L'organisation d'un classeur peut être difficile, qu'il s'agisse d'un cabinet de travail rempli de factures payées et d'informations fiscales ou d'une armoire de travail remplie de projets complétés et de factures. Organisez votre classeur en vous débarrassant des anciens fichiers, en trouvant un système de classement qui vous convient et en le conservant continuellement.

Première partie de quatre:
Purger les vieux documents

  1. 1 Achetez un classeur si vous n'en avez pas. Recherchez une armoire de bonne qualité, de bonne taille pour votre maison ou votre bureau, dans les limites de votre budget. Considérez un coffret ignifuge et imperméable, en cas de catastrophes naturelles qui pourraient frapper votre maison. Un paquet de telles armoires se trouve dans les magasins locaux, les magasins de meubles, les ateliers de menuiserie et les centres commerciaux.[1]
  2. 2 Commencez à parcourir vos fichiers. Mettez de côté tout ce qui est évidemment ancien ou inutile. Mettre de côté:
    • Reçus pour les produits que vous ne possédez plus.
    • Courrier indésirable
    • Anciennes factures pour les services que vous n'utilisez plus
    • Lettres d'affaires d'un ancien emploi
    • Timbres dont vous n'avez plus besoin
  3. 3 N'ayez pas peur de vous débarrasser des choses. Bien que certains documents, tels que les certificats de naissance et les informations fiscales, soient évidemment importants, il peut y avoir du courrier indésirable ou d’anciens reçus qui semblent importants, mais qui ne le sont pas vraiment. Pensez à chaque document lorsque vous prenez votre décision et réfléchissez à la possibilité que cela puisse être utile à l’avenir. Si vous ne le manquiez pas s'il disparaissait pendant un an, il serait probablement bon de le jeter.[2]
  4. 4 Soyez prudent lorsque vous jetez des objets au travail! Assurez-vous de demander à vos superviseurs avant de jeter quelque chose, car cela peut être plus important que vous le pensez. Votre entreprise peut également avoir des politiques sur la durée de conservation et la manière dont elles doivent être éliminées.
  5. 5 Décidez quelles choses doivent être conservées. Cela dépendra généralement de leur caractère récent ou utile. Faites preuve de discrétion et réfléchissez à la question de savoir si les documents seront utiles ou nécessaires à l'avenir. Si elles sont vraiment importantes, gardez-les. Pour les informations fiscales, les dossiers d'assurance et les documents essentiels, conservez-les pour les périodes suivantes:[3]
    • Conservez les informations de déclaration de revenus pendant 7 ans, ainsi que les reçus pour les articles que vous avez déduits de vos impôts. L'IRS peut auditer tout retour jusqu'à 6 ans après le dépôt de vos taxes.
    • Conservez les relevés d'assurance, les relevés hypothécaires et les preuves de dons de bienfaisance pendant trois ans.
    • Assurez-vous de conserver des documents très importants tels que les certificats de naissance et de mariage, les cartes de sécurité sociale, les titres, les actes et les passeports. Gardez-les en sécurité et ne vous en débarrassez jamais.
  6. 6 Détruisez tous les documents que vous avez mis de côté. Le fait de jeter des documents non déchiquetés peut laisser vos informations personnelles exposées à quiconque les voit. Même si vous n'êtes pas sûr que le document soit sensible, il est préférable de le détruire car il peut contenir des adresses, des dates de naissance ou d'autres informations.
  7. 7 Déchiquetez ou détruisez les médias numériques aussi. De nombreuses villes et entreprises auront des jours de destruction où les locaux ou les employés pourront apporter de vieilles disquettes, des CD ou des disques durs à détruire. Ils s'assurent que c'est fait correctement. [4]

Deuxième partie de quatre:
Organiser vos documents importants

  1. 1 Commencez à organiser les fichiers restants. Déplacez-vous vers un bureau ou une grande table et organisez les papiers en piles qui sont logiques et sensées pour vous. Celles-ci deviendront vos fichiers individuels. Faites des piles qui vous aideront à trouver exactement ce que vous cherchez. [5]Envisagez des catégories pour les armoires de maison telles que:
    • Utilitaires
    • Auto
    • Médical
    • Animal de compagnie
    • Entreprise
    • Accueil
    • Les taxes
    • Finances
  2. 2 Demandez à vos collègues de vous conseiller sur les armoires de travail. Il peut y avoir des conventions spécifiques à l'entreprise pour organiser les papiers. Sinon, classer par ordre chronologique ou alphabétique. Demandez à vos collègues de travail quels systèmes fonctionnent le mieux pour eux.
  3. 3 Gardez vos catégories simples. Plus vous obtenez de détails, plus vous avez de fichiers, ce qui signifie plus d'encombrement dans votre armoire. Gardez vos fichiers principaux plus généraux, puis organisez les documents en leur sein. [6]
  4. 4 Décidez si vous souhaitez organiser par nom ou par date. Une fois que vous avez trié chaque papier dans sa pile correcte, commencez à les organiser de manière à ce qu'il soit facile à trouver.
    • Pour les listes alphabétiques, comme les marques sur les reçus, placez les éléments en commençant par A en haut de la pile, jusqu'à Z.
    • Pour les classements chronologiques, comme les dates des déclarations de revenus, placez les documents les plus récents en haut de la pile, en travaillant vers les documents les plus anciens en bas.
  5. 5 Placez chacune de vos piles dans un dossier. Placez les papiers de manière à ce que le document situé en haut de la pile se trouve à l’avant du dossier. Cela gardera les documents dans le même ordre que vous les avez organisés.

Troisième partie de quatre:
Rendre les fichiers faciles à trouver

  1. 1 Étiquetez clairement chaque dossier. Assurez-vous que l’écriture sur l’onglet est grande, lisible et a du sens pour vous et les autres membres de votre bureau ou de votre famille. Utilisez une étiqueteuse pour plus de clarté.[7]
  2. 2 Laissez chaque tiroir tenir sa propre catégorie et étiquetez-la clairement. Divisez vos fichiers entre des tiroirs d'une manière qui vous semble logique, chaque tiroir contenant une catégorie distincte. Chaque catégorie doit contenir des fichiers liés, ce qui vous aidera à trouver les choses plus facilement.
    • L'information financière telle que les documents fiscaux, les dossiers d'investissement et les relevés d'hypothèque peuvent être placés dans un tiroir.
    • Les documents personnels, tels que les certificats de naissance, les passeports et les dossiers médicaux, peuvent être placés dans un autre tiroir.
    • Les manuels d'instructions pour divers articles peuvent aller dans un autre.
  3. 3 Envisagez d'utiliser des dossiers de couleur. Si vous validez la couleur correspondante en mémoire, cela facilitera grandement la recherche de vos documents. Si vous avez déjà des dossiers de manille, ajoutez-leur de la couleur avec des surligneurs ou des marqueurs de couleur. Les étiquettes colorées peuvent être utilisées de manière plus subtile dans le même but.
  4. 4 Utilisez votre système de couleurs pour créer des sous-catégories dans vos tiroirs. Par exemple, un tiroir de documents d'information peut être divisé en dossiers tels que "Manuels électroniques", "Manuels de l'outil électrique" et "Manuels de nettoyage".
  5. 5 Changez votre système si cela n'a pas de sens. Après un mois ou deux d'utilisation, n'ayez pas peur de changer les choses qui ne fonctionnent pas pour vous. Déplacez différents fichiers vers l'avant ou séparez les catégories difficiles à distinguer. N'oubliez pas que votre classeur est un système pour vous et qu'il doit être conforme à votre flux de travail.


Partie quatre de quatre:
Maintien de l'organisation

  1. 1 Soyez proactif pour rester organisé. Portez une attention immédiate au courrier et aux documents dès leur arrivée et, une fois que vous les avez traités, archivez-les immédiatement. [8]
  2. 2 Configurez une boîte de réception sur votre bureau ou à la maison. Parcourez votre courrier une fois par jour. Vous ne perdrez rien de cette façon, et cela ne s'accumulera pas. Le classement ne semblera pas comme une corvée, cela se fait un peu à la fois.
  3. 3 Réorganisez votre armoire souvent. Une réorganisation annuelle est recommandée et vous pouvez même la nettoyer tous les trimestres si vous avez un grand nombre de fichiers. La principale source de fouillis dans les classeurs est d'anciens documents dont vous n'avez plus besoin, alors nettoyez et détruisez les vieilles choses si nécessaire.
  4. 4 Envisagez de convertir certains de vos fichiers en supports numériques. Plus le nombre de documents que vous pouvez conserver au format numérique est élevé, moins vous risquez de vous retrouver dans un classeur. Les bons candidats à la numérisation comprennent les reçus, les preuves de don ou les relevés bancaires. Certains peuvent même être disponibles en ligne déjà. [9]
  5. 5 Créez un document maître. Dans le document, expliquez comment fonctionne votre système de classement et où se trouvent les objets. En cas d'urgence ou de problème imprévu, d'autres personnes doivent savoir comment rechercher vos fichiers. [10]