Si vous êtes en affaires ou à l'école et que vous devez travailler avec plusieurs clients ou projets, un système de classement approprié est essentiel. Il existe plusieurs méthodes pour classer les documents, mais votre système devrait en fin de compte refléter vos besoins. Le meilleur moyen de se préparer à un système efficace consiste à réserver quelques jours pour travailler uniquement sur l’organisation.

Méthode One of Three:
Préparer un nouveau système de classement

  1. 1 Rassemblez tous vos matériaux. Vous devez compiler tous vos documents avant d'essayer de configurer un système approprié. Parcourez tous les lieux où vous avez des documents et placez-les tous dans une pile. Prenez le temps de vous assurer que vous êtes en mesure de comptabiliser correctement tous vos travaux actifs et inactifs.
    • Planifiez à l'avance en dégageant un espace de table pour travailler sur vos papiers.
    • Si vous adaptez les documents de quelqu'un d'autre dans un nouveau système de classement, supprimez tous les documents du système actuel. Il sera préférable pour vous de gérer tous les documents et de préparer un nouveau système.[1]
  2. 2 Parcourez tous les documents. C'est la partie difficile du processus, mais c'est aussi une étape cruciale pour s'organiser. Cela peut sembler fastidieux, mais parcourez chaque document de votre pile pour déterminer avec quoi vous travaillez.
    • Vous n'avez pas besoin de lire chaque papier, mais un bref écrémage vous aidera.
    • Les post-it permettent de marquer des documents importants sur lesquels vous devez passer du temps.[2]
  3. 3 Mettre en place des piles. Comme vous commencez à trier vos documents, il serait utile de garder les documents connexes ensemble. Vous pouvez placer tous les papiers relatifs au client «Nickelback» en une seule pile. Un autre exemple consiste à empiler votre travail en fonction des mois.
    • Avoir un sens de l'ordre chronologique pourrait être utile pour vos besoins de classement.
    • Définissez les priorités lors du tri des documents. Lorsque vous voyez des papiers exceptionnellement importants, placez-les au sommet de leur pile respective.
  4. 4 Réduisez comme bon vous semble. Une autre pile que vous pouvez créer est la pile de déchets. Vous n'êtes pas obligé de jeter une pile de vos documents, mais vous devriez séparer les papiers sans importance des autres piles. Vous pourriez même mettre en place une pile divers où les papiers aléatoires pourraient aller.
    • Si vous êtes sûr à 100% que vous n'avez pas besoin de documents et que vous ne pouvez pas créer un lien viable vers un autre document, jetez-les. Vérifiez auprès de vos supérieurs si vous êtes autorisé à jeter quelque chose avant de poursuivre.[3]
  5. 5 Utilisez les dossiers Manila. Gardez les choses simples pour vous-même en utilisant des dossiers Manila bon marché. Cela ne nuira pas à vos fonds et vous permettra de réaliser tout système de classement que vous souhaitez. Vous pouvez obtenir un pack de dossiers Manila à partir de n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
  6. 6 Transférez vos piles. Utilisez les piles que vous avez établies précédemment pour servir de guide à vos dossiers. Assurez-vous que le contenu de chaque dossier est également organisé. Vous pouvez soit organiser le contenu d'un fichier en fonction de son importance, soit par ordre chronologique.
    • Évitez de disposer le contenu d'un fichier en fonction de l'alphabet. L'organisation alphabétique fonctionne plus efficacement pour organiser des groupes de fichiers.
    • Placez les dossiers de manille dans un classeur lorsque vous remplissez les dossiers.[4]

Méthode deux sur trois:
Créer un système adapté à vos besoins

  1. 1 Utilisez un système de classement alphabétique. Un système de classement alphabétique fonctionne bien lorsque vous devez rechercher des noms de personnes, de clients, d’auteurs, de noms de films, de livres, etc. Si vous utilisez des termes faciles à récupérer, le système de classement[5]
    • La meilleure façon de classer et de récupérer des fichiers consiste à étiqueter chaque fichier. Les dossiers de Manille ont un onglet supplémentaire conçu pour étiqueter les fichiers qui faciliteront votre processus de récupération.
    • Si vous manipulez des clients, il est plus efficace de classer les noms par ordre alphabétique.
    • Si vous avez beaucoup de fichiers, envisagez de créer des sections de lettres pour vous aider à vous organiser. Les séparateurs de section sont volumineux et contiennent simplement une lettre. Vous pouvez également diviser les lettres par paires comme «A-D» ou «F-K».
  2. 2 Utilisez un ordre d'actualité. Lorsque vous travaillez ou étudiez dans une variété de domaines, un sujet ou un ordre de sujet peut être un moyen très utile pour récupérer des informations. Par exemple, si vous étudiez le droit, vous pourriez avoir des rubriques de contrat, de droit constitutionnel, de délit, de droit administratif, de droit international, etc.
    • La meilleure façon d’organiser l’information topique est de séparer les sections. Étiquetez vos diviseurs de section en fonction du contenu, comme «Loi d’administration».
    • Ce système fonctionne mieux si vous avez plusieurs sujets différents. Si vous ne le faites pas, vous vous retrouverez avec un ou deux diviseurs et pas beaucoup d'un système organisé.
  3. 3 Essayez le classement numérique. Ce type de système de classement est idéal pour les fichiers contenant des dates ou des chiffres. Par exemple, si vous avez des factures, des reçus, des événements datés, etc., le système numérique peut faciliter la localisation. Vous pouvez également considérer l'étiquetage mois et année pour cette option. Pour ceux qui travaillent dans un environnement qui utilise la numérotation pour des documents tels que des dossiers médicaux, des documents législatifs, des affaires judiciaires, etc., la numérotation est une méthode de récupération utile.
    • N'utilisez ce système que si vous êtes à l'aise avec l'affichage de plusieurs numéros et que vous pouvez récupérer des informations à partir de ces numéros.
    • Marquez sur les onglets de classement les numéros ou les dates et organisez-les en fonction de la valeur numérotée. Commencez par «1» et augmentez la valeur des nombres suivants.
    • Si vous déposez avec des mois, commencez en janvier et déplacez-vous, dans l'ordre, jusqu'en décembre. Vous bénéficierez de diviseurs de section pour chaque mois.
  4. 4 Utilisez un code de couleur. Ceci est idéal pour le classement créatif et est particulièrement efficace pour ceux qui ont un bon rappel visuel. Cela peut aider à recouper différents sujets basés sur le codage couleur. Vous pouvez colorer le code des techniques susmentionnées pour le classement.[6] Vous pouvez également utiliser une combinaison de systèmes d'organisation en associant des codes de couleur à un autre système.
    • L'une des manières les plus simples d'ajouter de la couleur à votre méthode de remplissage établie consiste à utiliser des surligneurs. Vous pouvez acheter un pack varié de surligneurs dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
    • Une autre façon de mettre en œuvre le codage couleur consiste à utiliser une variété de dossiers colorés.
  5. 5 Utilisez un système de fréquence. Cela fonctionne bien pour les éléments que vous utilisez tout le temps, mais ne devrait pas être un système autonome. Il doit alimenter un autre système, par exemple le système alphabétique. Ajoutez les informations fréquemment utilisées à un espace groupé dans votre zone de classement pour pouvoir les récupérer rapidement, par exemple à l’avant d’un tiroir de classeur.[7]
    • Vous devrez faire attention à ne pas vous désorganiser en utilisant ce système. Garder le projet sur lequel vous travaillez actuellement ne garantira pas toujours une organisation efficace.

Méthode trois sur trois:
Conserver un système organisé

  1. 1 Déposer les documents immédiatement. Une façon de vous assurer que votre système de classement fonctionne efficacement consiste à classer le papier au fur et à mesure de son traitement.[8] Le système de classement ne fonctionnera pas si vous déposez des documents. Prendre l'habitude de classer les papiers aidera également votre productivité et votre flux de travail.
  2. 2 Gardez votre espace à jour. Tous les deux mois, vous devriez passer par votre système de classement et faire un bref balayage. Vous n'êtes pas obligé de revoir tous vos papiers comme vous l'avez fait pour l'organisation initiale. Vérifiez tous les fichiers et assurez-vous que tout est organisé et au bon endroit.
    • Après les premiers mois, vous pourriez également réfléchir si le système que vous choisissez fonctionne pour vous.
  3. 3 Nettoyez votre espace. Une fois par an, vous devriez effectuer un nettoyage plus important de votre espace de travail. Vous pourriez avoir des fichiers que vous utilisez régulièrement, mais vous devriez maintenant parcourir les autres fichiers que vous utilisez moins.[9] Ouvrez les fichiers que vous utilisez moins et lisez tous vos documents pour voir s’il ya des documents inutiles.
    • Sortez tous les fichiers et essuyez le classeur avec un gant de toilette humide pour éliminer toute accumulation de poussière.