Les particuliers et les propriétaires de petites entreprises engagent souvent des entrepreneurs indépendants pour mener à bien des projets à court et à long terme. Avec un entrepreneur indépendant, vous n'avez pas à vous soucier de retenir les charges sociales. Pour engager un entrepreneur indépendant, rédigez un contrat qui définit clairement votre relation et le travail que la personne effectuera pour vous. Une fois que votre entrepreneur a terminé le travail, assurez-vous de remplir les formulaires fiscaux appropriés et d'effectuer les paiements nécessaires pour la couverture des accidents du travail.[1]

Méthode One of Three:
Entrer dans un contrat légal

  1. 1 Recherchez en ligne des formulaires ou des modèles. Lorsque vous rédigez un contrat pour embaucher un entrepreneur indépendant, vous n'êtes pas obligé de partir de zéro. Les agences gouvernementales, cabinets d'avocats et autres services juridiques disposent de formulaires gratuits que vous pouvez copier et adapter à vos besoins.[2]
    • Un modèle conçu pour les entrepreneurs indépendants du même secteur sera plus facile à adapter. Par exemple, si vous engagez un rédacteur pigiste pour produire du contenu pour votre site Web, vous ne souhaitez pas nécessairement utiliser un modèle de contrat conçu pour les entrepreneurs en construction.
    • Idéalement, vous devriez trouver un accord conçu pour être utilisé dans l'état où vous habitez (ou où le travail sera effectué) et rédigé ou révisé par un avocat.
  2. 2 Identifier les parties à l'accord. Votre accord doit inclure les noms légaux de vous et de votre entrepreneur indépendant. Si l'entrepreneur indépendant a une LLC ou une société, utilisez le nom légal de l'entreprise plutôt que le nom individuel de l'entrepreneur.[3]
    • Dans les contrats, il est courant d'épeler les noms juridiques une fois au départ et de faire référence aux parties par des titres génériques tout au long du contrat. Par exemple, vous pouvez vous référer à vous-même en tant que "client" et à l'entrepreneur indépendant en tant que "contractant".
  3. 3 Inclure une période de temps spécifique. Généralement, lorsque vous engagez un entrepreneur indépendant, vous n’avez besoin que de leurs services pour une courte période. Le contrat doit préciser précisément quand la relation contractuelle commence et à quelle date.[4]
    • Même si vous souhaitez que le contrat prenne fin lorsque les travaux sont terminés, vous souhaitez toujours une date limite contractuelle à laquelle le travail doit être effectué.
    • Si vous envisagez une relation à plus long terme, vérifiez la loi de votre état ou consultez un avocat de l'emploi pour savoir s'il existe des limitations dans votre état concernant la durée des contrats.
  4. 4 Décrivez le travail à effectuer. Votre contrat doit inclure une section précisant précisément ce que l'entrepreneur fera pour vous, y compris ce dont il sera responsable et comment son rendement sera évalué.[5]
    • Si l'entrepreneur est tenu d'utiliser l'un de ses propres outils ou ressources, incluez cette information dans votre description du travail.
    • Inclure toute information sur la façon dont le travail terminé sera soumis ou livré à vous, si nécessaire.
  5. 5 Fournir des conditions de paiement. Une section de votre contrat doit indiquer précisément le montant du paiement de l'entrepreneur pour ses services, ainsi que le moment et la manière dont vous effectuez le paiement. Inclure toutes les conditions que vous souhaitez placer sur le paiement final.[6]
    • Par exemple, si vous engagez un entrepreneur pour rénover votre cuisine, vous pouvez verser votre paiement final à l'entrepreneur en fonction de l'inspection des travaux.
    • Inclure le mode de paiement. Si vous payez par l'intermédiaire d'un service tiers facturant des frais, votre contrat doit indiquer si vous ou l'entrepreneur êtes responsable du paiement de ces frais.
  6. 6 Définir la personne en tant qu'entrepreneur indépendant. Tous les contrats avec des entrepreneurs indépendants incluent un langage juridique stipulant que la personne est un entrepreneur indépendant et non votre employé. Il peut comprendre une brève description des responsabilités de l'entrepreneur à la suite de cette relation.[7]
    • Dans certains cas, il suffira peut-être d'inclure une déclaration indiquant «En fournissant des services dans le cadre de cet accord, les parties conviennent que l'entrepreneur est un entrepreneur indépendant et non un employé du client».
    • Certains États peuvent exiger un langage spécifique pour créer une relation d'entrepreneur indépendant. Assurez-vous que tous les formulaires ou modèles que vous utilisez sont légalement valables dans votre état.
  7. 7 Obtenez le contrat signé avant le début des travaux. La signature du contrat avant que l'entrepreneur indépendant commence à travailler pour vous garantit que le contrat régira légalement le travail effectué. Si l’entrepreneur commence à travailler avant de signer le contrat, il pourra plus tard affirmer qu’il a accepté quelque chose de différent.[8]
    • Vous et l'entrepreneur devez tous deux signer le contrat. Une fois toutes les signatures en place, faites des copies du contrat signé pour l'entrepreneur et vos propres dossiers.

Méthode deux sur trois:
Prendre soin des questions fiscales

  1. 1 Utilisez le formulaire SS-8 pour obtenir une détermination formelle de l'IRS. Si vous avez des questions à savoir si la personne que vous avez engagée sera classée comme un entrepreneur indépendant ou un employé, l'IRS prendra une décision pour vous.[9]
    • Le simple fait d'appeler un entrepreneur indépendant peut ne pas suffire. L'IRS évalue les faits dans 3 catégories générales - contrôle comportemental, contrôle financier et type de relation - pour déterminer si quelqu'un est un entrepreneur indépendant.
    • Soit vous ou l'entrepreneur pouvez déposer le formulaire SS-8 à tout moment. Vous énoncez des faits sur la relation sur le formulaire, puis l'IRS évalue ces faits et décide si la personne est un entrepreneur indépendant ou un employé.
    • Si vous avez l'intention de déposer le formulaire SS-8, faites-le dès que possible. Cela peut prendre jusqu'à 6 mois pour que l'IRS puisse évaluer le formulaire et prendre une décision.
  2. 2 Demandez à l'entrepreneur de remplir le formulaire W-9. Le formulaire W-9 est utilisé pour obtenir le nom légal complet et le numéro d'identification fiscale de l'entrepreneur indépendant.Le numéro d'identification fiscale du contractant peut être son numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification d'employeur (EIN).[10]
    • Lorsque l'entrepreneur vous remet son W-9, conservez-le dans vos dossiers pendant au moins 4 ans. Vous devrez peut-être le montrer à l'IRS si des questions se posent avec vos impôts.
  3. 3 Formulaire 1099-MISC si vous payez plus de 600 $ à l'entrepreneur. Lorsque vous payez un entrepreneur indépendant, vous devez soumettre un retour d'information à l'IRS en indiquant combien vous les avez payés. Le fait de payer des impôts sur ce revenu est la responsabilité de l'entrepreneur.[11]
    • Vous pouvez également remplir un formulaire 1099 et l'envoyer à l'employé, bien que vous ne soyez pas obligé de le faire.
  4. 4 Fichier tous les rapports requis avec votre état. Si vous êtes une petite entreprise, vous devrez peut-être produire des rapports d'information auprès des services du travail et des impôts de votre État si vous engagez des entrepreneurs indépendants.[12]
    • Pour savoir quels rapports sont requis, vérifiez auprès du bureau des impôts de votre état ou de l'agence d'emploi de votre état.
    • Les États peuvent avoir des règles différentes de celles de l'IRS, à savoir si un travailleur est classé comme entrepreneur indépendant ou employé à des fins fiscales ou autres. Renseignez-vous auprès du service du travail de votre état ou parlez à un avocat de l'emploi local.
  5. 5 Vérifiez la loi de votre état concernant la couverture d'indemnisation des travailleurs. Dans certains États, vous devez payer pour la couverture des accidents du travail pour les entrepreneurs indépendants. Pour en savoir plus, contactez le département du travail de votre état.[13]
    • Vous pouvez généralement utiliser le site Web du ministère pour savoir si vous êtes tenu de payer une indemnité pour accident du travail. Il peut y avoir une liste de facteurs à prendre en compte, ou un outil que vous pouvez utiliser pour évaluer rapidement si vous devez payer pour la couverture d'indemnisation des travailleurs.

Méthode trois sur trois:
Choisir un entrepreneur indépendant à embaucher

  1. 1 Identifiez ce dont vous avez besoin de votre entrepreneur indépendant. Avant de commencer à chercher un entrepreneur indépendant, prenez le temps de déterminer exactement les compétences dont ils auront besoin pour accomplir le travail que vous avez à leur disposition.[14]
    • L'embauche d'un entrepreneur indépendant peut être différente de l'embauche d'un entrepreneur pour un travail de construction ou un autre poste de travail. Vos méthodes d'évaluation de leurs compétences et de leur expérience seront également différentes.
    • Par exemple, si vous voulez que quelqu'un écrive du contenu pour le site Web de votre entreprise, vous pouvez demander un échantillon écrit à évaluer. Si vous souhaitez également qu'ils conçoivent vos pages de contenu, vous pouvez également rechercher une formation ou des certifications en conception de sites Web.
  2. 2 Demandez à des amis ou à des collègues des références. Si quelqu'un que vous connaissez et en qui vous avez confiance a récemment engagé un entrepreneur indépendant pour des raisons similaires, demandez-lui qui il a utilisé. Une référence peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent en vérifiant les antécédents de quelqu'un.[15]
    • Découvrez quel type de travail fait généralement l'entrepreneur indépendant et combien votre ami ou collègue les a payés.
    • Demandez spécifiquement si votre ami ou collègue a des réserves à recommander à l'entrepreneur indépendant ou s'ils ont des problèmes. Un problème qui ne leur pose pas de problème peut être un problème pour vous.
  3. 3 Faites une vérification complète des antécédents. Même si un entrepreneur indépendant vous a été recommandé, vérifiez les évaluations de l'entrepreneur et découvrez tout ce que vous pouvez sur sa réputation dans l'industrie. Recherchez en ligne pour trouver leur site Web. S'ils ont un portefeuille de projets récents, cela peut vous donner une idée de leur efficacité.[16]
    • S'ils ont des licences ou des certifications, vérifiez auprès de l'agence qui a délivré la licence ou la certification et assurez-vous qu'elle est valide et en règle.
    • Il existe un certain nombre de sites Web, tels que Upwork et Guru, où vous pouvez faire la publicité du travail pour les entrepreneurs indépendants et les indépendants. Les entrepreneurs généralement indépendants font ensuite une offre sur votre projet et vous pouvez sélectionner celui que vous souhaitez utiliser.
  4. 4 Interviewer au moins 3 entrepreneurs indépendants. Parler à plusieurs personnes non seulement vous aide à trouver le meilleur entrepreneur indépendant pour gérer votre projet, mais vous permet également de faire le travail au juste prix. Considérez que vous êtes prêt à payer pour le travail et autorisez les entrepreneurs à soumettre des offres pour le projet.[17]
    • Posez des questions sur leur expérience passée et leur expertise. Découvrez s'ils ont réalisé des projets similaires aux vôtres.
    • Obtenez les noms des clients précédents avec des projets similaires aux vôtres que vous pouvez contacter à propos de l'entrepreneur.
  5. 5 Discutez du projet en détail. Votre entrepreneur indépendant doit avoir une idée précise du travail que vous souhaitez effectuer, des tâches à accomplir et de la durée du travail.[18]
    • Particulièrement s'ils travaillent pour d'autres clients, obtenez une bonne idée du nombre d'heures par jour (ou par semaine) qu'ils peuvent consacrer à votre projet. Si vous en avez besoin pendant certaines heures, faites-le savoir.
    • Soyez clair sur vos attentes pour le projet et vos objectifs à atteindre. S'ils sont obligés d'apporter leurs propres outils ou ressources pour mener à bien le projet, faites-leur savoir cela dès le départ.