Organiser un spectacle équestre est une affaire très détaillée. Indépendamment du niveau de votre spectacle, la délégation et plusieurs mois de planification sont essentiels. Organisez votre personnel et embauchez des fonctionnaires, et réservez un lieu qui correspond à la portée et à la taille de votre spectacle. Nommer un secrétaire de spectacle pour s'occuper de toutes les tâches administratives liées à un spectacle hippique. La planification des urgences et la protection des humains et des chevaux sont des priorités absolues. Rassemblez vos équipes de configuration et de nettoyage le jour de l'événement et assurez-vous que tout le monde est prêt à gérer les problèmes éventuels.

Première partie de six:
Organisation du personnel

  1. 1 Désigner ou engager un responsable de spectacle. Le responsable de la présentation est la personne responsable du fonctionnement général de l'émission. Pour les spectacles de niveau supérieur, les clubs ou associations affiliés exigent souvent que les directeurs de spectacle soient des professionnels formés. Les événements moins formels ne sont pas si stricts sur les exigences de formation.[1]
  2. 2 Nommer un secrétaire de spectacle. Les expositions hippiques comportent une foule de tâches de bureau, allant de la manipulation des documents d’entrée à l’organisation des prix, des numéros de dos et des cartes de juge. Le secrétaire du spectacle devrait être une personne hautement organisée, qui a le sens du détail.[2]
    • Ils auront également besoin d’assistants pour s’acquitter de tâches telles que l’inscription des exposants le jour de l’événement. Vous (ou la secrétaire) pouvez recruter des volontaires de votre club 4-H ou d'une autre organisation affiliée pour combler ces postes.
  3. 3 Sélectionnez un coordinateur de sécurité. Pour les petits événements, le responsable du salon surveille souvent les mesures de sécurité. Cependant, pour les événements qui attirent des centaines de personnes (y compris les exposants et le grand public), un coordinateur de la sécurité doit être nommé et n’a pas d’autres fonctions.
    • Ils gèrent les certificats de santé, travaillent avec le personnel d'urgence, acquièrent une assurance, surveillent la météo, planifient les urgences et s'assurent que les professionnels vétérinaires sont disponibles.
  4. 4 Assemblez une équipe de marketing. Vous pouvez très probablement gérer le marketing et les promotions en utilisant des volontaires. Demandez à quelqu'un avec une expérience en conception graphique de créer un communiqué de presse et des dépliants. D'autres peuvent s'adresser aux entreprises locales pour parrainer l'événement ou faire des dons. Vous aurez également besoin d'une équipe pour poster des dépliants dans les écoles de chevaux, les fermes et autres lieux connexes.
  5. 5 Affecter des préposés aux bénévoles, des membres de l’équipage et d’autres assistants. Le nombre de volontaires dont vous aurez besoin dépendra du niveau de votre spectacle. Les équipes de configuration et de nettoyage sont absolument indispensables. Tout spectacle exige que les participants s'assurent que les participants et les exposants publics se trouvent dans des zones séparées. Si des obstacles doivent être déplacés pendant le spectacle, vous aurez besoin d'un équipage.
    • Le public ne devrait pas se garer près de l'endroit où les exposants installent leurs remorques et gardent leurs chevaux. Ne pas garder le public et les chevaux séparés peut augmenter le risque d'accidents.

Deuxième partie de six:
Embauche de fonctionnaires

  1. 1 Engagez un juge qualifié. Trouvez un juge approprié pour la compétition que vous organisez. Vérifiez auprès de votre club 4-H ou de votre association de compétition, qui publie chaque année des listes de juges qualifiés. Entrez en contact avec un juge, discutez de votre organisation et des détails de l'émission et négociez le paiement.[3]
    • Vous devrez également couvrir les frais de déplacement et de repas. Si le spectacle est un événement de plusieurs jours, vous devrez fournir un hébergement à l'hôtel.
    • Le juge conçoit souvent des plans de cours, alors demandez-leur de présenter des dessins et d'autres exigences bien avant le spectacle.
  2. 2 Nommer ou engager un annonceur. Si le lieu dispose d'un système de sonorisation, vous pouvez simplement faire appel à un volontaire de votre club 4-H ou d'une autre organisation en tant qu'annonceur. S'il n'y a pas de système de sonorisation, engagez un annonceur qui peut fournir son propre microphone, haut-parleurs et autre équipement audio.[4]
  3. 3 Choisissez un gestionnaire de terrain, un maître de cérémonie et des stewards. En fonction de la taille et de la portée de l'émission, vous aurez besoin d'un chef de piste et d'un gestionnaire de terrains pour superviser les classes d'exposants qui entrent et sortent du ring. Ils superviseront également tout repositionnement nécessaire des sauts et autres obstacles.
    • Selon le niveau de votre compétition, vous pourriez être amené à embaucher des stewards professionnels pour assister le juge. Votre club 4-H ou votre chapitre équestre peuvent vous mettre en contact avec des professionnels si un personnel licencié est requis.
    • Si vous prévoyez un spectacle moins formel, vous pouvez nommer des volontaires pour gérer l'anneau.

Troisième partie de six:
Gestion des installations

  1. 1 Choisissez un lieu pouvant accueillir votre spectacle. Pour les plus grands spectacles, réservez un lieu de concours hippique avec des sièges adéquats, beaucoup d'espace pour les remorques des exposants, un parking public et des toilettes. Si vous organisez un plus petit spectacle à votre ferme ou un autre appartenant à un membre de votre club, vous devrez louer des gradins, des chaises pliantes ou d'autres sièges. Vous devrez également louer des toilettes portatives.[5]
    • Les sites de concours hippiques ont généralement des obstacles, mais vous devrez vous assurer qu'ils conviennent à votre compétition spécifique.
  2. 2 Acquérir des sauts, des obstacles et d’autres équipements si nécessaire. Si votre site ne fournit pas d'obstacles appropriés ou si vous organisez le spectacle dans votre ferme, vous devrez louer ou acheter l'équipement nécessaire. Recherchez en ligne pour trouver une entreprise d'approvisionnement dans votre région.[6]
    • Si le site ne propose pas de tracteur pour traîner les équipements en place, vous devrez en louer un ou trouver un membre de votre organisation qui peut en fournir un.
    • Travaillez avec le juge si vous avez besoin d'aide pour décider de l'équipement dont vous avez besoin.
  3. 3 Mettre en place un stand de concessions. Un stand de concessions permettra de garder le ventre plein de vos invités et constitue une excellente opportunité de collecte de fonds. Si le lieu n’a pas de stand désigné, installez des tables, un grill et des glacières. Nommer des volontaires pour travailler le gril et gérer les transactions.[7]
    • Pour économiser sur votre budget alimentaire, demandez aux restaurants et aux épiceries de faire des dons.Contactez-les des mois à l'avance pour qu'ils puissent vous accorder une allocation de bienfaisance.

Partie quatre de six:
Remplir les devoirs de bureau

  1. 1 Distribuer les conditions d'entrée et traiter les formulaires et les frais. Envoyer les conditions d'entrée dans les écoles de chevaux locales, les clubs et les fermes bien avant le spectacle. Le secrétaire sera la personne-ressource pour le traitement des formulaires d'inscription et des frais. Ils utiliseront également les formulaires de saisie pour compiler une liste de classes ou une liste d’exposants organisée selon leur âge et leurs groupes d’événements.
  2. 2 Commandez des rubans, des trophées, des numéros de dos, des badges et des cartes de juge. Le secrétaire devra également commander l'équipement et le matériel requis avant le spectacle. Prévoir un minimum de plusieurs semaines pour l'expédition, il y a donc une marge de manœuvre en cas de commande en souffrance.[8]
    • Vous ne voudriez pas qu'un exposant participe à un concours sans numéro ou présente un prix sans avoir un ruban.
  3. 3 Demandez aux entreprises locales de sponsoriser l'événement. Les commandites sont une autre bonne occasion de collecte de fonds. Atteindre les entreprises locales (les entreprises liées au cheval peuvent être d'un intérêt particulier) à propos de payer pour que leurs noms soient affichés sur la liste des cours ou autrement annoncés lors de l'événement.[9]
  4. 4 Promouvoir le spectacle avec les clubs, les fermes et les médias locaux. Créez un communiqué de presse contenant les détails de l'émission, des informations de contact et des informations sur votre organisation, puis envoyez-le aux journaux locaux et aux chaînes d'informations. Afficher des dépliants dans les entreprises locales, les fermes et les clubs de chevaux. Créez un événement sur Facebook et demandez à votre personnel de partager l'événement sur leurs réseaux sociaux.[10]

Cinquième partie de six:
Gestion des problèmes de sécurité

  1. 1 Décidez si vous avez besoin de personnel d'urgence lors du salon. Si votre émission est affiliée à une association équestre, demandez-leur si elle a besoin de personnel médical. Pour les petits événements, en particulier ceux à proximité d'un hôpital, une équipe d'urgence n'est généralement pas nécessaire. Si vous attendez des centaines de personnes, il est sage d'avoir une équipe d'ambulanciers et une équipe d'intervention d'urgence sur les lieux.
    • N'oubliez pas que vous devez intégrer les frais de personnel d'urgence dans votre budget.
    • Si vous ne disposez pas de personnel d'urgence, contactez les services d'urgence locaux avant l'événement afin qu'ils soient disponibles. Conseillez-leur de ne pas utiliser les sirènes et les lumières en cas d'urgence, car ils peuvent surprendre les chevaux.
  2. 2 Achat d'une couverture d'assurance événementielle. Vous devrez peut-être souscrire une assurance événementielle, en fonction de vos lois locales, de votre lieu et de vos associations affiliées. Même si vous n'êtes pas obligé, il est sage d'assurer votre spectacle si possible.
    • Les exigences minimales en matière d'assurance dépendent de la taille de votre événement, de votre emplacement et des exigences de votre lieu et de votre organisation. Par exemple, l'USEF (US Equestrian Federation) exige une couverture minimale de responsabilité civile générale de 1 000 000 $ et de 50 000 $ en équipement et en biens.[11]
  3. 3 Embaucher un policier ou un autre agent de sécurité. Votre assurance, vos ordonnances locales ou votre organisation affiliée peuvent vous obliger à engager une sécurité pour votre événement. Contactez votre service de police ou de shérif local pour mettre en place un service de sécurité hors service.[12]
    • Si vous n'êtes pas obligé d'avoir un agent en service, vous pouvez engager des gardes de sécurité privés. Bien que ce soit généralement une option plus abordable, gardez à l'esprit que les agents de sécurité privés n'ont souvent pas autant de formation et d'expérience.
  4. 4 Exiger que les exposants soumettent des certificats de santé. Vos exposants doivent soumettre des certificats de santé actuels pour prouver que leurs chevaux sont en bonne santé. Ils doivent présenter une preuve de vaccination antirabique et un test de Coggins négatif.[13]
    • Assurez-vous de les noter dans vos conditions d'entrée.
  5. 5 Avoir un maréchal-ferrant et un vétérinaire présent ou sur appel. Pour les grands spectacles, un maréchal-ferrant ou un spécialiste de la chaussure et un vétérinaire équin devraient installer des stations sur le terrain. Votre association pourrait exiger leur présence. Si vous organisez un petit spectacle, appelez un maréchal-ferrant et un vétérinaire local en cas de problème.[14]
  6. 6 Surveiller les prévisions météorologiques. Une pluie légère n'interférera pas avec certains événements de compétition, mais les tempêtes et la foudre arrêteront votre spectacle. Le coordinateur de sécurité doit surveiller les prévisions avant le spectacle. En cas de mauvais temps, ils doivent suivre les tempêtes à l'aide d'une application mobile radar ou de la radio météo.[15]
    • Il est sage de planifier une date de pluie si vous avez réservé un lieu en plein air.
  7. 7 Inspecter les motifs pour les dangers de sécurité. Plusieurs jours avant l’événement, vérifiez l’anneau, les stalles, les lots et d’autres lieux pour détecter tout ce qui pourrait mettre en danger les chevaux ou les participants. Les exemples incluent des trous, des roches, des objets tranchants et des clôtures brisées. Travaillez avec le lieu pour corriger les problèmes que vous rencontrez.
    • Faites une autre double vérification la veille de l'événement.

Partie six de six:
Lancer le spectacle

  1. 1 Configurez l'équipement et les stations à l'avance. Les sauts de position et autres obstacles la nuit précédant l'événement. Le matin de l’événement, installez les tables d’inscription ou lorsque les exposants reçoivent leurs numéros de dos, leurs listes de classes et de prix, ainsi que d’autres informations. Installez le stand, les glacières et le barbecue quelques heures avant l’événement.
    • Le matin de l'événement, demandez à une équipe de recevoir et d'installer des sièges, des toilettes portatives et d'autres équipements que vous pourriez avoir loués.
  2. 2 Tenir une réunion du personnel au moins une demi-heure avant le spectacle. Assemblez le comité et assurez-vous que les tâches d'installation sont terminées. Parcourez la commande du spectacle depuis les cérémonies d'ouverture et les événements individuels jusqu'à la remise des prix. Examiner les plans de sécurité, les lieux d’urgence et le personnel vétérinaire, et les zones réservées aux exposants.
  3. 3 Dirigez le spectacle et répondez aux problèmes éventuels. Le moment est enfin arrivé! Organiser des cérémonies d'ouverture et des événements individuels, et présenter des récompenses lorsque les scores sont comptés. Soyez disponible pour traiter les problèmes du juge qui a besoin d'une pause dans la salle de bain pour un membre de l'auditoire qui s'évanouit.
  4. 4 Briser les installations. À la fin du spectacle, les exposants chargeront leurs remorques et les invités se rendront à leur voiture. Nettoyez les ordures, décomposez les tables et gérez le retour des obstacles, des tracteurs, des gradins et des autres équipements loués. Si le personnel a le personnel sous la main, travaillez avec eux pour ramener l’espace à ses conditions normales.[16]
  5. 5 Évaluez le fonctionnement de l'émission. Identifiez les moyens de faire en sorte que vos projets futurs soient encore meilleurs. Vérifiez les dépenses et les revenus de l'émission et cherchez des moyens de la rendre plus rentable à l'avenir. Parlez à tous les membres du personnel de ce qui a bien fonctionné et de ce qui doit être amélioré. Posez des questions telles que:[17]
    • Y a-t-il eu des problèmes opérationnels? Les transitions entre les événements individuels se sont-elles bien déroulées?
    • Le spectacle était-il complet? En sureffectif?
    • Les participations des exposants et la participation du public ont-elles été conformes aux attentes? Le spectacle aurait-il pu bénéficier de plus de publicité?