Parfois, la quantité de travail à accomplir peut devenir écrasante. Ce problème est aggravé lorsque de simples tâches quotidiennes prennent beaucoup de temps. Si vous éprouvez des difficultés à terminer votre travail à un rythme raisonnable, il est peut-être temps d'envisager de faire appel à un assistant virtuel. En déchargeant les tâches administratives, techniques ou créatives sur un assistant virtuel qui fonctionne à distance, vous pouvez augmenter votre productivité quotidienne et consacrer plus de temps à vous concentrer sur des choses qui amélioreront votre avenir.[1] Cependant, embaucher un assistant virtuel n'est pas aussi simple que de sélectionner une personne au hasard. Pour tirer le meilleur parti de votre VA, vous devez vous préparer à l'emploi, trier et interviewer les meilleurs candidats et être prêt à les former et à les gérer jusqu'à ce qu'ils deviennent efficaces dans leur travail.

Première partie de trois:
Préparation pour votre assistant virtuel

  1. 1 Écrivez une liste de tâches pour votre assistant. Avant d'embaucher un assistant virtuel, il est important de vous assurer que vous aurez des tâches prédéterminées. Évaluez votre charge de travail quotidienne et hebdomadaire et identifiez les éléments que vous pouvez transférer sur votre assistant. Les tâches courantes incluent l'organisation et le filtrage du courrier électronique, la configuration des rendez-vous, la réponse aux demandes de renseignements généraux, la réservation de vols ou la gestion de votre blog et de vos médias sociaux.[2]
    • Si vous travaillez dans un poste hautement technique, il est possible que votre assistant virtuel ait besoin d'expérience dans votre secteur d'activité.
    • Des programmes comme Evernote vous permettent de suivre les tâches que vous effectuez quotidiennement afin de mieux comprendre ce que vous faites chaque jour.[3]
  2. 2 Effectuez une analyse coûts-avantages de l'embauche d'un assistant virtuel. Assurez-vous que l'embauche d'un assistant virtuel ne vous mettra pas de côté. Calculez combien d'heures par mois vous devriez investir dans un assistant et combien de temps ils pourraient vous libérer. Réfléchissez pour savoir si vous souhaitez embaucher quelqu'un de votre pays ou externaliser le travail dans un autre pays pour économiser de l'argent.
    • Bien que l'obtention d'un assistant virtuel entraîne des coûts initiaux, le coût d'opportunité ou le temps économisé en ne réalisant pas de tâches de niveau inférieur vous permet de gagner plus d'argent à long terme.[4]
    • L'externalisation peut vous faire économiser de l'argent. Le salaire moyen des assistants virtuels provenant de pays comme les Philippines est seulement de 2 à 4 dollars de l'heure, mais si vous pouvez vous le permettre, vous devez leur verser au moins le salaire minimum fédéral.[5]
    • Le salaire moyen des assistants virtuels basés aux États-Unis est de 10,16 $ à 29,79 $.[6]
    • Même si le taux horaire semble élevé, vous économiserez encore de l'argent sur les congés payés, les congés de maladie, les avantages sociaux, etc. associés à l'embauche d'un employé permanent.
  3. 3 Créez des processus organisés pour votre assistant. Votre assistant peut ne pas savoir comment faire les choses, il est donc important que vous disposiez d'un système organisé. En créant les étapes sur la façon de réaliser les tâches avant de les embaucher, vous économiserez un temps précieux et de l'argent en les formant. Pensez à créer des vidéos de tutoriel ou à générer un document avec des instructions.[7] Compilez les documents en un seul endroit et fournissez les informations à votre assistant virtuel comme référence.
    • Par exemple, si vous souhaitez que votre assistant utilise un logiciel de planification spécifique, vous pouvez créer un document Word avec des instructions détaillées.
    • Vous devrez également créer un processus de facturation pour payer votre nouvel assistant.
    • Tracez les responsabilités de votre assistant virtuel sur un calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel. Partagez-le avec vous afin qu'ils comprennent leur charge de travail.
  4. 4 Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour vous consacrer à la formation. Même si votre assistant virtuel maîtrise déjà certaines des applications que vous utiliserez, il se peut également qu'il ne les comprenne pas ou ne les fasse pas de la même manière que vous en avez l'habitude. Pour cette raison, il est important que vous allouiez suffisamment de temps chaque jour pour que votre assistant virtuel soit au courant des méthodes les plus efficaces pour effectuer le travail que vous lui assignez.
    • Réservez un jour ou deux pour accélérer l'assistant virtuel et leur permettre de télécharger les applications et les logiciels dont ils auront besoin.
  5. 5 Recherche d'outils d'assistant virtuel. Vous devrez utiliser différentes applications logicielles pour travailler efficacement avec votre assistant virtuel. Cela peut inclure des programmes de calendrier ou des documents fournissant des mots de passe pour les comptes à utiliser. C'est aussi un bon moment pour créer une connexion pour votre assistant virtuel. Devoir constamment relayer les noms de connexion et les mots de passe pour différentes applications peut faire perdre un temps précieux.
    • Parmi les outils d’assistant virtuel les plus courants figurent Google Apps for Work, Dropbox, Boomerang et Doodle.[8]
  6. 6 Préparez un accord de freelance et d'autres documents. Un contrat à la pige établit les conditions du travail avec votre assistant virtuel. Dans l'accord, vous pouvez déclarer combien l'assistant est payé, l'étendue du projet ou du service fourni, un calendrier pour le projet et les infractions pouvant entraîner la résiliation.[9] Si vous travaillez sur quelque chose qui ne devrait pas être tenu secret pour les médias ou le public, il est important que vous contactiez un avocat pour rédiger un accord de confidentialité. Cela lie votre assistant virtuel pour garder les documents confidentiels secrets.
    • En cas de violation d'un accord de confidentialité, vous pouvez intenter une action en justice pour les dommages résultant d'une violation de la confidentialité.[10]
    • Une violation concernant l'accord de freelance pourrait être considérée comme un motif de résiliation.
    • Vous devez également émettre un formulaire d'impôt 1099 avant le 21 janvier si vous avez payé plus de 600 $ à votre assistant virtuel et que vous les avez embauchés en tant qu'entrepreneur indépendant.[11]

Deuxième partie de trois:
Recherche du meilleur assistant virtuel

  1. 1 Écrivez une liste de traits de personnalité que vous voulez dans un assistant. Déterminez les traits de personnalité les plus désirables en fonction de ce dont vous avez besoin pour votre industrie.Par exemple, dans le secteur des gros volumes, vous devez vous assurer que votre assistant peut respecter les délais impartis, faire des efforts et être suffisamment ingénieux pour surmonter les problèmes. Si votre assistant doit interagir avec des clients ou des collègues, il est également important qu'ils aient de solides compétences en communication et qu'ils puissent se sentir à l'aise. Déterminez les caractéristiques idéales de votre assistant et gardez-les à l’esprit pendant les entretiens.
    • Parmi les autres traits de caractère à rechercher dans un assistant virtuel, citons la fiabilité et la bonne gestion du temps et de l’organisation.[12]
    • Juste parce que vous aimez un assistant ne signifie pas qu'ils sont le meilleur candidat pour le poste. Déterminez ce qu'il faudra pour que les tâches soient accomplies le plus efficacement possible et sélectionnez le candidat qui pourra le faire.
  2. 2 Créez une description de poste. Maintenant que vos traits de personnalité et vos tâches sont écrits, vous pouvez créer une description de poste précise et détaillée. Votre description de poste doit comporter les responsabilités, les tâches, les heures de travail hebdomadaires auxquelles vous vous attendez et les qualifications requises.[13] Vous devriez également avoir des informations sur vous ou votre entreprise et le secteur dans lequel vous êtes spécialisé. Avant de vous préparer à le publier, vérifiez et assurez-vous que toutes les tâches requises par votre nouvel assistant sont répertoriées dans le la description.
    • Vérifiez votre travail pour les fautes d'orthographe ou les fautes de frappe.
    • Les choses que vous pouvez avoir comme exigences comprennent des certificats spéciaux, le niveau de formation requis, des années d'expérience ou la connaissance de logiciels spécifiques.
    • Bien que l'affichage du salaire de la personne ne soit pas toujours requis, cela peut vous aider sur les sites indépendants, car les demandeurs d'emploi vont utiliser des filtres en fonction de leur salaire souhaité.
  3. 3 Affichez votre description de poste sur les sites d'emploi les plus populaires. Vous pouvez publier votre offre d'emploi sur des sites d'emploi populaires tels que CareerBuilder, Monster, Craigslist et Indeed. Certains de ces messages coûteront de l'argent. Une autre option consiste à utiliser des sites Web comme UpWork ou Freelancer, où les assistants indépendants recherchent des projets sur lesquels travailler.
    • Les offres d'emploi sont gratuites sur certains sites comme Indeed mais peuvent aller jusqu'à 500 dollars pour des sites comme LinkedIn.[14]
  4. 4 Envisagez de contacter une agence indépendante. Si vous avez eu du mal à trouver des talents de qualité ou que vous n'avez pas le temps de passer par des CV et des candidatures, une agence indépendante peut être votre meilleur choix. Recherchez des entreprises indépendantes en ligne et trouvez une entreprise spécialisée dans les assistants virtuels. Recherchez les sites Web et les pools de candidats susceptibles de mener à bien les tâches que vous créez pour eux.
    • L'avantage de passer par une agence indépendante est que les freelancers sont contrôlés, ce qui assurera une plus grande qualité de candidats.
    • Un inconvénient pour l'embauche d'un assistant par le biais d'une agence est qu'il est généralement plus coûteux que de travailler directement avec le pigiste.
    • Parmi les entreprises freelance les plus populaires en ligne figurent l'Assistant virtuel 24/7, Fancy Hands, FlexJobs et Virtual Assistant USA.[15]
  5. 5 Passez en revue les applications et sélectionnez les meilleurs candidats. Après avoir publié une offre d'emploi, vous devriez recevoir des courriers électroniques des candidats avec leurs CV, lettres de motivation et applications. Triez-les et essayez de trouver des candidats qui répondent à vos critères. Beaucoup de candidats ne seront probablement pas à la hauteur de vos attentes, il est donc important de les parcourir tous afin de trouver le meilleur candidat pour le poste. Une fois les applications évaluées, choisissez les cinq à dix meilleurs candidats pour le poste.
    • Il peut également être utile de demander des références et des exigences salariales pour restreindre votre recherche.
    • Si un candidat exige un salaire supérieur à ce que vous pouvez vous permettre, voyez si vous pouvez trouver un compromis. Si un accord ne peut être conclu, excluez cette personne de la course.
  6. 6 Contacter et interviewer les candidats. Contactez chaque candidat et définissez une heure de travail adaptée à vos deux horaires. Pour les assistants virtuels, un appel vidéo en direct est généralement l'un des moyens d'interview les plus efficaces pour les employés distants.[16] Lorsque vous êtes en entrevue avec le candidat, assurez-vous de prendre note de ses compétences et de son expérience. Déterminez s'ils seraient en mesure de remplir les tâches dont vous avez besoin d'eux et posez-leur des questions spécifiques sur les applications logicielles qu'ils devront utiliser au travail. S'ils semblent avoir de l'expérience et sont confiants dans leur capacité à l'utiliser, pesez-le lourdement sur la décision de les engager ou non.
    • Vous pouvez poser des questions comme "Quelle est votre expérience avec Github et PHP?" ou "Quels logiciels avez-vous utilisés dans votre dernier emploi?"
    • Assurez-vous de prendre en compte leurs tâches. Par exemple, s'ils doivent communiquer avec des clients ou des partenaires potentiels, il est essentiel qu'ils puissent énoncer leurs mots et communiquer clairement. S'ils sont chargés de responsabilités d'organisation ou d'édition, cet aspect de leur personnalité n'est pas aussi important.
  7. 7 Offrir le meilleur candidat au poste. Une fois que vous interrogez soigneusement chaque candidat et que vous vérifiez ses références, contactez le candidat qui correspond le mieux à ce que vous recherchez. Configurez un dernier exposé et fournissez la documentation que votre assistant personnel devra remplir. Cela devrait également être accompagné d'une lettre d'offre officielle décrivant leurs tâches et leur salaire.
    • Vous pouvez dire quelque chose comme: "Henry, parmi tous les candidats que j'ai interviewés, j'ai été le plus impressionné par vous. J'aimerais vous offrir le poste."

Troisième partie de trois:
Gestion de votre assistant virtuel

  1. 1 À bord et formez votre nouvel employé. Prenez votre temps et mettez en œuvre le plan de formation que vous aviez élaboré précédemment pour votre nouvel assistant virtuel. Formez-les sur les aspects les plus critiques du travail et assurez-vous qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour réussir.Par exemple, si vous demandez qu’ils travaillent dans une certaine application logicielle, il est important qu’ils aient la permission et l’accès à ce logiciel.
    • Former un nouvel employé demande du temps et de la patience. À moins d’avoir une expérience approfondie de ce que vous leur demandez, cela leur prendra du temps.
    • N'ayez jamais peur de donner une rétroaction positive ou négative sur la façon dont votre assistant virtuel effectue son travail.
    • Essayez de remédier à tout problème de communication avec votre assistant virtuel dès qu'il survient.
  2. 2 Surveillez les progrès de votre nouvel assistant virtuel. Assurez-vous qu'ils comprennent bien les concepts clés et peuvent compléter le travail que vous leur avez consacré. Si vous remarquez qu'ils semblent confus ou qu'ils ne sont pas très performants, discutez-en avec eux et donnez-leur une formation supplémentaire pour vous améliorer. Comparez le nombre d'heures facturées à la quantité de travail qu'elles ont accomplie. S'il semble qu'ils prennent un temps exorbitant ou qu'ils sont systématiquement inexacts, discutez ouvertement et honnêtement de leurs problèmes.[17]
    • Vous pouvez dire quelque chose comme "J'ai remarqué qu'il vous fallait trois heures pour organiser les emails pour la journée. Avez-vous un problème avec l'application ou est-ce que quelque chose d'autre prend tout votre temps?"
    • Si votre assistant virtuel ne répond pas aux objectifs que vous lui avez fixés, envisagez d'en trouver un nouveau.
    • Définissez des délais raisonnables et voyez si votre assistant virtuel peut les accomplir.
  3. 3 Communiquez avec votre assistant et demandez des commentaires. Étant donné que vous travaillez tous deux dans un environnement distant, les détails peuvent devenir confus ou perdus lors de la communication. Assurez-vous de toujours consulter votre assistant virtuel et demander des commentaires. Parfois, ils demanderont un plus grand niveau de clarté ou d'instruction sur une tâche donnée et d'autres fois, ils vous parleront d'informations importantes sur le temps. Dans les deux cas, une communication claire et fréquente vous permettra de tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel.
    • La vidéoconférence une fois par semaine peut rendre votre interaction avec l'assistant virtuel plus personnelle et leur permettre de poser des questions.