Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour identifier les points à traiter, organiser vos idées et hiérarchiser vos tâches. Ces étapes peuvent vous aider à améliorer votre productivité dans votre propre environnement et dans les environnements coopératifs. Commencez par prendre des mesures actives pour améliorer la gestion du temps, mais n'oubliez pas de maintenir un état d'esprit productif et de communiquer clairement avec toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez.

Méthode One of Three:
Augmenter votre productivité

  1. 1 Faites des listes de choses à faire. Les listes vous aideront à identifier, à organiser et à vous attaquer aux choses que vous devez accomplir pour faire avancer les choses. Réévaluez constamment l’importance de tout ce qui figure sur votre liste. Vos responsabilités, ainsi que le niveau de priorité de certaines responsabilités dans votre vie, changent constamment. Gardez vos listes ordonnées en fonction de l'heure à laquelle chaque tâche doit être accomplie, ainsi que du niveau de priorité de chaque tâche.[1]
    • Donnez à vos listes des titres clairs. Par exemple, vous pouvez avoir une liste des choses que vous devez accomplir aujourd'hui, et une autre liste de tâches concernant tout ce qui doit être fait concernant un projet sur lequel vous travaillez.
    • Utilisez Google Spreadsheets ou une autre application en ligne pour suivre toutes les listes que vous conservez, car vous pourrez ensuite vérifier et modifier ces listes à partir de n'importe quel périphérique connecté au Web.
    • Voir l'article de wikiHow sur la manière de créer des listes pour des conseils plus spécifiques sur l'utilisation de listes pour augmenter votre productivité.
  2. 2 Désignez un bloc de temps spécifique pour répondre aux e-mails. Bien que vous ayez probablement besoin de passer du temps à répondre aux e-mails chaque jour, il est également probable que vous passiez plus de temps dans votre boîte de réception que nécessaire, et encore moins productif. Chaque jour, réservez un bloc pour répondre aux e-mails et essayez de ne pas le faire en dehors de ce délai.[2] Par exemple, passez les 30 premières minutes de la journée à répondre aux courriels. Passez ensuite les 15 dernières minutes de la journée de travail à faire de même.
    • Pensez à configurer des notifications «push» sur votre téléphone qui vous avertiront chaque fois que vous recevez un e-mail et vous indiquera uniquement la ligne d'objet. De cette façon, vous pouvez attraper des e-mails importants rapidement, tout en repoussant une réponse à des e-mails moins importants jusqu'à une heure donnée. Désactivez ces notifications si vous constatez qu'elles vous distraient.
  3. 3 Éliminez les distractions. Presque tous ceux qui travaillent sur un ordinateur perdent du temps sur les sites de médias sociaux - que ce soit Facebook, YouTube, Tumblr, Reddit et / ou Google Chat. De même, il est très facile de se laisser distraire par un article de Wikipédia contenant des liens complets ou intéressants, votre source de nouvelles préférée ou un tweet de votre athlète préféré. Si l'un d'entre eux vous dit quelque chose, envisagez de désinstaller les applications pour les coupables les plus courants de votre téléphone. Supprimez définitivement tous les favoris de votre ordinateur de travail qui entraînent une perte de temps.[3]
    • Réduisez le divertissement à l'écran à la maison aussi. Non seulement regarder la télévision vous empêche de faire quelque chose de plus productif, mais cela diminue également la quantité d’activité que vous obtiendriez autrement. Au lieu de tomber sur le canapé lorsque vous rentrez du travail, voyez si certains de vos amis veulent rester dans un parc ou aller au gymnase.
  4. 4 Enregistrez vos pensées et vos idées. Tout comme vos priorités et vos responsabilités évolueront, vos idées et vos projets quant à la manière d’aborder les tâches spécifiques à accomplir varieront également. Afin de garder une trace des idées et des idées que vous avez concernant les projets ou les tâches que vous travaillez, enregistrez tout ce qui vous vient immédiatement à l’esprit.[4]
    • Faites un enregistrement vocal, écrivez une note ou envoyez-vous un e-mail; L'important est de vous entraîner à ne pas compter uniquement sur votre mémoire, notamment en équilibrant de multiples responsabilités!
  5. 5 Ne prenez pas trop à la fois. Essayer d'en faire trop peut réduire votre capacité à faire bouger les choses. Une façon de faire est de simplement refuser de faire un travail supplémentaire lorsqu'on vous demande de réaliser une tâche dont vous ne disposez pas du temps. Bien que vous puissiez avoir l'impression de faire quelque chose de mal en disant non, cela indique en réalité la maturité et la responsabilité lorsque vous pouvez évaluer de manière confortable et précise ce qui vous convient ou que vous refusez.[5] En outre, le multitâche réduit également la productivité. Prendre le temps pour chacun garantit qu'il reçoit toute l'attention dont il a besoin.

Méthode deux sur trois:
Garder une mentalité productive

  1. 1 Valorisez vos heures de travail. À bien des égards, la façon dont vous utilisez votre temps est le facteur le plus important qui affecte votre productivité. En conséquence, prenez l'habitude de considérer votre temps comme un produit précieux que vous ne devriez consacrer qu'à des projets valables. Pour vous aider à adopter un état d'esprit correspondant, commencez par vous demander: «Est-ce productif?» Tout au long de la journée. Cela vous aidera à identifier les choses que vous pourriez faire - y compris la discussion autour du refroidisseur d’eau - qui pourrait vous faire perdre un temps précieux.[6]
    • Arrêtez d'aller à des réunions auxquelles vous n'avez pas besoin d'assister. Si possible, indiquez quelques jours de votre semaine de travail pour des journées «sans réunion» où vous pouvez vous concentrer sur des tâches hautement prioritaires.
  2. 2 Prendre des décisions en toute confiance. Même dans des circonstances d'incertitude, ne laissez pas une incapacité à prendre une décision vous empêchant d'aller de l'avant. Lorsque vous êtes confronté à une décision X ou Y dont vous n'êtes pas certain, optez pour l'option à laquelle vous vous adressez et suivez votre décision de la manière qui, selon vous, vous aidera à accomplir ce que vous vous êtes engagé à faire.[7]
    • Prendre une décision ne vous lie pas nécessairement à un plan d'action. cela vous permet simplement de travailler vers votre objectif. Vous pouvez toujours réévaluer une situation et agir en conséquence à tout moment.
    • Reconnaître que ne rien faire est une décision en soi. Rappelez-vous ce fait pour vous motiver à trouver une meilleure option.
  3. 3 Tenez-vous responsable. Il est certes plus facile de s’acquitter de tâches qui vous concernent uniquement. Cependant, votre satisfaction personnelle dépend fortement de la mesure dans laquelle vous respectez les engagements que vous avez pris envers vous-même. En conséquence, renforcez votre confiance en vous-même en maintenant la discipline et en évitant de vous décrocher.[8]
    • Plus directement, si vous vous dites que vous allez accomplir X avant un certain jour, assurez-vous de le faire.
    • Répondre à vos attentes personnelles signifie faire des sacrifices personnels. Sachez que ces sacrifices en valent la peine, car ils se traduiront par plus de confiance et de productivité.
  4. 4 Identifier les obstacles mentaux à la productivité. Pensez à un problème spécifique que vous souhaitez aborder. Notez-le, même si c'est très général. Par exemple, votre problème peut être: «J'ai du mal à faire bouger les choses». Ce problème est difficile à résoudre lorsqu'il est défini de manière si générale, et vous faites probablement des hypothèses qui vous empêchent de reconnaître ce qui diminue votre productivité. Demandez-vous «Pourquoi j'ai du mal à faire bouger les choses?[9]
    • À la ligne suivante, une réponse aussi précise que possible.
    • Regardez ce que vous avez écrit. Pouvez-vous agir sur votre réponse?
    • Si vous ne pensez pas à des étapes pouvant vous intéresser, comme à vous-même «pourquoi?» Et jusqu'à ce que vous identifiiez une tâche spécifique sur laquelle vous pouvez agir immédiatement.
  5. 5 Insister sur la positivité. Le pouvoir d'une attitude positive ne peut être surestimé. Plus important encore, l'attitude que vous ressentez affecte l'humeur et la productivité de votre entourage. En conséquence, repoussez toutes les pensées négatives dès qu'elles se présentent. Par exemple, remplacez les pensées liées au doute ou à la frustration en redéfinissant vos idées sur un scénario ou une relation de manière positive.[10]
    • À titre d’exemple: un collègue de travail continue de se défouler sur quelque chose, ce qui vous amène à penser à quelque chose comme «nous y retournons». Reconnaissez la négativité dans votre pensée et pensez à une tournure positive du scénario. Ont-ils travaillé un peu plus diligemment ces derniers temps, malgré ce récent dérapage?
    • Articuler des pensées positives qui surviennent. Dites à votre collègue: "Hé, j'ai remarqué que vous aviez fait des efforts supplémentaires ces derniers temps et je l'apprécie!" Cela les incitera à rester au top de leurs responsabilités.
    • De plus, choisissez de passer du temps avec des personnes positives. Lorsque quelqu'un exerce une pression constante sur la moralité de la productivité, envisagez de vous en éloigner, du moins de manière professionnelle. La négativité peut être toxique, non seulement pour votre humeur, mais pour votre capacité à faire avancer les choses.
  6. 6 Baser les décisions et les actions sur la productivité et non sur les sentiments. S'il y a une raison basée sur les émotions, y compris la peur, qui vous empêche de faire bouger les choses dans votre vie, adressez-vous directement à votre santé émotionnelle. Pensez à consulter un professionnel de la santé mentale pour parler de tout ce qui vous dérange ou de tout problème que vous pourriez avoir ou dont vous vous concentrez.

Méthode trois sur trois:
Travailler en collaboration

  1. 1 Parlez ouvertement avec vos collègues. Lorsque vous travaillez ensemble, prenez le temps de parler à ceux qui participeront à la réalisation de cet objectif. Communication ouverte sur qui est responsable de ce qui aidera à améliorer la facilité et l'efficacité avec lesquelles toutes les personnes impliquées sont en mesure d'accomplir leurs tâches spécifiques.[11]
    • Vous voulez maximiser la productivité du temps que chacun passe à travailler sur quelque chose, et cela nécessite une communication directe et fréquente. N'hésitez pas à dire des choses telles que: «Comment réaffecter des tâches pour améliorer notre productivité globale? Peut-être que je peux aider avec _____?
    • Indiquez comment vous ressentez les tâches qui vous sont assignées et demandez toute assistance susceptible d’accroître la productivité globale. Par exemple, «je pense que nous pourrions atteindre ces objectifs plus efficacement si ces responsabilités sont partagées».
  2. 2 Communiquer directement Articuler les façons dont quelqu'un peut faire quelque chose qui diminue votre productivité.[12] Si quelqu'un fait quelque chose qui rend ce que vous faites plus difficile, parlez-en-lui dès que possible. Plus généralement, ne soulevez pas votre opposition ou votre frustration si un obstacle persiste à faire avancer les choses. Au lieu de cela, soyez honnête et direct.
    • Soyez poli, bien sûr, mais assurez-vous également que tout le monde parle clairement et spécifiquement quand il y a des points de vue opposés sur la façon de procéder. Cela diminuera le ressentiment potentiel plus tard.
    • Essayez de dire quelque chose comme «Je pense que nous pouvons être plus efficaces en équipe si _______».
    • Attendez-vous à ce que les autres fassent de même et recevez ces discussions avec respect.
  3. 3 Respecter le processus de prise de décision. Faire la distinction entre le «processus de prise de décision» et le «processus de réalisation des choses» afin de garder tout le monde travaillant pour vos responsabilités partagées. Que vous dirigiez une équipe, un membre d'une équipe dans le cadre d'un projet de coopération ou que vous suiviez l'exemple d'un autre, vous devez agir en fonction de décisions concrètes. Si vous n'êtes pas d'accord avec une décision particulière, exprimez votre point de vue pour vous assurer que votre point de vue est pris en compte, mais comprenez que quelle que soit la décision, vous devez opérer en conséquence.
    • Plus au point: connaître et accepter votre rôle dans une équipe. Même si vous ne faites pas partie d’un processus décisionnel formel, vos contributions peuvent être vitales pour «concrétiser le processus».
    • De plus, si vous cherchez à jouer un rôle décisionnel, démontrez que vous êtes capable de faire avancer les choses et que votre productivité sera reconnue en conséquence.
  4. 4 Assigner des tâches efficacement. Un autre aspect important de la communication ouverte est la mesure dans laquelle cela aidera chacun à savoir qui doit être impliqué et ce qui est nécessaire pour chaque personne en particulier. Si vous dirigez une équipe, attribuez chaque tâche spécifique à accomplir à une personne qui sera chargée de veiller à ce qu’elle soit complétée.[13]
    • Attribuer des tâches en fonction des intérêts et des points de vue exprimés lors des réunions de groupe.
    • Assurez-vous que tout le monde sait ce dont tout le monde est responsable, car cela augmentera la motivation de chacun pour s'attaquer à ses tâches personnelles.