4 façons d'améliorer votre étiquette de courrier électronique

Ouvrir votre boîte de réception peut être comme ouvrir une boîte de Pandore de grammaire inadéquate, de mauvaise orthographe et de mauvais goût. Considérez les impressions de vos e-mails sur les autres; C'est toujours le bon moment pour mettre vos emails à part du pack. Suivez ces étapes et améliorez votre étiquette de courrier électronique.

Pas

1 Gardez votre email concis, conversationnel et ciblé. Il est plus difficile de lire des lettres sur un écran d'ordinateur que sur une feuille de papier, alors gardez vos courriels courts et précis. Bien qu'il n'y ait pas de longueur de courrier idéale, conservez des phrases courtes, environ 8 à 12 mots, et laissez un espace entre les paragraphes.
- Dans un email professionnel, allez droit au but: «J'espère que vous allez…» «Je pense que nous devrions…», etc. Beaucoup de gens ne lisent que les premières lignes avant de décider de répondre ou d'économiser pour plus tard. Ces lignes devraient donner suffisamment de "viande" pour permettre une décision éclairée. Pour les emails personnels, c'est souvent une bonne idée d'ouvrir une brève note personnelle avant d'entrer dans le point principal de votre courrier électronique.
2 Évitez le formatage sophistiqué. Changer les polices et les couleurs, insérer des listes de puces ou utiliser HTML peut rendre un email bizarre ou le rendre illisible pour le destinataire, même si le formatage semble correct sur votre ordinateur. Rester simple.
3 Limiter les pièces jointes. N'ajoutez pas de pièce jointe, sauf si cela est vraiment nécessaire. Gardez les pièces jointes aussi petites que possible. La plupart des applications de messagerie peuvent envoyer et recevoir des pièces jointes jusqu'à 1 Mo, mais tout ce qui peut constituer un problème peut constituer un problème pour vous ou le destinataire, et même des fichiers plus petits peuvent être longs à ouvrir si la connexion de messagerie du destinataire est lente. Si vous devez envoyer un fichier plus volumineux, le compresser ou le compresser ou utiliser des services en ligne qui vous aideront à envoyer des fichiers volumineux tels que YouSendIt.com. Si vous devez envoyer plusieurs pages, telles que des plans de réunion ou des corrections de texte volumineuses, envoyez une télécopie ou un jeu de pages dactylographié dans une lettre.
- Ne compressez pas les pièces jointes des e-mails, sauf si nécessaire. À moins qu'une pièce jointe ne soit trop volumineuse pour être envoyée, vous risquez de perdre le temps de votre destinataire et de l'empêcher d'accéder à vos pièces jointes. De nombreux appareils mobiles ne peuvent pas décompresser les fichiers zip. En outre, il est redondant car de nombreux fichiers courants tels que .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word et Powerpoint) sont déjà dans un format compressé.
- Gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ou entreprises n'ouvrent pas les pièces jointes de quelqu'un qu'elles ne connaissent pas et que certains comptes de messagerie sont configurés pour envoyer automatiquement des courriers électroniques contenant des pièces jointes au dossier spam. Par exemple, si vous postulez pour un emploi , assurez-vous de suivre les instructions du destinataire concernant les pièces jointes. Si aucune instruction n'est donnée, envoyez un autre email pour informer le destinataire que vous enverrez un email avec une pièce jointe.
4 Réfléchissez avant d'envoyer. N'envoyez pas d'e-mails lorsque vous êtes émotif. N'hésitez pas à écrire le sujet et le texte de l'e-mail, puis enregistrez-le. N'ajouter que les destinataires et l'envoyer après vous avez eu le temps de réfléchir à ce que vous envoyez; vous pourriez changer d'avis et être mieux lotis pour cela.
- Le courrier électronique est également devenu un outil pour demander ou dire aux gens des choses que vous ne devriez normalement jamais dire en personne (demandez-vous déjà pourquoi vous devenez instinctivement une personne en ligne?). Si vous envoyez quelqu'un n'importe quoi, relisez-le et demandez-vous si vous leur diriez si elles étaient juste à côté de vous ou face à face. Si c'est sur un sujet délicat, lisez-le deux fois.
5 Faites attention en utilisant les abréviations et les émoticônes. Cela peut être acceptable dans un courrier électronique informel comme avec un ami. Cependant, dans une lettre officielle, vous ne devriez pas dire à quelqu'un que vous «éclatez de rire», les gens peuvent trouver cela inapproprié et sentir que vous êtes frivole.
- Certaines abréviations, telles que «BTW» pour «By the Way», sont couramment utilisées dans les e-mails et sont généralement acceptables, sauf dans les e-mails professionnels formels.

Méthode One of Three:
Rédiger de nouveaux e-mails

1 Utilisez les champs du destinataire correctement. Les destinataires dans le champ "à" sont censés prendre des mesures, et ceux sur "CC" sont destinés à informer les collègues ou les patrons.
- Faites attention à demander ACTION de plusieurs personnes dans le champ "À:" Cela peut entraîner plusieurs efforts pour la même tâche, ou aucun effort, car il est supposé que quelqu'un d'autre gère la demande.
- Si vous envoyez un e-mail à une liste de personnes dont vous souhaitez garder les adresses confidentielles, placez-les toutes dans le champ Cci et inscrivez votre propre adresse dans le champ "à".
- Si vous voulez éliminer progressivement quelqu'un du fil (par exemple, s’il vous a présenté à quelqu'un d’autre, et que maintenant vous et cette personne travaillez sur des détails et que vous ne voulez pas ralentir la boîte de réception de l’introducteur) l'adresse de la personne du champ "to" ou CC au champ BCC.
2 Rendez la ligne d'objet utile. Une bonne ligne d'objet fournit un résumé utile du contenu de l'e-mail, préparant rapidement le lecteur. Les boîtes de réception des e-mails sont souvent saturées. Une bonne ligne de sujet aide donc le destinataire à déterminer la priorité de votre e-mail. Cela permet également d'éviter que votre courrier électronique ne soit supprimé avant même d'avoir été lu. Puisque le sujet est la première chose que voit votre destinataire, gardez-le sans erreur, concis et évitez les lignes génériques telles que "Salut", "Quoi de neuf" ou le nom du destinataire (ce dernier peut être bloqué par les filtres anti-spam).
- Évitez de hiérarchiser vos messages pour le destinataire. Ne prenez pas l'habitude de marquer chaque email comme "Urgent!" Ou "Haute priorité" ou vos e-mails finiront par être traités comme le garçon qui a pleuré le loup et ils seront tous ignorés. Il est irritant et présomptueux d'assumer votre e -mail demande est plus élevé dans la file d'attente que n'importe qui d'autre, en particulier dans un contexte de travail.Soyez assez aimable pour donner au récepteur le crédit de travailler par lui-même sur la manière de hiérarchiser votre message.

Méthode deux sur trois:
Répondre aux courriels

1 Faites attention à qui vous copiez sur les réponses. Si vous répondez à un message, puis à CC: un tiers que l'expéditeur d'origine n'a pas inclus, assurez-vous que l'expéditeur d'origine ne sera pas contrarié. Cette information peut avoir été "pour vos yeux seulement". Ceci est particulièrement important si l'expéditeur d'origine est votre superviseur professionnel. Soyez prudent sur l'utilisation de BCC: Cela peut se retourner si la personne en question: répondait, sans avoir vu que sa copie était aveugle.
2 Déterminez à qui vous devez répondre. Les e-mails qui vous sont envoyés ne nécessitent généralement que de répondre à l'expéditeur, mais pour les e-mails envoyés à plusieurs personnes, vous devrez peut-être choisir l'option "Répondre à tous" pour envoyer votre réponse à tous. Être judicieux; En utilisant "Reply All", tout le temps crée des retours en abondance et laisse les messages dépérir dans les boîtes de réception de nombreuses personnes. Considérez les conséquences de recevoir un courriel, en répondant à toutes et à tous et cela va à vingt personnes et ensuite ces vingt personnes ont répondu à tous; Il peut très rapidement intégrer des centaines de milliers de courriels et tout le monde se sent obligé de répondre à tous pour garder tout le monde au courant car personne ne sait qui est censé le lire et qui ne l’est pas.
3 Réfléchissez à deux fois avant de répondre à juste dis merci. Certaines personnes ne veulent pas d'un email qui dit "Merci". Cela prend plus de temps pour ouvrir l'e-mail et le lire juste pour lire ce que vous savez déjà. Certaines personnes incluent une ligne indiquant «NTN» - «No Thanks Needed».
4 Résumez les longues discussions. Faire défiler des pages de réponses pour comprendre une discussion est agaçant. Au lieu de continuer à transmettre une chaîne de messages, prenez une minute pour la résumer pour vos lecteurs.
5 Assurez-vous d'inclure les informations auxquelles vous répondez. De nombreuses personnes et entreprises écrivent et répondent à des centaines de courriels chaque jour. Évitez d’envoyer un message électronique indistinct qui indique uniquement «Oui». Inclure la question que le destinataire a posée afin de savoir à quoi vous répondez. Évitez de faire défiler le destinataire plus qu'un seul message dans l'historique.
6 Répondre rapidement Si vous avez besoin de faire des recherches ou de réfléchir avant de répondre à un courrier électronique ou si vous êtes trop occupé pour rédiger une réponse complète rapidement, envoyez une courte réponse à l'expéditeur pour lui indiquer que vous avez répondu .
7 Etre pro-actif. Lorsque vous répondez à un courrier électronique, vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde en anticipant toute question ou préoccupation que votre réponse pourrait susciter. Adressez-les dans votre réponse avant que quelqu'un doive envoyer un nouvel e-mail pour en parler.

Méthode trois sur trois:
Quelques choses à faire

1 Ne transférez pas les e-mails privés. Par exemple, évitez de transmettre un courrier électronique contenant un secret, en particulier si la personne à laquelle vous envoyez des messages ne le souhaite pas. Vous risqueriez de perdre la confiance du destinataire et votre relation pourrait être perturbée. Vous ne voulez certainement pas que cela se produise.
2 Ne répandez pas de rumeurs sur les gens. Si vous êtes tenté de le faire, mettez-vous à la place de l'autre et réfléchissez à ce que vous ressentiriez si cette personne répandait des rumeurs à votre sujet. Par exemple, si votre ami a la réputation d'être méchant et autoritaire, pensez à ce que vous ressentiriez si votre ami parlait de l'une de vos bizarreries à vos amis. Vous ne seriez pas très heureux, non?
3 Évitez de discuter des affaires privées des gens. Par exemple, évitez de faire savoir à votre amie que son amie a rompu avec un ex-petit ami. Email n'est pas complètement privée, il est donc possible que la personne dont vous parlez dans l’entreprise puisse voir les e-mails et s’en prendre à vous et / ou être embarrassée, ce qui pourrait perturber votre relation avec la personne.
4 Évitez de brûler. Les flammes sont essentiellement des insultes envoyées en ligne pour vous offenser, il est donc important de ne pas envoyer de flammes à d'autres personnes ou de déclencher des guerres de flammes. Cela pourrait rendre la personne folle et vous pourriez aussi avoir votre compte suspendu pour cela.
5 Évitez de partager les informations personnelles d'autrui sans autorisation. Cela peut être n'importe quoi, de l'âge d'une personne au nom de l'école où il va. Mettez-vous à la place de l'autre personne - comment vous sentiriez-vous si quelqu'un donnait l'adresse de votre maison à votre ami? Vous ne seriez pas très heureux, alors assurez-vous d'obtenir la permission avant de partager les informations personnelles de quelqu'un avec d'autres par e-mail, ou ne le faites pas du tout.
6 N'envoyez pas de courrier électronique lorsque vous êtes en colère. Cela montrera que vous êtes en colère et que vous pouvez contrarier la personne. Par exemple, si vous êtes en colère contre quelqu'un au travail et que vous envoyez un courrier électronique à cette personne en toutes lettres, cela pourrait irriter la personne que vous avez envoyée par courrier électronique. C'est la même chose pour répondre aux emails; Si vous êtes en colère contre quelqu'un qui vous a envoyé un message particulier, attendez de répondre avant de vous calmer.