Comment demander à votre professeur une lettre de recommandation par e-mail (avec des exemples d'e-mails)

Donc, vous avez besoin d'une recommandation d'un professeur pour une bourse? Études supérieures? Un travail? Si vous le pouvez, il est préférable de faire votre demande en personne. Cela vous permettra de discuter des raisons pour lesquelles vous avez besoin de la lettre et d’aider votre professeur à comprendre ce qu’il faut y mettre.^[1] Toutefois, si vous faites votre demande par e-mail, suivez ces étapes pour le faire poliment et efficacement et obtenir la meilleure référence possible.

Écrire votre email

1 Préparez votre demande par email rapidement. Envoyez-le au moins 5-6 semaines avant la date à laquelle la recommandation doit être reçue. Même plus tôt, c'est mieux si vous avez le temps.^[2] N'attendez pas la dernière minute. Ils mènent des vies occupées, et vous ne voulez pas qu'ils se précipitent sur votre recommandation, s'ils peuvent même prendre le temps de l'écrire.
2 Choisissez un professeur approprié.^[3] Avant de choisir quel professeur demander une recommandation, demandez-vous:
- Est-ce que ce professeur connaît mon nom?
- Ai-je déjà parlé à ce professeur en dehors de la classe?
- Avez-vous obtenu une note de «B» ou plus dans le cours?
- Est-ce que j'ai suivi plus d'un cours avec ce professeur?
Vous voulez choisir un professeur qui peut écrire une lettre qui comprend des détails sur vos caractéristiques personnelles ou vos réalisations plutôt que des «généralités étincelantes». Plus vous pouvez répondre "oui" aux questions ci-dessus, plus vous avez de chances de faire un choix judicieux.^[4]
3 Adresse la lettre correctement. Même si c'est un e-mail, vous voulez qu'il soit beau. Si vous étiez sur la base du prénom (c'est-à-dire que le professeur vous a spécifiquement demandé de l'appeler par son prénom et que vous l'avez constamment fait), adressez-vous à son prénom. Sinon, utilisez le titre approprié. Faisons semblant d'écrire une lettre au Dr Jones, qui était votre professeur d'archéologie. Le Dr Jones n'était pas avec vous, vous commencerez donc par «Cher Dr Jones» suivi d'une virgule ou d'un deux-points.
4 Mettez "Recommandation pour [votre nom]" comme objet. Toujours inclure une ligne d'objet avec un email. Cela aide votre professeur à savoir exactement ce que l’email va faire référence, et il est facile de le retrouver plus tard.
5 Commencez le premier paragraphe en indiquant ce que vous voulez. "Je vous écris pour demander si vous seriez prêt à écrire une lettre de recommandation pour moi." Ne le continuez pas à deviner. Dans les phrases suivantes, exposez les faits:
- Votre nom
- Année à l'école
- Majeur
- Quels cours ou cours avez-vous suivis avec ce professeur, à quel moment et à quel niveau?
- Pourquoi avez-vous besoin d'une recommandation (c'est-à-dire ce que vous demandez)
- Lorsque la lettre de recommandation est due
6 Décrivez votre relation avec le professeur. Dans le paragraphe suivant, indiquez pourquoi vous lui avez spécifiquement demandé. Parlez un peu de vous et de la raison pour laquelle vous êtes intéressé par la bourse, le programme d'études supérieures ou l'emploi pour lequel vous avez besoin de la référence.^[5]
- Vous ne voulez pas utiliser des raisons banales comme «Je veux travailler là-bas parce qu'ils ont offert le plus d'argent» ou «Je veux aller à cette école parce que le diplôme a l'air vraiment bien sur un CV».
- Soyez professionnel et dites quelque chose comme: «J'ai choisi de postuler dans ce musée parce que j'étais extrêmement enthousiasmé par le département des artefacts tribaux.
- Ce professeur a-t-il des liens particuliers avec cette entreprise ou ce lieu de travail? Ou si c'est une école, est-ce qu'il / elle est un ancien élève? Si oui, incluez-le. "Je sais que plusieurs pièces actuellement exposées ont été acquises par vous lors de votre voyage en Amazonie. J'espère vivement que je pourrais acquérir une position dans un département avec une collection aussi complète à travailler."
- Si votre expérience avec ce professeur a eu une influence sur votre choix, dites-le: "Je n'avais pas envisagé de faire de la recherche avant de suivre votre cours d'archéologie amérindienne. Cela m'a motivé à faire un programme d'été et possibilité de faire des recherches après les études supérieures. " Cependant, ne forcez pas cette connexion si ce n'est pas vrai.
7 Utilisez le troisième paragraphe comme une opportunité d'indiquer ce que vous aimeriez que le professeur dise à votre sujet. Vous devriez noter ce que le professeur devrait souligner dans chaque lettre.^[6] Vous voudrez inclure des informations sur vous-même dont il / elle peut ne pas être au courant. Certains moyens subtils de le faire savoir sont:
- "Je pense que vous êtes au courant de nos conversations et de ma participation à votre cours dans le domaine de l'archéologie. J'ai obtenu mon diplôme en archéologie en juin de cette année. J'ai également pu effectuer un stage à le musée sous la direction du Dr. Marcus Brody, que je crois que vous connaissez. J'ai aussi une grande expérience dans le catalogage des articles obtenus grâce à mon stage. "
- "Mes autres références seront en mesure de parler de mes capacités académiques, mais vous êtes le seul à savoir à quel point j'ai travaillé dur sur ma thèse et certains des obstacles rencontrés. J'espérais que vous pourriez parler de ma façon de gérer insister et faire face aux échecs, car ce sont des qualités que le comité de sélection veut voir. "
8 Donnez les détails. Où la lettre doit-elle aller? Et quand en avez-vous besoin? Y a-t-il des formulaires à remplir?^[7] Si votre professeur a besoin de quelque chose, comme un formulaire de recommandation, votre CV, vos essais d'admission, etc., joignez-le à l'e-mail. Soyez précis et clair avec vos coordonnées.
- Vous devriez également noter si votre professeur devra écrire une lettre sur papier ou être à l'affût d'un courriel. Bon nombre d'écoles et de programmes utilisent actuellement des systèmes de recommandation électroniques. Si tel est le cas, dites à votre professeur d'être à l'affût d'un courriel de votre programme choisi avec les informations dont il aura besoin.
- C'est une bonne idée d'inclure votre CV, les essais que vous avez rédigés pour les admissions (s'il s'agit d'un programme d'études) et des instructions détaillées sur la façon de soumettre la lettre (y compris toutes les coordonnées) avec votre courriel. Envoyez-les en pièces jointes.^[8]
9 Fermez avec des informations sur votre suivi. "Je déposerai le formulaire et une enveloppe adressée et affranchie dans la boîte aux lettres de votre faculté cette semaine. Je vous enverrai également un rappel par e-mail une semaine avant l'échéance de la recommandation. Merci encore." Ou: «Je dois soumettre la lettre de recommandation avant le 3 août. Si vous êtes prêt à m'écrire une lettre de recommandation, faites-le moi savoir et je serai heureux de venir à votre bureau le moment venu».
- Rendre facile. Vous demandez déjà au professeur de se présenter et d'écrire la lettre pour vous (elle n'est pas payée pour le faire). Ne lui demandez pas de vous en occuper et mettez-y des frais de port pour vous aussi. Vous voulez être le MOINS de problèmes, alors le professeur n'est pas ennuyé de devoir faire un travail que vous auriez pu faire pour elle (et devrait avoir). De plus, vous pouvez vous assurer qu'il a été envoyé.
- Si elle propose de le poster pour vous, laissez-la. Si elle oublie toujours de faire des choses comme mettre des articles par la poste ou des examens, dites-lui que vous avez besoin ou souhaitez le présenter en personne avec d'autres lettres ou d'autres documents. De cette façon, vous pouvez être sûr de l'avoir.
10 Remerciez le professeur, qu’il écrive ou non la lettre. "Merci d'avance pour votre temps et votre considération. Je voulais également vous remercier pour le temps passé sous votre instruction. J'ai vraiment apprécié votre cours et je ne peux pas exprimer combien j'ai retiré d'Archéologie 101. "^[9]
- Si votre professeur était vraiment spécial, vous pouvez être plus efficace dans vos éloges. "Je sais que je vais prendre les choses que j'ai apprises dans ce cours et les appliquer dans mon travail. Votre mentorat a eu un impact positif dans ma vie et je ne pourrai jamais vous remercier assez."
11 Suivez comme promis en livrant le matériel nécessaire et en envoyant un rappel. Suivez l'e-mail avec un appel téléphonique si vous n'avez rien entendu dans une semaine, deux au maximum. Si vous devez appeler, ne présumez rien. D'abord, voyez si elle a même vu votre courrier électronique. Sinon, préparez-vous à faire votre demande verbalement.
12 Prendre la responsabilité de vérifier avec le programme de bourses d'études, une école supérieure ou un employeur potentiel avant la date limite. Vous voudrez vérifier que la recommandation a bien été reçue. Si ce n'est pas le cas, envoyez un bref e-mail poli au professeur et proposez de payer pour la livraison du jour au lendemain.
- Essayez d'être aussi courtois que possible. Ignorez les accusations et rappelez-vous que votre professeur est probablement très occupé. Par exemple: "Cher Dr. Jones, j'ai remarqué que votre lettre de recommandation n'a pas encore été soumise. Ma date butoir approche, donc si cela peut vous être utile, je serais heureuse de payer pour une livraison du jour au lendemain."
13 Merci encore au professeur. Après avoir reçu votre lettre de recommandation, envoyez une note de remerciement à votre professeur. Si la recommandation est entre de bonnes mains, envoyez au professeur une note de remerciement manuscrite par courrier électronique, et non par e-mail. Ce n'est pas seulement poli et la bonne chose à faire, mais on ne sait jamais quand cela va payer des avantages sur la route. Vous pourriez avoir besoin d'une autre lettre à un autre moment, ou si vous êtes dans un domaine similaire, il / elle pourra peut-être vous aider à un autre moment. Si la lettre fait l'affaire et vous permet d'obtenir le poste, appelez le professeur pour partager la bonne nouvelle!