Si vous êtes gestionnaire ou propriétaire d’une entreprise avec des employés sous votre direction, il se peut que vous deviez émettre un avertissement écrit à un moment donné. Un avertissement écrit est une note officielle indiquant qu'un employé a enfreint la politique de l'entreprise. L'avertissement détaillera le problème, citant le moment où il s'est produit et la durée de l'avertissement. Bien qu'il soit désagréable, l'émission d'un avertissement écrit peut aider à maintenir l'ordre au sein de l'entreprise et donner à l'employé une chance de corriger ses actions.

Première partie de deux:
Décider s'il est temps pour un avertissement écrit

  1. 1 Suivez la progression habituelle des avertissements. Les avertissements qui sont émis à un employé sont généralement émis à la suite d'une certaine progression ou escalade. En vous tenant à la progression, vous pouvez aider l'employé à comprendre exactement le niveau de discipline qu'il reçoit actuellement et à quel point le problème est sérieux. Passez en revue la progression suivante des avertissements des employés pour savoir s'il est temps de lancer un avertissement écrit:[1]
    • Avertissement verbal
    • Avertissement écrit
    • Dernier avertissement écrit
    • Résiliation du salarié
  2. 2 Suivez le code de l'organisation. Avant de donner un avertissement écrit à un employé, vous voudrez consulter le code disciplinaire de votre organisation. Assurez-vous que le code correspond à votre décision d'émettre un avertissement écrit. Faites correspondre la gravité du problème au code disciplinaire que votre organisation utilise avant de soumettre votre avertissement écrit.[2]
    • Certains problèmes peuvent ne pas être très graves ou se présenter pour la première fois avec cet employé. Celles-ci peuvent nécessiter un simple avertissement verbal.
    • D'autres problèmes peuvent être très graves et justifier un avertissement écrit, contournant l'avertissement verbal. Celles-ci peuvent inclure le vol ou les menaces de violence.
  3. 3 Recueillez des informations sur le problème. Avant de créer un avertissement écrit, vous devrez collecter toutes les informations pertinentes concernant l'employé et le problème en question. La collecte de ces informations vous permettra de juger si l'avertissement écrit est approprié et de vous permettre d'écrire un avertissement détaillé et efficace.
    • Apprenez les dates et heures de toute infraction d'employé.
    • Détaillez les conversations ou les avertissements verbaux précédents à propos de ce problème.
    • Collectez les anciens documents que l'employé a signés, documentant leur acceptation des conditions de l'entreprise et illustrant leur violation.
  4. 4 Parlez avec l'employé. Avant de remplir et d'émettre votre avertissement écrit, vous voudrez parler en privé avec l'employé en question. Cette réunion vous permettra de mieux comprendre la situation et de juger avec précision si la prochaine étape consiste à envoyer un avertissement écrit à l’employé.[3]
    • La conversation peut révéler que le problème était un malentendu et qu'aucune autre action n'est nécessaire.
    • Vous pourrez peut-être collecter plus d'informations sur l'incident, ce qui vous permettra de mieux émettre votre avertissement écrit si nécessaire.
  5. 5 Déterminez s'il est de votre devoir d'émettre ou d'écrire l'avertissement. Dans les grandes organisations, il peut être difficile de savoir qui doit être le destinataire de l’avertissement écrit, en particulier si l’employé a plusieurs superviseurs ou gestionnaires. Assurez-vous que c'est la politique de l'entreprise que vous êtes le seul à écrire ou à envoyer l'avertissement à l'employé.[4]
    • En règle générale, le superviseur direct émettra la lettre.
    • Dans certains cas, la décision d'émettre un avertissement écrit peut être décidée par une réunion de groupe.

Deuxième partie de deux:
Création et émission de l'avertissement écrit

  1. 1 Inclure les informations nécessaires. Bien que les exigences puissent varier d’un organisme à l’autre, vous devez inclure certains éléments communs dans votre avertissement écrit. Passez en revue les points d'information suivants pour créer un avertissement écrit informatif et efficace:[5]
    • Inclure les noms de toutes les parties impliquées.
    • La nature de l'infraction.
    • La date et l'heure de la violation
    • Détails de l'avertissement et de la période concernée par l'avertissement.
    • Instructions pour l'employé concernant la façon de remédier à la situation.
    • Conséquences de cette infraction ainsi que les conséquences des problèmes futurs.
  2. 2 Soyez aussi spécifique que possible. Lorsque vous rédigez votre avertissement, vous devez être aussi précis et détaillé que possible. Inclure des détails clairs et concis dans votre avertissement aidera à transmettre le problème exact et à permettre à votre employé de faire des corrections et d’éviter de nouvelles infractions à l’avenir.
    • Inclure des déclarations claires décrivant le problème en question. Par exemple "Le 23 juin, vous avez été impliqué dans une altercation physique avec un autre employé".
    • Les avertissements doivent indiquer clairement ce qui se passera si le comportement de l'employé n'est pas corrigé. Par exemple, "si une autre infraction se produit, nous émettrons un seul dernier avertissement avant la fin du contrat."
  3. 3 Livrer l'avertissement écrit en personne. Bien que l'avertissement soit écrit, vous ne l'enverrez pas par courrier postal ou électronique. Un avertissement écrit devra être remis en personne, lors d'une réunion privée avec l'employé concerné. Cela permettra une conversation directe entre les deux parties et une communication claire du problème en question.[6]
    • Faites la réunion pour la première date disponible.
    • Donnez également des commentaires positifs. Ne vous concentrez pas uniquement sur le négatif pendant la réunion.
  4. 4 Assurez-vous que l'employé comprend l'avertissement. Une fois l'avertissement écrit et remis à l'employé, vous devez vous assurer que l'employé comprend l'avertissement. Discutez des termes de l'avertissement, de la durée de la mise en garde, de la raison pour laquelle ils sont reçus et de la manière dont ils peuvent travailler pour corriger leur comportement à l'avenir.
    • La plupart des avertissements écrits auront une place pour les signatures. Demandez à votre employé de signer l'avertissement en déclarant qu'il a compris et qu'il est d'accord.[7]
    • Permettre à l'employé de contester la demande également.Certaines informations peuvent ne pas être correctes et elles devraient avoir le droit de contester l'avertissement.