Si vous travaillez avec l'association étudiante de votre école, vous pourriez vous retrouver impliqué dans la planification de la danse du retour à la maison. Une école de danse est un grand événement, et bien planifier, c'est non seulement choisir des thèmes et des décorations, mais aussi équilibrer les budgets, réserver des divertissements et aider à coordonner un grand nombre de bénévoles. Le processus de planification peut être long, mais si vous vous assurez d'avoir suffisamment d'aide, d'argent et de temps lorsque vous commencez, vous pouvez organiser une danse réussie.

Première partie de quatre:
Impliquer les gens

  1. 1 Recruter des volontaires. La planification d'une danse demande beaucoup de travail, il est donc préférable d'avoir une équipe de personnes pour vous aider. Formez un comité de 5 à 10 bénévoles qui veulent travailler sur la danse du retour à la maison.
    • Faites participer les officiers de classe. C'est un moyen facile de garantir que toutes les classes ont une voix égale dans le processus de prise de décision.
    • Recruter de l'extérieur du gouvernement étudiant. Si votre organisation le permet, recrutez parmi des étudiants sur le campus qui cherchent à s'impliquer dans des activités de leadership.
    • Associez-vous à d’autres organisations telles que des groupes de personnes ou des groupes de leadership étudiant. Cela vous offre plus de soutien de la part des étudiants et des volontaires potentiels.
  2. 2 Créez une liste de tâches élémentaire. Au fur et à mesure que la planification de la danse progresse, cette liste peut augmenter, mais elle aidera votre équipe à rester sur la bonne voie. Commencer avec:
    • Rendez-vous amoureux
    • Thème
    • Emplacement
    • Décorations
    • DJ
    • Photographe
    • Rafraîchissements
    • Chaperons
    • Budget
    • Conseiller de faculté
  3. 3 Déléguer. Une fois que vous avez vos volontaires, il est important de s'assurer qu'ils savent tous quels travaux doivent être faits. Mettez certaines personnes en charge de certaines questions et déléguez ce qui doit être fait à la bonne personne.[1]
    • Certains travaux, comme choisir un conseiller et un thème, doivent être réalisés en équipe. D'autres, comme obtenir des devis de sites et de photographes, peuvent être gérés par une personne ou un petit sous-comité.
    • Organisez des groupes pour couvrir le lieu, les divertissements, la publicité et la vente de billets, ainsi que la décoration.
    • Vérifiez régulièrement avec votre équipe. Demandez «Avons-nous terminé ce travail?» Ou «Comment allons-nous trouver un DJ?» Chaque fois que votre équipe se réunit pour aider tout le monde à poursuivre sa tâche.
    • Installez un système d'enregistrement pour que les utilisateurs puissent signaler leurs progrès. Disposez d'un espace où vous pouvez rédiger une liste de contrôle complète de ce qui doit être fait ou conserver un calendrier partagé entre votre groupe afin que chacun puisse rendre compte de ses progrès.
  4. 4 Trouvez un conseiller pédagogique. À l'instar d'autres groupes d'étudiants, un comité de retour à la maison aura besoin d'un conseiller pédagogique. Si vous n'êtes pas pré-assigné, trouvez un enseignant en qui vous avez confiance ou qui est recommandé par les autres membres du comité.[2]
    • Votre conseiller devrait être impliqué dans les plans de votre comité. Tenez-les au courant de tout ce que vous faites en leur demandant d'assister à des réunions de planification et en leur fournissant des notes de réunion.
  5. 5 Recruter des chaperons. Les parents bénévoles sont importants non seulement pour surveiller les élèves, mais aussi pour les aider à mettre en place et à exécuter la danse. Demandez à un groupe de parents bénévoles de vous aider le soir de la danse.
    • Vérifiez auprès de votre école le nombre de chaperons dont ils ont besoin par élève. De nombreuses écoles ont leurs propres directives et il est important de respecter les règlements de votre propre école.
    • Travaillez avec l'association parents-enseignants de votre école pour trouver des volontaires. Demandez à assister à une réunion pour pouvoir leur présenter directement l’opportunité et faire circuler une liste d’inscription.

Deuxième partie de quatre:
Planification des finances de la danse

  1. 1 Obtenez des devis Si vous embauchez un DJ, que vous recevez des rafraîchissements, que vous obtenez une aide professionnelle avec les décorations ou que vous engagez un photographe professionnel, commencez à recueillir des devis au moins un mois à l'avance.
    • Renseignez-vous sur les suppléments ou les frais d'équipement, ainsi que sur les tarifs horaires. Renseignez-vous sur ce que vos fournisseurs fourniront et ce que vous êtes censé avoir. Par exemple, vérifiez auprès de votre DJ si elles fournissent le système audio ou si vous devez en louer un ailleurs.
    • Contactez au moins trois options pour chaque fournisseur afin de vous garantir des prix compétitifs.
  2. 2 Faites votre budget. Votre budget dictera beaucoup de ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire. Parlez à votre trésorier du gouvernement étudiant pour mieux comprendre combien d'argent votre comité doit dépenser pour la danse.
    • Demandez à votre conseiller pédagogique de vérifier le budget. Voir si l'école contribuera quelque chose en dehors de l'argent du gouvernement étudiant.
    • Planifiez votre budget pour englober tout ce dont vous aurez besoin. Utilisez les devis de vos fournisseurs ainsi que les plans budgétaires et les reçus des années précédentes pour déterminer le coût de la danse.
    • Ne laissez pas votre budget dépasser le montant disponible. Revoyez souvent votre budget pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
  3. 3 Collecte de fonds Si votre budget ne suffit pas à couvrir le coût de la danse, créez un plan de collecte de fonds avec votre comité. Explorez plusieurs options sur et hors campus.
    • Organisez des ventes de pâtisseries sur le campus pendant les périodes de déjeuner ainsi qu'avant et après l'école.
    • Travaillez avec d'autres groupes d'étudiants pour recueillir des fonds en organisant des événements tels qu'un lave-auto. Les événements qui vous permettent d'entrer dans votre communauté vous offrent davantage d'opportunités d'apporter de l'argent.
    • Demandez aux restaurants locaux s'ils offrent des soirées de collecte de fonds. Certains restaurants proposent des programmes qui donnent un certain pourcentage de profits pour la nuit à une organisation étudiante. Associez-vous à un restaurant local et faites passer le message via des prospectus, des e-mails et des médias sociaux.

Troisième partie de quatre:
Planification de la logistique de la danse

  1. 1 Choisissez un thème. Au moins un mois avant la danse, préparez un thème. Présentez cinq ou six idées thématiques en tant que comité et votez à travers le campus pour que les étudiants puissent choisir leur favori.[3]
    • Obtenez l'approbation de votre conseiller pour tous les thèmes potentiels.Faire disparaître le thème dès le début empêche une éventuelle désapprobation ultérieure.
    • Choisissez des thèmes qui correspondent à l'ambiance de la danse. Si vous voulez une danse plus formelle, un thème Old Hollywood pourrait être plus approprié. Si vous voulez une danse plus décontractée, quelque chose comme Beach Luau pourrait mieux convenir.
  2. 2 Réserver un lieu Que la danse ait lieu dans un hôtel local ou dans le gymnase de l'école, assurez-vous de réserver une salle le plus tôt possible. En déposant une réservation de chambre appropriée auprès de votre école, vous vous assurez d’obtenir l’espace dont vous avez besoin.[4]
    • Faites une copie du contrat de la salle ou de la réservation de la salle pour vos propres dossiers, de manière à pouvoir vous y référer quand vous en avez besoin.
    • Inclure toutes les installations nécessaires sur votre réservation. Si vous avez besoin de la salle de sport, des salles de bains et de la cuisine pour entreposer des rafraîchissements, assurez-vous de les énumérer tous.
  3. 3 Réservez vos fournisseurs. Procurez-vous votre DJ, votre photographe et d'autres personnes dès que le budget est établi. Réservez également tout autre équipement dont vos fournisseurs peuvent avoir besoin, comme les systèmes audio, à ce stade également.
    • Travaillez avec votre conseiller personnel pour vous assurer que tous les contrats sont correctement rédigés et incluent toutes les informations dont votre école a besoin.
    • Conservez des copies de tout contrat ou accord pour examen par votre comité.
  4. 4 Créez un plan de jour. Avant que tout ne devienne trop agité avec le reste du retour à la maison, faites un plan détaillé de la façon dont vous voulez que le jour de la danse fonctionne. Fixez votre jour de plan un mois à l'avance.
    • Ayez un plan détaillé de votre emplacement et comment vous souhaitez décorer.
    • Tracez l'endroit où le DJ doit aller, où la table des tickets est installée, où les lumières doivent être enfilées, et d'autres détails.
    • Créez un plan pour le vestiaire. Décidez où les manteaux seront stockés, où la table sera définie et comment vous étiqueterez les manteaux pour les garder organisés. Assurez-vous également d'avoir au moins un volontaire pour s'occuper de la table et deux pour récupérer les manteaux.
    • Désignez quelqu'un comme coordonnateur de la journée. Cette personne communiquera avec les bénévoles le soir de la danse et réglera les problèmes éventuels.
  5. 5 Aller faire les courses. Obtenez toutes les fournitures dont vous avez besoin pour décorer deux à trois semaines à l'avance. De cette façon, vous avez amplement le temps de trouver des alternatives pour quelque chose si vous ne le trouvez pas localement. Magasinez pour la nourriture le jour ou la veille afin que rien ne se passe mal.
    • Vérifiez auprès des magasins locaux s'ils sont disposés à donner certains articles ou à offrir un rabais à l'école.
    • Mettez des objets plus grands ou des articles périssables en attente. Parlez à votre marché local pour réserver des plateaux de nourriture à l’avance et les ramasser le jour de la danse. Faites de même pour les objets décoratifs plus grands que vous ne pourrez peut-être pas stocker facilement sur le campus.
  6. 6 Vendre des tickets. Commencez à vendre des billets au moins deux semaines avant la danse. Compléter les ventes avec des publicités dans les annonces de l'école, ainsi que des bannières et des affiches sur le campus.
    • Annoncez les dates de vente et les prix des billets à l'avance dans votre journal scolaire, lors de vos annonces scolaires et sur le site Web de votre école ainsi que sur les médias sociaux.
    • Mettre en place une table pour vendre avant et après l'école pendant une demi-heure à une heure, ainsi que pendant les périodes de déjeuner.
    • Créez un calendrier de bénévolat pour vous assurer que la table est dotée de personnel pendant toutes les périodes de vente. Travaillez avec votre trésorier pour obtenir d’autres volontaires, le cas échéant.
    • Commandez votre caisse au moins une semaine avant de commencer à vendre des billets. Discutez avec votre trésorier pour savoir si la caisse sera fournie par l'association du gouvernement étudiant, la direction de l'école ou d'une autre source.

Partie quatre de quatre:
Mise en place de la danse

  1. 1 Préparez-vous pour la semaine avant. La plupart des écoles mènent à leur danse de retour avec une semaine d'esprit de retour à la maison. Les semaines d'esprit impliquent souvent de nombreux événements, alors assurez-vous de savoir qui et quoi vous sera disponible.
    • Discutez avec votre conseiller du personnel de l'équipement tel que des tables et des chaises. Assurez-vous que ceux-ci sont prêts pour vous au moins quelques heures avant la danse afin que vous puissiez vous installer.
    • Discutez avec la direction de l'école pour vous assurer que vos fournisseurs disposent de zones désignées pour se garer, se décharger et se préparer. Rappelez-vous que ceux qui ont un équipement lourd devront être proches du lieu.
    • Créez un plan pour le jour de la danse. Travaillez avec votre comité et tout autre bénévole pour assigner des tâches telles que la mise en place de chaises et la décoration. Assurez-vous que tout le monde connaisse leur travail bien à l’avance.
  2. 2 Mettre en place le lieu Donnez-vous et vos volontaires au moins six heures pour mettre en place la danse. Installez les décorations autant que possible avant l'arrivée de vos fournisseurs.
    • Demandez au DJ, au photographe et aux chaperons d'arriver tôt. Montrez au DJ la zone où ils vont travailler et offrez au photographe une visite de l'espace.
    • Déléguer des tâches aux chaperons, comme aider avec le contrôle du manteau, surveiller la piste de danse ou aider à contrôler la foule. Montrez-leur où ils doivent être et mettez-les en contact avec le coordinateur.
  3. 3 Profitez de la danse Assurez-vous que vous et tous vos bénévoles ayez le temps d’apprécier la danse. Construisez des pauses dans les horaires de vos bénévoles pour que tout le monde ait le temps de s'amuser.
    • Par exemple, laissez un préposé à la billetterie soulager votre coordonnateur pendant un certain temps, une fois que tout le monde est entré, ou demandez à un chaperon de faire le bilan du vestiaire pendant que les préposés au manteau dansent.
    • Vos volontaires sont aussi des étudiants. Donnez-leur le temps de profiter de leurs efforts.
  4. 4 Nettoyez le lieu. Dès que la danse est terminée, commencez à enlever les décorations et à nettoyer. Découvrez ce que les services de votre école prendront en charge et planifiez de faire le reste avec vos bénévoles.
    • Les services d’installations couvrent souvent des choses telles que l’aspiration, le nettoyage et le nettoyage des salles de bains. Les décorations, les tables, les chaises et l'équipement sont souvent la responsabilité du comité de retour à la maison.
    • Apportez des fournitures de nettoyage supplémentaires telles que des serviettes en papier, des sacs poubelles, des éponges et des solutions de nettoyage. Cela aidera à prendre soin des petites marques ou des éraflures autour du lieu.
    • Assurez-vous que toutes les ordures parviennent à une zone de déchets désignée. Demandez à votre école si vous devez planifier un dépôt et un ramassage de benne à ordures pour le nettoyage de l'événement.