Une clé pour ton succès est d'aider votre patron réussir. Cela ressemble à un nez marron, mais cela ne fait que reconnaître la relation symbiotique que vous partagez (espérons-le) avec votre patron. Les ressources - personnel et argent - sont mises à la disposition de votre patron, de l’équipe et éventuellement de vous, en fonction des performances globales de l’équipe. Toute façon d'améliorer l'efficacité de votre patron ou de réduire sa charge de travail porte ses fruits. Peut-être que vous en apprendrez même assez en aidant votre patron à être promu!

Méthode One of Four:
Communications

Si votre patron a récemment été promu, ils trouveront une charge de travail de communication beaucoup plus lourde, le premier défi auquel ils devront faire face. Soudain, ils interagissent non seulement avec l'équipe, mais aussi avec les clients et les fournisseurs du groupe de travail. Ils envoient des appels de partout dans l'entreprise - pour la mise en place de bureaux, de téléphones, d'équipements informatiques, etc. En plus, ils doivent composer avec leur patron et peut-être quelques niveaux plus élevés. Alors, comment réduisez-vous cette charge de travail et faites-vous leur communications plus efficaces et efficientes?

  1. 1 Minimiser les interruptions.[1] Le temps est la ressource la plus limitée de votre patron. Les interruptions prennent non seulement du temps, mais les gens perdent leur esprit et prennent plus de temps pour se rétablir. Au moins, regroupez vos questions pour réduire le nombre d'interruptions.
  2. 2 Apprenez comment et quand interrompre. Chaque personne a des préférences différentes quant aux médias avec lesquels elle préfère travailler[2] ainsi que quand au cours de la journée, ils préfèrent faire face aux interruptions. Utilisez-vous la messagerie instantanée, entrez-vous dans leur bureau ou envoyez-leur un e-mail ou un appel téléphonique? Il est essentiel que vous compreniez les préférences de votre patron dans ce domaine.
  3. 3 Savoir communiquer en cas d'urgence En cas de crise affectant un client, dans quel délai devriez-vous en informer votre patron? Devriez-vous appeler à 2 heures du matin pour leur faire savoir ou simplement les envoyer par courrier électronique?
  4. 4 Savoir quelles informations les aident le mieux à prendre une décision. Encore une fois, chaque patron a des préférences différentes quant à la quantité d'informations dont ils ont besoin, quels types d'informations, quand, etc. Voici quelques alternatives.
    • Présentez simplement le problème, ils vont le résoudre. En règle générale, toutefois, les patrons ne veulent pas voir les problèmes sans solution recommandée.
    • Présentez le problème et une solution unique recommandée. Certains patrons feront confiance à votre jugement et suivront votre recommandation. D'autres patrons veulent voir des alternatives avec des avantages et des inconvénients.
    • Présentez le problème et plusieurs solutions alternatives, accompagnées d'une recommandation. Pour certains patrons, les solutions alternatives ne sont qu’un gaspillage d’efforts, mais d’autres patrons exigent des solutions alternatives.
  5. 5 Fournir des données dans le bon volume et le bon format.
    • Certaines personnes veulent voir seulement quelques chiffres récapitulatifs, tandis que d'autres veulent des pages et des pages vues sous différents angles.
    • Pour le format, certains veulent voir des graphiques à secteurs, des diagrammes à barres avec des tendances, etc. pour résumer les données à un niveau élevé. D'autres voudront voir des tableaux de nombres. Surveillez également la taille de police et de point que préfèrent votre patron et vos pairs.
  6. 6 Gardez un cahier pour les réunions. Pour certains patrons, aller à une réunion sans carnet et stylo est considéré comme une insulte. Un cahier à reliure spirale de 6 "par 9" est une bonne idée, car il garde les notes dans l'ordre de la date et vous évitez de les classer. Un cahier sert à toutes vos réunions.
  7. 7 Demandez à votre patron ce qui se passe ailleurs dans l'entreprise. Pour une raison étrange, ce sujet est fréquemment omis. Il est très important que votre patron parle au groupe des attentes de son patron. Ne comptez pas sur votre patron pour faire son travail parfaitement (plus à ce sujet plus tard), alors essayez d'augmenter les compétences de votre patron avec vos propres rappels.
  8. 8 Gardez une trace précise de ce que votre patron vous a demandé de faire. C'est une évidence. Votre patron peut oublier, mais ne le faites pas toi être pris en train d'oublier. Assurez-vous de comprendre quand la tâche est due, ce qui est attendu, etc.
  9. 9 Gardez une trace précise de ce que vous avez demandé à votre patron. Tout aussi important que l'étape précédente. Ne laissez pas les requêtes glisser sur. Définissez votre propre date limite pour recevoir une réponse de votre patron. À cette date, le problème devient chronique et aigu. Exemple: le 2 janvier, vous donnez à votre patron votre plan de formation pour l’année en demandant son approbation. D'ici le 16 janvier, le manque de réponse de votre patron commence à vous ennuyer - c'est devenu un problème chronique. Oui, il n’est pas pire tous les jours (vous pouvez le supporter), mais cela pose toujours un problème. Donc, vous définissez le 1er février comme le date critique. A cette date, traiter le manque de réponse comme aigu - c'est soudainement un grave problème et parle à ton patron. Cela empêche le problème de régner jusqu'au 15 mai.

Méthode deux sur quatre:
Organisation et gestion de projet

Face à tout problème, les solutions possibles se résument généralement à 1) plus d’argent; 2) plus de personnel; 3) plus de temps; 4) plus d'espace; 5) plus de technologie; ou 6) meilleure organisation. Donc, le meilleur salut d'un gestionnaire de niveau inférieur à court de ressources est une meilleure organisation. Parce que c'est si critique, que pouvez-vous faire pour aider votre patron et l'équipe à réussir?

  1. 1 Soyez clair sur la structure de l'organisation, les objectifs et vos responsabilités. Vous avez peut-être pensé à une meilleure façon de répartir les responsabilités, mais ne vous contentez pas d’accepter de la tête et de continuer à le faire à l’ancienne. Si la structure organisationnelle suit un standard [3], puis apprenez à connaître la norme.
  2. 2 Comprendre les compromis et l'équilibre entre les ressources. Il n'y aura jamais assez de personnel, de temps, d'argent, d'espace, de technologie, etc. pour la charge de travail. Comprenez comment votre patron a décidé de combiner ces ressources.
  3. 3 Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour compléter les plans de projet. Voici un exemple où l’équipe décharge le travail du patron. Ne vous attendez pas à ce que le patron soit aussi efficace dans toutes les phases d'un projet, tous les processus, toutes les compétences. Considérez tout plan de projet comme cadre et remplissez les zones vides.
  4. 4 Mesurez votre performance. S'il existe déjà des mesures, utilisez-les et étudiez les résultats. Oui, vous pouvez apprendre des catastrophes, mais vous aurez besoin de métriques pour améliorer progressivement vos processus lorsque vous avez éliminé les catastrophes. Si l’équipe n’a pas déjà de métrique, alors inventez la vôtre et mesurez-vous. Créez une métrique, rassemblez et analysez les données et étudiez les résultats. Une fois que la métrique a atteint son objectif, passez à une autre zone pour améliorer - supprimez la première mesure et démarrez-en une autre.
  5. 5 Assurez-vous que l’équipe apprend de ses expériences. Après l'achèvement de chaque projet, faites un compte rendu de ce qui a bien fonctionné et de ce qui pourrait être amélioré. Ce serait normalement la responsabilité d'un manager pour le mettre en place, mais l'équipe est parfaitement capable de le faire seule.

Méthode trois sur quatre:
Travail en équipe

Contrairement à l'école, c'est la réputation de l'équipe et non l'individu qui compte. Les actions que vous entreprenez (ou ne prenez pas) prennent en compte votre équipe et votre patron. Leurs actions (et leurs inactions) se reflètent également sur vous. Avec la réputation vient le pouvoir - quelles ressources (personnel, argent) sont fournies à votre équipe.

  1. 1 Transférer le travail entre les membres de l'équipe de manière efficace et efficiente. Votre quart de travail peut se terminer ou quelqu'un d'autre pourrait mieux faire le travail. Pour une raison quelconque, le travail est plus important que les ego individuels. Le client de votre équipe ne se soucie pas de savoir qui le fait, juste que cela se fasse.
  2. 2 Traverse les membres de ton équipe. Vous connaissez tous les courriels que vous avez reçus au cours des six derniers mois et qui modifient le fonctionnement de l'équipe, expliquent comment utiliser certains outils et définir les priorités? La personne qui vient de rejoindre votre équipe ne les a pas reçues car elles n'étaient pas là. Assurez-vous qu'ils apprennent les problèmes et les résolutions récents de l'équipe.
  3. 3 Encourager la rétroaction productive parmi les membres de l'équipe. Si vous connaissez une meilleure façon de faire les choses, partagez-la avec les autres. Si quelqu'un sait mieux, apprenez-le. Et ne limitez pas les commentaires aux critiques. Donner des éloges pour un travail bien fait. Nous aimerions tous que les commentaires viennent du patron, mais en partageant vos commentaires, vous déchargez du travail de votre patron.
  4. 4 Attention, votre équipe ne se transforme pas en fief.[4] Les fiefs sont des équipes qui ont mal tourné - où les membres d'une équipe «protègent» leurs données, utilisent des processus non standard et découragent les interactions avec les autres équipes. Les fiefs mènent à des guerres de territoire - des conflits sur les responsabilités de chaque équipe. Ils drainent la productivité de l'entreprise. Les symptômes classiques des fiefs «fournissent un flux» à un autre groupe (au lieu d’accéder aux données d’entreprise en direct) et se font dire «de ne pas parler à quelqu'un» en dehors de l’équipe.

Méthode quatre sur quatre:
Administration

Votre responsable de premier niveau occupe l'un des postes les plus difficiles de l'entreprise. Ils ont probablement été promus parce qu'ils excellaient à votre niveau, et maintenant, ils sont censés se produire dans un domaine sans aucune formation. En outre, ils sont susceptibles de faire leur ancien travail plus les responsabilités de gestion. Pour rendre les choses plus difficiles, ils ont rarement un réel pouvoir, mais se voient attribuer un budget, un effectif et une charge de responsabilités. Une partie de votre défi consiste à permettre à votre patron d’être efficace et d’utiliser efficacement son temps.

  1. 1 Effectuer toutes les petites tâches administratives requises au travail. Obtenez votre fiche de temps à temps, créez tous les rapports hebdomadaires ou mensuels requis, etc. Chaque fois que vous retardez ces tâches, vous perdez du temps et de l'énergie de la part de votre patron. Toi vraiment Je ne veux pas faire ça.
  2. 2 Soyez conscient de ce qui est important pour l'évaluation des performances. Au cours de l’année, votre patron vous dira "… sera pris en compte dans l’évaluation des performances". Ne soyez pas trop surpris s'ils oublient tout ce qu'ils ont dit au cours de l'année, mais ne soyez pas surpris s'ils s'en souviennent.
  3. 3 Prenez la responsabilité de votre propre carrière. Établissez votre propre plan de formation. Faites le bilan de vos accomplissements tous les deux mois afin d'être prêt à la fin de l'année.
  4. 4 Si vous pouviez bénéficier d'un coaching, demandez-le. Malgré tous les conseils de la presse dans la presse, des tâches comme le coaching risquent d'être abandonnées en raison des contraintes de temps imposées à votre patron. Avec une demande directe de coaching sur un sujet spécifique, vous pouvez obtenir le coaching dont vous avez besoin.
  5. 5 Créez un profil d'une page de votre patron. UNE profil est une liste des objectifs, des contraintes, des attentes, des préférences, des goûts, des points faibles et des faiblesses de quelqu'un. Le profil vous rappelle comment éviter d’interrompre votre patron et comment l’aider à résoudre un problème. Parcourez cet article pour toutes les mentions de "préférence" et c'est un bon début pour un profil. L'indicateur de type Myers-Briggs[5] (MBTI) peut suggérer d’autres façons de comprendre et d’aider votre patron.