Les courses de charité et les promenades sont un excellent moyen de recueillir des fonds pour une bonne cause. Ils rassemblent les gens et peuvent être l’inspiration dont certaines personnes ont besoin pour être en bonne santé et en forme. Organiser une course peut représenter beaucoup de travail, mais si vous avez suffisamment de temps et un peu d’aide, vous pouvez le faire.

Première partie de cinq:
Sélectionner et travailler avec un organisme de bienfaisance

  1. 1 Identifier un organisme de bienfaisance avec lequel travailler. Votre première étape devrait consister à identifier l’organisme de bienfaisance auquel vous reverserez les bénéfices de votre événement. Vous avez probablement déjà une cause ou même une organisation en tête, mais vous devrez être précis sur votre organisme de bienfaisance cible pour obtenir sa permission d'utiliser son nom. Ajouter le nom d'un organisme de bienfaisance bien connu peut également donner une certaine légitimité à votre événement.
    • Si vous ne savez pas quelle organisation prendre en charge, essayez d'organiser un événement avec un jour ou un mois de sensibilisation correspondant. Par exemple, de nombreuses collectes de fonds pour le cancer du sein ont lieu en octobre, car il s'agit d'un mois de sensibilisation au cancer du sein.
    • Le fait de chronométrer votre événement de cette manière peut également donner à votre événement une exposition publique gratuite (par le biais d'articles de journaux et d'autres couvertures médiatiques).[1]
  2. 2 Contactez l'organisation. Afin de collecter des fonds pour le compte d'un organisme de bienfaisance, vous devez obtenir leur permission. Appelez ou écrivez à votre organisation choisie pour demander son autorisation de commencer à planifier et à organiser votre événement. Ils peuvent également vous aider ou vous guider dans la planification ou la publicité de votre événement.[2]
  3. 3 Élaborez un accord. Les chances sont, l'organisation aura des lignes directrices spécifiques pour les événements de collecte de fonds externes (les événements non directement organisés par l'organisme de bienfaisance). Celles-ci peuvent inclure des règles de budgétisation ou de publicité, des limites sur l'utilisation de leur nom ou une liste spécifique de responsabilités qu'ils auront (ou non).[3] Travaillez avec l'organisation pour définir ces limites et mieux comprendre la relation de votre événement avec eux. Certaines organisations plus avancées peuvent même avoir des formulaires de proposition et d’accord à cet effet. Dans ce cas, veillez à les remplir complètement et avec précision.[4]
  4. 4 Déterminez si les frais seront déductibles des impôts pour les participants. Une chose sur laquelle vous devez vous concentrer lorsque vous travaillez avec un organisme de bienfaisance est de savoir si les frais de course de vos participants seront déductibles des impôts. Les dons exonérés d’impôt peuvent attirer encore plus de participants et aideront certainement à attirer des donateurs plus importants, comme les entreprises locales.

Deuxième partie de cinq:
Fixer des objectifs pour votre collecte de fonds

  1. 1 Fixer un objectif financier. Une grande partie de votre organisation dépendra de combien d'argent vous essayez de collecter. Avant de prendre d'autres décisions, fixez un objectif. Essayez d'être réaliste, surtout si c'est la première fois que vous organisez quelque chose comme ça.[5]
    • Votre objectif financier peut être basé sur un besoin spécifique. Par exemple, si l'église locale a besoin de 5 000 dollars pour réparer le toit, 5 000 dollars pourraient être un bon objectif.
    • Fixer un objectif signifie également créer un budget. Par exemple, vous voudrez peut-être amasser 5 000 $; mais si le coût de l'organisation de la course sera de 2 000 $, vous devrez recueillir 7 000 $ afin de continuer à réaliser votre objectif de collecte de fonds.
  2. 2 Déterminez comment financer les coûts initiaux. Vous aurez besoin d'argent pour payer des choses comme la planification, l'obtention de permis et l'achat de fournitures. Une option consiste à rechercher quelqu'un pour couvrir les frais initiaux. Cette institution peut alors être remboursée du produit avant que l’organisme de bienfaisance ne reçoive sa contribution. Ce souscripteur peut être un sponsor, une banque locale ou, dans certains cas, l’organisation caritative à laquelle vous faites un don.
  3. 3 Définissez une date en fonction de votre objectif financier. Plus vous tentez de récolter de l'argent, plus vous devrez probablement organiser votre course à l'avance. C'est parce que plus de temps vous donne plus de possibilités de faire de la sensibilisation, de créer un soutien et de trouver des commandites.[6]
    • Pour une course plus petite, vous devriez pouvoir organiser l'événement avec un préavis d'environ neuf semaines si votre comité est en mesure de consacrer du temps chaque semaine à l'organisation.
    • Si vous essayez d'attirer un grand nombre de participants de l'extérieur de la ville, vous aurez besoin de plus de temps pour organiser et faire passer le message. Certaines courses comme celle-ci sont planifiées une année entière à l'avance.
    • D'autres événements pourraient être en compétition avec votre événement et attirer des participants de votre course. C'est pourquoi la planification est très importante, surtout pendant les saisons populaires de course.
  4. 4 Choisissez un nom et un thème. Votre race aura certainement besoin d'un nom. Le choix d'un thème est facultatif, mais c'est un excellent moyen de distinguer votre race et de susciter l'enthousiasme des gens.[7]
    • Votre nom peut inclure quelque chose sur l'organisme de bienfaisance dont vous bénéficiez. Par exemple, vous pourriez l'appeler «Le centre-ville 5k pour les animaux» ou «Marche contre le cancer en novembre».
    • Si vous choisissez un thème, assurez-vous que votre nom reflète le thème. Cela pourrait être quelque chose comme «Zombie Run Against Hunger» ou «The Underwear 10k».
    • Certains thèmes populaires demandent aux participants de s'habiller en costumes ou de les faire traverser des obstacles tels que de la boue ou des bombes colorées.
    • Le comité devrait s'entendre sur le nom et le thème et les inclure dans tous les documents promotionnels.
  5. 5 Demandez l'aide de votre magasin courant. S'il y a un magasin dans votre ville qui s'adresse aux coureurs, ils peuvent être heureux d'aider avec certains aspects de l'organisation. Ils ont probablement déjà été impliqués dans des courses locales, alors ils sauront ce qui s'y passe.[8]
    • Le magasin peut être intéressé par le sponsoring de l'événement ou demander un paiement en échange de services d'assistance pour la course. Assurez-vous d'être clair sur le type d'aide que vous recherchez et si vous êtes prêt à payer pour leur soutien.
    • Parlez directement au gérant ou au propriétaire.Quel que soit le type de support négocié, veillez à créer un contrat écrit pour éviter les malentendus.
  6. 6 Choisissez un itinéraire. Le dépistage des itinéraires potentiels peut être le travail d'un membre du comité; Cependant, tous les membres du comité devraient avoir la possibilité de voir les options et d’approuver le choix de l’itinéraire.[9] Rappelez-vous aussi que vous aurez besoin de la coopération de la police ou du gouvernement local si votre itinéraire nécessite des fermetures de routes.
    • Choisissez quelques options de parcours différentes à présenter à la ville. Il est possible qu'ils refusent votre demande de permis si l'itinéraire perturbe trop la circulation ou les affaires. Faites donc vos recherches et comprenez les critères qui seront pris en compte lorsque vous proposerez votre itinéraire.
    • La topographie déterminera en partie qui participe à votre course. Par exemple, si vous choisissez un itinéraire très accidenté, les personnes qui ne sont pas très athlétiques peuvent se sentir intimidées et ne pas s’inscrire.
    • Vous pouvez utiliser des outils en ligne pour cartographier votre itinéraire et vous assurer que la longueur est correcte. Cependant, assurez-vous de marcher ou de conduire vous-même l'itinéraire pour être sûr que c'est un itinéraire viable pour votre course.
  7. 7 Obtenir les permis nécessaires. Vous aurez besoin de permis d’événement ou de licences de la ville ou du comté, selon l’endroit où l’événement aura lieu. Cela peut inclure la police locale pour le contrôle de la circulation ou l'organisation de la fermeture des routes le jour de la course. Obtenir ces permis peut également vous obliger à souscrire une assurance pour la course et votre propre organisation.[10]
    • Si votre itinéraire nécessite des fermetures de rues, plusieurs agences peuvent être impliquées, notamment la police, les pompiers, les conseillers municipaux et le département des transports.
    • Vous devrez peut-être soumettre une pétition pour montrer que la majorité (51% ou plus) des résidences et des entreprises soutiennent les fermetures de routes qui les toucheraient.[11]
  8. 8 Approcher les sponsors potentiels. Les commandites sont un excellent moyen de compenser les coûts de la course. Les entreprises et organisations locales peuvent être enthousiastes à l'idée de soutenir vos efforts lorsque vous expliquez la cause de la course.[12]
    • Vous pouvez rédiger une lettre type demandant des commandites, mais assurez-vous de faire un suivi en personne ou par téléphone.
    • Vous pouvez créer différents niveaux de parrainage avec des récompenses correspondantes. Par exemple, vous pourriez dire: «Pour les dons allant jusqu’à 200 $, nous apposerons votre logo sur tous nos messages électroniques. Pour les dons jusqu'à 500 $, nous apposerons votre logo sur nos t-shirts officiels. »
    • Les entreprises peuvent ne pas être intéressées à donner de l'argent, mais elles peuvent être disposées à faire don de produits, tels que de la nourriture, des boissons, des services ou du matériel de location.
  9. 9 Commencez à promouvoir votre course. Décidez comment vous allez faire passer le mot sur votre course. En cas de doute, utilisez autant de possibilités pour promouvoir votre course que possible. Après tout, plus il y a de participants, plus vous récolterez d'argent.
    • Certaines formes de promotion telles que les annonces à la radio et dans les journaux coûtent de l'argent. Décidez à l'avance si les annonces sont quelque chose que vous êtes prêt à payer.
    • Les médias sociaux sont un excellent moyen de promouvoir votre événement, car il est facile pour les gens de partager les informations et de les transmettre à d'autres.
    • Assurez-vous d'enregistrer votre course sur des sites Web destinés aux coureurs. Ces sites ont souvent des listes de courses auxquelles les gens peuvent s’inscrire et sont très populaires.

Troisième partie de cinq:
Organisation des bénévoles et du personnel

  1. 1 Assembler un comité de planification de base. Organiser une course pour la charité est une grande entreprise. Ne supposez pas que vous pouvez le faire seul. Rassemblez plutôt un groupe de personnes sur qui vous pouvez compter. Ce sera votre groupe de base ou comité.[13]
    • Il n'y a pas de nombre défini de personnes dont vous aurez besoin dans votre comité. Cependant, vous pouvez choisir entre 3 et 7 personnes, selon la taille de l'événement que vous prévoyez.
    • Lorsque vous demandez aux gens de se joindre à nous, soyez clair sur les attentes. Seront-ils invités à recueillir des fonds eux-mêmes? Devront-ils assister à des réunions hebdomadaires ou mensuelles? Seront-ils payés ou font-ils du bénévolat?
    • Choisir des personnes que vous connaissez déjà et en qui vous avez confiance peut être formidable, car vous savez que vous travaillerez bien ensemble. Cependant, il peut aussi être intéressant de recruter des personnes d'autres milieux. Cela peut aider votre collecte de fonds à atteindre des personnes que vous ne rejoindriez pas normalement.
    • Évaluez l'expérience ou l'expertise de votre personnel. Idéalement, vous voulez des personnes qui ont déjà été impliquées dans de tels événements.
  2. 2 Attribuer et déléguer des rôles. Depuis que vous avez lancé le projet, vous pouvez décider si vous attribuez les rôles aux membres du comité, si vous votez tous pour des rôles ou si les gens vont simplement se porter volontaires pour les rôles qu'ils souhaitent. Il peut aussi y avoir plus de rôles que de membres du comité.
    • Assurez-vous que chaque personne a les compétences et les ressources nécessaires pour assumer son rôle. Par exemple, vous ne devez pas affecter quelqu'un pour gérer votre présence en ligne si vous ne connaissez pas les médias sociaux.
    • Si certains rôles doivent être remplis par des personnes ne faisant pas partie du comité, décidez qui trouvera les personnes pour ces rôles et qui communiquera avec eux tout au long du processus de planification.
    • Certains rôles que vous devrez remplir comprennent: la coordination des bénévoles, le webmaster, le trésorier, la liaison avec la presse, le coordonnateur de l'équipement et de la sécurité, et le coordonnateur des aliments et des boissons.
  3. 3 Rencontrez-vous régulièrement pour vous enregistrer. Établissez un calendrier de réunions pour les membres du comité. Même si les personnes ne peuvent pas être présentes en personne, elles devraient pouvoir appeler ou envoyer des mises à jour par courrier électronique et des rapports au groupe avant la réunion.[14]
    • Les réunions ont de grandes échéances. Par exemple, vous pourriez faire savoir à tout le monde que lors de la réunion du mois prochain, le responsable de la localisation devrait avoir trois cours proposés et que le comité des finances devrait avoir au moins un sponsor d'entreprise.
    • Gardez les réunions courtes et ponctuelles. Si les réunions durent ou ne semblent pas efficaces, les gens seront moins susceptibles de les prendre au sérieux.
  4. 4 Commencez à recruter des volontaires. Ce travail peut être un rôle assigné à un membre du comité, mais tout le monde devrait aider au moins un peu. Si chaque membre du comité peut recruter deux ou trois personnes pour faire du bénévolat, vous aurez déjà un groupe beaucoup plus important que vous ne le feriez autrement.[15]
    • Essayez de recruter des bénévoles par l'entremise de l'organisme de bienfaisance que vous soutenez. Par exemple, si vous collectez des fonds pour un refuge pour animaux local, voyez s'ils passeront votre appel à des volontaires sur leur liste de volontaires et de personnes ayant adopté des animaux.
    • Dites aux volontaires qu'ils peuvent faire du bénévolat de plusieurs manières. Par exemple, même si une personne n'est pas disponible le jour de la course, elle peut encore aider à préparer des sacs à surprises la semaine précédente. Certaines personnes peuvent ne pas vouloir aider du tout avant la course mais seront heureuses de distribuer de l'eau aux coureurs pendant la course.
    • Faites du bénévolat Si possible, offrez des rafraîchissements aux bénévoles et organisez un événement pour les remercier et honorer leur travail.

Partie quatre de cinq:
Se préparer pour le jour de la course

  1. 1 Suivre les inscrits. L'inscription en ligne est la manière la plus simple de s'inscrire pour la course. Il existe de nombreux outils en ligne que vous pouvez utiliser pour suivre et organiser les participants. L'inscription en personne est également importante.
    • Gardez à l'esprit que certaines personnes (en particulier les personnes âgées) peuvent avoir du mal à s'inscrire en ligne. Vous pouvez faire des enregistrements papier disponibles dans votre magasin de course local et dans les gymnases locaux ou au siège de l'organisme de bienfaisance dont vous bénéficiez.
    • Vous pouvez également autoriser la journée d'inscription sur le site de la course. Cependant, vous devrez planifier cela en veillant à ce que vous ayez suffisamment de sacs, de nourriture et d'eau pour accueillir les participants supplémentaires.
    • L'inscription est probable lorsque vous collecterez également de l'argent auprès de personnes. La plupart des parcours exigent des frais pour participer (entre 15 et 75 dollars, selon l’échelle de la course). Cet argent d'enregistrement est ce qui couvrira vos coûts et sera ensuite donné à une œuvre caritative.
    • Certaines races demandent aux participants de solliciter des dons de leurs amis ou de leur famille. Par exemple, une personne peut amener ses collègues à chaque promesse de 1 $ par kilomètre qu’ils ont parcourue. Cet argent est alors donné au lieu de (ou en plus) des frais d'inscription.
  2. 2 Réservez tout l'équipement nécessaire. Une course peut sembler très simple de l'extérieur, mais il est probable que vous devrez louer du matériel pour le grand jour. Presque toutes les courses utilisent un chronomètre professionnel pour que les coureurs puissent voir leur heure de fin.[16]
    • Vous aurez probablement aussi besoin de réserver des choses comme des toilettes portables, des tentes pop-up (pour l'ombre ou la protection contre la pluie), un système de sonorisation pour la musique ou les annonces, etc.
    • Soyez clair avec la société de location si vous devez ramasser et déposer le matériel ou s'il vous le livre.
  3. 3 Commander des cadeaux. Les courses offrent presque toujours aux participants une sorte de jeton ou de souvenir pour montrer qu'ils ont participé. Il peut s’agir de T-shirts, de chapeaux, de porte-clés, de fourre-tout ou de frisbees. Vous pouvez également obtenir des coupons donnés par des entreprises locales que vous pouvez inclure dans des sacs cadeaux.[17]
    • Assurez-vous de ne pas dépenser trop d'argent sur les cadeaux. Cela peut manger dans votre collecte de fonds!
  4. 4 Organiser les premiers secours. Vous devez absolument avoir les premiers secours disponibles lors d'une course. Cela signifie avoir des ambulanciers agréés ou un autre personnel médical sur place et des fournitures de premiers secours adéquates disponibles en cas d'urgence.
    • Votre ville pourrait vous demander d’avoir une ambulance sur place.
    • Les fournitures de premiers secours de base pour une course devraient inclure des choses comme la glace, les pansements, les pansements, les onguents d'antibiotiques, les stylos epi pour les piqûres d'abeilles et les inhalateurs d'urgence.
  5. 5 Mettre en place le cours. Vous aurez besoin de lignes de départ et d'arrivée clairement définies. Cependant, vous devrez également mettre en place tout au long du cours. Reportez-vous à votre permis pour savoir quand vous êtes autorisé à commencer la configuration. Vous pourrez peut-être régler certaines choses la veille ou vous devrez peut-être le faire toute la matinée de la course.[18]
    • La plupart des courses incluent des marqueurs de mile tout au long de la course afin que les coureurs puissent suivre leurs progrès.
    • Vous aurez besoin de stations d'eau tout au long de la course. Selon la durée de la course, vous aurez peut-être besoin de toilettes portatives le long du parcours ou de stations qui ont des boissons pour sportifs ou des gels pour aider les coureurs à se ravitailler.

Partie cinq de cinq:
Nettoyage et don

  1. 1 Assurez-vous que tous les déchets et déchets de la course sont enlevés. Cela devrait être fait immédiatement après la fin de la course. Tous les déchets doivent être emballés et jetés ou recyclés de manière appropriée. Assurez-vous d'avoir un plan pour vous débarrasser des ordures une fois qu'elles sont recueillies.[19]
    • Vous devrez peut-être louer une benne à ordures ou apporter vous-même les déchets à la décharge.
    • Essayez d'avoir une équipe de bénévoles dédiée uniquement au nettoyage. Il est probable que ceux qui ont participé à la mise en place et à la course seront fatigués à la fin de la course. C'est génial d'avoir un équipage plein d'énergie pour s'occuper des choses une fois la course terminée.
    • Essayez toujours de laisser un espace meilleur que vous l'avez trouvé. Même si une partie de la portée n'a pas été causée par la course, ramassez-la. Cela vous gardera dans les bonnes grâces du gouvernement local, si vous voulez planifier une autre course l'année prochaine.
  2. 2 Retourner tout le matériel de location. Vous devrez peut-être quelqu'un pour rester avec l'équipement et attendre qu'il soit ramassé. Ou bien, vous devrez peut-être une équipe de volontaires la charger dans des véhicules et la retourner. Assurez-vous qu'il a été nettoyé et qu'il fonctionne correctement avant de le retourner.[20]
    • Pour des choses comme l'équipement audio, assurez-vous que tous les cordons et toutes les pièces supplémentaires sont retournés avec les plus gros morceaux. Vous devrez payer une lourde somme s'il manque des pièces.
    • Assurez-vous de retourner tout l'équipement à temps. Vous pouvez être facturé un jour supplémentaire ou plus pour avoir retourné quelque chose même quelques heures en retard.
  3. 3 Rembourser tout remboursement ou salaire. Si quelqu'un a utilisé son propre argent pour acheter des articles pour la course, assurez-vous qu'ils sont intégralement remboursés. S'il y avait des membres du personnel rémunérés, assurez-vous qu'ils reçoivent le paiement qui leur a été promis.[21]
    • Assurez-vous de collecter les reçus de toute personne que vous remboursez. Vous devez les conserver à des fins fiscales et également pour les incorporer dans votre documentation du budget.
    • Cette mesure devrait être complétée par le trésorier ou le comité de trésorerie s’il y en a un.
  4. 4 Faites un don à l'organisme de bienfaisance de votre choix. Maintenant vous pouvez enfin écrire le chèque. Une fois tous les coûts couverts, le reste de l’argent doit être remis à l’organisme de bienfaisance. Appelez-les et faites-leur savoir combien vous devez faire un don. Découvrez comment et quand serait commode pour eux de recevoir l'argent.[22]
    • Ne gardez pas d’argent supplémentaire pour vous si cela n’a pas été explicitement discuté par le comité organisateur.
  5. 5 Envoyer des remerciements. Il a probablement fallu beaucoup de mains pour que cette course ait lieu. Dites à tous combien vous êtes reconnaissant pour leurs efforts et leurs dons. Une simple carte de remerciement ou un appel téléphonique suffit généralement.[23]
    • Pour les plus grandes sociétés commanditaires, vous voudrez peut-être envoyer une plaque ou autre chose à afficher sur leur lieu de travail.
    • L'envoi d'un courrier électronique de masse est également acceptable pour les participants.
  6. 6 Évaluez l'événement pour référence future. Si vous pensez pouvoir organiser un autre événement comme celui-ci, asseyez-vous avec le comité et discutez de la manière dont les choses se sont passées. Il est probable que vous ayez tous beaucoup appris et que vous ayez des idées pour améliorer les choses la prochaine fois.[24]
    • Vous voudrez peut-être demander des commentaires aux participants et aux bénévoles. Ils peuvent vous informer de leur expérience et de ce qui pourrait l’améliorer la prochaine fois.
    • Même si certaines choses peuvent être améliorées, soyez fier de vous. Organiser votre première course est un grand accomplissement.