements comptables depuis au moins six ans, fassent partie de votre processus d'audit interne. De cette manière, vous disposez déjà des processus nécessaires pour répondre aux audits externes de l'IRS et d'autres parties externes.
    • Pour savoir quelles lois vous concernent, le site Web de l’administration des petites entreprises est une ressource très utile. En outre, vous pouvez également consulter votre comptable ou votre comptable si vous en avez un.

Méthode trois sur trois:
Réalisation d'un audit comptable interne

  1. 1 Employer des pratiques d'audit reconnues par l'industrie. De bonnes pratiques d'audit devraient servir de guide initial pour la réalisation de votre audit comptable interne. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité d'entreprise, d'un procureur fiscal ou d'un comptable est le meilleur moyen de s'assurer que votre audit comptable interne est conforme aux pratiques comptables généralement reconnues.[11]
    • Les normes d'audit général acceptées (GAAS) sont les normes d'audit les plus courantes utilisées pour l'audit des sociétés privées. Tenez compte des règles GAAS lors du démarrage de votre audit comptable interne.
    • Les GAAS sont les règles et normes de base utilisées lors d'un audit. Bien que ceux-ci soient généralement utilisés par des auditeurs professionnels, la consultation de ces principes de base peut fournir des directives utiles pour votre propre audit.
  2. 2 Faites des références croisées à chaque partie du système comptable de votre entreprise. Examinez chaque endroit dans lequel les informations comptables sont saisies, y compris le journal général, le grand livre général et les soldes des comptes individuels. Les soldes des comptes doivent être examinés de façon continue, plutôt qu’avant la préparation de la balance de vérification à la fin de la période comptable.[12]
    • Assurez-vous que toutes les entrées ont des entrées correspondantes dans chaque élément de votre système et que les écarts sont résolus rapidement. Par exemple, un achat de marchandise à vendre nécessiterait une entrée de débit sur le compte de stock et un crédit sur votre compte de caisse.
    • Utilisez la documentation comptable pour vérifier les revenus, les dépenses et les coûts bruts de votre entreprise.
    • Si vous avez un très grand nombre de transactions, il est acceptable de prendre un échantillon statistique pour examiner des transactions individuelles, plutôt que d'essayer de les examiner toutes.
  3. 3 Comparez les enregistrements comptables internes avec les enregistrements externes. Vérifiez la fidélité de votre comptabilité en la comparant aux enregistrements externes. Par exemple, vous pouvez comparer les reçus d'achat de vos fournisseurs avec vos propres enregistrements d'achat. Notez que les problèmes liés à ce processus peuvent être dus à des erreurs externes, telles que des erreurs de calcul de la part d'un fournisseur ou d'un client.
    • Si vous rencontrez des erreurs, il est important de corriger d'abord l'erreur. Toute erreur pour le compte de facteurs externes (comme une erreur de fournisseur) doit également être corrigée en contactant la partie concernée. Ensuite, il est important de documenter l'erreur et de vous demander pourquoi l'erreur est survenue et qui est responsable. S'agit-il d'une erreur unique ou existe-t-il un problème de politique ou de procédure de base? À partir de là, vous pouvez vous concentrer sur le fait que l'erreur ne se répète pas.
    • Si vous avez des produits physiques ou utilisez des équipements dans votre entreprise, vous devrez également effectuer des audits physiques. Par exemple, l'inventaire ou l'équipement doit être compté et inspecté visuellement.
  4. 4 Vérifiez les dossiers fiscaux internes par rapport à vos déclarations de revenus. Parcourez vos reçus fiscaux récents et comparez-les à vos dossiers internes concernant les impôts payés et les obligations fiscales. Aux États-Unis, conservez les reçus d’impôt pendant au moins 7 ans, car c’est le délai de prescription pour la fraude fiscale.
  5. 5 Créez un rapport d'audit. Compilez une liste de vos résultats dans un rapport d'audit succinct. Un rapport d'audit est simplement un document qui résume les conclusions de votre audit. Il indiquera les problèmes que vous avez trouvés, les améliorations apportées et les domaines qui fonctionnaient bien.[13]
    • Comme il s’agit de votre propre audit, il n’est pas nécessaire que ce soit un document formel et qu’il s’agisse simplement d’un document utile auquel vous pouvez vous référer pour votre propre usage ou que vous puissiez montrer à l’IRS si votre entreprise est auditée.