Kaizen est originaire du Japon. Traduit approximativement, le mot signifie "bon changement". Sur le plan conceptuel, il s'agit d'une amélioration continue, personnelle ou professionnelle. Le Kaizen est largement utilisé dans la gestion et l’industrie comme un mot à la mode pour guider les équipes vers le développement et la mise en œuvre de stratégies pour une croissance et une amélioration durables. Quel que soit le contexte, les principaux objectifs de Kaizen sont d'éliminer les déchets, ou «muda», et de clarifier un processus ou une activité donné pour obtenir les meilleurs résultats possibles.[1]

Méthode One of Three:
Suivre la philosophie Kaizen

  1. 1 Faites de petits pas en avant. Le principe de base de la philosophie kaizen est d'introduire des améliorations progressives au fil du temps. Cela nécessite un processus continu et collaboratif d’améliorations progressives pour optimiser la productivité, l’efficacité et / ou la qualité.[2]
    • Cela signifie que vous devez respecter le processus et vous y engager à long terme. Le Kaizen fonctionne mieux lorsqu'il est adopté comme mode de vie ou culture.
  2. 2 Concentrez-vous sur des processus spécifiques et exploitables. Vous pouvez être dépassé par la grande image et l'ampleur des changements globaux que vous souhaitez apporter. Le Kaizen permet de gérer l'ensemble de la situation en la décomposant en améliorations ciblées et mesurables. Cela améliore vos chances de réussite à court et à long terme, ainsi que votre capacité à mesurer vos succès en cours de route.[3]
    • Par exemple, au lieu de procéder à une refonte complète de votre stratégie de vente, vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration d’une méthode à la fois, par exemple en augmentant les ventes à un groupe particulier via des applications de reciblage ou des offres spéciales.
    • Le changement peut être risqué et générer de la résistance. Cette approche peut être particulièrement utile dans les contextes collectifs, car elle permet à tout le monde de prendre part aux changements, car ils ne sont ni alarmants ni drastiques.
    • Cette philosophie exige également que les gens se concentrent sur les processus au lieu de s’attarder sur les résultats. Bien que le but ultime soit d’améliorer les résultats, vous êtes plus susceptible d’y arriver lorsque vous vous concentrez sur la manière d’améliorer le processus.
  3. 3 Éliminez les déchets et les excès. Selon Kaizen, l'un des meilleurs moyens d'améliorer un processus donné consiste à déterminer les étapes à suivre pour réduire le temps perdu ou les ressources associées.[4]
    • Par exemple, si vous essayez d'améliorer votre gestion du temps personnel, vous pouvez identifier les éléments sur lesquels vous passez le plus de temps et évaluer la valeur de chaque activité dans votre vie et / ou votre carrière. Si vous trouvez que la gestion de vos e-mails prend trop de temps par rapport à la valeur qu'ils offrent, vous pouvez prendre des mesures pour que vous passiez moins de temps dans votre boîte de réception.
  4. 4 Passer à l'action. En suivant les principes du kaizen, vous devriez consacrer votre énergie mentale à réfléchir à la manière de faire quelque chose, et non à faire des excuses pour expliquer pourquoi cela ne peut être accompli. Les principes vous demandent de faire ce que vous pouvez faire maintenant et de proposer de nouvelles solutions pour les choses qui ont toujours été considérées comme impossibles à changer.[5]
    • Lorsque vous prenez des mesures pour apporter des changements positifs, Kaizen demande aux gens de ne pas tenir compte des limites de la pensée conventionnelle ou du statu quo. Au lieu de cela, vous devez aborder chaque problème ou objectif selon ses propres termes.
  5. 5 Tirez sur vos ressources mentales. Selon la philosophie kaizen, votre ressource la plus importante pour créer de bons changements devrait être la sagesse plutôt que l’argent. En tant que stratégie, elle met l'accent sur la sagesse collective plutôt que sur le déploiement d'un gros budget pour régler les problèmes.[6]
    • La manière la plus simple de le faire est de rassembler vos pairs ou collègues de travail pour trouver des solutions à des problèmes particuliers qui pourraient être immédiatement mis en œuvre.
    • Par exemple, si vous essayez d'améliorer vos communications internes, vous pouvez travailler ensemble pour créer des serveurs de listes internes, des filtres, des systèmes de marquage et / ou des protocoles qui résoudront plusieurs de vos problèmes sans avoir à acheter de nouveaux logiciels. engager un consultant.
    • À long terme, vous devrez peut-être faire des investissements monétaires, mais Kaizen vous offre la possibilité d’utiliser au mieux les ressources dont vous disposez déjà.

Méthode deux sur trois:
Mettre le Kaizen en action dans votre vie personnelle

  1. 1 Sélectionnez un espace personnel à améliorer. Cela peut être quelque chose d'une mauvaise habitude que vous voulez adresser à un bon comportement que vous voulez cultiver, une compétence que vous voulez développer pour quelque chose que vous voulez réaliser. Une fois que vous avez un objectif en tête, vous pouvez commencer à appliquer le Kaizen pour y parvenir.[7]
    • Par exemple, vous voudrez peut-être améliorer votre condition physique, arrêter de fumer, enrichir votre vie sociale ou passer votre temps libre de manière plus efficace ou productive.
  2. 2 Identifiez les petites tâches spécifiques qui contribueront à votre objectif. Encore une fois, vous voulez aborder votre objectif une étape à la fois, alors commencez par planifier votre première étape. N'essayez pas d'aborder tout ce que vous voulez changer; concentrez-vous sur la réduction de votre objectif en actions ciblées et mesurables que vous pouvez prendre pour vous améliorer.[8]
  3. 3 Prioriser vos actions. Une fois que vous avez énuméré toutes les actions possibles que vous pourriez entreprendre, il est temps de décider de l'ordre dans lequel vous les poursuivrez. Comment vous choisissez de hiérarchiser les tâches est à vous.[9]
    • Si vous vous sentez dépassé, commencez par l'action qui sera la plus facile à mettre en œuvre et à partir de là. Si vous vous sentez motivé, commencez par l'action qui fera la plus grande différence.
  4. 4 Créez un calendrier pour chaque tâche. Vous voulez que chaque étape soit une action que vous développez progressivement en une habitude. Ainsi, au fur et à mesure de votre planification, vous devez déterminer un calendrier pour chaque étape ou action qui définit vos améliorations incrémentielles.[10]
    • Par exemple, si vous essayez d'arrêter de fumer, créez un plan pour réduire votre consommation de cigarettes chaque semaine.
    • Si vous voulez améliorer votre condition physique, commencez petit en prenant l'escalier jusqu'à votre bureau chaque jour au lieu de l'ascenseur. Une fois que vous avez fait cette routine, vous pouvez commencer à faire de l'exercice 20 minutes deux fois par semaine et augmenter progressivement la durée, la fréquence et / ou l'intensité de vos entraînements.
  5. 5 Gardez une trace de vos progrès. Vous voulez pouvoir évaluer votre amélioration au fil du temps. Vous devez donc créer un système pour l’enregistrer.[11]
    • Comme kaizen est une pratique quotidienne, un calendrier est un bon outil pour enregistrer et vérifier vos progrès. Notez simplement ce que vous faites chaque jour pour atteindre votre objectif. D'autres options incluent des graphiques ou des listes de contrôle, afin que vous puissiez voir si vous respectez votre plan.
    • Garder une trace de vos progrès vous permettra également de faire les ajustements nécessaires. Rappelez-vous que kaizen est un processus continu, vous devrez donc continuer à planifier, agir et ajuster au fur et à mesure. Si vous n'obtenez pas les résultats souhaités, il est temps de changer de méthode.
  6. 6 Ajoutez des étapes jusqu'à ce que vous atteigniez votre objectif. Une fois que vous avez optimisé un processus ou intégré avec succès une pratique dans votre vie, il est temps de passer à l'étape suivante qui vous aidera à améliorer l'ensemble.[12]

Méthode trois sur trois:
Appliquer le Kaizen sur le lieu de travail

  1. 1 Identifier les domaines à améliorer. Vous souhaiterez peut-être vous concentrer sur la satisfaction, la qualité, l'efficacité ou la productivité des clients ou des employés dans des services, produits ou services spécifiques. Faites une liste de toutes les zones dans lesquelles vous souhaitez voir les changements positifs, puis choisissez-en un pour commencer.
    • Si vous ne savez pas par où commencer, trouvez un moyen de hiérarchiser vos objectifs. Par exemple, vous voudrez peut-être commencer par les domaines qui affectent le plus vos clients ou avec un domaine qui présente le plus grand potentiel d'amélioration immédiate.
  2. 2 Évaluer les processus actuels. Pour concentrer votre application des principes Kaizen, vous devrez prendre le temps de documenter et d'évaluer les processus de travail existants. Cela devrait inclure l'enregistrement des étapes en cours, le temps et les ressources nécessaires pour chacun, et les résultats globaux du processus.[13]
    • Par exemple, si vous évaluez un processus de conception, vous devez documenter chaque étape du processus, ainsi que le personnel, le temps, l'équipement et les coûts associés à chaque étape. Vous devez également disposer des chiffres relatifs à la production et au profit généré par le processus en cours.
    • De nombreuses entreprises le font par le biais d'une «cartographie des flux de valeur», qui représente chaque étape d'un processus et évalue la valeur et / ou le gaspillage généré par cette étape. Une fois que vous savez à quel point chaque étape fonctionne, il est plus facile d'identifier les points à améliorer.[14]
    • Plus vous avez d'informations, d'entrées et de données sur le fonctionnement actuel d'un processus et sur les résultats qu'il produit, mieux vous serez en mesure de le changer pour le mieux.
  3. 3 Définissez la vision de l'état futur. Lorsque vous essayez d'apporter des modifications dans un domaine spécifique, il est bon de savoir où vous voulez aller. De cette façon, vous pouvez identifier les écarts entre où vous êtes et où vous souhaitez être. Ces lacunes sont précisément là où vous devez mettre en œuvre les principes Kaizen.[15]
    • Par exemple, si vous essayez d'améliorer le service client, vous remarquerez peut-être que votre temps de réponse moyen à une demande en ligne est de 72 heures alors que votre futur État demande un délai de réponse inférieur à 24 heures.
  4. 4 Réfléchissez aux solutions possibles. Une fois que vous avez défini les informations et la vision d'un processus cible, il est temps d'exploiter toutes les personnes associées à ce processus pour trouver des actions potentielles que vous pourriez prendre pour l'améliorer. La participation de nombreuses personnes aux perspectives diverses lors de votre session de brainstorming augmentera vos chances de générer un ensemble de solutions robuste.
  5. 5 Planifier des actions ciblées et mesurables pour créer des améliorations. Décomposez vos plans d'amélioration en une série de petits changements ou d'étapes. Déterminez un délai raisonnable pour la mise en œuvre de chaque changement progressif.[16]
    • Par exemple, si vous essayez d'améliorer la qualité d'un produit particulier, vous pouvez commencer par améliorer le traitement de ses matériaux de base, puis travailler à affiner l'équipement de fabrication, puis améliorer les procédures de contrôle de la qualité.
  6. 6 Déployez la méthode «5S».L'un des plans d'action traditionnels de Kaizen pour l'optimisation des processus en milieu de travail s'appelle la «méthode 5S» - «seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke» en japonais. Les étapes sont: trier, redresser, briller, normaliser et maintenir. En d'autres termes, triez ce qui n'est pas nécessaire, organisez ce qui reste, maintenez le processus propre et sans gaspillage, uniformisez son fonctionnement et continuez à maintenir et à améliorer les normes que vous avez définies.[17]
    • Par exemple, si vous appliquez cela à un processus de fabrication, vous pouvez commencer par éliminer les équipements inutiles de votre site de travail, en vous assurant que les équipements restants sont organisés de manière logique pour les employés et en respectant une politique de maintenance. en place pour garder votre espace nouvellement organisé propre et de haut fonctionnement. Ensuite, vous pouvez utiliser vos améliorations pour désigner un nouveau protocole de fabrication que vous évaluez continuellement pour les modifications possibles afin de le rendre plus efficace.
  7. 7 Rendre le processus de planification aussi inclusif que possible. Toute personne impliquée dans un processus, quel que soit son rang, devrait être impliquée dans la planification et la prise de décision en matière de kaizen. Cela garantit que les personnes qui connaissent le mieux le processus sont disponibles pour offrir des améliorations possibles.Cela signifie également que tout le monde est déjà «impliqué» dans la mise en œuvre de modifications progressives.[18]
  8. 8 Mettre en œuvre le plan d'action et suivre les résultats. Gardez le processus sur la bonne voie en vous assurant que tout le monde a un plan de travail mis à jour ou une liste des activités requises et du calendrier pour chaque étape. Mesurez les améliorations au fur et à mesure que vous vérifiez que le processus fonctionne.[19]
    • Par exemple, si vous appliquez kaizen pour rendre un processus de fabrication plus efficace, vous devez enregistrer le temps économisé et le nombre d'unités produites par heure. De cette façon, vous pouvez vérifier que les modifications mises en œuvre mènent réellement aux améliorations attendues.
    • Kaizen appelle à une évaluation continue d'un processus. Une fois que vous avez effectué le premier cycle d’améliorations, il est temps de vérifier si des modifications ont été apportées ou de voir quelles autres mesures peuvent être prises pour vous améliorer.