Discipliner un employé est toujours désagréable pour toutes les personnes impliquées. L'action disciplinaire la plus efficace devrait être une opportunité de motivation pour que l'employé soit motivé à mieux performer. De nombreuses institutions utilisent une discipline progressive pour faire face aux comportements problématiques, qui progressent en quatre étapes: d'abord un avertissement verbal, puis un avertissement écrit, puis un avertissement écrit final et / ou une suspension, suivi d'un licenciement.[1] La clé de chaque étape de la discipline est de communiquer sur la raison pour laquelle l'employé était en faute et de lui apprendre à corriger ce comportement à l'avenir.[2] Apprendre à discipliner efficacement un employé peut vous aider à établir des relations de travail positives et à améliorer votre entreprise.

Première partie de quatre:
Donner un avertissement verbal

  1. 1 Faites votre propre enquête. Avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé à n'importe quel stade de la discipline progressive, il est important que vous examiniez les preuves contre l'employé.[3]
    • Demandez-vous qui est réellement en faute dans la situation. Il est possible que la situation soit plus complexe que vous ne le pensiez au départ.[4]
    • Déterminez si l'employé contrôlait entièrement son rendement - par exemple, l'employé comprenait-il parfaitement les rôles et les tâches de son poste?[5]
  2. 2 Demandez à parler en privé. Il est impératif que vous gardiez toute discussion disciplinaire privée avec le reste de vos employés. Ceci afin de protéger la vie privée et la réputation de vos employés sur le lieu de travail.[6]
    • Soyez ferme et clair, mais accessible dans votre demande. Dites quelque chose comme: "Lorsque vous avez terminé la tâche sur laquelle vous travaillez, je dois vous parler dans mon bureau, s'il vous plaît."
  3. 3 Résoudre le problème directement. Ne roulez pas autour du pot lorsque vous faites des performances inappropriées ou inadéquates.[7]
    • Lorsque vous abordez le rendement d'un employé, indiquez clairement le problème, mais transmettez-le d'une manière qui montre à l'employé que vous ou un autre superviseur avez observé ce comportement et êtes concerné.[8]
    • Dites quelque chose comme: «J'ai remarqué que vous avez manqué beaucoup de travail ces derniers temps» ou «J'ai appris que vous ne respectiez pas vos quotas à temps».
  4. 4 Laissez l'employé répondre. Même si vous auriez dû mener votre propre enquête avant de rencontrer l'employé, il est possible que certaines circonstances ne vous soient pas encore connues. En fait, de nombreux superviseurs qui donnent à leurs employés la possibilité d’expliquer un comportement insatisfaisant estiment souvent qu’aucune mesure disciplinaire n’est nécessaire.[9] Donnez à l'employé une chance de traiter ce que vous lui avez communiqué et laissez-le réagir avec toute la perspicacité qu'il peut avoir sur la question.[10]
    • Engager une conversation. Restez ouvert à ce qu'il a à dire. Son apport ne devrait pas être une simple formalité. Au lieu de cela, considérez la réponse de l'employé comme une partie importante de votre enquête.[11]
    • Demandez à l'employé de répondre à la question avant que toute mesure disciplinaire ne soit mentionnée. Vous ne voulez pas que l'employé se sente discipliné avant vous avez entendu son côté de l'histoire. La meilleure façon de le faire est d’énoncer le problème sans détour, puis de demander poliment les commentaires de l’employé sur la question.[12]
    • Faites en sorte que l'employé ait l'impression de participer à une discussion sur le problème, plutôt que d'être nécessairement tenu responsable du problème.[13]
    • Écoutez activement et attentivement, puis réévaluez la situation et le comportement problématique à la lumière de ce qui a été dit. Vous pouvez constater que l'employé n'a rien fait de mal, ou que son comportement avait une excuse raisonnable, ou vous pouvez constater que rien n'a changé. Mais la clé est à l'écoute.[14]
  5. 5 Communiquer les politiques de l'entreprise. Si vous pensez toujours que l'employé est en faute après avoir écouté sa version des événements, vous devrez expliquer pourquoi ce comportement ou cette performance était insatisfaisant.[15]
    • Si l'employé est à blâmer pour le problème, comparez son comportement avec des règles contradictoires en vigueur au sein du bureau. De cette façon, vous aurez expliqué à l'employé qu'il y a un problème, vous aurez expliqué pourquoi il s'agit d'un problème et vous lui aurez fourni le résultat ou le comportement souhaité par l'entreprise pour les situations futures.[16]
  6. 6 Offrir des conseils. C'est la partie la plus importante du processus disciplinaire. Il ne suffit pas de signaler un mauvais comportement à un employé si vous ne lui proposez pas d’autres objectifs comportementaux. Que l’employé ne comprenne pas clairement les politiques de l’entreprise ou qu’il ait tout simplement manqué de jugement, lui propose des moyens d’éviter de manière constructive des problèmes similaires.[17]
    • Si un employé a des problèmes d'interaction avec d'autres collègues, vous pouvez recommander qu'un représentant des ressources humaines assiste avec l'employé pour l'encourager à interagir de manière plus professionnelle avec les autres travailleurs.
    • Si un employé ne respecte pas les délais ou les quotas, demandez-lui pourquoi et proposez des solutions réalistes. Travaillez avec lui pour trouver un moyen de respecter ces délais ou ces quotas.
  7. 7 Tenir un registre. Il est important de tenir un journal détaillé de toutes les discussions disciplinaires que vous avez eues avec les employés. Cela peut vous aider à vous rappeler des conversations précédentes et peut également vous aider à suivre les progrès d'un employé. Il peut également être utile d’avoir, en cas de licenciement abusif, des allégations de licenciement abusif.[18]

Deuxième partie de quatre:
Composer un avertissement écrit

  1. 1 Enquêter sur l'incident. Cette étape n'est pas différente de l'avertissement verbal. Chaque fois que la performance ou le comportement d'un employé devient problématique, il est impératif que vous examiniez personnellement les faits et que vous évaluiez la situation. Gardez l'esprit ouvert et soyez prêt à essayer de voir les choses du point de vue de vos employés.[19]
    • Considérez qui est en faute et quelles sont les circonstances.[20]
  2. 2 Composez votre correspondance. L'avertissement écrit doit être composé calmement et sans colère ni ressentiment. Le but de votre correspondance est similaire à l'objectif d'un avertissement verbal: communiquer ce qui ne fonctionne pas et suggérer des moyens de corriger le problème.[21]
    • Indiquez clairement dans votre correspondance quel comportement spécifique ou quels aspects de la performance de votre employé posent problème et pourquoi. Citez les politiques spécifiques de l'entreprise ou les lois qui sont enfreintes par ce comportement.[22]
    • Reportez-vous à tout avertissement verbal ou conversation précédent concernant le comportement ou la performance que vous avez eu avec l'employé.[23]
    • Donner des instructions détaillées sur ce que l'employé doit faire pour corriger ces problèmes et proposer des suggestions sur la manière dont l'employé peut atteindre les objectifs prescrits.[24] Par exemple, si un employé continue d’avoir un mauvais dossier de vente, réitérez les instructions de l’entreprise sur la façon de réaliser une vente. Offrez une formation de rattrapage sur les appels de vente afin que l'employé apprenne à modifier sa stratégie de vente pour être plus efficace.
    • Déterminez si vous souhaitez ou non informer l'employé de ce que serait la prochaine étape de la chaîne disciplinaire. Cela pourrait être un bon facteur de motivation si l'employé n'a pas pris vos avertissements au sérieux, mais cela peut aussi sembler intimidant ou menaçant. Il est préférable de faire preuve de prudence à cet égard et, en fin de compte, le choix vous appartient.[25]
  3. 3 Livrer la lettre. Que vous ayez tapé et imprimé une lettre physique ou envoyé la correspondance par courrier électronique, vous devrez bien entendu envoyer cet avertissement écrit à l'employé. Faites-le d'une manière discrète et professionnelle, et assurez-vous que personne d'autre au bureau n'est au courant de ce que vous faites.[26]
    • Protégez la vie privée et la réputation de l'employé en veillant à ce qu'il soit la seule personne à voir et à connaître la lettre.[27]
    • Proposez de rencontrer l'employé pour discuter du contenu de la lettre et faites savoir que vous êtes disponible pour parler s'il a des préoccupations ou si vous ne comprenez pas les aspects de la lettre. Vous devriez également lui permettre d'exprimer son point de vue sur la question, s'il a une défense qu'il aimerait vous offrir.
  4. 4 Déposer une copie de la lettre. Il est important que vous gardiez une trace de toutes les correspondances avec les employés. Chaque fois que vous punissez un employé à n'importe quel stade des mesures disciplinaires progressives, notez ce qui a été dit et à quel moment, et conservez toute copie des lettres que vous avez données ou que vous recevez de l'employé.[28]
    • Demandez à l'employé de signer une copie de la lettre pour reconnaître qu'il a reçu l'avertissement écrit et comprend les accusations portées contre lui.[29]

Troisième partie de quatre:
Envoi d'un avertissement final

  1. 1 Passez en revue les faits. À chaque étape du processus disciplinaire, vous devez toujours examiner les informations disponibles et déterminer si l’employé est ou non en faute.[30]
  2. 2 Déterminer la peine appropriée. Certaines entreprises proposent simplement un dernier avertissement écrit en tant que troisième étape d'un plan disciplinaire progressif. D'autres peuvent choisir de suspendre l'employé sans salaire. Cette étape variera en fonction des politiques de votre entreprise et des actions spécifiques de l'employé. Quelle que soit la ligne de conduite que vous choisissez, veillez à ce que vous appliquiez cette démarche de manière équitable et impartiale envers tous les employés sur le lieu de travail.[31]
  3. 3 Ecrivez une correspondance. Que vous proposiez un avertissement écrit final ou que vous envisagiez de suspendre un employé, vous devrez rédiger une lettre professionnelle communiquant ces actions à l'employé.[32]
    • Indiquez clairement ce que l’employé a fait de mal et comment ses actions violent les politiques de l’entreprise. Reportez-vous à tous les avertissements précédents (écrits et verbaux), ainsi qu'à toutes les audiences disciplinaires antérieures auxquelles l'employé a participé.[33]
    • Si vous rédigez une lettre de suspension, indiquez clairement que l’employé devra faire face à de nouvelles suspensions sans traitement ni indemnité si son comportement ou sa performance ne s’améliorent pas suffisamment.[34]
  4. 4 Livrer la lettre. Encore une fois, vous devrez remettre la lettre à votre employé et lui faire signer une copie pour attester qu'il a bien reçu et lu la lettre. Offrez à l'employé une chance d'expliquer son côté du problème et offrez des commentaires concrets sur la manière dont il peut améliorer ses performances.[35]
  5. 5 Conservez et déposez une copie. Conservez votre enregistrement de correspondance avec l'employé et conservez toutes les copies de correspondance dans le dossier personnel de l'employé. Ne supprimez pas les e-mails que vous avez envoyés ou reçus de cet employé et assurez-vous que le fichier de l'employé est à jour.[36]

Partie quatre de quatre:
Mettre fin à un employé

  1. 1 Évaluer la situation. Avant de licencier un employé, il est impératif de mener une enquête approfondie sur l’incident et d’évaluer la situation de manière impartiale.[37]
  2. 2 Consulter le service des ressources humaines. Si votre entreprise dispose d'un service des ressources humaines, envisagez de parler avec un représentant des ressources humaines pour savoir comment procéder. Des lignes directrices spécifiques peuvent être établies par des organes directeurs tels que des organisations syndicales. Par exemple, vous devrez peut-être amener un représentant syndical à la réunion avant de licencier un employé.[38]
  3. 3 Conduire des procédures de pré-résiliation. Selon votre entreprise, vous devrez peut-être programmer l'employé pour une conférence de pré-résiliation. Vous devrez peut-être également rédiger une lettre de résiliation, informant l'employé par une correspondance écrite de son licenciement imminent.[39]
    • Donnez à l'employé l'occasion de répondre à votre évaluation et prenez en considération ce qu'il dit.[40]
    • Après avoir consulté l'employé et toute autre partie nécessaire, déterminez si vous devez poursuivre le processus de résiliation ou imposer une pénalité moindre, telle qu'une autre suspension ou une évaluation de performance supplémentaire.[41]
    • Si vous poursuivez le processus de résiliation, incluez dans votre lettre un enregistrement écrit des avertissements disciplinaires antérieurs, ainsi que les raisons détaillées du licenciement de l'employé.[42]
  4. 4 Suivre à travers Si vous avez décidé de mettre fin à l'employé, envoyez la lettre et informez votre service des ressources humaines (si vous en avez un). Soyez clair et n'utilisez pas de termes incertains pour communiquer à l'employé qu'il est licencié et pourquoi.[43]