Un avantage est un événement qui aide à recueillir des fonds pour un organisme de bienfaisance. L'organisation d'une prestation de collecte de fonds nécessite beaucoup de temps de planification et de délibération. Si elle est mise en œuvre avec succès, vous pouvez sécuriser les donateurs pour l’événement et les événements futurs. Pour organiser un événement, prenez le temps de prendre des décisions de base concernant l’événement, planifiez bien à l’avance et continuez à bien fonctionner pendant l’événement.

Méthode One of Three:
Faire des décisions

  1. 1 Découvrez la cause que vous soutenez. Le meilleur moyen d’inspirer les gens à faire un don est de s’en préoccuper. Plus vous en savez sur votre cause, plus les autres seront inspirés pour vous aider.
    • Vous en savez peut-être déjà beaucoup sur votre cause. Cependant, il ne peut jamais nuire à vous éduquer davantage. Passez du temps à lire à propos de quoi vous collectez des fonds. Essayez de vous tenir au courant de toutes les recherches et articles d'actualité sur le sujet.[1]
    • Vous pourriez également vouloir étudier la recherche sur la collecte de fonds et les avantages eux-mêmes. Essayez de garder une trace des types de collectes de fonds qui ont réussi dans le passé. Quels types de gadgets, de divertissements, de ventes aux enchères et d’autres types d’avantages ont toujours été couronnés de succès concernant ce type d’événement?[2]
  2. 2 Déterminez le type d'événement. Avant de planifier d’autres avantages, vous devez déterminer le type d’événement que vous hébergez. Les avantages se présentent sous diverses formes. Essayez de choisir un avantage réalisable compte tenu de vos ressources et adapté à votre cause.
    • Les plus petits événements se présentent généralement sous la forme de ventes de pâtisseries, de lave-autos, de foires d'artisanat, de concours de beauté, de concours de karaoké et d'autres compétitions à petits enjeux. Ces événements sont assez faciles à planifier et ne coûtent pas cher à mettre en place.
    • Si vous êtes à la recherche d'un événement plus important, un concert-bénéfice, une dégustation de vins et de plats, un tirage au sort, un encan silencieux ou un bal chic. Ces événements sont généralement plus compliqués et coûteux, mais ils peuvent rapporter plus d’argent en fonction de votre région et des donateurs ciblés.
    • Recherche avant de faire des plans. Voyez quels types d'événements d'autres organismes de bienfaisance ou organisations de votre région lancent. Si un organisme de bienfaisance organise un concert-bénéfice au moment même où vous planifiez votre événement, vous pouvez choisir un type d'événement différent pour éviter la concurrence.
    • Gardez à l'esprit les valeurs de l'organisation que vous hébergez avant de prendre une décision. Vous ne voulez pas choisir un type d'événement qui ne correspondrait pas aux valeurs de votre organisation. Si vous organisez un avantage pour un centre de toxicomanie local, vous ne voudrez probablement pas organiser une dégustation de vin. Si vous offrez un avantage à une organisation de protection des animaux, un dîner de bifteck ne sera peut-être pas une bonne idée.
  3. 3 Regardez dans les lois et les règlements. Des facteurs tels que les taxes, les permis, l’achat et la vente de nourriture et d’alcool, ainsi que d’autres aspects de la gestion des avantages sont tous influencés par les différentes lois et réglementations. Ces normes varient selon les États. Assurez-vous de revoir les lois locales. Envisagez de faire appel à un avocat si vous ne comprenez pas la légalité de vos choix. Arrêtez-vous à votre palais de justice local et demandez des informations sur les lois et règlements concernant les événements et les avantages. Vous pouvez également consulter le site Web de votre gouvernement d’État.
  4. 4 Construire une équipe Vous ne pouvez pas exécuter un avantage par vous-même. Une fois que vous avez pris une décision concernant le type d'événement, créez une équipe pour concrétiser votre idée.
    • Considérez combien de volontaires seront nécessaires. Un petit événement simple comme un tirage au sort ne nécessite que quelques travailleurs. Cependant, les grands événements nécessiteront plus d'aide.
    • Rechercher des personnes avec une variété de compétences. Essayez de répartir les tâches liées à la conduite de votre événement dans une série de catégories: collecte de fonds, publicité, relations publiques, etc., et évaluez le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin dans chaque équipe.
    • Vous pouvez recruter des volontaires de plusieurs manières. Les collèges et les universités ont beaucoup d'étudiants à la recherche d'expérience et de reprise de construction. Si vous faites partie d'une organisation liée à la cause, de nombreuses personnes seraient probablement heureuses de vous aider. Demandez à des amis que vous connaissez avec des compétences spécifiques. Disons que votre cousin Michael travaille en tant que coordinateur des médias sociaux pour une entreprise locale. Voyez s'il peut vous aider avec les aspects en ligne de la publicité.
    • En outre, considérez toutes les personnes dont vous aurez besoin pour bénéficier des avantages le jour même. Avez-vous besoin de serveurs, de barmans, de musiciens, de coordinateurs de scène?

Méthode deux sur trois:
Planification de l'événement

  1. 1 Définissez une date et une heure pour votre événement. Au début, vous devez décider de la date et de l'heure de votre événement. Ce sont des informations essentielles au fur et à mesure que vous réservez un emplacement et que vous faites de la publicité.
    • Faites des recherches sur votre public et votre type d'événement. Si vous organisez un concert-bénéfice avec de l'alcool, il peut être judicieux de planifier l'événement un soir de fin de semaine. Si vous organisez une vente de pâtisseries et vendez des aliments dans une épicerie locale, une nuit de semaine pourrait être une meilleure option. Renseignez-vous auprès du magasin sur leurs plus grandes journées de magasinage.
    • Choisissez une date bien à l'avance. Il faut beaucoup de temps pour planifier un avantage et vous voulez vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour planifier.
    • Profitez des vacances Les gens se sentent souvent plus généreux à l'époque de Noël. Si possible, essayez de planifier un événement autour de Noël.
  2. 2 Trouvez un lieu Une fois que vous avez défini une date, essayez de trouver un emplacement. À moins que vous ne planifiiez un événement en plein air, vous devrez trouver un lieu prêt à accueillir votre avantage. Étant donné que vous organisez un événement au profit d'un organisme de bienfaisance, vous pouvez envisager de demander si le site est prêt à faire don de l'utilisation de l'espace ou à offrir un tarif de réservation réduit.
    • Lorsque vous sélectionnez un lieu, vous devez tenir compte de certains facteurs.Quelle est la notoriété du lieu avec votre public principal? Est-ce facilement accessible? Est-ce qu'un terrain politiquement neutre où des personnes d'horizons divers se sentiront à l'aise? Est-ce assez grand pour la participation estimée? A-t-il l'équipement nécessaire pour le type d'événement?
    • Une fois que vous avez déterminé le type de lieu qui conviendrait le mieux à vos besoins, faites une liste d'options. C'est une bonne idée d'avoir 3 ou 4 meilleurs choix, ainsi que quelques endroits sur lesquels vous pouvez vous appuyer. Commencez à faire des appels téléphoniques. Voyez quels lieux seraient prêts à accueillir votre événement, combien ils vous demanderaient et quelles règles et règlements vous devrez respecter. Voyez quel lieu convient le mieux à vos besoins et est le plus viable économiquement.
    • Considérez le coût. Quel est votre budget pour l'événement et que pouvez-vous raisonnablement vous permettre? La plupart des organisations disposent d'un budget pour la réservation d'événements. Gardez ce montant à l'esprit lors de la réservation d'un événement.
  3. 3 Afficher. À mesure que l'événement se rapproche, vous devrez travailler sur la publicité. Outre les moyens traditionnels de publicité, élargissez vos activités au monde de la publicité en ligne et des médias sociaux.
    • Les moyens traditionnels de publicité comprennent les tracts, les publicités à la radio, les prospectus, les invitations personnalisées, les annonces dans les journaux et d’autres moyens physiques de faire passer le message. Budget pour ces types de publicité, surtout si vous habitez dans une zone plus petite.
    • Vous devez avoir une présence sur les médias sociaux, surtout si vous vivez dans une région plus vaste. Les gens dépendent de plus en plus des invitations électroniques et des notifications Facebook pour élaborer des plans. Avoir une page Facebook pour l'événement. Interagissez avec votre public avant l'événement. Partagez les mises à jour sur vos propres plateformes de médias sociaux aussi souvent que possible.
  4. 4 Déterminer les méthodes de don. Si vous prenez des dons à un avantage, vous devez déterminer les méthodes de paiement. Les gens vont-ils payer en espèces? Avec leurs cartes? Les dons sont-ils collectés à l'avance ou les gens sont-ils censés donner de l'argent lors de l'événement? Vous devez le déterminer avant d’organiser l’événement. Vous devriez également trouver un moyen de garder votre argent en sécurité si les gens font des dons sur place. Regardez dans une caisse fermée à clé et assurez-vous qu’un membre du personnel est prêt à garder l’argent.
  5. 5 Prenez des précautions de sécurité. Assurez-vous d'avoir un plan en cas d'urgence ou d'accident. Avoir une trousse de premiers soins à portée de main. Assurez-vous de connaître l'emplacement de la sortie de secours et de l'extincteur de votre site.
  6. 6 Considérez les petits détails. Rappelez-vous tous les petits détails impliqués dans votre événement. Si vous organisez un tirage au sort, gardez à l'esprit que vous devez acheter des billets. Vous devez également trouver un moyen de faire en sorte que les donateurs donnent des petits articles à tirer. Si vous organisez un dîner, calculez le coût de la nourriture, des boissons, du personnel et des invitations.
    • Une liste détaillée, y compris un menu si votre événement aura de la nourriture, vous aidera à garder une trace de tout.

Méthode trois sur trois:
Lancer l'avantage

  1. 1 Arrivez tôt pour vous assurer que tout est prêt. Si vous hébergez la prestation, arrivez quelques heures tôt le jour de l'événement. Vous devez vous assurer que tout est préparé.
    • Vérifiez tous les aspects de l'événement. Y a-t-il suffisamment de chaises et de tables? Tous les interprètes ou conférenciers sont-ils encore en mesure de participer? Les microphones et autres appareils électroniques fonctionnent-ils? Les volontaires connaissent-ils leur travail?
    • Aidez-nous avec la mise en place au début de l'événement et le nettoyage après. Même si vous vous considérez principalement comme un organisateur, les bénévoles qui font du travail physique apprécieront toujours un coup de main.
  2. 2 Garder les invités divertis. Au fur et à mesure de l’événement, assurez-vous que les invités sont divertis. Les invités qui passent un bon moment sont plus susceptibles de faire un don. Ne soyez pas envahissant mais vérifiez à l'occasion que tout le monde passe un bon moment.
    • Balayer périodiquement l'événement en vérifiant toutes les personnes présentes. Si vous remarquez quelqu'un qui s'ennuie, discutez-en un peu. Essayez de les présenter aux autres ou de suggérer quelque chose qu'ils peuvent faire en tant que divertissement.
    • Gardez une trace de la façon dont le divertissement se passe. Vous ne voulez pas réembaucher quelqu'un dans le futur qui s'ennuie des invités ou dont l'acte ne s'est pas bien passé.
  3. 3 Évaluez l'événement après. Après le début de l'événement, passez un peu de temps à évaluer honnêtement votre travail. Si vous souhaitez héberger des avantages à l'avenir, utilisez-le comme une expérience d'apprentissage. Qu'est-ce qui s'est passé le mieux lors de l'événement? Qu'est-ce qui a dépassé le pire? Selon vous, qu'est-ce que vous auriez pu faire de mieux pour aider les choses à se passer plus facilement?