Les voyages de groupe peuvent être des expériences enrichissantes, mais les membres du groupe doivent prendre en charge quelques responsabilités supplémentaires pour que tout se passe bien. Communiquez fréquemment avec les membres de votre groupe pour que tout le monde sache à quoi s'attendre du voyage. Compromis avec eux pour décider d'une destination de voyage et d'activités de groupe. Ensuite, créez un itinéraire pour consolider les plans du groupe. Travaillez ensemble et vous pouvez faire de votre voyage un succès.

Première partie de trois:
Organiser le voyage

  1. 1 Décidez qui va faire le voyage. Avant de planifier votre voyage, déterminez qui veut vous accompagner. Notez tous les noms pour créer un compte courant des membres du groupe. Communiquez avec les membres potentiels du groupe pour vous assurer que tout le monde sait à quoi s'attendre du voyage.[1]
    • Le groupe peut changer au fur et à mesure de la planification du voyage. C'est normal. Mettez à jour le groupe sur toutes les modifications apportées pour vous assurer que tout le monde est sur la même page.
    • La planification d'un voyage pour un groupe d'adultes est souvent un peu différente de celle d'un groupe comprenant des enfants. Il est donc important que tout le monde sache qui voyage.
  2. 2 Convenez des rôles pour chaque membre du groupe. Il est naturel que certains membres du groupe assument des rôles plus actifs. Commencez par nommer un chef de groupe pour garder tout le monde organisé. Le chef de groupe doit être quelqu'un qui sait bien planifier et communiquer. Après cela, répartissez les autres responsabilités au fur et à mesure qu'elles se présentent afin que tout le monde participe… [2]
    • Le responsable du groupe reste généralement en contact avec tout le monde, fournissant des mises à jour au groupe tout en gérant la plupart des tâches détaillées.
    • Décomposer les responsabilités plus loin. Par exemple, choisissez quelqu'un pour gérer la réservation d'un hôtel et une autre personne pour s'occuper de la location de voiture.
  3. 3 Trouvez une gamme de prix que le groupe est prêt à payer. Tout le monde aura un montant d’argent différent qu’il se sentira à l'aise de consacrer au voyage. Demandez à tous les membres du groupe de préciser combien ils comptent dépenser. Puis, compromettez et ajustez vos plans de voyage pour inclure tout le monde. Pour ce faire, concevez votre voyage pour qu'il corresponde aux budgets les plus bas.[3]
    • Par exemple, votre oncle à la retraite voudra peut-être faire une fête dans un hôtel 5 étoiles. Vous vouliez passer un peu de temps pour visiter une plage tranquille. Parlez du voyage pour trouver des moyens de vous procurer ce que vous voulez.
    • En règle générale, les gens paient leurs propres dépenses personnelles, telles que la nourriture et les achats. Pour augmenter le budget de voyage, certains membres du groupe peuvent participer davantage aux dépenses partagées telles que la location de voiture.
  4. 4 Discutez d'une destination de voyage avec votre groupe. Commencez par un emplacement général, tel que l'Europe ou le Mexique, et réduisez-le par la discussion. Demandez à chaque membre du groupe d'indiquer où ils veulent aller et ce qu'ils veulent faire. Utilisez ces détails pour parvenir à un accord satisfaisant le groupe.[4]
    • Pour toute décision, vous pouvez toujours prendre un vote. Laissez la règle de la majorité régler les débats chaque fois que le groupe se retrouve bloqué sur une décision controversée.
  5. 5 Décidez des objectifs de l'activité de voyage. Tout le monde a sa propre idée de ce que devrait être le voyage. Certaines personnes aiment sortir et rester actives tandis que d'autres profitent d'une journée de repos tranquille. Parlez avec votre groupe pour savoir ce que tout le monde veut sortir du voyage. Compromis si nécessaire pour que tout le monde puisse passer de bons moments en voyage.[5]
    • Par exemple, certains membres de votre groupe peuvent vouloir nager dans l'océan alors que d'autres veulent plus d'activités touristiques. Compromis en visitant une station balnéaire à proximité, à proximité de plusieurs autres activités.
    • Un groupe ne doit pas toujours rester ensemble. Par exemple, certains membres du groupe peuvent se retrouver au bord de la piscine pendant que vous partez en tournée.
  6. 6 Recherchez des activités de groupe à votre destination. Chaque membre de votre groupe peut contribuer à la recherche. Regardez en ligne, dans des guides ou dans d'autres ressources pour en savoir plus sur votre voyage. Présentez des détails tels que les activités à proximité, les sites historiques et les coûts. Utilisez ces informations pour commencer à former un itinéraire en rapport avec les objectifs de voyage que vous avez définis précédemment.[6]
    • Pour réduire la quantité de planification que le groupe doit effectuer, envisagez de faire une visite préprogrammée ou d’engager un agent de voyages.

Deuxième partie de trois:
Créer un itinéraire

  1. 1 Décrivez votre itinéraire de voyage sur papier. Évitez d'être ambitieux lorsque vous écrivez l'itinéraire. Rappelez-vous qu'un groupe a tendance à se déplacer plus lentement en y ajoutant plus de personnes. Commencez par dessiner un schéma de base pour le groupe, en laissant des intervalles de temps entre les sessions de voyage, les activités et les périodes de repos.[7]
    • Un moyen simple de créer et de partager un itinéraire est d'utiliser Google Docs. Ajoutez les membres du groupe au document et autorisez-les à le modifier.
    • Quelques applications téléphoniques sont utiles pour créer et partager des itinéraires. Essayez Travefy ou Tripit.
  2. 2 Organisez votre arrivée et votre départ en premier. Le premier aspect à ajouter à l'itinéraire est votre arrivée et votre départ. Si vous devez vous procurer des billets pour voyager, par exemple lorsque vous voyagez, faites-le une fois que le groupe est d'accord sur la date du voyage. Utilisez ces dates comme début et fin, en remplissant la partie centrale du voyage avec des activités.[8]
    • Les arrangements de voyage sont souvent moins chers à faire à l'avance. Par exemple, si vous devez obtenir des billets d'avion, procurez-vous les billets immédiatement pour vous assurer que le prix et le nombre de sièges dont votre groupe a besoin sont bien bloqués.
    • Si vous voyagez dans une entreprise, demandez-leur des rabais de groupe.
  3. 3 Réservez vos logements Ensuite, déterminez où le groupe va rester. Les grands hôtels sont toujours une option, mais cherchez des alternatives. Utilisez de plus petits hôtels, centres de villégiature, villas et maisons louées pour garder le groupe ensemble. Prenez ces dispositions à l’avance pour réserver les hébergements dont le groupe a besoin.[9]
    • Vous pouvez louer des maisons et des condos grâce à des services tels que Airbnb.
  4. 4 Planifiez tout transport dont vous avez besoin. Déterminez comment vous arriverez à l'hôtel ou quel que soit l'endroit où vous avez décidé de rester.Vous devrez peut-être prendre des dispositions spéciales, comme prendre un taxi de l'aéroport à l'hôtel. Notez combien de temps il faut pour aller d'un endroit à l'autre. Louez une voiture, achetez des billets d’autobus ou prenez d’autres arrangements à l’avance.
  5. 5 Écrivez les activités de groupe dans l'itinéraire. Ensuite, commencez à décrire les activités que votre groupe prévoit entreprendre. Cela comprend les visites, les visites et les achats. Laissez un peu de temps tampon entre chaque activité. Réservez toutes les activités qui doivent être organisées à l'avance.[10]
    • Faire une grande activité par jour est un bon moyen de faire des compromis. Être en déplacement tout le temps est difficile, surtout lorsque certains membres du groupe veulent se détendre.
    • Évitez de rendre le programme trop strict. Un horaire trop chargé ou rigide tombe en panne quand quelque chose ne va pas.
  6. 6 Faites vos réservations de restaurant. Appelez les restaurants à l'avance pour qu'ils puissent prendre des dispositions pour votre groupe. Il est difficile pour un restaurant d’accueillir un groupe de huit personnes qui franchissent les portes pendant le dîner. Verrouillez vos réservations pour le plaisir et la sécurité.[11]
    • Vous pouvez utiliser des applications comme Table8 et OpenTable pour réserver des places dans certains restaurants.

Troisième partie de trois:
Se préparer pour le voyage

  1. 1 Décidez comment le groupe restera en contact. Parlez aux membres de votre groupe et proposez un plan de contact. Recherchez des appels internationaux et des plans de messagerie avec votre fournisseur de téléphone cellulaire. En outre, recherchez en ligne pour savoir où le Wi-Fi est disponible à votre destination. Restez en contact en utilisant une connexion Wi-Fi accessible si vous êtes à court d'options.[12]
    • Utilisez une application de messagerie sur votre téléphone pour rester en contact. Les messages texte sont une possibilité, mais vous pouvez également utiliser une plate-forme comme Facebook pour rester en contact via le Wi-Fi.
    • Imprimez les cartes avec le nom de chacun, les informations de contact, les besoins médicaux et toute autre information pouvant être nécessaire à la rigueur.
  2. 2 Assurez-vous que tout le monde a sa documentation de voyage. Le responsable du groupe doit rechercher la documentation nécessaire pour voyager. Tout le monde a besoin d'un passeport pour voyager à l'étranger, mais d'autres formulaires d'identification peuvent être nécessaires pour votre voyage. Le chef de groupe devrait encourager les autres à faire cela à temps.[13]
  3. 3 Rechercher une assurance voyage. C'est une autre tâche pour le chef de groupe. Recherchez en ligne pour trouver des informations et des sociétés vendant des régimes d'assurance. Appelez également les agences de voyages et les compagnies d'assurance nationales pour plus d'options.
    • Une assurance voyage est utile en cas d'urgence. Certains pays, comme Cuba, exigent une assurance pour les voyageurs.
  4. 4 Informez le groupe sur les différences culturelles importantes. Les différences culturelles comprennent la langue, la nourriture et les vêtements. Ceci est particulièrement important si vous voyagez hors du pays. Lisez en ligne sur votre destination de voyage pour connaître les précautions spéciales que votre groupe doit prendre. Assurez-vous que tous les membres du groupe sont conscients de ces différences afin que votre voyage se passe bien.[14]
    • Par exemple, révéler des vêtements est plus mal vu à Dubaï qu’aux États-Unis.
    • Pour gérer les barrières linguistiques, téléchargez une application de traduction telle que Google Translate.
  5. 5 Compilez une liste de problèmes de santé que votre groupe doit connaître. Les membres du groupe peuvent avoir des problèmes de santé uniques ou prendre des médicaments spéciaux. Chaque membre du groupe doit savoir quoi faire en cas d'urgence. Cela comprend les symptômes de problèmes médicaux, les médicaments dont les membres du groupe ont besoin et qui appeler en cas d'urgence. Ayez toujours une trousse de secours, si possible.[15]
    • Chaque membre du groupe est responsable de sa propre sécurité. Cependant, laissez un membre du groupe responsable détenir des fournitures médicales d’urgence au cas où ils en auraient besoin.
    • Les vaccins peuvent être un problème lorsque vous voyagez dans certaines régions Le responsable du groupe doit informer le groupe et s’assurer que tout le monde reçoit ses vaccins avant de tenter de voyager.