Comment faire une lettre d'autorisation (avec des images)

Ce wikiHow vous montrera comment rédiger une lettre d'autorisation. Vous pouvez écrire une lettre d'autorisation pour permettre à un hôpital de divulguer vos informations médicales, permettre à un ami proche de retirer votre argent, permettre à un collègue d'effectuer une transaction commerciale en votre nom ou permettre à vos enfants mineurs de voyager sans Parents.

Première partie de quatre:
Se préparer à écrire une lettre d'autorisation

1 Comprendre ce qu'une lettre d'autorisation fait. Une lettre d'autorisation donne à une autre personne le droit d'agir en votre nom dans des domaines spécifiques. Ils sont principalement utilisés dans des circonstances où l'auteur de la lettre n'est pas en mesure de se représenter. Voici quelques exemples de situations pouvant nécessiter une lettre d'autorisation:
- Un parent ou un tuteur peut autoriser les éducateurs à prendre des décisions médicales d'urgence de base concernant les enfants dont ils ont la charge.^[1]
- Il est conseillé de donner une lettre d'autorisation aux mineurs voyageant avec des adultes qui ne sont pas leurs parents ou tuteurs. Cela protégera le mineur des problèmes de traite et de garde des enfants.^[2]
- Si vous avez de l'argent dans une banque régionale à laquelle vous ne pouvez plus facilement accéder, vous devrez peut-être rédiger une lettre d'autorisation pour permettre à quelqu'un d'autre de gérer les problèmes qui surviennent avec le compte ou l'institution financière.
- Une lettre d'autorisation peut permettre la divulgation d'informations personnelles, telles que des dossiers médicaux.^[3]
- Vous devrez peut-être également autoriser une autre partie à agir en votre nom pour gérer des transactions financières particulièrement rapides. Toutes les affaires ne peuvent pas vous attendre; Si vous êtes temporairement indisposé, vous pouvez écrire une lettre d'autorisation et accorder temporairement des pouvoirs de décision à un collègue de confiance.
2 Identifier les différentes parties impliquées dans une lettre d'autorisation. Il y a trois parties impliquées dans une lettre d'autorisation. La première partie est le titulaire des droits d'origine, par exemple le parent d'un enfant ou le propriétaire d'un compte bancaire. La seconde partie est le groupe ou l'individu avec lequel la première partie effectue une transaction, telle qu'une institution financière ou un hôpital. Le tiers est la personne choisie pour agir en tant que mandataire en l'absence du premier parti. La lettre doit être adressée à la deuxième partie.
- La lettre expliquera les droits accordés au mandataire qui agira à votre place.^[4]
- Si la deuxième partie n'est pas connue (en particulier dans les cas où une autorisation a été accordée pour des situations d'urgence potentielles), vous devrez vous adresser à la lettre simplement "à qui cela peut concerner".
3 Tapez votre lettre d'autorisation plutôt que de l'écrire à la main. Une lettre manuscrite peut être difficile à lire et n’a pas une apparence aussi professionnelle qu’une lettre dactylographiée. La lettre d'autorisation est un document important autorisant quelqu'un à détenir vos pouvoirs juridiques ou financiers pour vous. Il doit être prêt à faire face à un examen minutieux. Si quelqu'un d'autre près de chez vous veut contester l'autorité du détenteur de la lettre, le document peut être utilisé comme preuve devant un tribunal.

Deuxième partie de quatre:
Rédaction de l'en-tête de la lettre

1 Placez votre nom et votre adresse en haut à gauche de la page. Suivez le format standard d'une lettre commerciale. Votre nom doit figurer sur la première ligne, vos informations sur la rue sur la deuxième ligne et votre ville, état et code postal sur la troisième ligne. Toutes les lignes (y compris celles qui suivent) doivent être à simple interligne.^[5]
2 Inclure la date. Après votre nom et votre adresse, ignorez une ligne et placez la date actuelle sur la ligne suivante. Notez la date complète (comme le 2 février 2015, par exemple). Ne pas abréger la date.
3 Écrivez le nom et l'adresse du destinataire ensuite. Laissez une ligne vide entre la date et la première partie du nom et de l'adresse du destinataire. Les informations du destinataire doivent être dans le même format que vos informations.
- Gardez à l'esprit que le destinataire n'est pas le même que celui autorisé à prendre des décisions pour vous. Vous accordez le pouvoir à un tiers (un mandataire) d'agir en votre nom, mais la lettre doit être adressée à la deuxième partie (celle avec laquelle vous et votre mandataire négociez).^[6]
- Vous devrez peut-être laisser cette partie en blanc si vous ne connaissez pas la partie avec laquelle vous traitez. Par exemple, si vous avez octroyé des pouvoirs médicaux d’urgence à votre enfant à un éducateur au cas où vous ne pourriez pas être contacté, vous ne saurez peut-être pas quel hôpital vous devrez traiter.

Troisième partie de quatre:
Écrire le corps de la lettre

1 Écrivez la salutation. Utilisez les titres appropriés, tels que "Dr.", "Mme", "Mme" ou "M." plutôt que d'utiliser des prénoms. La salutation peut s'ouvrir avec "Cher", ou plus simplement le mot "À".
- Utilisez le nom complet et le titre de la personne à qui la lettre est adressée.
- Si vous ne connaissez pas le nom spécifique de la partie avec laquelle votre mandataire traitera, écrivez "À qui de droit".
2 Gardez la lettre d'autorisation courte et précise. Des lettres plus longues contiendront plus d'informations pouvant être interprétées de différentes manières. Les lettres brèves qui traitent spécifiquement de la question avec le moins de verbiage supplémentaire possible sont moins susceptibles de conduire à des interprétations contradictoires.
3 Indiquez les tâches que votre représentant est autorisé à faire en votre nom. Assurez-vous que votre lettre d'autorisation est concise et précise. Vous devez donner des détails spécifiques sur l'autorisation que vous accordez. Par exemple, votre représentant peut autoriser une procédure médicale, signer des documents juridiques en votre absence ou retirer des fonds de votre banque. Par exemple, lancez la lettre d'autorisation avec:
- Je, (insérer votre nom complet), autorise (insérer le nom complet de la procuration) à libérer (insérer l'organisation qui recevra vos dossiers médicaux) les informations médicales suivantes de mes dossiers médicaux personnels: (indiquez ici les informations médicales).^[7]
- Donnez des détails très précis pour cette autorisation. Si la lettre concerne vos informations médicales, indiquez votre numéro d'assurance médicale et vos informations de réclamation. Si vous avez besoin d'aide concernant une affaire juridique, indiquez le numéro de dossier. Pour les questions financières, incluez les informations de compte applicables.
4 Donnez les dates pour l'autorisation. Indiquez quand cette autorisation est en vigueur. Donnez les dates de début et de fin. Par exemple, vous pourriez écrire: «Le mandataire est autorisé à prendre des décisions médicales pour mon enfant pendant qu'il reste à (adresse) du 1er septembre 2015 au 15 septembre 2015».
- Dans certains cas, vous pouvez être incertain des dates, par exemple si vous autorisez en cas d'urgence. Pour ce type d'autorisation, spécifiez une durée. Par exemple, vous pourriez écrire: «En cas d’urgence, le mandataire est autorisé à agir en mon nom pendant 30 jours.»
5 Donnez la raison de l'autorisation. Expliquez pourquoi vous avez besoin d'un représentant pour agir en votre nom. L'explication peut indiquer que vous êtes malade, en dehors de la ville ou que vous ne pouvez pas être atteint pendant certaines périodes.
6 Expliquez toutes les restrictions sur l'autorisation. Vous pouvez également vouloir identifier les domaines que vous n'autorisez pas. Par exemple, vous pourriez dire que le mandataire n'est pas autorisé à utiliser vos informations médicales à d'autres fins que celles spécifiées dans la lettre. Ou, vous pourriez dire que le mandataire n'est pas autorisé à prendre certaines décisions financières en votre nom sans consentement écrit préalable.^[8]
7 Concluez la lettre. Terminez la lettre par un mot de fermeture tel que «Sincèrement». Laissez quatre lignes vierges, où vous apposerez votre signature manuscrite, puis tapez votre nom complet.

Partie quatre de quatre:
Finaliser la lettre

1 Formatez la lettre correctement. Une lettre d'autorisation est une lettre commerciale et doit être formelle en termes de ton et de format. Les lettres commerciales standard utilisent un format de bloc. Le corps doit être à simple interligne et il ne doit y avoir aucune indentation des paragraphes. Au lieu de cela, une ligne blanche entre le salut et le premier paragraphe ainsi qu'entre les paragraphes.^[9]
2 Trouvez un témoin ou un notaire public. Un témoin est quelqu'un qui vous observera en signant la lettre d'autorisation. Cela garantit que vous ne signez pas la lettre sous la contrainte et que vous êtes en fait la personne qui donne l'autorisation. Dans certains cas, il est conseillé de faire certifier votre lettre par un notaire.^[10] Cette personne est une personne autorisée par votre État à attester des documents juridiques.
- Cette personne ne devrait pas être une personne nommée dans la lettre.
3 Signez la lettre. Imprimez la lettre et signez-la avec de l'encre bleue ou noire. Vous pouvez choisir d'inclure une ligne de date à côté de votre signature. Si oui, écrivez la date à laquelle vous signez le document.
- Demandez à votre témoin de signer et de dater la lettre également, ou demandez au notaire de notifier la lettre.
4 Donnez la lettre originale au mandataire. Dans la plupart des cas, le mandataire conservera la lettre afin de disposer de la documentation appropriée relative à l’autorisation accordée. Le mandataire peut devoir présenter la lettre aux agents d'immigration, par exemple, s'il voyage à l'étranger avec votre enfant.
5 Conservez une copie de la lettre. Assurez-vous de conserver une copie de la lettre pour vos dossiers. Vous devrez peut-être le produire si vous avez des questions concernant l'autorisation que vous avez donnée à votre proxy.