Vous planifiez peut-être un mariage et votre site exige une assurance événementielle. Votre entreprise aura peut-être sa première campagne de financement et vous recherchez une couverture supplémentaire. Il y a de nombreuses raisons de souscrire une assurance événement, des exigences du lieu à la tranquillité d'esprit en cas d'imprévu. Vous pouvez obtenir une assurance pour les événements privés et d'entreprise par le biais de la plupart des grandes compagnies d'assurance. Assurez-vous simplement de magasiner pour obtenir une politique correspondant aux besoins de votre événement. De cette façon, vous ne payez pas la couverture dont vous ne voulez pas et vous n'êtes pas responsable des pertes non couvertes.

Méthode One of Three:
Déterminer vos besoins de couverture

  1. 1 Dites à votre compagnie d’assurance si l’événement est d’entreprise ou privé. Les événements professionnels et les événements privés peuvent avoir des exigences d'assurance légèrement différentes. Les différences exactes dépendront de votre emplacement et de votre lieu de réunion. Indiquez à votre compagnie d’assurance si vous avez besoin d’une assurance événementielle ou d’une assurance événementielle. Cela permet de s'assurer que vous obtenez la bonne couverture pour votre événement.[1]
    • Des exemples d'événements spéciaux peuvent inclure des mariages, des anniversaires, des fêtes de retraite, des fêtes privées ou des événements religieux.
    • Certains événements d'entreprise peuvent inclure des fêtes, des dîners d'affaires, des réunions, des collectes de fonds et des activités à but non lucratif.
  2. 2 Déterminez la couverture de responsabilité dont vous avez besoin. La plupart des assurances événementielles commencent par une assurance responsabilité civile générale. Pour trouver le bon plan d’assurance pour vous, vous devrez décomposer la nature de votre événement. Différentes entreprises ont des plans et des coûts différents, mais en général, la plupart des sites devront être couverts entre 500 000 et 2 000 000 dollars. Parmi les facteurs pris en compte par les entreprises, citons:[2]
    • Le nombre de personnes présentes
    • L'emplacement de l'événement
    • Comment l'espace événement sera utilisé
    • Quels sont les fournisseurs et les artistes présents?
  3. 3 Décidez si de l'alcool sera servi lors de votre événement. Si vous prévoyez de consommer de l'alcool lors de votre événement, vous devriez envisager d'ajouter la responsabilité des boissons alcoolisées à votre assurance. Dans certains cas, un lieu peut même exiger que vous ayez une couverture supplémentaire.[3]
    • La responsabilité de l’alcool couvre le coût des dommages ou des blessures causés par le fait de se saouler, ainsi que des circonstances telles que la consommation accidentelle d’alcool à un mineur.
    • Certaines entreprises imposent la responsabilité relative aux boissons alcoolisées à leur responsabilité générale, tandis que certaines l’offrent en complément. Discutez avec votre compagnie d’assurance de la façon dont ils gèrent la responsabilité en matière d’alcool.
    • Si votre événement n’a pas d’alcool, prévenez votre compagnie d’assurance. Cela pourrait vous aider à économiser sur vos primes d'assurance pour l'événement.
  4. 4 Considérez la possibilité que votre événement puisse être annulé. La couverture d'annulation est une autre caractéristique commune de l'assurance événementielle. La couverture d'annulation peut vous aider à vous protéger contre les annulations dues à des circonstances imprévues telles que les intempéries ou si votre site est jugé inutilisable après avoir réservé et payé.[4]
    • Si vous savez au-delà de tout doute que votre événement se produira, vous pourrez peut-être vous désinscrire. Dans la plupart des cas, cependant, c'est une bonne couverture à avoir.

Méthode deux sur trois:
Assurance événementielle d'achat

  1. 1 Déterminez si vous devez acheter une couverture supplémentaire. Pour les événements spéciaux privés, une police d'assurance événementielle distincte peut ne pas être nécessaire. Regardez quelles couvertures vous avez déjà en place pour voir si vous avez besoin d'une politique supplémentaire.
    • Dans certains cas, votre site peut avoir sa propre couverture qui couvre le coût de la location de l'espace. Dans d'autres cas, ils peuvent vous demander d'acheter une couverture supplémentaire.
    • Si vous organisez l'événement dans une résidence privée, comme chez vous ou chez un ami ou un parent, l'assurance de votre propriétaire ou de votre locataire peut couvrir l'événement. Regardez attentivement votre politique pour voir si c'est le cas.[5]
  2. 2 Faites le tour des compagnies d’assurance pour obtenir les primes les plus basses. Chaque compagnie d’assurance propose différents forfaits d’assurance. Prenez le temps de chercher celui qui répond à vos besoins. Vous pouvez généralement obtenir des devis en remplissant un formulaire en ligne sur votre événement. Parcourez les citations et choisissez 2 ou 3 de vos meilleures entreprises pour appeler ou discuter avec vous et discuter des détails.[6]
    • Lorsque vous parlez à une entreprise, soyez précis sur les détails de votre événement. Combien de personnes y aura-t-il? Aurez-vous des services spéciaux comme un service de voiturier? De combien de couverture votre site a-t-il besoin? Plus ils en savent, meilleure est la politique que vous pouvez obtenir.
    • Si, par exemple, votre site exige seulement une couverture de 500 000 $, cela n'aurait pas de sens de vous adresser à une entreprise qui n'offre qu'une couverture de 1 000 000 $. Cela vous laisse payer pour plus de politique que vous avez besoin.
  3. 3 Parlez aux assureurs potentiels de ce qui sera ou non couvert. Lorsque vous rencontrez des compagnies d’assurances, demandez-leur de passer en revue la police avec vous, article par article. L'informatique peut sembler ennuyeuse, mais de nombreuses polices d'assurance événement ont des exclusions que vous devez connaître à l'avance.[7]
    • De nombreuses politiques, par exemple, excluent la couverture de l'effondrement de structures temporaires telles que les tentes, les stades et les gradins.
    • Une politique pour un mariage peut également couvrir des conditions météorologiques extrêmes comme les ouragans, mais ne couvrira pas les dommages pour un jour de pluie régulier.[8]
    • Dans certains cas, vous pouvez ajouter des garanties supplémentaires ou signer certains formulaires pour contourner certaines exclusions. Discutez avec votre représentant de la compagnie d'assurance des besoins spécifiques de votre événement et de la manière de les obtenir.
  4. 4 Demandez une assurance événementielle auprès de votre compagnie d'assurance. Une fois que vous avez choisi une compagnie d'assurance, vous allez demander votre police directement par leur intermédiaire. Dans la plupart des cas, vous pouvez remplir une demande en ligne pour commencer rapidement avec votre politique.Vous demanderez votre assurance responsabilité générale ainsi que des garanties supplémentaires en même temps. Soyez préparé avec des informations pour:[9]
    • L'emplacement et le contact de l'événement sur votre site
    • Combien de temps votre événement sera
    • Comment l'espace événement sera configuré
    • Combien de personnes assisteront à votre événement
    • Informations pour toute partie supplémentaire ajoutée à la couverture
    • Quelle sécurité avez-vous, le cas échéant?
    • Autres détails sur le calendrier et les activités de votre événement
  5. 5 Soumettez une copie de votre police d'assurance à votre site. Une fois votre politique en main, vous devrez probablement en envoyer une copie à votre site. Fournissez une copie complète de votre police, y compris votre contact à l'agence d'assurance au responsable du site ou à votre représentant désigné.[10]
    • Vous n'avez pas à soumettre votre police à quiconque si vous organisez l'événement dans une résidence privée telle que votre domicile ou celle d'un ami.

Méthode trois sur trois:
Obtenir une assurance événementielle d'entreprise

  1. 1 Voyez si votre site offre une couverture. Dans certains cas, des lieux comme des restaurants ou des centres de congrès peuvent couvrir leurs propres besoins. Parlez à votre site pour voir ce qu'ils transportent et ce qu'ils exigent de vous. Cela vous donnera une meilleure idée de ce que vous devez acheter exactement pour votre événement.[11]
    • Même si votre lieu offre des garanties générales, il se peut que vous ayez toujours besoin de politiques pour les éléments qu’ils ne couvrent pas ou pour lesquels ils ont des exceptions. Ne présumez pas que vous êtes couvert uniquement parce qu'un lieu a une politique.
  2. 2 Regardez les garanties de votre entreprise pour voir si leur couverture peut s'appliquer. Différents types de sociétés auront des plans et des politiques d’assurance très différents. Dans certains cas, la police d'assurance responsabilité générale de votre entreprise ou d'autres polices peuvent être étendues à certains événements. Examinez les politiques que votre société applique pour ses transactions commerciales afin de voir si tout ou partie de votre événement est couvert.[12]
    • Si vous n'êtes pas certain des politiques de votre entreprise, parlez-en à l'un des agents financiers de votre organisation ou parlez à un représentant de la compagnie d'assurance.
  3. 3 Comprenez les règles et directives de votre entreprise pour obtenir une couverture. Si votre entreprise offre déjà une couverture par le biais d'un assureur particulier, elle peut également vouloir acheter des couvertures supplémentaires auprès de cet assureur. Assurez-vous de bien comprendre la politique de votre entreprise en matière de négociation et d'exécution de ces types de contrats avant de vous inscrire à une couverture.[13]
    • Si c'est la première fois que vous supervisez ce genre d'événement pour votre entreprise, parlez à quelqu'un de votre bureau qui connaît les politiques et les réglementations applicables à la fois à l'assurance et aux contractants. Un organisateur d'événements ou un agent financier serait une bonne personne à rencontrer.
  4. 4 Demandez des plans ou des couvertures dont vous avez besoin pour votre événement. Conformément aux politiques et directives de votre entreprise, vous pouvez demander les couvertures dont vous avez besoin directement auprès de votre assureur. Si vous postulez pour une nouvelle couverture, vous pourrez peut-être remplir une demande en ligne.
    • Si vous ajoutez des couvertures à une police existante, vous devez appeler votre compagnie d'assurance. Ils peuvent vous aider à ajouter les garanties dont vous avez besoin sans souscrire à une nouvelle politique.
  5. 5 Envoyez des copies de la politique à votre lieu et à votre entreprise. Votre site exigera généralement que vous lui soumettiez une copie complète de votre police d'assurance événementielle. De plus, tout bureau ou toute personne de votre entreprise qui suit vos événements, vos assurances ou vos finances peut également exiger une copie de la police.[14]
    • Assurez-vous de soumettre une copie complète de la police avec votre personne-ressource à l'agence d'assurance à toutes les parties intéressées le plus tôt possible avant votre événement.