L'intégration de votre entreprise dans l'État de New York vous permet d'établir une entité juridique distincte, de limiter votre responsabilité, de réduire votre taux d'imposition et d'améliorer votre accès aux subventions et aux capitaux supplémentaires. Le processus est relativement simple, même si les implications juridiques sont graves. Vous devriez envisager de rencontrer un avocat pour discuter de votre décision.

Première partie de quatre:
Décider d'incorporer

  1. 1 Sélectionnez la structure juridique qui convient le mieux à votre entreprise. Une entreprise n'est pas toujours la meilleure forme commerciale pour chaque entreprise. Avant de prendre cette décision, vous devriez consulter un avocat pour examiner les options et les aspects positifs et négatifs de chacun. Vous avez plusieurs options à considérer:[1]
    • Société. L'objectif principal de la création d'une société est de limiter votre responsabilité personnelle liée à l'exploitation d'une entreprise. Une société sépare vos biens personnels des biens et obligations de la société. Une société peut être à but lucratif ou non lucratif. Dans certaines circonstances, vous pouvez également déposer une société professionnelle (PC).
    • Société à responsabilité limitée (LLC). Une société à responsabilité limitée (LLC) est une sorte de compromis. Il fournit une partie de la protection contre la responsabilité personnelle qui accompagne une société, mais vous déclarerez toujours le revenu dans votre déclaration de revenus personnelle.
    • Entreprise individuelle Cette forme d'opération commerciale est la plus pratique car vous exploitez votre propre entreprise. Aucun dépôt ou création d'entreprise particulier n'est requis. Tous les profits et les pertes font partie de vos déclarations de revenus personnelles. Cependant, vous conservez la responsabilité personnelle de toutes les obligations et responsabilités de l'entreprise.
    • Partenariat. Un partenariat est juridiquement similaire à une entreprise individuelle avec plus d'un individu qui gère l'entreprise. Les partenaires doivent rédiger un accord de partenariat pour répartir les revenus et partager les coûts et les pertes de l'entreprise. Chaque partenaire est responsable de déclarer sa part de revenu dans les déclarations de revenus personnelles.
  2. 2 Choisissez un nom pour votre nouvelle société. Si vous décidez qu'une société est la meilleure forme d'opération commerciale pour vous, vous devez sélectionner un nom. En vertu de la loi de l'État de New York, votre dénomination sociale doit être unique afin d'éviter toute confusion avec les sociétés new-yorkaises existantes.[2]
    • Vous pouvez rechercher la base de données New York Corporation et Business Entity en ligne pour voir si le nom que vous sélectionnez est disponible. Cependant, cette recherche en ligne n'est qu'une indication préliminaire que le nom est disponible au moment de votre recherche, mais il ne réserve pas le nom.
    • La seule méthode pour obtenir l’approbation formelle de votre raison sociale est de soumettre une demande écrite au Département d’État, Division des sociétés, One Commerce Plaza, 99 Washington Avenue, Albany, NY 12231. Dans une lettre, indiquez le nom ou les noms vous souhaiteriez avoir une demande écrite pour faire approuver les noms. Vous devez joindre un paiement de 5 $ pour chaque nom que vous soumettez.
    • Vous ne pouvez pas demander une recherche de nom par téléphone.
    • Après avoir effectué la recherche, la division des sociétés vous répondra par écrit. Vous devriez enregistrer la réponse, en supposant qu'elle soit positive, et la soumettre avec votre déclaration d'entreprise.
  3. 3 Réservez votre raison sociale. Vous pouvez déposer une demande facultative de réservation de nom, qui coûte 20 $. Le formulaire est disponible ici en ligne, http://www.dos.ny.gov/forms/corporations/0234-f.pdf. Une fois votre nom de société réservé, vous devez déposer vos papiers d'entreprise dans un délai de 60 jours ou perdre la réservation. Si vous le souhaitez, vous pouvez prolonger la réservation deux fois, mais chaque extension coûte 20 dollars.[3]

Deuxième partie de quatre:
Préparation du certificat de constitution

  1. 1 Passez en revue le formulaire de certificat d'incorporation préparé. La division des sociétés de New York a préparé un modèle que vous pouvez utiliser comme formulaire pour votre certificat de constitution. Cependant, ce formulaire n'est pas requis. Il satisfait aux exigences minimales pour un dépôt. Vous pouvez choisir de consulter un avocat pour examiner le formulaire et envisager d'ajouter plus d'informations.[4]
    • Le modèle de certificat d'incorporation est disponible à l'adresse http://www.dos.ny.gov/forms/corporations/1239-f.pdf.
  2. 2 Présentez le nom de la société. Le premier élément du certificat de constitution est la dénomination sociale. Vous devez inclure le nom exactement comme vous l'avez vérifié avec la division des sociétés. Le nom doit inclure l'un des mots «Incorporated», «Corporation» ou «Limited» ou l'une des abréviations «Inc.», «Corp.» ou «Ltd.».[5]
  3. 3 Indiquez le but de la société. L'objectif déclaré n'a pas besoin d'être spécifiquement limitatif. En fait, il est préférable que vous fassiez une déclaration suffisamment générale pour permettre à votre entreprise de se développer au fil du temps, sans avoir à déposer de modification au certificat de société.[6]
    • Le modèle de certificat de société contient l'objectif déclaré suivant, qui est acceptable pour presque toutes les sociétés: «Le but de la société est de se livrer à tout acte ou activité légal pour lequel une société peut être organisée en vertu du droit des sociétés. La société n'est pas formée pour se livrer à un acte ou à une activité nécessitant le consentement ou l'approbation d'un représentant de l'État, d'un département, d'un conseil, d'une agence ou de tout autre organisme sans ce consentement ou approbation.
  4. 4 Indiquez le comté où se trouvera le siège social. Vous n'avez pas besoin de signaler une adresse postale. Seul le nom du comté est requis. Si vous prévoyez faire des affaires dans l’État, indiquez le comté où seront situés les principaux bureaux de la société.[7]
  5. 5 Désignez le nombre d'actions autorisées. Chaque société doit déclarer le nombre d'actions que la société sera autorisée à émettre. La désignation doit indiquer si les actions sont autorisées «avec valeur nominale» ou «sans valeur nominale».[8]
    • Les actions «sans valeur nominale» peuvent être vendues à tout prix.
    • La part «avec valeur nominale» doit avoir une valeur de prix définie et ne peut être vendue ou négociée pour une valeur inférieure à cette valeur.
    • Le modèle de certificat de constitution de New York suggère de déclarer 200 actions, sans valeur nominale. C'est ainsi que la plupart des nouvelles entreprises commencent.
    • Vous devriez rencontrer un avocat pour discuter de votre planification et de vos stratégies relatives à l’émission d’actions de sociétés.
  6. 6 Nommez le secrétaire d'État pour le service du processus. À New York, toutes les sociétés doivent autoriser le secrétaire d'État à agir en qualité de mandataire. Cela signifie que toute procédure judiciaire contre la société peut être présentée au bureau du secrétaire d'État. Le secrétaire d'État transmettra ensuite les documents à l'entreprise. En plus de nommer le secrétaire d’État, vous devez fournir une adresse à la société à laquelle le secrétaire d’État peut faire parvenir tout avis juridique.[9]
  7. 7 Indiquez le nom, l'adresse et la signature de chaque fondateur. Les fondateurs sont les personnes qui rédigent le certificat de constitution. Ils peuvent ou non servir en qualité de dirigeants de la société. Les adresses personnelles de chaque fondateur doivent être incluses.[10]
  8. 8 Inclure le nom et l'adresse postale du déposant. C'est la personne qui dépose officiellement le certificat de constitution. Vous pouvez désigner l'un des fondateurs ou l'un des agents comme déposant. C'est la personne qui recevra le récépissé de dépôt lorsque la Division des sociétés le retournera.[11]
    • Le déposant doit être une personne. Vous ne pouvez pas désigner la société elle-même comme déposant de ses propres statuts constitutifs.

Troisième partie de quatre:
Dépôt électronique des statuts de constitution

  1. 1 Utilisez le système de dépôt en ligne du Département des sociétés de l'État de New York. Vous pouvez accéder au système de classement d'entreprise en ligne à l'adresse https://appext20.dos.ny.gov/ecorp_public/f?p=201:17. Lorsque vous commencez, vous devriez avoir un brouillon complet du certificat de société avec vous, de sorte que vous ayez toutes les informations en main pour compléter le dépôt en ligne.
    • Le système de dépôt en ligne est disponible du lundi au vendredi, de 6h00 à 19h30.[12]
  2. 2 Sélectionnez «Domestic Business Corporation».»Sous la rubrique« Dépôts en ligne », vous sélectionnez« Domestic Business Corporation »pour commencer à créer votre certificat de constitution en ligne.[13]
  3. 3 Choisissez le classement que vous avez l'intention de soumettre. Pour la plupart des dépôts, vous sélectionnez la première option, «Certificat de constitution en société pour une société commerciale domestique». Les deux autres options concernent une société à responsabilité limitée (LLC) ou une société à prestation domestique.[14]
  4. 4 Procédez à votre dépôt en ligne. Chaque écran successif vous invitera à fournir certaines informations pour créer votre nouvelle société. Répondez à chaque question attentivement et complètement.[15]
    • Si nécessaire, vous pouvez sélectionner le bouton «Enregistrer pour plus tard» au bas de l’écran pour enregistrer les informations que vous avez saisies et vous permettre de quitter l’écran et de revenir plus tard pour terminer.
    • Sachez que votre dépôt n'est pas effectif tant que vous n'avez pas rempli et soumis l'intégralité du document.
  5. 5 Vérifiez toutes les informations et sélectionnez «Continuer».”Après avoir entré toutes les informations pour le certificat de constitution, examinez-les attentivement. Assurez-vous d'avoir entré les réponses dans tous les champs obligatoires et que vous avez correctement épelé le nom de la société. Une fois que vous êtes satisfait de toutes les informations, sélectionnez le bouton «Continuer» au bas de l'écran.[16]
    • Tapez le nom légal de l’incorporateur dans la case de la signature.
  6. 6 Passez en revue le certificat de constitution complété. Après avoir entré toutes les informations, l'écran suivant vous montrera le formulaire rempli du certificat de constitution. Examinez-le attentivement pour vous assurer de son exactitude et de son exhaustivité. Le dépôt n'est toujours pas terminé et vous pouvez revenir à l'écran précédent pour apporter des corrections en sélectionnant le bouton «Retour» au bas de l'écran.[17]
    • Vous pouvez sélectionner le bouton «Aperçu avant impression» pour afficher le certificat d’incorporation tel qu’il apparaîtra sur papier.
    • Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez «Continuer» au bas de l'écran.
  7. 7 Fournissez vos informations de paiement. Après avoir passé à l'écran suivant, vous serez invité à saisir certaines informations requises pour payer les frais de dépôt. Les frais pour le dépôt d'un certificat de constitution sont de 125 $. Il y a également un impôt minimum de 10 $ pour 200 actions sans valeur nominale. Si vous identifiez plus d'actions, la taxe augmentera. Le montant est calculé pour vous dans le cadre du dépôt en ligne lorsque vous entrez le nombre d'actions.[18]
    • Si vous avez déjà un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), vous êtes invité à le fournir. Ce n'est pas nécessaire pour déposer le certificat de constitution, mais si la société va avoir des employés, vous en aurez besoin éventuellement.[19]
    • Fournissez les informations de votre carte de crédit et votre adresse e-mail pour confirmation.
    • Cliquez sur la case pour autoriser le paiement.
  8. 8 Finalisez votre classement d'entreprise. Une fois que toutes les informations sur le paiement sont complétées et que vous avez autorisé le paiement à partir de votre carte de crédit, sélectionnez le bouton "Fichier Document" en bas de l'écran. Cela finalisera votre dépôt et facturera votre carte de crédit pour les frais de dépôt.[20] Un reçu pour le dépôt sera envoyé à votre adresse e-mail.

Partie quatre de quatre:
Dépôt du certificat de constitution par courrier, par télécopieur ou en personne

  1. 1 Préparez le certificat d'incorporation dans le format approprié. Le certificat de constitution doit être dactylographié sur du papier blanc standard de 8 1/2 x 11 pouces. Le document doit être intitulé «Certificat d’incorporation de (Nom) Corp.». Chaque élément d’information distinct doit figurer dans un «Article» distinct, tel qu’il est démontré sur le formulaire-type.[21]
  2. 2 Signez le certificat de constitution. Le certificat de constitution définitif doit porter la signature d'un ou de plusieurs des fondateurs ou du mandataire de la société, le cas échéant. Sans signature, le dépôt est incomplet et vous sera retardé ou renvoyé.[22]
  3. 3 Préparez la taxe de dépôt et le paiement de la taxe. Le droit de dépôt pour un certificat de constitution est de 125 $. Il y a un impôt minimum de 10 $ pour 200 actions sans valeur nominale. Si vous autorisez plus d'actions, ou un type différent, vous devrez consulter le site Web du secrétaire d'État pour le calcul des taxes.[23]
    • Sans les frais de dépôt appropriés, vos documents vous seront retournés.
    • Si vous envoyez votre soumission par courrier, incluez le paiement par chèque ou en incluant une déclaration d'autorisation de paiement par carte de crédit, ainsi que votre numéro de carte de crédit. Si vous envoyez une télécopie, vous devez inclure la déclaration d'autorisation de carte de crédit. Si vous produisez en personne, vous devez être prêt à payer en espèces, par chèque ou par carte de crédit.
  4. 4 Déposez vos documents. Une fois votre dossier de dépôt rempli et que le paiement est prêt, vous devez soumettre votre demande.[24]
    • Pour déposer par courrier, envoyez le colis dûment rempli au Département d’État, Division des sociétés, One Commerce Plaza, 99 Washington Avenue, Albany, New York 12231. Assurez-vous d’inclure le certificat de constitution dûment rempli et les informations concernant le paiement du dépôt. taxe et taxe sur les actions.
    • Pour déposer par fax, envoyez le colis au Département des sociétés au (518) 474-1418. Assurez-vous d'inclure toutes les pages de votre soumission, ainsi que les informations de paiement.
    • Pour livrer votre dépôt en personne, apportez-le au bureau de la division des sociétés. Prenez les documents remplis au Département d'État, Division des sociétés, One Commerce Plaza, 99 Washington Avenue, 6ème étage, Albany, NY 12231. La Division des sociétés est ouverte de 9h00 à 16h30, du lundi au vendredi .
  5. 5 Recevez votre reçu de dépôt. Ceci est votre avis formel du Département des sociétés de New York que votre certificat de constitution a été accepté et classé et que votre société est éligible pour opérer. Le reçu de dépôt vous sera envoyé dans les deux jours ouvrables suivant la réception de votre demande.[25]